Korzyści z wdrożenia systemów BI w controllingu

Autor: Roman Zleśny, Wiceprezes Zarządu, Solemis Group
Roman Kotapski, Redaktor czasopisma „Controlling i Zazrądzanie”

Pięć pytań do… Romana Zleśnego, Wiceprezesa Solemis Group Sp. z o.o.

1. Controlling zadomowił się na dobre w wielu przedsiębiorstwach z różnych branż. Początkowo controllerzy korzystali z arkusza kalkulacyjnego, gdyż był on niejako pod ręką, a ówczesne systemy informatyczne były drogie. Teraz w wielu przedsiębiorstwach wdrażane są systemu klasy BI, które wspomagają controllerów w ich codziennej pracy. Jakie są zatem korzyści z wdrożenia systemów BI dla controllerów?

Pierwsza podstawowa korzyść to odciążenie controllerów z czaso- i pracochłonnych zadań, takich jak zbieranie danych czy ich scalanie. Poprawnie wdrożony system BI automatycznie i na bieżąco gromadzi dane z wielu różnych systemów źródłowych, łączy je oraz dokonuje agregacji i tzw. prekalkulacji zgodnie z potrzebami analityczno-raportowymi przedsiębiorstwa. Lepsze systemy BI wspierają także controllerów w zakresie rachunkowości zarządczej, dzięki automatyzacji masowych kalkulacji. Pozwala to na szybkie tworzenie wielu układów rachunku wyniku istotnych do podejmowania decyzji przez Zarząd. Najlepsze z systemów BI pozwalają na wdrożenie nowoczesnych metod budżetowania, np. planowanie wariantowe czy kroczące oraz bieżące śledzenie i analizowanie odchyleń w realizacji tych planów. I tu dochodzimy do najważniejszej korzyści z wdrożenia BI: Controller odciążony przez maszyny liczące może skupić się na tym, czego one nigdy nie zrobią, czyli na analizowaniu danych, interpretowaniu ich oraz opracowywaniu rekomendacji dla twórczego rozwiązywania problemów przedsiębiorstwa, oraz podejmowania decyzji. Taki controller jest nie tylko wsparciem dla zarządu, ale – jak pokazują nasze doświadczenia z wdrożeń – staje się szybko ekspertem w rozwoju biznesu.

2. Praktycy czasami podważają zasadność wdrożeń systemów BI, gdyż ich zdaniem lepiej jest stosować arkusz kalkulacyjny niż wdrażać BI. Jakie są tego przyczyny?

Zasadność wdrożenia BI jest na szczęście coraz rzadziej podważana. Poza tym przeciwstawienie BI i arkuszy kalkulacyjnych jest mylące. Są to dwa narzędzia służące do różnych celów i zresztą świetnie się uzupełniające, bo mają dużą część wspólną. Arkusze są doskonałe do bieżących obliczeń, elastyczne dzięki formułom, ale nigdy nie będą bazą danych z milionami czy miliardami transakcji, nigdy nie pozwolą drążyć danych od najogólniejszych wskaźników KPI do pojedynczej transakcji w ciągu sekundy czy zawsze będą wymagać dodatkowej pracy, jeśli zechcemy zobaczyć dane w nowym układzie. Te same operacje w systemach BI to kwestia jednego kliknięcia czy zmiany widoku danych metodą „przeciągnij i upuść”.

Wybór narzędzia to raczej kwestia dojrzałości potrzeb controllingowych przedsiębiorstwa, czyli odpowiedzi na pytanie czy stać nas na zwłokę w podejmowaniu decyzji, bo trzeba coś ręcznie policzyć w arkuszu. Opór przed wdrożeniem BI, to też czasami opór części controllerów przed zmianą i utratą pozycji jedynego źródła informacji zarządczej w firmie. O ile z ludzkiego punktu widzenia można tą postawę zrozumieć, o tyle ma ona często blokujący wpływ na rozwój firm.

3. Od czego należy zacząć wdrożenie systemów BI w controllingu?

Od porządnej i rzetelnej analizy potrzeb analityczno-raportowo-controllingowych. Bez tego ani rusz. Na tej podstawie należy wybrać kluczowy obszar analityczno-controllingowy, zbudować dla niego jak najszybciej wielowymiarowy model i oddać go do użytkowania biznesowego licząc się z tym, że będzie wymagał korekt i rozwoju. Jednocześnie należy jak najszybciej przekazać jak najwięcej wiedzy kluczowym użytkownikom systemu oraz zadbać by dobrze oni zrozumieli, a najlepiej przećwiczyli wielowymiarowość modeli BI – by nie tylko umieli mechanicznie klikać na obiekty, ale by zaczęli w wielowymiarowy sposób myśleć o procesach biznesowych, jakie prowadzą. Połączenie tych wszystkich elementów pozwoli rozwijać system na kolejnych etapach wdrożenia w sposób płynny i maksymalnie efektywny.

4. Jakie typowe błędy są popełniane podczas wdrożeń systemów BI?

Podstawowym błędem jest brak określenia przez klienta jasnych i konkretnych potrzeb analityczno-raportowych i celów wdrożenia BI. Czasami mam wrażenie, że firma wdrażająca BI traktowana jest przez klientów jak jasnowidz – konsultant BI w momencie przekroczenia progu klienta od razu z powietrza powinien wiedzieć jakie raporty, analizy, informacje, modele itd. klient potrzebuje na teraz i w przyszłości. A tymczasem BI, czyli system analityczno-raportowy to taki układ nerwowy przedsiębiorstwa, który również powinien rozwijać się nieustannie, zmieniać by na bieżąco dopasowywać firmę do sytuacji rynkowych. I tu przechodzimy do wspomnianego wyżej kluczowego czynnika sukcesu wdrożenia BI, czyli zaangażowania pracowników klienta w rozwój tego systemu. To pracownicy klienta powinni czuć się odpowiedzialni za ten sukces i chcieć go osiągnąć, i to oni najlepiej wiedzą, co im jest potrzebne do tego sukcesu.

Przykład idzie z góry, więc drugim błędem, który wskażę jest brak zaangażowania zarządu i menedżerów najwyższego szczebla we wdrożenie BI. To oni są przecież odbiorcami większości informacji generowanych przez BI i ich potrzeby, czy choćby wygoda są kluczowe. Jako wieloletni członek zarządu mogę zrozumieć ich przepracowanie i brak czasu, ale każdy menedżer powinien zadać sobie pytanie czy stać go na brak zaangażowania w rozwój firmy?

Ostatnim błędem tym razem technicznym jest przecenianie przez klientów swojej wiedzy na temat posiadanych źródeł danych, np. baz systemów ERP. Często na etapie podłączania tych źródeł okazuje się nagle, że nikt nie wie gdzie tak do końca są poszczególne tabele, albo okazuje się, że dostęp do nich jest utrudniony z różnych względów. To też argument za przeprowadzeniem rzetelnej analizy przedwdrożeniowej w trakcie, której testowane są kwestie techniczne.

5. Jakie są korzyści z wdrożenia systemów BI dla menedżerów?

Kluczową korzyścią jest wsparcie menedżerów w podejmowaniu decyzji. Bieżąca aktualizacja danych w bazie pozwala na śledzenie dzień po dniu realizacji celów i szybką zmianę decyzji. Przed ich podjęciem menedżerowie mogą szybko ocenić wpływ poszczególnych wariantów decyzji na wynik ostateczny dzięki możliwościom prognozowania i analizom what-if. Ponadto dzięki systemowi uprawnień możemy precyzyjnie przekazywać informacje w kluczowe miejsca firmy mając pewność, co do ich bezpieczeństwa.

Kolejnym wsparciem jest możliwość dostępu do danych firmowych z dowolnego miejsca dzięki urządzeniom mobilnym. I chyba jedna z najbardziej nośnych ostatnio biznesowo korzyści – moduły Data Discovery pozwalające łączyć dane firmowe z rynkowymi i dzięki temu odsłaniające zależności biznesowe, których nie jesteśmy w stanie odkryć bez analizowania ich w sposób wielowymiarowy. Uzyskane w ten sposób informacje stają się często podstawą do rozwoju przedsiębiorstw.

Rozmawiał

Roman Kotapski

Czasopismo „Controlling i Zarządzanie”

Pięć pytań do… Romana Zleśnego, Wiceprezesa Solemis Group Sp. z o.o.

1. Controlling zadomowił się na dobre w wielu przedsiębiorstwach z różnych branż. Początkowo controllerzy korzystali z arkusza kalkulacyjnego, gdyż był on niejako pod ręką, a ówczesne systemy informatyczne były drogie. Teraz w wielu przedsiębiorstwach wdrażane są systemu klasy BI, które wspomagają controllerów w ich codziennej pracy. Jakie są zatem korzyści z wdrożenia systemów BI dla controllerów?

Pierwsza podstawowa korzyść to odciążenie controllerów z czaso- i pracochłonnych zadań, takich jak zbieranie danych czy ich scalanie. Poprawnie wdrożony system BI automatycznie i na bieżąco gromadzi dane z wielu różnych systemów źródłowych, łączy je oraz dokonuje agregacji i tzw. prekalkulacji zgodnie z potrzebami analityczno-raportowymi przedsiębiorstwa. Lepsze systemy BI wspierają także controllerów w zakresie rachunkowości zarządczej, dzięki automatyzacji masowych kalkulacji. Pozwala to na szybkie tworzenie wielu układów rachunku wyniku istotnych do podejmowania decyzji przez Zarząd. Najlepsze z systemów BI pozwalają na wdrożenie nowoczesnych metod budżetowania, np. planowanie wariantowe czy kroczące oraz bieżące śledzenie i analizowanie odchyleń w realizacji tych planów. I tu dochodzimy do najważniejszej korzyści z wdrożenia BI: Controller odciążony przez maszyny liczące może skupić się na tym, czego one nigdy nie zrobią, czyli na analizowaniu danych, interpretowaniu ich oraz opracowywaniu rekomendacji dla twórczego rozwiązywania problemów przedsiębiorstwa, oraz podejmowania decyzji. Taki controller jest nie tylko wsparciem dla zarządu, ale – jak pokazują nasze doświadczenia z wdrożeń – staje się szybko ekspertem w rozwoju biznesu.

2. Praktycy czasami podważają zasadność wdrożeń systemów BI, gdyż ich zdaniem lepiej jest stosować arkusz kalkulacyjny niż wdrażać BI. Jakie są tego przyczyny?

Zasadność wdrożenia BI jest na szczęście coraz rzadziej podważana. Poza tym przeciwstawienie BI i arkuszy kalkulacyjnych jest mylące. Są to dwa narzędzia służące do różnych celów i zresztą świetnie się uzupełniające, bo mają dużą część wspólną. Arkusze są doskonałe do bieżących obliczeń, elastyczne dzięki formułom, ale nigdy nie będą bazą danych z milionami czy miliardami transakcji, nigdy nie pozwolą drążyć danych od najogólniejszych wskaźników KPI do pojedynczej transakcji w ciągu sekundy czy zawsze będą wymagać dodatkowej pracy, jeśli zechcemy zobaczyć dane w nowym układzie. Te same operacje w systemach BI to kwestia jednego kliknięcia czy zmiany widoku danych metodą „przeciągnij i upuść”.

Wybór narzędzia to raczej kwestia dojrzałości potrzeb controllingowych przedsiębiorstwa, czyli odpowiedzi na pytanie czy stać nas na zwłokę w podejmowaniu decyzji, bo trzeba coś ręcznie policzyć w arkuszu. Opór przed wdrożeniem BI, to też czasami opór części controllerów przed zmianą i utratą pozycji jedynego źródła informacji zarządczej w firmie. O ile z ludzkiego punktu widzenia można tą postawę zrozumieć, o tyle ma ona często blokujący wpływ na rozwój firm.

3. Od czego należy zacząć wdrożenie systemów BI w controllingu?

Od porządnej i rzetelnej analizy potrzeb analityczno-raportowo-controllingowych. Bez tego ani rusz. Na tej podstawie należy wybrać kluczowy obszar analityczno-controllingowy, zbudować dla niego jak najszybciej wielowymiarowy model i oddać go do użytkowania biznesowego licząc się z tym, że będzie wymagał korekt i rozwoju. Jednocześnie należy jak najszybciej przekazać jak najwięcej wiedzy kluczowym użytkownikom systemu oraz zadbać by dobrze oni zrozumieli, a najlepiej przećwiczyli wielowymiarowość modeli BI – by nie tylko umieli mechanicznie klikać na obiekty, ale by zaczęli w wielowymiarowy sposób myśleć o procesach biznesowych, jakie prowadzą. Połączenie tych wszystkich elementów pozwoli rozwijać system na kolejnych etapach wdrożenia w sposób płynny i maksymalnie efektywny.

4. Jakie typowe błędy są popełniane podczas wdrożeń systemów BI?

Podstawowym błędem jest brak określenia przez klienta jasnych i konkretnych potrzeb analityczno-raportowych i celów wdrożenia BI. Czasami mam wrażenie, że firma wdrażająca BI traktowana jest przez klientów jak jasnowidz – konsultant BI w momencie przekroczenia progu klienta od razu z powietrza powinien wiedzieć jakie raporty, analizy, informacje, modele itd. klient potrzebuje na teraz i w przyszłości. A tymczasem BI, czyli system analityczno-raportowy to taki układ nerwowy przedsiębiorstwa, który również powinien rozwijać się nieustannie, zmieniać by na bieżąco dopasowywać firmę do sytuacji rynkowych. I tu przechodzimy do wspomnianego wyżej kluczowego czynnika sukcesu wdrożenia BI, czyli zaangażowania pracowników klienta w rozwój tego systemu. To pracownicy klienta powinni czuć się odpowiedzialni za ten sukces i chcieć go osiągnąć, i to oni najlepiej wiedzą, co im jest potrzebne do tego sukcesu.

Przykład idzie z góry, więc drugim błędem, który wskażę jest brak zaangażowania zarządu i menedżerów najwyższego szczebla we wdrożenie BI. To oni są przecież odbiorcami większości informacji generowanych przez BI i ich potrzeby, czy choćby wygoda są kluczowe. Jako wieloletni członek zarządu mogę zrozumieć ich przepracowanie i brak czasu, ale każdy menedżer powinien zadać sobie pytanie czy stać go na brak zaangażowania w rozwój firmy?

Ostatnim błędem tym razem technicznym jest przecenianie przez klientów swojej wiedzy na temat posiadanych źródeł danych, np. baz systemów ERP. Często na etapie podłączania tych źródeł okazuje się nagle, że nikt nie wie gdzie tak do końca są poszczególne tabele, albo okazuje się, że dostęp do nich jest utrudniony z różnych względów. To też argument za przeprowadzeniem rzetelnej analizy przedwdrożeniowej w trakcie, której testowane są kwestie techniczne.

5. Jakie są korzyści z wdrożenia systemów BI dla menedżerów?

Kluczową korzyścią jest wsparcie menedżerów w podejmowaniu decyzji. Bieżąca aktualizacja danych w bazie pozwala na śledzenie dzień po dniu realizacji celów i szybką zmianę decyzji. Przed ich podjęciem menedżerowie mogą szybko ocenić wpływ poszczególnych wariantów decyzji na wynik ostateczny dzięki możliwościom prognozowania i analizom what-if. Ponadto dzięki systemowi uprawnień możemy precyzyjnie przekazywać informacje w kluczowe miejsca firmy mając pewność, co do ich bezpieczeństwa.

Kolejnym wsparciem jest możliwość dostępu do danych firmowych z dowolnego miejsca dzięki urządzeniom mobilnym. I chyba jedna z najbardziej nośnych ostatnio biznesowo korzyści – moduły Data Discovery pozwalające łączyć dane firmowe z rynkowymi i dzięki temu odsłaniające zależności biznesowe, których nie jesteśmy w stanie odkryć bez analizowania ich w sposób wielowymiarowy. Uzyskane w ten sposób informacje stają się często podstawą do rozwoju przedsiębiorstw.

Rozmawiał

Roman Kotapski

Czasopismo „Controlling i Zarządzanie”

Nasza strona internetowa używa plików cookies (tzw. ciasteczka) w celach statystycznych, reklamowych oraz funkcjonalnych. Dzięki nim możemy indywidualnie dostosować stronę do twoich potrzeb. Każdy może zaakceptować pliki cookies albo ma możliwość wyłączenia ich w przeglądarce, dzięki czemu nie będą zbierane żadne informacje.

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close