Dlaczego? Z różnych powodów, np.: brakowało Wam danych… Ktoś nie dostarczył raportów na czas… Dane były błędne…
Takich sytuacji jest niezliczenie wiele i ciągną się w nieskończoność. Z naszego doświadczenia wynika, że największym problemem w procesie budżetowania jest brak otrzymywania danych na czas. Comiesięczna walka z budżetem przypomina poranny ruch uliczny w drodze do pracy: jest powolny i frustrujący. W tym artykule przedstawimy pięć porad na temat tego co firma może zrobić, aby dane były dostarczane na czas. Dział sprzedaży jest tutaj przytoczony jako przykład, aby lepiej zilustrować ten problem.
Szef sprzedaży jest w stanie dostrzec pracowitość i uczciwość pracowników swojego działu, którzy dostarczają dane na czas i nie spowalniają działu finansowego. Jednakże prawdą jest też to, że jeden szef sprzedaży przyjmie do wiadomości, że dane trzeba dostarczać w terminie, a drugi faktycznie podejmie kroki w tym kierunku. Dobre intencje zazwyczaj grzęzną w ogromnej liście priorytetów, które postawiono za cel przedstawicielom handlowym. Dla nich najważniejszą rzeczą jest utrzymywanie dobrych relacji z klientami i rzecz jasna sprzedaż, z której są rozliczani. Właśnie do tego zostali zatrudnieni, w tym się wyróżniają i dzięki temu zwyciężają.
Dlaczego mieliby ochoczo zacząć robić coś, co jest niezwiązane z ich pracą i co dodatkowo jest nudne? Jednym ze sposobów radzenia sobie z tego typu oporem jest wyznaczenie priorytetów przez ścisłe kierownictwo. Dyrektor Generalny, Dyrektor Finansowy czy Dyrektor Sprzedaży musi zaznaczyć, że dostarczanie danych na czas jest kwestią priorytetową dla całej organizacji. Takie przedstawienie sprawy spowoduje, że zespół sprzedaży będzie mógł poświęcić czas na działania, które nie są bezpośrednio związane ze sprzedażą, a jednocześnie nie będą powodowały obniżania ich wyników, czy dyskusji o zaniżaniu własnych zadań pierwszoplanowych na stanowisku. Oprócz ustanowienia priorytetu, osoba decyzyjna, powinna położyć nacisk na fakt, że nie dostarczenie danych na czas, wiąże się z określonymi konsekwencjami.
Ważne jest, aby top management czynnie uczestniczył w życiu firmy, a kluczowe wskaźniki wydajności (Key Performance Indicator) mogą przydać się jako narzędzie do tworzenia działań. Jednak, aby wzbudzić w pracownikach prawdziwą motywację, potrzebujesz systemu „kija i marchewki”. W tym przypadku marchewką jest premia pieniężna. Ta koncepcja nie jest niczym nowym, szczególnie w przypadku przedstawicieli handlowych, którzy zazwyczaj otrzymują dodatkowe bonusy za wyrobienie progów sprzedażowych. Systemy premiowe można różnie skonfigurować, odpowiednio do poszczególnych szczebli/działów firmy. Oto przykład tego, jak można to zrobić: Jeśli przedstawiciel handlowy nie dotrzyma terminu oddania swoich prognoz X razy, ma on wpływ na wysokość jego premii.
Pierwsze dwie sugestie dotyczą działu sprzedaży i sposobu włączenia go do procesu poprawy terminowości przekazywania danych. Jednak dział finansowy musi również przyczynić się do tego, aby przedstawiciele handlowi mieli najlepsze warunki do spełnienia tych wymagań. Jak to zrobić? Przede wszystkim wprowadzanie i dostarczanie danych musi być łatwe. W rzeczywistości dostarczanie danych musi być tak proste, jak obsługa ekspresu do kawy. Spróbuj myśleć o użyteczności systemu w relacjach z twoimi współpracownikami, którzy nie pracują z liczbami i nie analizują ich każdego dnia. Najlepiej będzie, jeśli przedstawiciele handlowi otrzymają arkusz kalkulacyjny, w którym będą musieli wstawić trzy liczby, a następnie je odesłać.
Innym przykładem może być użycie szablonu (w Excelu lub rozwiązaniu CPM ), który jest łatwy w użyciu – ma jasne i intuicyjne przyciski. Użyteczność i prostota to działanie równoważące. Zbyt proste dane mogą nie zawierać szczegółów i kwalifikacji, a zatem są bezużyteczne w prognozie sprzedaży. Co więcej, dane muszą być dostarczone z odpowiednim komentarzem. Wszyscy przedstawiciele handlowi muszą się zastanowić, dlaczego sprzedadzą 5% mniej lub więcej w przyszłym roku itd.
Wszyscy mamy pracowite dni i nawet najlepsi z nas czasami zapominają o zadaniach – zwłaszcza, jeśli zadania te leżą poza obszarami naszych kompetencji i zainteresowań. Czwartym pomysłem wsparcia działu sprzedaży jest wysyłanie przypomnień i terminów za pośrednictwem e-maili. Oczywiście nikt z nas nie narzeka na małą ilość e-maili nękających nas każdego dnia, ale wyraźna komunikacja może pomóc przedstawicielom handlowym w lepszym planowaniu harmonogramów. Oznacza to, że nie musisz już wysłuchiwać wymówek typu „zapomniałem” lub „nie wiedziałem, że to na teraz” lub „byłem na wakacjach”. Automatyczne powiadomienia działają najlepiej, gdyż bardzo zaoszczędzają czas i trzeba ustawić je tylko raz i ewentualnie optymalizować w razie potrzeby.
Można również rozważyć zwiększenie presji ze strony szefa sprzedaży, a być może nawet CIO czy CFO i położyć nacisk na e-maile z przypomnieniami skierowane do przedstawicieli handlowych, którzy zapomnieli o terminie.
Ostatnia sugestia, aby stworzyć najlepsze warunki do gromadzenia/zbierania danych na czas, to szybkie i wydajne procesy. Tworzenie budżetu sprzedaży oraz ich prognoz z kwotą i przychodem nie powinno zajmować dużo czasu. Procesy powinny być zaprojektowane tak, aby były wykonywane szybko. Krótkie procesy są głównym warunkiem zabezpieczenia, że nikt nie będzie składał żądań zmian, chociażby ze względu na zmiany na rynku.
Cały proces budżetowy nie powinien zająć więcej niż 2-3 tygodnie, a ciągły miesięczny proces prognozowania powinien być zakończony w ciągu 5-8 dni roboczych. Tutaj sama zbiórka danych nie powinna zająć więcej niż 1-2 dni roboczych. Jeśli nie możesz szybko obsłużyć procesu budżetowego lub procesu prognozowania, szybko pojawią się opóźnienia i ciągle będzie brakowało jakiś danych.
Proces zmiany wewnętrznych procedur nie jest prosty- szczególnie jeżeli ma objąć wszystkie działy firmy. Aby zwiększyć szansę na sukces, gdy masz jakiś problem spróbuj rozpatrzyć go pod różnymi kątami, które mają swoje odzwierciedlenie w poniższych 5 radach:
Biorąc pod uwagę te rady, oczywiście pod kątem omawianego tematu, możemy wysnuć wniosek, że przedstawiciele handlowi przede wszystkim nie będą się czuć zmuszeni do wykonywania zadań, a ponadto otrzymają dodatkowe wynagrodzenie i niezbędne wsparcie.
Każdy problem przedsiębiorstwa powinien mieć pozytywne rozwiązanie, które ma wspierać ludzi tworzących firmę, bez konieczności dokładania im obowiązków i w rezultacie stresu.
https://blog.prophix.com/5-ways-data-on-time/
Twoja firma nieustannie się zmienia, więc narzędzia Twojej firmy powinny zmieniać się razem z nią. Oferujemy wsparcie dla przedsiębiorstw, pomagamy poprawić rentowność i minimalizować ryzyko utraty czasu na powtarzalne zadanie, na których cierpi rozwój. Współpracujemy z dostawcami rozwiązań do budżetowania i nowoczesnego controllingu oraz Business Intelligence, czyli szeroko rozumianych analiz i raportowania. Jesteśmy ekspertem w dziedzinie zarządzania efektywnością i rentownością przedsiębiorstw. Pozwól swojej firmie na rozwinięcie skrzydeł i zaskocz konkurencję już dziś.
