Odkryj 5 kluczowych zalet inwestycji w nowoczesny system do RAPORTOWANIA I ANALITYKI

Elektroniczny obieg faktur w firmie – czy jest mi to potrzebne?

Autor

Andrzej Siwienki

Spis treści

Wyobraź sobie pomieszczenie z wielkim regałem, na którym ułożono setki segregatorów, a ty musisz pilnie znaleźć fakturę sprzed 3 lat. I mimo, że segregatory są opisane, ułożone chronologicznie, to ty nie możesz sobie przypomnieć z którego miesiąca jest poszukiwana faktura. Przerzucasz zatem kartki, jedna po drugiej. Czas ucieka, a frustracja rośnie. Brzmi strasznie, prawda? 

Ale taka sytuacja nie musi wcale mieć miejsca. Należy tylko postawić krok w stronę digitalizacji i zamienić tradycyjny obieg dokumentów na elektroniczny. Zacznijmy jednak od podstaw… 

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów? 

Elektroniczny obieg dokumentów to system który pozwala na efektywne zarządzanie dokumentami i obiegiem faktur kosztowych w firmie. Przejście z tradycyjnego obiegu faktur na system elektronicznego obiegu dokumentów może przynieść wiele korzyści, takich jak oszczędność czasu i pieniędzy. Dzięki elektronicznemu systemowi obiegu dokumentów możliwe jest szybkie wprowadzanie, rejestracja i akceptacja faktur kosztowych w firmie, co eliminuje potrzebę drukowania i przechowywania dokumentów papierowych. 

Dlaczego warto przechodzić na elektroniczny obieg faktur kosztowych? 

Przejście na system do  elektronicznego obiegu faktur kosztowych przynosi liczne korzyści, które mogą znacząco usprawnić działanie przedsiębiorstwa. Przede wszystkim, workflow faktur w elektronicznym systemie obiegu dokumentów automatyzuje i przyspiesza proces przetwarzania faktur, eliminując wiele ręcznych i czasochłonnych czynności. Dokumenty finansowe są natychmiastowo dostępne dla odpowiednich działów, co przyspiesza ich weryfikację, zatwierdzenie i księgowanie. Ponadto, systemy te zmniejszają ryzyko błędów ludzkich oraz zabezpieczają dokumenty przed zgubieniem lub zniszczeniem. 

Integracja systemu elektronicznego obiegu faktur z systemem informatycznym przedsiębiorstwa pozwala na łatwy dostęp do dokumentów oraz efektywne zarządzanie procesami biznesowymi. Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur może znacząco usprawnić obieg faktur w firmie, zmniejszając koszty związane z przetwarzaniem i archiwizacją dokumentów. Elektroniczny obieg faktur zapewnia również lepszą przejrzystość i kontrolę nad wydatkami, umożliwiając łatwiejsze monitorowanie płatności i bieżące zarządzanie budżetem. 

Dodatkowo, przechowywanie faktur w formie elektronicznej jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawnymi dotyczącymi archiwizacji dokumentów, co ułatwia audyty i kontrole. W rezultacie, wdrożenie workflow faktur w systemie elektronicznego obiegu dokumentów przyczynia się do zwiększenia efektywności operacyjnej, obniżenia kosztów oraz poprawy ogólnej organizacji finansowej przedsiębiorstwa. Dlatego warto rozważyć implementację systemu elektronicznego obiegu faktur jako narzędzia do efektywnego zarządzania dokumentami i kosztami w firmie. 

Zalety systemu elektronicznego obiegu dokumentów dla firm 

Elektroniczny obieg faktur przynosi firmom liczne korzyści, które znacząco usprawniają zarządzanie finansami i procesami administracyjnymi. Do najważniejszych korzyści możemy zaliczyć: 

Oszczędność czasu i kosztów

Elektroniczny obieg faktur eliminuje konieczność drukowania i wysyłania dokumentów tradycyjną pocztą, co pozwala zaoszczędzić na kosztach związanych z papierem, tuszem, kopertami oraz opłatami pocztowymi. Automatyzacja procesu fakturacji znacząco przyspiesza czas przetwarzania faktur i płatności, co prowadzi do poprawy płynności finansowej firmy. Dzięki automatycznym przypomnieniom o terminach płatności oraz szybkiemu przesyłaniu dokumentów, firmy mogą uniknąć opóźnień i związanych z nimi kar.

Łatwiejsza kontrola nad dokumentacją

Elektroniczny obieg faktur umożliwia szybkie i łatwe weryfikowanie statusu faktur oraz śledzenie ich historii. Firmy mogą w prosty sposób sprawdzić, które faktury zostały już zapłacone, które są w trakcie realizacji, a które wymagają interwencji. Dodatkowo, systemy elektroniczne umożliwiają łatwą identyfikację błędów w dokumentacji, co pozwala na szybkie ich korygowanie i minimalizowanie ryzyka wystąpienia pomyłek.

Zwiększenie efektywności i organizacji pracy

Centralizacja dokumentów w jednym, cyfrowym miejscu zapewnia łatwy dostęp do wszystkich faktur i innych związanych dokumentów. Umożliwia to szybkie przypisywanie faktur do odpowiednich zadań i projektów, co zwiększa efektywność pracy zespołów. Dzięki elektronicznemu obiegowi faktur pracownicy mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, zamiast tracić czas na manualne przetwarzanie dokumentów. 

Bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami prawnymi w elektronicznym obiegu dokumentów w firmie  

Elektroniczne systemy obiegu faktur gwarantują ochronę poufności danych dzięki zastosowaniu zaawansowanych technologii zabezpieczeń, takich jak szyfrowanie i autoryzacja dostępu. Firmy korzystające z tych systemów mogą mieć pewność, że ich dane są chronione przed nieautoryzowanym dostępem i cyberatakami. Ponadto, elektroniczny obieg faktur zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi dotyczącymi obiegu dokumentów elektronicznych, co jest szczególnie ważne w kontekście audytów i kontroli. Dzięki temu firmy mogą uniknąć problemów prawnych i związanych z nimi sankcji. 

Podsumowując, elektroniczny obieg dokumentów w firmie przynosi liczne korzyści, takie jak oszczędność czasu i kosztów, łatwiejsza kontrola nad dokumentacją, zwiększenie efektywności i organizacji pracy oraz zapewnienie bezpieczeństwa danych i zgodności z przepisami prawnymi. W dobie cyfryzacji przejście na elektroniczne rozwiązania w zakresie faktoringu staje się nie tylko korzystne, ale wręcz niezbędne dla nowoczesnych przedsiębiorstw. 

System informatyczny do elektronicznego obiegu dokumentów: Continia Document Capture !

Continia - Document Capture


Continia Document Capture jest innowacyjnym rozwiązaniem biznesowym opartym na technologii OCR, usprawniającym procesy administracyjne. Funkcjonalność OCR skanuje całą fakturę, wszystkie znaki które są na dokumencie zamieniane są na dokument cyfrowy. Dla fanów wizualnej formy, krótkie demo poniżej.    


Co ważne rozwiązanie jest w pełni zintegrowane z 
Microsoft Dynamics 365 Business Central i wersjami starszymi, co pozwala na skanowanie faktur już w momencie ich otrzymania. Mamy trzy możliwe ścieżki przekazywania dokumentów do systemu: 

  1. SKANER: Tradycyjne skanowanie -> OCR -> dokument cyfrowy w systemie ERP 
  1. FOLDER: Dokument w formie PDF, otrzymany na maila kopiujemy do folderu połączonego z Document Capture  
  1. EMAIL (najczęściej wykorzystywana i najbezpieczniejsza forma!): wskazany mail do faktur zostaje zintegrowany z rozwiązaniem Document Capture. Po otrzymaniu faktury następuje automatyczne OCR-owanie, rozpoznanie i importowanie do systemu ERP. W przypadku, gdy faktura wymaga akceptacji, odpowiedni użytkownik otrzymuje o tym powiadomienie za pośrednictwem poczty e-mail.  

Akceptacja można nastąpić za pośrednictwem Microsoft Dynamics 365 Business Central, przez osobę, do której zaadresowana jest taka prośba drogą mailową, bądź za pomocą przeglądarki internetowej – web approval portal, będącej aplikacją webową bezpośrednio połączoną z bazą danych. Dodatkowo, portal w 100% obsługiwany jest przez aplikację mobilną. Pozwala to managerom na bieżący udział w procesie akceptacji, mając możliwość: zatwierdzania, edytowania, komentowania bądź przekazywania dokumentów do kolejnej osoby biorącej udział w procesie.

Procesowanie dokumentów  


Aby bardziej klarownie przedstawić powyższą koncepcję, zobacz infografikę, która w prosty sposób wyjaśni cały proces i sposób funkcjonowania. 
 

Elektroniczny Obieg Dokumentów (Document Capture)

Elektroniczny system obiegu faktur w firmie -  korzyści dla biznesu!


Mam nadzieję, że widzisz już jak wiele korzyści może przynieść ci wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w Twojej firmie. Korzyści, które mieszczą się w mojej ścisłej czołówce to zdecydowanie: szybkość wyszukiwania dokumentów online i prosty dostęp, mobilność – dostęp z dowolnego miejsca o dowolnym czasie oraz sprawna archiwizacja dokumentów.
 

Jeśli same korzyści biznesowe Ciebie nie przekonują to innym czynnikiem przeważającym szalę zmiany to informacja Ministerstwa Finansów, które zapowiedziało wprowadzenie fakturowania elektronicznego dla biznesu JUŻ w kolejnym roku, 2022, początkowo w wersji dobrowolnej a docelowo obowiązkowej. Tutaj odsyłam na oficjalną stronę gov.pl gdzie przeczytasz o szczegółach: https://www.gov.pl/web/finanse/e-faktura-przyjeta-przez-rade-ministrow . Fakturowanie elektroniczne miałoby się odbywać przez portal rządowy z preautoryzacją Ministerstwa i zastąpić pliki JPK. Także warto być krok przed wszystkimi i już teraz przygotować się do zmian. Bez pośpiechu, nerwów i presji czasu.  Funkcjonalność Document Capture w pełni odpowiada na nadchodzące zmiany. Zapraszam Ciebie do rozmów.  

Andrzej Siwienki Dyrektor Działu ERP

Andrzej Siwienki

Dyrektor Wdrożeń ERP
W Solemis Group pełni rolę Dyrektora Zespołu ERP. Doświadczony inżynier systemów ERP oraz BI z udokumentowaną historią pracy w branży technologii informatycznych i usług. W firmie Solemis pracuje od 20...

Zobacz nasze rozwiązania

analityka i raportowanie

Zmień analitykę i raportowanie na lepsze!

Będziesz sprawniej zarządzał finansami, logistyką i produkcją i nie tylko …

Zobacz również:

Poznaj inne artykuły:

Jakie zagadnienie Cię interesuje?