Odkryj 5 kluczowych zalet inwestycji w nowoczesny system do RAPORTOWANIA I ANALITYKI

Integracja z KSEF – Krajowym Systemem E-Faktur

Autor

Andrzej Siwienki

Spis treści

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) staje się coraz bardziej istotna dla przedsiębiorców w Polsce. System KSEF, wprowadzony przez Ministerstwo Finansów, ma na celu usprawnienie i zautomatyzowanie procesów związanych z wystawianiem, odbieraniem i przechowywaniem faktur.  

Kluczowe informacje o KSeF 

Czym jest krajowy system KSEF? 

KSEF, czyli Krajowy System e-Faktur, to ogólnopolski system teleinformatyczny przeznaczony do wystawiania, przechowywania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur). Jest to odpowiedź na rosnące zapotrzebowanie na coraz bardziej efektywne i przyjazne środowisku rozwiązania w dziedzinie finansów. Każdy przedsiębiorca będzie mógł w ramach KSeF wystawiać faktury sprzedaży w ustrukturyzowanej formie. Aby zrozumieć, jak działa Krajowy System e-Faktur, ważne jest zrozumienie momentu, w którym faktura staje się oficjalnym dokumentem. Po wprowadzeniu danych do systemu, każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikujący i jest weryfikowana pod kątem zgodności ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura ustrukturyzowana zostaje uznana za wystawioną i doręczoną w momencie przydzielenia jej numeru identyfikującego. 

Obowiązek dotyczący integracji z krajowym systemem e-faktur 

KSeF stanie się obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla dużych  podmiotów gospodarczych. Dotyczy to przedsiębiorstw, które w poprzednim roku obrotowym osiągnęły przychody przekraczające 200 milionów złotych. Dla tych firm, integracja z KSeF będzie konieczna, aby spełnić nowe wymogi prawne i podatkowe. 

Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wdrożenia KSeF obejmie również wszystkie pozostałe przedsiębiorstwa, niezależnie od ich wielkości i osiąganych przychodów. Oznacza to, że każda firma działająca na terenie Polski będzie musiała przeprowadzić integrację z systemem e-Faktur, aby zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami podatkowymi. 

Integracja z KSeF stanie się niezbędna dla zapewnienia zgodności z przepisami podatkowymi. Firmy będą musiały dostosować swoje systemy księgowe i fakturowania do wymogów KSeF, co wiąże się z koniecznością przeprowadzenia szeregu działań przygotowawczych. Wdrożenie systemu e-Faktur umożliwi automatyzację procesów związanych z wystawianiem, przesyłaniem i przechowywaniem faktur, co przyczyni się do zwiększenia efektywności operacyjnej i zmniejszenia ryzyka błędów. 

Korzyści z integracji z systemem KSeF 

Automatyzacja procesów. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) znacząco redukuje ilość pracy manualnej związanej z wystawianiem i przetwarzaniem faktur. Dzięki automatyzacji, wiele czynności, które wcześniej wymagały ręcznego wprowadzania danych, może teraz odbywać się w sposób zautomatyzowany. To nie tylko oszczędza czas, ale także minimalizuje ryzyko błędów ludzkich, poprawiając dokładność i efektywność operacyjną przedsiębiorstwa. 

Udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Elektroniczne faktury w KSeF mogą być natychmiast przesyłane i odbierane, co znacznie przyspiesza obieg dokumentów w firmie. Tradycyjne metody przesyłania faktur papierowych, takie jak poczta czy kurier, wymagają czasu i mogą powodować opóźnienia. Dzięki KSeF, faktury są dostępne w czasie rzeczywistym, co umożliwia szybsze podejmowanie decyzji biznesowych i sprawniejsze zarządzanie finansami. 

Bezpieczeństwo. Korzystanie z KSeF zwiększa bezpieczeństwo przechowywania faktur. System centralny eliminuje ryzyko zgubienia, zniszczenia lub nieautoryzowanego dostępu do dokumentów. Wszystkie faktury są bezpiecznie przechowywane w jednym miejscu, co ułatwia ich odnalezienie i kontrolę. Ponadto, elektroniczne przechowywanie dokumentów redukuje koszty i potrzebę przestrzeni na archiwa papierowe. 

Zgodność z przepisami. Korzystanie z KSeF zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami podatkowymi. System został zaprojektowany w taki sposób, aby spełniać wszystkie wymogi prawne dotyczące wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą być pewni, że ich dokumentacja finansowa jest prowadzona zgodnie z aktualnymi regulacjami, co zmniejsza ryzyko problemów prawnych i podatkowych. 

Wprowadzenie KSeF przynosi wiele korzyści, które wspierają przedsiębiorstwa w efektywnym zarządzaniu procesami finansowymi. Automatyzacja, szybki obieg dokumentów, zwiększone bezpieczeństwo i zgodność z przepisami to kluczowe elementy, które przyczyniają się do usprawnienia działalności biznesowej i zwiększenia konkurencyjności na rynku. 

Praktyczne wskazówki dotyczące wdrożenia integracji z KSeF 

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur wymaga starannego przygotowania i zaplanowania działań. Poniżej przedstawiono kluczowe kroki, które pomogą przedsiębiorcom skutecznie wdrożyć ten system w swoich firmach. 

Ocena gotowości przedsiębiorstwa do wystawiana faktur ustrukturyzowanych 

  • Przeprowadź audyt obecnych procesów fakturowania i zidentyfikuj obszary wymagające dostosowania do KSeF.
  • Określ, jakie zmiany techniczne i organizacyjne będą potrzebne, aby zintegrować się z systemem. 

Wybór odpowiedniego oprogramowania księgowego 

  • Wybierz oprogramowanie księgowe i fakturujące, które jest zgodne z wymaganiami KSeF. Wiele popularnych programów już oferuje wsparcie dla tego systemu.
  • Upewnij się, że wybrane rozwiązanie jest łatwe do zintegrowania z istniejącymi systemami w przedsiębiorstwie. 

Szkolenie pracowników 

  • Zorganizuj szkolenia dla pracowników odpowiedzialnych za wystawianie i przetwarzanie faktur. Zapewni to płynne przejście do nowych procedur.
  • Upewnij się, że wszyscy pracownicy rozumieją korzyści płynące z KSeF oraz zasady jego działania. 

Testowanie integracji 

  • Przeprowadź testy integracji programu księgowego z KSeF, aby upewnić się, że wszystkie procesy działają prawidłowo.
  • Wykryj i rozwiąż wszelkie potencjalne problemy przed oficjalnym wprowadzeniem systemu. 

Monitorowanie i wsparcie techniczne 

  • Regularnie monitoruj działanie systemu po jego wdrożeniu, aby upewnić się, że wszystko działa sprawnie.
  • Zabezpiecz wsparcie techniczne od dostawcy oprogramowania, aby szybko reagować na wszelkie problemy. 

Proces wysyłki faktury do KSeF 

  1. Inicjacja sesji w kontekście podmiotu.
  2. Wysyłka faktury w formacie XML.
  3. Weryfikacja pliku i nadanie unikalnego KSeF ID.
  4. Zakończenie sesji.
  5. Urzędowe Poświadczenie Odbioru  (UPO) dla zakończonej sesji.
  6. Uaktualnienie KSeF ID w księgach.

Wyzwania w związku z wprowadzeniem KSEF?

1. Adaptacja Technologiczna 

Wymagane jest dostosowanie do nowego systemu technologicznego. Firmy muszą zainwestować w odpowiednie oprogramowanie i przeszkolić personel w zakresie korzystania z tej platformy. 

2. Zgodność z Przepisami Prawa 

Organizacje muszą dokładnie przestrzegać przepisów i regulacji związanych z fakturami elektronicznymi, aby uniknąć konsekwencji prawnych i podatkowych. 

3. Szkolenie Personelu 

Szkolenie pracowników w zakresie obsługi KSEF jest kluczowe, aby zapewnić prawidłowy proces rozliczeń i uniknąć błędów. Istotne jest także, aby posiadać odpowiednie narzędzia automatyzacji do realizacji tego procesu. 

4. Bezpieczeństwo Danych 

Wprowadzenie faktur elektronicznych wiąże się z koniecznością zabezpieczenia danych przed potencjalnymi zagrożeniami związanymi z cyberprzestępczością. W związku z elektronicznym obiegiem faktur, należy odpowiednio zabezpieczyć dane. 

Jeśli zastanawiasz się, jak przygotować swoją firmę do KSEF, to jednym z kluczowych kroków może być posiadanie rozwiązań, takich jak  Microsoft 365 Business Central. Wdrożenie do codziennych zadań przesyłania dokumentów elektronicznie może być zadaniem wymagającym czasu i zaangażowania, ale posiadanie już skompletowanego i zintegrowanego systemu ERP pomoże uniknąć stresu i zaoszczędzić cenny czas. 

Korzyści z wprowadzenia KSeF dla przedsiębiorców

Krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku VAT 

  • Skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 do 45 dni to znacząca korzyść, która poprawi płynność finansową przedsiębiorstw. 

Uproszczony obieg dokumentów 

  • Możliwość pobierania dokumentów bezpośrednio z bazy Ministerstwa Finansów eliminuje potrzebę ręcznego przekazywania faktur, co przyspiesza i upraszcza procesy administracyjne. 

Koniec opłat za archiwum dokumentacji papierowej 

  • Przedsiębiorcy nie będą musieli już ponosić kosztów związanych z przechowywaniem papierowych dokumentów, co przyniesie oszczędności finansowe i przestrzenne. 

Zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur 

  • Faktury przechowywane w KSeF będą archiwizowane przez 10 lat, co zwalnia przedsiębiorców z obowiązku ich przechowywania i późniejszej archiwizacji. 

Mniej danych do wysyłania 

  • Podatnicy nie muszą już wysyłać struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_FA) na żądanie organów podatkowych, co zmniejsza obciążenia administracyjne. 

Brak ryzyka zniszczenia lub zgubienia faktury 

  • Elektroniczne faktury eliminują ryzyko ich zniszczenia lub zgubienia, co zwiększa bezpieczeństwo dokumentacji. 

Standaryzacja e-Faktur 

  • Standaryzacja e-Faktur ułatwi i przyspieszy wzajemne rozliczenia oraz księgowanie, co poprawi efektywność operacyjną przedsiębiorstw. 

Pewność dostarczenia faktury 

  • Dzięki KSeF przedsiębiorcy mogą być pewni, że faktura zawsze dotrze do odbiorcy, eliminując problemy związane z niedoręczeniem dokumentów. 

Mniejsza podatność na błędy 

  • Automatyzacja procesów fakturowania zmniejsza podatność na błędy przy wystawianiu faktur, co poprawia dokładność i zgodność dokumentacji. 

Automatyzacja procesów 

  • KSeF umożliwia automatyzację procesów fakturowania, co przyspiesza i usprawnia cały cykl życia faktury. 

Brak konieczności oznaczenia DUPLIKAT 

  • Przy ponownym wystawieniu faktury nie ma potrzeby dodawania oznaczenia DUPLIKAT, co upraszcza proces administracyjny. 

Brak konieczności oznaczenia FAKTURA KORYGUJĄCA lub KOREKTA 

  • Wystawianie faktur korygujących nie wymaga dodawania oznaczeń FAKTURA KORYGUJĄCA lub KOREKTA, co upraszcza i przyspiesza procesy korekcyjne. 

 

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur przynosi liczne korzyści przedsiębiorcom, od zwiększenia efektywności operacyjnej po znaczące oszczędności czasowe i finansowe. Automatyzacja, standaryzacja i uproszczenie procesów fakturowania przyczyniają się do poprawy płynności finansowej oraz zwiększenia bezpieczeństwa i zgodności dokumentacji. 

Integracja z KSEF- jak przygotować się do tych zmian? 

KSEF to inicjatywa, która wnosi rewolucję do obszaru rozliczeń. Pomimo pewnych wyzwań, które niesie ze sobą wprowadzenie tego systemu, korzyści, takie jak oszczędność czasu i pieniędzy, automatyzacja procesów oraz pozytywny wpływ na środowisko, sprawiają, że jest to krok w kierunku bardziej cyfrowej i efektywnej przyszłości biznesu. Dlatego z wyprzedzeniem warto zastanowić się nad wdrożeniem lub rozwojem rozwiązania wykorzystywanego do elektronicznego przetwarzania faktur. Jednym z takich rozwiązań jest Microsoft 365 Business Central, który jest dostosowany do aktualnych wymagań związanych z KSEF. Decydując się na wdrożenie tego rozwiązania zyskasz pewność, że realizowane procesy będą odbywały się efektywnie, zgodnie z regulacjami prawnymi oraz wymogami bezpieczeństwa. Wdrożenie to nie jedyna możliwość, być może posiadasz już rozwiązanie i potrzebujesz je zaktualizować. W tym obszarze możesz również uzyskać nasze wsparcie. Od niemal 40 lat wspieramy organizacje w wykorzystywaniu najnowocześniejszych rozwiązań usprawniających i automatyzujących procesy finansowe. Napisz do nas i dowiedz się jak możemy wesprzeć Cię w tym procesie.

Andrzej Siwienki Dyrektor Działu ERP

Andrzej Siwienki

Dyrektor Wdrożeń ERP
W Solemis Group pełni rolę Dyrektora Zespołu ERP. Doświadczony inżynier systemów ERP oraz BI z udokumentowaną historią pracy w branży technologii informatycznych i usług. W firmie Solemis pracuje od 20...

Zobacz nasze rozwiązania

analityka i raportowanie

Zmień analitykę i raportowanie na lepsze!

Będziesz sprawniej zarządzał finansami, logistyką i produkcją i nie tylko …

Zobacz również:

Poznaj inne artykuły:

Jakie zagadnienie Cię interesuje?