Branża medyczna – osiągnij 110% zwrot z inwestycji w rozwiązanie CPM

Jak Mission Health uzyskała 110% zwrot z inwestycji w CPM Prophix?

Inwestowanie w nowy system oprogramowania wiąże się z podjęciem pewnego ryzyka. Zanim rozpoczną się konkretne działania, dużo czasu spędzasz na poszukiwaniu dostawców, porównywaniu systemów, wdrażaniu procesów i szkoleniu współpracowników. 

W związku z tym, jest niemal oczywiste, że większość firm oczekuje zwrotu z inwestycji (ROI) w oprogramowanie. Jednak skąd mieć pewność, że dokonałeś właściwego wyboru? 

Horyzontalna weryfikacja zagadnienia i poznawanie historii innych firm, które wdrożyły to samo oprogramowanie, może pomóc w podjęciu decyzji. 

Mission Health Communities (MHC) jest wiodącym dostawcą usług dla seniorów i rehabilitacji w USA. Mission Health Communities z siedzibą w Tampie na Florydzie zarządza i prowadzi ośrodki opieki nad seniorami, ośrodki opieki nad osobami starszymi, niepełnosprawnymi, ośrodki krótkiej rehabilitacji i opieki nad osobami starszymi w Alabamie, Georgii, Kansas, Massachusetts, Minnesocie, Missouri, Nebrasce, Tennessee i Wisconsin. 

Wyzwanie dla Mission Health Communities 

Firma MHC używała głównie programu Excel do procesów zarządzania finansami, takich jak księgowość i budżetowanie. Ten system nie dostarczał niestety zaawansowanych możliwości analitycznych a jedynie pozwalał tworzyć podstawowe sprawozdania finansowe. 

Budżetowanie na dany rok było uciążliwe, ponieważ firma musiała koordynować działania z ponad 30 lokalizacji, co było procesem związanym z pojawianiem się błędów ludzkich, dublujących się arkuszy kalkulacyjnych i nieścisłości w przekazywanych informacjach pomiędzy zarządem korporacji a zarządem placówek. Ponadto brak standaryzacji w całej organizacji spowodował, że każda placówka miała swój własny szablon budżetu głównego, co powodowało rozbieżności, które dalej rozprzestrzeniały się w całej firmie. 

Przeprowadzenie jakiejkolwiek analizy wymagałoby rozległego procesu wyszukiwania i zarządzania informacjami poszczególnych obiektów i działów. W związku z tym obliczanie wskaźników KPI w czasie rzeczywistym było prawie niemożliwe. 

Wymagania dotycząca oprogramowania CPM  

• Ustanowienie pojedynczego źródła prawdy (SSoT) i możliwości raportowania, które można było łatwo dostosować do swojego unikalnego modelu biznesowego opieki zdrowotnej. 
• Intuicyjny interfejs użytkownika – administrator Prophix w MHC nie wymagał wysokiego poziomu wiedzy technicznej do zarządzania systemem i wdrażania zmian. Upoważnił księgowych i analityków biznesowych do szybkiego tworzenia szczegółowych raportów i generowania modeli prognoz. Ponieważ użytkownicy końcowi mogli pobierać raporty dotyczące wymiarów i kont, zespół księgowy był w stanie zidentyfikować różnice oraz brakujące lub zaległe faktury; analitycy biznesowi mogli określić główne czynniki wpływające na koszty i wartość w ujęciu miesięcznym. 
• Możliwości analizy ad-hoc, wskaźniki KPI w czasie rzeczywistym oraz szablony raportów dostosowane do potrzeb MHC. Uprościło to proces implementacji, prowadząc do szybkiego uzyskania wartości dodanej, która umożliwiła pracownikom przeprowadzanie szczegółowych wyszukiwań danych i dostosowywanie raportów. 

Jakie korzyści udało się osiągnąć? 

„Przeniesienie krytycznych procesów finansowych z arkuszy kalkulacyjnych Excel do zautomatyzowanych systemów CPM w chmurze nie jest już luksusem, ale biznesową koniecznością”, powiedział Alok Ajmera, dyrektor generalny Prophix Software.  

Dzięki wdrożeniu Prophix w chmurze, MHC zrealizowało korzyści w zakresie podniesienia produktywności użytkowników, lepszej zwinności biznesowej i dostępu do informacji.

• Zwiększona produktywność użytkowników – ponieważ administratorzy obiektów i regionalni wiceprezesi mogą przeglądać, komentować i udzielać zatwierdzeń bezpośrednio w systemie, wewnętrzna korespondencja mailowa została praktycznie wyeliminowana; ręczne interwencje, błędy ludzkie i przeróbki również zostały znacznie zredukowane.  
• Dział księgowy wykonuje zamknięcie miesiąca prawie 15% szybciej.  
• Usprawnienie procesu wprowadzania budżetów, skracając go z czterech do trzech tygodni, ponieważ placówki mogły przesyłać swoje budżety do systemu, eliminując potrzebę kompilacji poszczególnych plików przez korporację do głównego arkusza kalkulacyjnego. Obecnie, mając bezpośredni dostęp do wspólnego budżetu głównego, użytkownicy skrócili proces o 66%. 

Zwiększona sprawność biznesowa  

MHC wykorzystało Prophix do wsparcia uruchomienia projektu śledzenia zasobów PPE ( Środków Ochrony Osobistej) podczas najgorszych miesięcy pandemii COVID-19 w 2020 roku. Jako dostawca usług zdrowotnych, MHC posiadał duży zapas tych środków, który musiał być aktywnie śledzony, aby zrównoważyć koszty użytkowania z federalnymi funduszami stymulacyjnymi i zapewnić, że każdy obiekt był odpowiednio zaopatrzony. Firma MHC w ciągu trzech dni wdrożyła model śledzenia zapasów sprzętu ochrony osobistej, wraz z logiką, szablonami i możliwościami raportowania. W ramach dotychczasowych procesów Excela projekt ten wymagałby co najmniej dwóch pełnoetatowych analityków finansowych. Dzięki zaprojektowaniu, wdrożeniu i uruchomieniu projektu w Prophix, MHC zaoszczędziło ponad 200 000 dolarów w postaci unikniętych kosztów osobowych. Dzięki Prophix firma ma możliwość szybkiego uruchomienia nowych linii biznesowych i obiektów, ponieważ zredukowane zostały tarcia na zapleczu. 

Ułatwiony dostęp do informacji 

Wcześniej księgowi musieli tworzyć rachunki zysków i strat lub bilanse w starszym systemie zarządzania raportami, a następnie wysłać je pocztą elektroniczną. Od czasu wdrożenia, pracownicy mają dostęp do informacji bezpośrednio z systemu, bez konieczności angażowania księgowych. Dzięki agregowaniu danych w jednym wiarygodnym źródle danych wzrosła dokładność raportowanych liczb, a MHC może śledzić w czasie rzeczywistym wskaźniki KPI, aby ocenić wydajność.  

Zwrot z inwestycji Mission Health w Prophix w okresie trzech lat 

Zwrot z inwestycji dla Mission Health Communities 

Przeanalizowaliśmy koszty oprogramowania, personelu, usług profesjonalnych oraz szkolenia użytkowników w ciągu trzech lat, aby określić całkowitą inwestycję Mission Health Communities w technologię Prophix. 

• Korzyści bezpośrednie obejmują uniknięte koszty personelu związane z projektem śledzenia zapasów PPE (środków ochrony osobistej tj. rękawiczki, maski, fartuchy). 
• Pośrednie korzyści obejmują oszczędność czasu, jaką pracownicy MHC uzyskali dzięki usprawnieniu procesów raportowania, budżetowania i zamykania okresów. 

Na podstawie tych korzyści ustaliliśmy, że Mission Health Communities osiągnęło 110% zwrot z inwestycji w Prophix w ciągu zaledwie 18 miesięcy. 

Tłumaczenie: https://blog.prophix.com/how-mission-health-got-an-110-return-on-their-investment-in-prophix/