5 sposobów na usprawnienie procesu budżetowania

Jako specjalista ds. finansów zapewne wiesz, że najlepsze budżety są oparte na danych z działów  i oddziałów firmy.

Współpraca i wgląd w dane to dwa najważniejsze czynniki w procesie budżetowania. Ale dla Ciebie to prawdopodobnie nic nowego 🙂

Niestety, pracownicy innych działów („niefinansowych”) mogą być tego nieświadomi. Kierownicy tych komórek organizacyjnych nie mają wiedzy na temat tego, dlaczego muszą poświęcać swój cenny, biznesowy czas na przesyłanie danych. Brak poczucia odpowiedzialności za ten aspekt powoduje opóźnienia w dostarczaniu danych, a konsekwencją takiego działania jest przede wszystkim nierzetelny budżet.

W tym artykule przyjrzymy się 5 przeszkodom, które stają na drodze w udanej współpracy całej firmy w procesie budżetowania oraz podsuniemy rozwiązania dla każdego z nich.

Przeszkoda 1: Tsunami danych

Każdego dnia ilość danych rośnie w zatrważającym tempie. Wszelkie uruchomienia nowego produktu, zatrudniony pracownik lub powstanie nowego procesu generuje kolejne i kolejne dane…

To „tsunami danych” utrudnia działom finansowym zbieranie, przeglądanie i rozumienie danych firmy. Jednocześnie pracownicy ze wszystkich zakątków firmy mają trudności z ustaleniem, jakie informacje powinni przekazać działom zajmującym się budżetami, prognozowaniem i planowaniem.

Rozwiązanie: Wspieraj i edukuj dział finansowy

Ponieważ dane finansowe są sercem każdej dobrze prosperującej organizacji, kierownictwo powinno przeznaczyć odpowiednie środki na wsparcie działów finansowych, aby obsłużyć rosnącą ilość danych. Oznacza to dostęp do narzędzi i szkoleń, które pomagają pracownikom działów finansowych w gromadzeniu danych i opracowywaniu sugestii dotyczących działań.

Przeszkoda 2: Niepewność co do sposobu obsługi danych

 W firmach o wysokim poziomie zaangażowania oraz wyspecjalizowanej kadrze, menadżerowie zadają pytania typu: „Kiedy powinny być udostępniane dane, a przede wszystkim w jaki sposób?”, lub: „Jak zapewnić poufność?”

To naturalne, że wszystkie strony chcą wiedzieć, jak podzielić się wiedzą finansową i pozafinansową. Jeśli ten proces jest niejasny lub z jakiś względów kłopotliwy, współpraca zwalnia.

Rozwiązanie: Dzielenie się wiedzą ze współpracownikami

Dyrektorzy finansowi muszą wyjrzeć poza mury firmy, w której pracują i porozmawiać z osobami znajdującymi się w podobnej sytuacji (np. dyrektorami finansowymi z innymi firm, mających podobne rozterki), aby znaleźć sposoby na ulepszenie metod pracy i automatyzację danych.

Wprowadzając i kontrolując takie inicjatywy, funkcja finansowa wzbudza zaufanie wszystkich zaangażowanych stron i samego procesu budżetowego.

Przeszkoda 3: Ciągłe zmiany sprawiają, że dane dotyczą tylko krótkiego okresu czasu

Spójrzmy prawdzie w oczy: bycie odpowiedzialnym za miliony zestawów liczb jest zawsze trochę przerażające.

Bez względu na to, ile wysiłku i czasu poświęcisz na ich generowanie, często w Twoim sercu słychać ten mały głosik pytający, czy liczby na pewno są kompletne i precyzyjne.

Rzeczywistość jest taka: ​​świat zmienia się na tyle szybko, że nieuniknione jest, iż niektóre liczby będą miały znaczenie tylko przez krótki okres czasu.

Dlatego też menedżerowie mogą niechętnie przedstawiać i generować dane, jeśli firma jako jeden organizm nie zaakceptowała faktu, że stale zmieniające się parametry mają wpływ na ważność danych.

Rozwiązanie: Bądź zachęcający i konstruktywny

Możesz dostosować kulturę firmy, zachęcając inne działy – te „niefinansowe” do ​​dostarczania danych. Zadając konstruktywne pytania, masz większą gwarancję, że zostaniesz potraktowany naprawdę poważnie:

• „Czy rozumiemy, dlaczego niektóre z naszych kluczowych wskaźników wydajności są zmienne?”
• „W jakim stopniu akceptujemy lub odrzucamy zmienność liczb, które otrzymujemy od menedżerów?”
• „Czy zapewniamy funkcję finansową za pomocą narzędzi potrzebnych do lepszego zrozumienia liczb?”

Przeszkoda 4: Czy inni rozumieją, w jaki sposób dane przekształcają się w działania?

Czy Twoi kierownicy działów aby na pewno rozumieją relację między przesłanymi przez siebie danymi, a ich późniejszą aktywnością?

Jeśli proces jest niejasny i brakuje solidnej informacji o korzyściach i zagrożeniach, to motywacja do przesyłania danych spada i zanika również odpowiedzialność za to zadanie.

Rozwiązanie: Usiądź i wyjaśnij proces

Pracownicy działów finansowych muszą poświęcić czas na edukację tych, od których oczekują poprawnie przesyłanych danych. Można usiąść z kierownikami działów i wyjaśnić, w jaki sposób przesłane przez nich dane wpływają na ogólny stan finansowy i strategiczny firmy.

Cały proces edukacji musi być wspierany przez kierownictwo wyższego szczebla, ponieważ to oni są wyżej w hierarchii i jeżeli interesują się tego rodzaju edukacją to świadczy o tym jak ważny jest to proces i dlaczego współpraca musi być na najwyższym poziomie.

Przeszkoda 5: Polityka i założenia firmy

Dzięki budżetom, prognozowaniu i planowaniu, przedsiębiorstwa mogą wybrać, które działy i inicjatywy potrzebują dodatkowego finansowania, a które muszą zostać zamknięte.

Niektórzy pracownicy bywają oczywiście zawiedzeni, gdy ich projekt otrzymuje mniej środków, co może ponownie zakwestionować proces decyzyjny oraz dane właśnie na decyzjach oparte.

Jest to problematyczne szczególnie z punktu widzenia tych osób, które myślą, że decyzje są podejmowane z osobistych pobudek, a nie z perspektywy biznesowej i oczywistym jest, że przy takim scenariuszu nie będą chciały współpracować w powyższym temacie.

Rozwiązanie: Bądź bardziej przejrzysty

Wszystkie procesy planowania można poprawić. Możesz zmniejszyć liczbę decyzji, które można uznać za politycznie subiektywne, aktywnie angażując współpracowników w proces planowania.

Rzucając światło na to, jak liczby departamentów wpływają na projekty (i ogólne plany firmy), zwiększasz wolę korporacji.

Koniec notatek

Kiedy firma buduje silne podstawy do współpracy w całym procesie budżetowym, to Ty również osiągasz lepsze budżety, lepsze planowanie i – w najlepszym wypadku – lepsze wyniki.

Źródło: https://blog.prophix.com/5-ways-improve-budget-process/