Budżetowanie w systemie ERP, czyli jak skutecznie zabić w firmie proces planowania

W ciągu ostatnich kilku lat będąc osobą odpowiedzialną za wdrażanie rozwiązań kontrolingowych/CPM (Corporate Performance Management) wielokrotnie zderzałem się z wątpliwościami klientów odnośnie potrzeby zakupu kolejnych rozwiązań informatycznych.

Marketing firm produkujących rozwiązania klasy ERP jest na tyle skuteczny, że większość klientów wdrażających tego typu systemy jest przekonana, że to jest ich ostatnia inwestycja, bo „przecież kupili system, w którym zrobią wszystko”.

Nic bardziej mylnego. Czas (a wraz z nim „pieniądze” – bo „czas to pieniądz”) jaki musimy przeznaczyć na zaprojektowanie procesów planistycznych w systemie finansowym będzie o wiele dłuższy niż wdrożenie tych procesów w dedykowanym do tego narzędziu kontrolingowym.

Na bazie własnych, wieloletnich doświadczeń przedstawię kilka faktów, które rozwieją mit istnienia „systemów do wszystkiego”.

Nienawidzę księgowej vs czego ten kontroler chce, przecież zamykam miesiąc !!!

Plan kont oraz inne ustawienia systemu realizują wymagania rachunkowości finansowej. A co ze sprawozdawczością zarządczą? Przy projektowaniu procesów często pomijane są potrzeby działu kontrolingu. Wiadomo – w ferworze walki, w trakcie wdrożenia najważniejsze jest, aby tak ustawić procesy biznesowe, żeby księgowa była zadowolona 🙂  Gdy zaspokojone zostaną potrzeby operacyjne może komuś się przypomni, że kontrolerzy też chcieliby się pozbyć arkuszy kalkulacyjnych. Tylko wtedy jest już za późno. Zaczyna się „wewnętrzne wojna podjazdowa”. Kontroling próbuje tak rozbudować plan kont, grupowanie kartotek, aby mógł błyskawicznie otrzymać odpowiednio zgrupowane dane. To z kolei powoduje, że w księgowości i w działach operacyjnych trzeba rejestrować znacznie więcej danych. W efekcie praca w nowym systemie ERP jest bardzo uciążliwa, a dodatkowo nie pokrywa wszystkich potrzeb.

Niekończąca się opowieść

Wdrożenie systemu ERP może trwać długie miesiące, a nie rzadko i lata. To natomiast oznacza, że w tym czasie cały proces planowania będzie realizowany najprawdopodobniej w Excelu. Kiedyś pewnie to wdrożenie się skończy, ale „konia z rzędem” temu, kto przekona kontrolera aby porzucił „swoje, wypieszczone arkusze” i przesiadł się na system zintegrowany (pamiętajmy o punkcie powyżej). A przecież miało być tak pięknie…

Nie mam czasu na wyciąganie wniosków

Budżetowanie realizowane na tym samym poziomie szczegółowości co rejestracja transakcji zamienia pracowników kontrolingu w księgowych (a chyba nie taka jest ich rola w firmie ?) i powoduje, że praca nad przygotowaniem budżetu trwa długie tygodnie. Kontroling powinien wspomagać podejmowanie decyzji biznesowych, które pomogą firmie odnieść sukces. Często niestety jest miejscem generującym raporty opisujące przeszłość.

Przynajmniej mam mnóstwo czasu na kawę

Obciążanie systemów ERP dodatkowymi procesami związanymi z przetwarzaniem powoduje, że cyklicznie zaburzana jest płynność pracy w działach operacyjnych. Fakt, można wtedy legalnie posiedzieć przy kawie 🙂 Całe szczęście działa to też w drugą stronę (sic !)

Pamiętajmy, że utrzymanie systemu „wszystko w jednym” jest bardzo trudne, drogie i czasochłonne, a wprowadzanie zmian w procesach powoduje „paraliż” całego przedsiębiorstwa. Często zaczyna się wtedy omijać system, za który płacimy wysoką cenę.

Jeżeli ktoś potrafi liczyć TCO (Total Cost of Ownership) to zrozumie, że w obszarach niezwiązanych z kluczowym aspektem działalności nie powinniśmy zaburzać wypracowanych latami procesów. Lepiej wykorzystać dedykowane narzędzie kontrollingowe, które w łatwy sposób integruje się z systemem transakcyjnym, dzięki czemu zaoszczędzimy czas, pieniądze, a funkcjonalność i elastyczność narzędzi będzie o wiele wyższa.

Julian Lewnadowski
Julian Lewandowski

Dyrektor ds. wdrożeń Business Intelligence

 Doświadczony Dyrektor ds. wdrożeń Business Intelligence z udokumentowaną historią wdrożeń pracy w branży IT. Na co dzień planuje i przeprowadza wdrożenia rozwiązań CPM i BI oraz prowadzi szkolenia dla użytkowników. Uwielbiany przez klientów za niezwykle pozytywne nastawianie, realne wsparcie oraz wartki umysł, gdyż dzięki temu wyprzedza i spełnia ewoluujące potrzeby kontrahentów.

 

Zobacz wszystkie artykuły

Zapisz się do newslettera

Zarejestruj się, aby otrzymywać informacje o najnowszych artykułach na blogu

Wyrażam zgodę na otrzymywanie od Solemis Group Sp. z o.o z siedzibą w Gdyni, przy ulicy Kłajpedzkiej 7f informacji handlowo-marketingowych w rozumieniu ustawy z dn. 18 lipca 2010 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204) oraz przetwarzanie moich danych osobowych zgodnie z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych z dnia 29 sierpnia 1997r. (Dz. U. Nr 133, poz. 883). Zbieranie danych odbywa się na zasadzie pełnej dobrowolności. *

CAPTCHA
Please wait...