Jak wdrożyć planowanie w czasach niepewności w 5 łatwych krokach

Żyjemy w niespotykanych i niepewnych czasach. Szybkie rozprzestrzenienie się COVID-19 zakłóciło działalność firm na całym świecie, gwałtownie zmieniając warunki rynkowe i powodując, że większość korporacyjnych planów na 2020 r. stała się daremna.

Koronawirus jest surowym przypomnieniem o zmienności naszego globalnego środowiska biznesowego.

Wielu menedżerom trudno jest dokładnie planować i prognozować. W obliczu ewoluującej i nieprzewidywalnej sytuacji dyrektorzy finansowi muszą szybko ocenić wpływ na planowanie przychodów organizacji, koszty, produkcję, zatrudnienie i ogólną wydajność biznesową. Wywiera to znaczną presję na dyrektorów finansowych, a także zespołach finansowych, aby radziły sobie z konsekwencjami finansowymi obecnej pandemii i pozycjonowały swoją firmę na dalsze sukcesy.

Dzisiaj przyjrzymy się, co mogą zrobić dyrektorzy finansowi na całym świecie, aby szybko reagować na zmieniające się warunki i zapewnić ciągłość biznesową, jednocześnie usprawniając procesy planowania i minimalizując ryzyko organizacyjne.

 

1. Utwórz plan ciągłości działania

Przede wszystkim zespoły kierownicze i finansowe powinny skoncentrować się na opracowaniu planu ciągłości działania.

Plan ciągłości działania to zarys zasad i procedur, które utrzymają działanie firmy podczas poważnych zakłóceń. Może to obejmować między innymi ponowną ocenę inwestycji kapitałowych, ocenę istniejących przepływów pieniężnych i opracowanie planu pozyskania długu.

W przypadku większości organizacji, Office of Finance będzie odgrywać kluczową rolę w tworzeniu planu ciągłości działania, ponieważ mają one najlepszy wgląd w dane firmy i kondycję finansową.

Aby jednak opracować dokładny plan ciągłości, specjaliści ds. finansów powinni wziąć pod uwagę następujące kwestie:

 

2. Przygotuj się na pomyślne jutro, dzięki planowaniu scenariuszy

W wyniku wpływu COVID-19 na szeroko pojęty rynek biznesowy, zespoły finansowe muszą rozważyć niezliczone scenariusze „co-jeśli”, takie jak:

  • Jak rozprzestrzeni się epidemia i jak wpłynie na rynki?
  • Jakie nieprzewidziane koszty poniesiemy (tj. Produkcja, nieruchomości, wyposażenie, liczba osób)?
  • Jakie zobowiązania możemy zaciągnąć?
  • Jak wpłynie to na naszą siłę roboczą ?
  • Jak wpłynie to na nasze przychody i rentowność ?

 

Wszystkie te wątpliwości są ważnymi obawami i pytaniami, na które dział finansowy musi starać się odpowiedzieć.

Na szczęście istnieją procesy i oprogramowanie, które mogą zminimalizować czas, wysiłek i błędy związane z procesami planowania opartymi na arkuszach kalkulacyjnych, które tradycyjnie byłyby wykorzystywane do modelowania tych scenariuszy „co-jeśli”.

Oprogramowanie Corporate Performance Management (CPM) może łatwo modelować scenariusze „co-jeśli”, aby zapewnić wgląd w potencjalny przyszły stan firmy, pomagając w reorganizacji i planowaniu udanego jutra. Podstawą udanego planowania scenariuszy „co-jeśli” jest planowanie finansowe między przedsiębiorstwami.

 

3. Wykorzystaj współpracujący charakter planowania finansowego między przedsiębiorstwami

Nigdy nie było tak dogodnego czasu, aby firmy wykorzystały sprawne planowanie finansowe w różnych przedsiębiorstwach, aby szybko planować przyszłość dzięki szczegółowemu i opartemu na współpracy podejściu. Planowanie obejmujące różne firmy zwiera kluczowe zmienne biznesowe w tym budżet i elastyczny plan, który można dostosować do wzrostu i niepewności.

Podstawą zwinnego planowania w różnych przedsiębiorstwach są trzy filary:

  1. Ludzie – Stwórz środowisko współpracy, identyfikując, włączając i wzmacniając kluczowe role w firmie. Przy zastosowaniu odpowiednich procesów i technologii powinno być łatwiej utrzymać interesariuszy w tym procesie.
  2. Proces  Najlepszą praktyką jest mapowanie cyklu planowania i regularne punkty kontaktowe do śledzenia. Pomocne jest również zastosowanie narzędzia, które może pomóc w kierowaniu procesami przez przepływy pracy.
  3. Technologia  Twoja technologia powinna być zintegrowana ze wszystkimi systemami biznesowymi i umożliwiać ci jeden widok danych. To specjalnie zbudowane narzędzie powinno łączyć ludzi i procesy, aby ułatwić proces budżetowania, planowania i prognozowania, a jednocześnie zapewniać wgląd swoim interesariuszom. Wiele rozwiązań specyficznych dla finansów może również uprościć powtarzalne procesy o wysokiej wartości, takie jak prognozy dynamiczne lub kroczące (więcej na ten temat później!).

 

Podstawową zaletą planowania finansowego w różnych przedsiębiorstwach jest to, że centralizuje ono dane z różnych systemów. Najlepiej nadaje się dla firm, które mają różnych pracowników, działy i systemy przetwarzające dane finansowe.

Dzięki rozwiązaniu do planowania finansowego, takim jak Prophix, Twoje dane są natychmiast dostępne dla wszystkich użytkowników, umożliwiając im ocenę wyników finansowych Twojej organizacji na podstawie ich wiedzy specjalistycznej. Umożliwi to szybką i dokładną ocenę rentowności firmy w nadchodzących latach, dając wyraźną przewagę konkurencyjną. Ten typ scentralizowanych danych nie jest dostępny dla firm, które nadal korzystają z ręcznych procesów i arkuszy kalkulacyjnych.

Wspólny charakter planowania międzyfirmowego zachęca dział finansowy do zaangażowania szerszej grupy interesariuszy, co ma krytyczne znaczenie w okresach niepewności. Im więcej perspektyw jest zaangażowanych w proces planowania, tym lepiej firma jest przygotowana na radzenie sobie z przewidywanymi i nieprzewidzianymi wynikami. Współpraca jest zoptymalizowana dzięki rozwiązaniu CPM opartemu na chmurze. Chmura oferuje nie tylko wysoce dostępne i skalowalne rozwiązanie, ale jest także dostępna 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, dla każdego, w dowolnym momencie z urządzenia podłączonego do Internetu.

Następnie przyjrzyjmy się potrzebie prognozowania, która jest podobna do wybiegającego w przyszłość wspólnego planowania finansowego.

 

4. Zmniejsz ryzyko dzięki kroczącym prognozom

Dysponując odpowiednimi narzędziami i procesami, wiele firm może tworzyć kroczące krótko-, średnio- i długoterminowe prognozy dla swojej firmy. Kroczące prognozy pozwalają „zobaczyć szanse i wyzwania po roku budżetowym oraz walczyć z krótkowzrocznością, która wiąże się z nadmiernym naciskiem na cele na bieżący rok”. Może to stanowić „zachętę do długoterminowych zachowań maksymalizujących wartość w stosunku do krótkoterminowych decyzji opartych na premiach / celach zakorzenionych w bieżącym roku obrotowym”.

Kroczące prognozy są kluczową częścią procesu zarządzania ryzykiem, zwłaszcza w świetle bieżących warunków ekonomicznych i społecznych. Oprogramowanie Corporate Performance Management (CPM) może pomóc działom finansowym w kompilacji i analizie danych niezbędnych do długoterminowej prognozy, a także w scenariuszach „co, jeśli” oraz w budżecie i planowaniu w różnych firmach, które są krytycznymi częściami ciągłości biznesowej plan.

 

5. Odblokuj swój budżet

Jest dopiero kwiecień, ale prawdopodobnie budżety i prognozy na 2020 rok nie są już aktualne. Nadszedł czas, aby „odblokować budżet” i ponownie przemyśleć, które elementy są kluczowe dla sukcesu Twojej firmy ( CFO ).

Zaleca się, aby dyrektorzy finansowi „zajęli się ryzykiem i możliwościami wynikającymi z szeregu scenariuszy, budując wysokopoziomowe modele przypadków biznesowych w celu oszacowania wpływu na rachunek zysków i strat, przepływy pieniężne i bilans”.  Dalsze sugestie obejmują ocenę wpływu na produktywność, badanie potencjalnych ukrytych kosztów i zajęcie się scenariuszami opartymi na sterownikach (tj. Regiony klientów, jednostki i ceny, kwartalne etapy / harmonogram itp.). Można to zrobić w połączeniu z twoimi kroczącymi prognozami, aby lepiej zrozumieć wszystkie możliwe scenariusze, co może dodatkowo wpłynąć na Twój plan ciągłości działania.

 

Choć perspektywy na nadchodzące miesiące są nadal niejasne, nie ma powodu do paniki. Świat biznesu zawsze będzie wypełniony pewnym poziomem niepewności – to od jego reakcji zależy Twój sukces.

W nadchodzących tygodniach firmy powinny dążyć do opracowania planu ciągłości działania, który zawiera scenariusze „co-jeśli”, prognozę krótko-, średnio- lub długoterminową oraz budżet i plan finansowy dla różnych przedsiębiorstw .

Firmy, które nadal używają arkuszy kalkulacyjnych jako podstawowego narzędzia finansowego, powinny rozważyć zastosowanie rozwiązania Corporate Performance Management (CPM) w celu automatyzacji i przyspieszenia swoich procesów finansowych, przy jednoczesnym zwiększeniu dokładności i zmniejszeniu ryzyka organizacyjnego.

 

solemis group
Solemis Group

Twoja firma nieustannie się zmienia, więc narzędzia Twojej firmy powinny zmieniać się razem z nią. Oferujemy wsparcie dla przedsiębiorstw, pomagamy poprawić rentowność i minimalizować ryzyko utraty czasu na powtarzalne zadanie, na których cierpi rozwój. Współpracujemy z dostawcami rozwiązań do budżetowania i nowoczesnego controllingu oraz Business Intelligence, czyli szerokorozumianych analiz i raportowania. Jesteśmy ekspertem w dziedzinie zarządzania efektywnością i rentownością przedsiębiorstw. Pozwól swojej firmie na rozwinięcie skrzydeł i zaskocz konkurencję już dziś.

 

Zobacz wszystkie artykuły