10 kroków do efektywnego spotkania zespołu finansowego

Spotkania zespołu finansowego, bo na jego przykładzie będziemy dzisiaj prowadzić rozważania, ale dotyczy to tak naprawdę każdego zespołowego spotkania wewnątrz przedsiębiorstwa – strata czasu, rosnąca frustracja czy konstruktywna rozmowa nastawiona na poprawę efektywności działań działu? Gdy liderzy finansowi zrozumieją, jak prowadzić angażujące spotkania, mogą stać się swego rodzaju ‘bohaterami’ na swoim terenie. Będą w stanie nauczyć swój zespół jak być bardziej produktywnym i szybko rozwiązywać pojawiające się problemy.

Najczęściej spotykane problemy?

1. Spotkania nie odbywają się konsekwentnie, są stale przekładane lub odwoływane, ponieważ pojawia się ‘coś ważniejszego’ do zrobienia.
2. Często spotkania trwają dłużej niż było to w planach.
3. Duża część spotkań dotyczy raportowania działań, a nie rozwiązywania problemów.

Brzmi znajomo?

Dobra wiadomość jest taka, że ​zaraz dowiesz się jak je naprawić.  Poznaj system EOS (Entrepreneurial Operating System), który ułatwi Tobie to zadanie. Oto 10 rad, jak zorganizować fantastyczne spotkanie i sprawić aby ten czas był maksymalnie efektywny.

1. Rozpoczynaj spotkania na czas i kończ na czas

Jeśli spotkanie ma rozpocząć się o godzinie 9.00, zadbaj aby wszyscy byli na swoich miejscach już o 8.55, aby mieli czas na przygotowanie, usadowienie się …. Spóźnialscy? Na początku pewnie będą się pojawiać. Wtedy zastosuj system ‘kar’, np. 20 zł do słoika na imprezę z pizzą dla działu 😉 Jeśli ma trwać 90 minut, to kończy się dokładnie o 10.30, nie 10.31. Dyscyplina czasowa jest niezbędną podstawą, pokazująca szacunek do czasu wszystkich uczestników spotkania.

2. Bądź konsekwentny

Spotkania powinny odbywać się tego samego dnia i o tej samej porze np. co tydzień w poniedziałek o 10.00.

3. Minimalna ilość elektroniki

Poproś o wyłączenie telefonów. Zminimalizuj ilość komputerów na stole, niech zostaną tylko te naprawdę konieczne. W innym przypadku, będą rozpraszać uwagę uczestników. Ktoś powie, że robi notatki ze spotkania, a w rzeczywistości będzie na mailu, albo co gorsza będzie zajmował się sprawami prywatnymi.

4. Dobry początek

Wygospodaruj na każdym spotkaniu 5 minut i zrób szybką rundkę, podczas której każdy uczestnik zespołu podzieli się tym, co dobrego spotkało go w minionym tygodniu. Jest to psychologiczna technika, która wprowadza dobra energię na początku spotkania.

5. Przegląd Katy Wyników…

czyli prześledzenie najważniejszych wskaźników kontrolowanych systematycznie co tydzień. Najczęściej zawiera od 5 do 15 najważniejszych tematów. Wskaźniki, te powinny dać Tobie całościowy wgląd w działalność twojego działu lub firmy jako całości. Przy każdym ze wskaźników, powinna być przypisana osoba, która odpowiada za jego realizację, jak również tygodniowy cel. Przeglądając kartę weryfikujemy czy ‘właściciel’ danego celu jest na właściwej drodze do realizacji czy zboczył z trasy. Jeśli wszystko jest ok, krótko podsumowujecie wykonane działanie, jeśli nie wrzucacie na listę problemów. O tym za chwilkę.

6. Kamienie milowe

Dział musi mieć również określone ‘kamienie milowe’, czyli zdefiniowane etapy projektu/strategii, które powinny być: konkretne, mierzalne, osiągalne, odpowiednie i ograniczone czasowo. Kamienie milowe również powinny być przyporządkowane do konkretnej osoby odpowiedzialnej za ich realizację. I tutaj na takiej samej zasadzie jak przy Karcie Wyników, weryfikujemy ich wykonanie.

7. Nagłówki

Jest to szybki przegląd najważniejszych wydarzeń z zeszłego tygodnia o których cały zespół powinien wiedzieć. Tak jakbyś kartkował magazyn 😉

8. Lista rzeczy do zrobienia

Na każde cotygodniowe spotkanie, każdy uczestnik powinien przynieść listę rzeczy do zrobienia ze spotkania z poprzedniego tygodnia. Zadanie to czynność, którą musi podjąć ktoś z zespołu, aby rozwiązać problem. Dziewięćdziesiąt procent zadań do wykonania powinno być „kończonych” co tydzień.

9. Lista problemów…

czyli 60-minutowa część spotkania. Podczas spotkania zbieraj pojawiające się problemy. Następnie uszereguj listę, aby uzyskać trzy najważniejsze problemy. Weź pierwszy problem i określ jego pierwotną przyczynę. Następnie przedyskutuj problem, a każda osoba raz i tylko raz przedstawi swój punkt widzenia – to nie jest debata. Następnie rozwiąż problem, co oznacza opracowanie rozwiązania, w którym wynikiem będzie jedno lub więcej zadań do wykonania przypisanych do osób przy stole. Po zidentyfikowaniu trzech najważniejszych problemów, jeśli masz czas, wróć do Listy problemów i wybierz jeszcze trzy. Ale zatrzymaj się gdziekolwiek jesteś, gdy na zegarze pozostanie pięć minut.

10. Spotkanie dobiega końca.

Na koniec każda osoba przyznaje spotkaniu wynik od 1 do 10, przy czym 10 to najwyższy wynik. Zapisz średnią na swojej karcie wyników. Celem jest zdobycie wyniku na poziomie 10, które z czasem na pewno sobie wypracujesz.

Efektywność spotkań, będziesz mógł śledzić w swoim systemie controllingowym , który pozwoli poprawić Tobie efektywność planowania operacyjnego i zwolnić czas na inne, bardziej znaczące zadania.

Źródło: https://www.cfo.com/workplace-issues/2019/07/10-steps-to-effective-finance-staff-meetings/