Dobra wiadomość jest taka, że zaraz dowiesz się jak je naprawić. Poznaj system EOS (Entrepreneurial Operating System), który ułatwi Tobie to zadanie. Oto 10 rad, jak zorganizować fantastyczne spotkanie i sprawić aby ten czas był maksymalnie efektywny.
Jeśli spotkanie ma rozpocząć się o godzinie 9.00, zadbaj aby wszyscy byli na swoich miejscach już o 8.55, aby mieli czas na przygotowanie, usadowienie się …. Spóźnialscy? Na początku pewnie będą się pojawiać. Wtedy zastosuj system ‘kar’, np. 20 zł do słoika na imprezę z pizzą dla działu 😉 Jeśli ma trwać 90 minut, to kończy się dokładnie o 10.30, nie 10.31. Dyscyplina czasowa jest niezbędną podstawą, pokazująca szacunek do czasu wszystkich uczestników spotkania.
Spotkania powinny odbywać się tego samego dnia i o tej samej porze np. co tydzień w poniedziałek o 10.00.
Poproś o wyłączenie telefonów. Zminimalizuj ilość komputerów na stole, niech zostaną tylko te naprawdę konieczne. W innym przypadku, będą rozpraszać uwagę uczestników. Ktoś powie, że robi notatki ze spotkania, a w rzeczywistości będzie na mailu, albo co gorsza będzie zajmował się sprawami prywatnymi.
Wygospodaruj na każdym spotkaniu 5 minut i zrób szybką rundkę, podczas której każdy uczestnik zespołu podzieli się tym, co dobrego spotkało go w minionym tygodniu. Jest to psychologiczna technika, która wprowadza dobra energię na początku spotkania.
czyli prześledzenie najważniejszych wskaźników kontrolowanych systematycznie co tydzień. Najczęściej zawiera od 5 do 15 najważniejszych tematów. Wskaźniki, te powinny dać Tobie całościowy wgląd w działalność twojego działu lub firmy jako całości. Przy każdym ze wskaźników, powinna być przypisana osoba, która odpowiada za jego realizację, jak również tygodniowy cel. Przeglądając kartę weryfikujemy czy ‘właściciel’ danego celu jest na właściwej drodze do realizacji czy zboczył z trasy. Jeśli wszystko jest ok, krótko podsumowujecie wykonane działanie, jeśli nie wrzucacie na listę problemów. O tym za chwilkę.
Dział musi mieć również określone ‘kamienie milowe’, czyli zdefiniowane etapy projektu/strategii, które powinny być: konkretne, mierzalne, osiągalne, odpowiednie i ograniczone czasowo. Kamienie milowe również powinny być przyporządkowane do konkretnej osoby odpowiedzialnej za ich realizację. I tutaj na takiej samej zasadzie jak przy Karcie Wyników, weryfikujemy ich wykonanie.
Jest to szybki przegląd najważniejszych wydarzeń z zeszłego tygodnia o których cały zespół powinien wiedzieć. Tak jakbyś kartkował magazyn 😉
Na każde cotygodniowe spotkanie, każdy uczestnik powinien przynieść listę rzeczy do zrobienia ze spotkania z poprzedniego tygodnia. Zadanie to czynność, którą musi podjąć ktoś z zespołu, aby rozwiązać problem. Dziewięćdziesiąt procent zadań do wykonania powinno być „kończonych” co tydzień.
czyli 60-minutowa część spotkania. Podczas spotkania zbieraj pojawiające się problemy. Następnie uszereguj listę, aby uzyskać trzy najważniejsze problemy. Weź pierwszy problem i określ jego pierwotną przyczynę. Następnie przedyskutuj problem, a każda osoba raz i tylko raz przedstawi swój punkt widzenia – to nie jest debata. Następnie rozwiąż problem, co oznacza opracowanie rozwiązania, w którym wynikiem będzie jedno lub więcej zadań do wykonania przypisanych do osób przy stole. Po zidentyfikowaniu trzech najważniejszych problemów, jeśli masz czas, wróć do Listy problemów i wybierz jeszcze trzy. Ale zatrzymaj się gdziekolwiek jesteś, gdy na zegarze pozostanie pięć minut.
Na koniec każda osoba przyznaje spotkaniu wynik od 1 do 10, przy czym 10 to najwyższy wynik. Zapisz średnią na swojej karcie wyników. Celem jest zdobycie wyniku na poziomie 10, które z czasem na pewno sobie wypracujesz.
Źródło: https://www.cfo.com/workplace-issues/2019/07/10-steps-to-effective-finance-staff-meetings/
Jak oceniasz przeczytaną treść?
Średnia ocena: 5 / 5. Ilość głosów: 2
Ten post nie został jeszcze oceniony. Bądź pierwszy!
Twoja firma nieustannie się zmienia, więc narzędzia Twojej firmy powinny zmieniać się razem z nią. Oferujemy wsparcie dla przedsiębiorstw, pomagamy poprawić rentowność i minimalizować ryzyko utraty czasu na powtarzalne zadanie, na których cierpi rozwój. Współpracujemy z dostawcami rozwiązań do budżetowania i nowoczesnego controllingu oraz Business Intelligence, czyli szerokorozumianych analiz i raportowania. Jesteśmy ekspertem w dziedzinie zarządzania efektywnością i rentownością przedsiębiorstw. Pozwól swojej firmie na rozwinięcie skrzydeł i zaskocz konkurencję już dziś.