Elektroniczny Obieg Dokumentów (Document Capture) – Dlaczego warto wdrożyć w firmie?

Wyobraź sobie pomieszczenie z wielkim regałem, na którym ułożono setki segregatorów, a ty musisz pilnie znaleźć fakturę sprzed 3 lat. I mimo, że segregatory są opisane, ułożone chronologicznie, to ty nie możesz sobie przypomnieć z którego miesiąca jest poszukiwana faktura. Przerzucasz zatem kartki, jedna po drugiej. Czas ucieka, a frustracja rośnie. Brzmi strasznie, prawda?

Ale taka sytuacja nie musi wcale mieć miejsca. Należy tylko postawić krok w stronę digitalizacji i zamienić tradycyjny obieg dokumentów na elektroniczny. Zacznijmy jednak od podstaw…

Obieg tradycyjny czy elektroniczny?  

Po przeczytaniu sytuacji ze wstępu bloga, mam nadzieję, że jest to dla Ciebie już pytanie czysto retoryczne. Jednak w celach porządkowych przybliżę podstawowe różnice.  

Zarządzanie dokumentacją to temat, któremu czoła muszą stawiać wszystkie firmy. Można to robić na dwa sposoby. Korzystając z tradycyjnego obiegu, w którym dokumenty są przechowywane oraz udostępniane w formie papierowej. Główna wadą takiego stylu zarządzania dokumentacją jest fakt, że zasoby fizycznego archiwum zajmują mnóstwo miejsca. Jednak sporo firm wciąż korzysta z takiego rozwiązania. Inną formą jest elektroniczny obieg dokumentów, gromadzonych w cyfrowym archiwum. Ten sposób zarządzania dokumentacją często wspiera dedykowane rozwiązanie informatyczne, działający w oparciu o mechanizmy typu workflow. 

Czas na digitalizację dokumentów… Poznaj Continia Document Capture !

 

Document Capture Continia  

Jednym z takich udogodnień jest Continia Document Capture będąca innowacyjnym rozwiązaniem biznesowym opartym na technologii OCR, usprawniającym procesy administracyjne. Funkcjonalność OCR skanuje całą fakturę, wszystkie znaki które są na dokumencie zamieniane są na dokument cyfrowy. Dla fanów wizualnej formy, krótkie demo poniżej.   

Co ważne rozwiązanie jest w pełni zintegrowane z Microsoft Dynamics 365 Business Central i wersjami starszymi, co pozwala na skanowanie faktur już w momencie ich otrzymania. Mamy trzy możliwe ścieżki przekazywania dokumentów do systemu: 

  1. SKANER: Tradycyjne skanowanie -> OCR -> dokument cyfrowy w systemie ERP 
  1. FOLDER: Dokument w formie PDF, otrzymany na maila kopiujemy do folderu połączonego z Document Capture  
  1. EMAIL (najczęściej wykorzystywana i najbezpieczniejsza forma!): wskazany mail do faktur zostaje zintegrowany z rozwiązaniem Document Capture. Po otrzymaniu faktury następuje automatyczne OCR-owanie, rozpoznanie i importowanie do systemu ERP. W przypadku, gdy faktura wymaga akceptacji, odpowiedni użytkownik otrzymuje o tym powiadomienie za pośrednictwem poczty e-mail.  

Akceptacja można nastąpić za pośrednictwem Microsoft Dynamics 365 Business Central, przez osobę, do której zaadresowana jest taka prośba drogą mailową, bądź za pomocą przeglądarki internetowej – web approval portal, będącej aplikacją webową bezpośrednio połączoną z bazą danych. Dodatkowo, portal w 100% obsługiwany jest przez aplikację mobilną. Pozwala to managerom na bieżący udział w procesie akceptacji, mając możliwość: zatwierdzania, edytowania, komentowania bądź przekazywania dokumentów do kolejnej osoby biorącej udział w procesie.  

Procesowanie dokumentów  

 W celu lepszego zobrazowania powyższej teorii, spójrz na infografikę, w łatwy sposób uporządkuje Tobie cały proces i sposób działania.  

Elektroniczny Obieg Dokumentów

Digitalizacja dokumentów to szereg korzyści dla biznesu!  

Mam nadzieję, że widzisz już jak wiele korzyści może przynieść ci wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w Twojej firmie. Korzyści, które mieszczą się w mojej ścisłej czołówce to zdecydowanie: szybkość wyszukiwania dokumentów online i prosty dostęp, mobilność – dostęp z dowolnego miejsca o dowolnym czasie oraz sprawna archiwizacja dokumentów. 

Jeśli same korzyści biznesowe Ciebie nie przekonują to innym czynnikiem przeważającym szalę zmiany to informacja Ministerstwa Finansów, które zapowiedziało wprowadzenie fakturowania elektronicznego dla biznesu JUŻ w kolejnym roku, 2022, początkowo w wersji dobrowolnej a docelowo obowiązkowej. Tutaj odsyłam na oficjalną stronę gov.pl gdzie przeczytasz o szczegółach: https://www.gov.pl/web/finanse/e-faktura-przyjeta-przez-rade-ministrow . Fakturowanie elektroniczne miałoby się odbywać przez portal rządowy z preautoryzacją Ministerstwa i zastąpić pliki JPK. Także warto być krok przed wszystkimi i już teraz przygotować się do zmian. Bez pośpiechu, nerwów i presji czasu.  Funkcjonalność Document Capture w pełni odpowiada na nadchodzące zmiany. Zapraszam Ciebie do rozmów.  

 

Chcesz poznać Naszą propozycję?

Sprawdź ofertę Microsoft Dynamics 365 Business Central

Jak oceniasz przeczytaną treść?

Średnia ocena: 0 / 5. Ilość głosów: 0

Ten post nie został jeszcze oceniony. Bądź pierwszy!

 
andrzej siwienki
Andrzej Siwienki

Dyrektor zespołu działu wsparcia

Andrzej Siwienki jest konsultantem systemów ERP oraz Business Intelligence. Jego ponad dziesięcioletnie doświadczenie i podejście konsultacyjne daje ogromne wsparcie klientom na każdym etapie rozwoju firmy. Jako architekt rozwiązań ERP/BI zarządza i czuwa nad realizacją projektów oraz dba o zadowolenie każdego klienta z bieżącego serwisu.

Zobacz wszystkie artykuły