Dlaczego i jak prowadzić planowanie scenariuszowe oparte na systemie controllinowym ?

Klęski żywiołowe, pandemia i globalne protesty wystawiły w tym roku biznes na próbę.

Teraz, bardziej niż kiedykolwiek, organizacje muszą być w stanie przetrwać spowolnienie gospodarcze spowodowane tymi zakłóceniami.

Aby poradzić sobie w tych niepewnych czasach, firmy wykorzystują planowanie scenariuszowe. Kompleksowy plan scenariuszy umożliwia organizacjom zmiany i podejmowanie lepszych decyzji finansowych dotyczących przyszłych operacji.

Znajdziesz tu szczegółowo opisane korzyści i najlepsze praktyki planowania scenariuszy. Przeczytasz również, jak wykorzystać innowacyjne narzędzia do usprawnienia procesu planowania scenariuszy.

Co to jest planowanie scenariuszowe?

Planowanie scenariuszowe, znane również jako analiza „co, jeśli”, wykorzystuje bieżące dane i założenia do rozważenia wielu potencjalnych wyników. Definicja planowania scenariuszy to: „zbiór założeń, co w przyszłości będzie i jak środowisko biznesu zmienia się w czasie w związku z tym.”

Plan scenariuszy może pomóc w zbadaniu różnych narracji, aby określić, jak najlepiej wspierać przyszłe operacje biznesowe. Oceniając, jak zmienne będą oddziaływać w różnych warunkach, możesz określić, która zmienna będzie miała największy wpływ na Twoje plany finansowe. Te zmienne mogą obejmować ceny produktów, koszty operacyjne, wahania rynkowe i inne.

Wszystkie branże, w tym sektor publiczny, prywatny, non-profit i rządowy stosują planowanie scenariuszowe jako część planowania finansowego i analizy. Kierownictwo wyższego szczebla, kierownictwo finansowe wyższego szczebla i analitycy finansowi to zazwyczaj osoby, które kierują działaniami związanymi z planowaniem scenariuszy w swojej organizacji.

Korzyści z planowania scenariuszowego

Bez proaktywnego planowania scenariuszy wiele firm będzie miało trudności z przetrwaniem burzy. Jest to oczywiste w przypadku wielu firm ogłaszających upadłość w 2020 r.

Planowanie scenariuszowe jest ważną częścią procesu zarządzania ryzykiem w firmie. Dla organizacji prężnie działających, niezbędne jest posiadanie planów scenariuszy w celu:

• Odpowiedniego przygotowania się na nieprzewidziane okoliczności finansowe
• Tworzenia lepszych planów przestawnych, aby reagować na zagrożenia
• Szybszego i pewniejszego odpowiadania na pytania finansowe
• Zwiększenia zaufanie akcjonariuszy, dzięki planom uwzględniającym ograniczanie ryzyka

Do czego najlepiej nadaje się planowanie scenariuszowe?

Planowanie scenariuszowe najlepiej nadaje się do przewidywania skutków zmian lub zakłóceń na dużą skalę. Przykłady poważnych zmian obejmują kryzysy finansowe, pandemie, przerwy w pracy, niepokoje społeczne lub działalność przestępczą. Z drugiej strony planowanie scenariuszowe może również pomóc w lepszej nawigacji po nieoczekiwanym sukcesie, takim jak gwałtowny rozwój lub nagły wzrost popytu na Twoje produkty i usługi.

Firmy potrzebują planów scenariuszy w okresie spowolnienia gospodarczego, gdy nie ma pewności, jak rozwinie się zmienność rynku. Podczas dużych zakłóceń to, co działało wcześniej, po prostu teraz może nie zadziałać. Trendy historyczne nie są już dobrymi wskaźnikami przyszłych wyników.

Planowania scenariuszy nie należy mylić z analizą wrażliwości. Analiza wrażliwości uwzględnia tylko zmiany jednej zmiennej, przy zachowaniu niezmienności wszystkich innych. Aby najlepiej przewidzieć wydajność wielu zmiennych, należy użyć planowania scenariuszy, aby uchwycić ich wpływ.

Narzędzia do tworzenia planu scenariuszowego

Aby efektywnie planować scenariusze, będziesz musiał zidentyfikować odpowiednie dane i założenia. Na przykład możesz rozważyć dane z całej firmy, informacje rynkowe i wydarzenia historyczne. Zbieranie danych z całej firmy z systemów ERP, CRM i HR może pomóc Ci zobaczyć szerszy obraz. Śledzenie nowych konkurentów lub innowacji na rynku pomoże Ci również lepiej się przygotować. Pamiętaj o wszelkich wydarzeniach historycznych, które doprowadziły do ​​poważnych zmian w Twojej branży. Jeśli potrafisz sformalizować relacje między różnymi elementami danych, możesz utworzyć model ilościowy.

Głównym wyzwaniem w planowaniu scenariuszy jest nadmierne poleganie na ręcznych arkuszach kalkulacyjnych. Arkusze kalkulacyjne często zawierają brakujące dane, niespójne formuły i uszkodzone linki. Wszystkie te rzeczy mogą sprawić, że proces planowania scenariuszy będzie uciążliwy i trudny do wykonania.

Wiele organizacji będzie musiało skonsolidować dane z różnych systemów. Próba połączenia danych z systemów ERP, CRM i HR w spójny plan scenariusza może być nie lada wyczynem. Przy tak wielu systemach, analitycy finansowi mogą mieć trudności ze znalezieniem odpowiednich danych w odpowiednim czasie.

Firmy, które poważnie podchodzą do planowania scenariuszy, będą potrzebować dedykowanego narzędzia. Konieczne jest zainwestowanie w narzędzie, które zostało stworzone z myślą o planowaniu i analizie scenariuszy.

Zamiast tradycyjnych systemów opartych na arkuszach kalkulacyjnych, innowacyjne firmy używają oprogramowania opartego na chmurze do tworzenia planów scenariuszy. Oprogramowanie do zarządzania wydajnością przedsiębiorstwa (CPM) umożliwia liderom finansowym łatwe tworzenie planów scenariuszy na podstawie istniejących danych rzeczywistych, budżetowych i prognozowych bez kłopotów związanych z ogromnymi arkuszami kalkulacyjnymi.

W raporcie porównawczym CFO 2020 72% respondentów stwierdziło, że ich organizacje są gotowe do testowania nowych technologii, które wzmocnią i umożliwią ich zespołom finansowym. Korzystając z oprogramowania CPM, zespoły finansowe mogą uzyskać dostęp do odpowiednich danych w dowolnym momencie i łatwo zarządzać zasobami, aby usprawnić proces podejmowania decyzji w oparciu o możliwości i ryzyko.

Jak stworzyć plan scenariusza za pomocą Prophix

Korzystając z oprogramowania CPM, można łatwo i szybko tworzyć solidne i kompleksowe plany scenariuszy. Aby uzyskać przewodnik krok po kroku, jak utworzyć plan scenariusza, przeczytaj oficjalny przewodnik po planowaniu scenariuszy .

1. Zbierz wymagania i dane dotyczące modelu

Oprogramowanie CPM firmy Prophix minimalizuje czas i wysiłek potrzebny do planowania scenariuszy. Chociaż arkusze kalkulacyjne mogą być podatne na błędy, oparte na chmurze narzędzia CPM synchronizują dane z systemów ERP, CRM i HR, aby zapewnić pełną ważność. Dzięki bezpośredniej integracji danych możesz łatwo organizować informacje z różnych systemów. Planując za pomocą narzędzia CPM, takiego jak Prophix, możesz szybko uwzględnić różne wyniki i podejmować świadome decyzje.

2. Określ liczbę potrzebnych scenariuszy

Aby planowanie scenariuszowe było skuteczne, ważne jest, aby nakreślić różne scenariusze. Jednak ważne jest również, aby nie mieć zbyt wielu scenariuszy. Nadmiar planów scenariuszy może powodować zamieszanie.

Aby łatwo tworzyć skuteczne scenariusze, możesz wykorzystać proces Infoflex firmy Prophix . Proces Infoflex przekształca informacje przy użyciu istniejących danych lub danych wejściowych zdefiniowanych przez użytkownika. Może przydzielać dane lub zwiększać wartości danych o procent. Rozważ użycie Infoflex w tych trzech scenariuszach jako podstawy procesu planowania:

• Najlepszy przypadek: w oparciu o zwiększoną sprzedaż lub wzrost popytu. Może to być spowodowane nagłymi zmianami rynkowymi lub wprowadzeniem nowych linii przychodów. Chociaż jest to pozytywny przypadek użycia, najlepszy przypadek może nadal powodować napięcie. Możesz potrzebować dodatkowych zasobów lub zatrudnienia. Możesz kierować reklamy na określone konta przychodów, aby zwiększyć się dzięki procesowi Infoflex.
• Przypadek bazowy: oblicza trendy sprzedaży na podstawie danych rzeczywistych z poprzednich okresów. Proces Infoflex firmy Prophix może odczytywać istniejące wartości rzeczywiste w celu ekstrapolacji. Może wstępnie wypełnić przyszłe okresy danymi z prognoz jako podstawą scenariusza podstawowego. Ten scenariusz może pokazać, co możesz zrobić, aby zmienić lub utrzymać obecną trajektorię.
• Najgorszy przypadek: zakłada, że ​​przychody lub koszty stanowią wyzwanie dla ciągłości biznesowej. Ta opcja planowania często wiąże się z drastycznymi zmianami wydatków stałych i zmiennych. Możesz użyć Infoflex do kierowania na określone konta wzrostów lub spadków. Rozważ zmniejszenie rachunków przychodów, aby dostosować je do bieżących wydarzeń i rosnących wydatków.

W czasach zmienności rynkowej warto skupić się bardziej na negatywnych scenariuszach. Naprawdę nie ma ograniczeń co do liczby scenariuszy, które możesz zbudować. Możesz wykorzystać responsywne modele CPM do tworzenia biznesplanów naśladujących prognozy ekonomiczne. Na przykład można mieć oddzielne plany scenariuszy, które są zgodne z zbiorem ekonomicznym w kształcie litery V lub w kształcie litery U.

3. Dystrybucja planów scenariuszy 

Aby plan był odpowiedni i terminowy, zespoły finansowe muszą udostępnić go kierownictwu wyższego szczebla.

Jedną z metod szybkiego i wydajnego udostępniania danych jest użycie segregatorów raportów firmy Prophix . Pozwala to zespołom finansowym na grupowanie powiązanych raportów i wysyłanie ich do C-suite. Segregatory raportów umożliwiają łatwą dystrybucję kluczowych danych bezpośrednio do skrzynki odbiorczej użytkownika. Możesz grupować dokumenty porównujące każdy scenariusz w jednym segregatorze raportów.

Aby uzyskać przegląd planów scenariuszy, Prophix Dashboards oferują intuicyjne analizy wizualne. Te pulpity nawigacyjne mogą ilustrować różne zmienne i scenariusze. Prophix może zebrać zintegrowane dane, aby szybko sprawdzić, jak działa firma. Może to obejmować kluczowe wskaźniki z systemów ERP, CRM i HR. Użytkownicy mogą przeglądać pulpity nawigacyjne w oparciu o niestandardowe ustawienia zabezpieczeń . Starsi menedżerowie mogą wyświetlać inny pulpit nawigacyjny niż analitycy finansowi. Pozwala to na tworzenie niestandardowych pulpitów nawigacyjnych, które pokazują właściwe dane właściwym osobom.

Oparte na chmurze oprogramowanie CPM firmy Prophix wykorzystuje również sztuczną inteligencję do ulepszania analizy scenariuszy. Funkcja Chart Insights wykorzystuje przetwarzanie języka naturalnego do automatycznego tworzenia szczegółowych narracji, które jasno wyjaśniają wszelkie spostrzeżenia dotyczące wyświetlanych danych.

Korzystając z dedykowanego narzędzia do planowania scenariuszy, takiego jak oprogramowanie CPM firmy Prophix, zespoły finansowe mogą zautomatyzować zadania ręczne. Oszczędza to czas, umożliwiając zespołom finansowym skupienie się na priorytetach o wyższej wartości, takich jak analiza scenariuszy. Oprogramowanie CPM usprawnia również analizę, zapewniając dostęp do najbardziej aktualnych i dokładnych danych. Mając lepsze informacje w zasięgu ręki, liderzy finansowi mogą podejmować lepsze decyzje biznesowe.

Wniosek

Planowanie scenariuszowe to potężne ćwiczenie służące do ponownej oceny kondycji finansowej organizacji zarówno w czasach prosperity, jak i w trudnych czasach. Dzięki odpowiednim narzędziom zespoły finansowe mogą szybko zidentyfikować kluczowe czynniki, dane i założenia potrzebne do planowania lepszej przyszłości.

Oparte na chmurze oprogramowanie CPM firmy Prophix umożliwia zespołom finansowym łatwe planowanie scenariuszowe. Dzięki tym spostrzeżeniom specjaliści finansowi mogą podejmować lepsze decyzje biznesowe i zwiększać odporność biznesu, niezależnie od tego, co przyniesie przyszłość.