Jak zoptymalizować roczne zamknięcie ? To nie musi być żmudny proces !

Zazwyczaj Nowy Rok kojarzy się z nowym początkiem. Niektórzy tworzą postanowienia noworoczne, inni patrząc optymistycznie w przyszłość, myślą:
w tym roku będzie o wiele lepiej.

Nie dotyczy to niestety pracowników działów finansowych, których rok obrotowy dobiega końca. Czekają ich długie dni i tygodnie spędzone na zamknięciu 2020 roku.

Chociaż zamknięcia zawsze wiążą się z pewnym okresem załamania, to z pewnością nie musi tak być. Technologia daje możliwości, aby przestać myśleć o zamknięciu, jak o żmudnym i  długotrwałym procesie. Wykorzystując narzędzia, które agregują i automatyzują dane finansowe, można zredukować czas i wysiłek związany z ręcznym zamykaniem ksiąg . Narzędzia te, mogą też pomóc w tworzeniu modelu „kroczącego zamknięcia”, który obsługuje bardziej zoptymalizowany proces na koniec roku.

Oto kilka sposobów, które już dziś mogą stać się rzeczywistością:

Koniec z księgami: Automatyczna konsolidacja danych

Wiele firm korzysta z oddzielnych systemów dla różnych działów i funkcji – takich jak systemy HR, CRM i ERP, a nawet arkusze kalkulacyjne. Dane ze wszystkich tych odmiennych źródeł muszą zostać w jakiś sposób połączone, aby zakończyć coroczne zamknięcia, co zazwyczaj jest jednym z najbardziej skomplikowanych i czasochłonnych zadań dla zespołów finansowych na koniec roku. Rozwiązania takie jak oprogramowanie przeznaczone do konsolidacji mogą uzgadniać dane z kilku systemów, eliminując lub zmniejszając potrzebę ręcznych procesów. Jednak ich koszt jest zwykle poza zasięgiem mniejszych firm, a ich wartość dla inwestycji jest minimalna, ponieważ ich wykorzystanie ogranicza się do zamknięć.

Tom Hood, dyrektor generalny Maryland Association of CPAs, Inc., dostrzega wartość danych. Patrząc wstecz na rok 2020, uważa, że ​​mógł „przyspieszyć wykorzystanie analizy danych” w takich obszarach, jak „odchodzący klienci, udział w portfelu i najwyższa sprzedaż według linii biznesowych”. Wszystkie te dane mogą być niezwykle cenne, ale często mogą wydawać się przytłaczające, gdy zostaną zebrane razem.

Dlatego L. Gary Boomer, Visionary & Strategist, Boomer Consulting, Inc., przekazuje jedną ważną radę, patrząc w przyszłość na 2021 roku. „Standaryzuj i automatyzuj swoje procesy” – sugeruje. „Istnieją aplikacje, które mogą w tym pomóc, ale wymaga to odkrywczego sposobu myślenia i chęci zmiany. Ci, którzy uczą się i zmieniają szybciej niż konkurencja, zostaną zwycięzcami. Podnoś umiejętności i automatyzuj!

Oprogramowanie CPM oferuje wydajniejsze i tańsze rozwiązanie. Dzięki możliwości zautomatyzowania procesu pobierania i łączenia danych z wielu systemów, a także uzgadniania ich w celu eliminacji międzyfirmowych, korekt i przeliczania walut, CPM przyspieszają konsolidację finansową w przypadku zamknięć. Dzięki temu zespoły finansowe mają więcej czasu na analizę na koniec roku i inne ważne zadania. Ponadto większość wersji została zaprojektowana jako kompleksowe rozwiązania do budżetowania, planowania i raportowania, dzięki czemu są one użytecznym narzędziem oszczędzającym czas przez cały rok.

Niech komputery wykonają pracę: wykrywanie anomalii za pomocą sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego

Ręczne przeszukiwanie danych w celu zlokalizowania podejrzanych transakcji jest coraz bardziej niepraktyczne, biorąc pod uwagę skalę informacji, z jaką wiąże się większość rocznych zamknięć. Ponadto metodologie oparte na regułach zwykle koncentrują się na odległych nieprawidłowościach, a nie na transakcjach o średnim ryzyku, co sprawia, że ​​metoda ta jest nieefektywna pod względem jakości i czasu. Poleganie wyłącznie na tej metodzie może zagrozić kondycji finansowej firmy w przypadku niedokładnych danych i raportów.

Oparte na chmurze systemy CPM wykorzystują sztuczną inteligencję (AI) i uczenie maszynowe (ML) do wykrywania anomalii, aby przeczesywać ogromne ilości danych finansowych szybciej, lepiej i dokładniej niż ludzie. W rzeczywistości w analizie sztucznej inteligencji stwierdzono od 10 do 30 razy większe prawdopodobieństwo wykrycia anomalii i błędów niż w przypadku systemów opartych na regułach.

Funkcja wykrywania anomalii CPM firmy Prophix wykorzystuje połączenie modelowania statystycznego, testowania opartego na regułach i ML w celu zlokalizowania ryzyka w danych. Następnie stosuje algorytmy oparte na najlepszych praktykach branżowych, aby kategoryzować je według poziomu ryzyka. Daje to zespołowi finansowemu więcej czasu na pracę nad rozwiązaniem, a także wspiera przydatne spostrzeżenia, które mogą prowadzić do zaleceń i ulepszeń procesów. Zasadniczo sztuczna inteligencja przenosi podstawową pracę na maszyny, dzięki czemu ludzie mogą skupić się na pracy o wyższej wartości, która przyniesie korzyści firmie. A kto nie chciałby mieć na to więcej czasu?

Lepsze planowanie i łatwiejsze zamykanie

Podobnie jak wszystkie rytuały na koniec roku, coroczne zamknięcia stanowią okazję do ponownej oceny procesów i wyników, aby zobaczyć, gdzie można je udoskonalić i ulepszyć. Ponadto mogą zapewnić wgląd w ogólną kondycję finansową firmy i wskazać, gdzie należy wprowadzić ulepszenia. Jeśli czas potrzebny na zamknięcie na koniec roku jest mniej niż optymalny, rozważ zintegrowanie następujących kroków:

  • Zaangażuj audytorów wewnętrznych i zewnętrznych na wczesnym etapie procesu. Zaangażowanie komitetów audytowych na początku zamknięcia na koniec roku może zapewnić świeży wgląd w proces, wskazać potencjalne problemy, które mogłeś przeoczyć, i zaowocować informacjami zwrotnymi, które zwiększą efektywność zamykania.
  • Zintegruj narzędzia i procesy, aby uzyskać lepszą widoczność i kontrolę finansową. Udoskonalenie systemów zarządzania finansami pomoże Twojej firmie ocenić jej zdolność do identyfikowania i reagowania na ryzyko. Ponadto, gdy masz skuteczny system, musisz analizować tylko małe próbki danych do testowania zamiast dużych ilości informacji – kolejna efektywność, która może zoptymalizować zamknięcia.
  • Opracuj solidniejszy system raportowania. Przygotowywanie procesów tworzenia raportów finansowych przez cały rok wspomaga efektywne operacje finansowe, a także proces rocznego zamykania, zapewniając działom lepszy wgląd w wydatki i budżety przez cały rok. Pozwala to również departamentom na dostosowanie przydziału i priorytetów w razie potrzeby, poprawiając ogólne zarządzanie finansami.
  • Zintegruj plan zarządzania projektem. Ustal harmonogramy, przepływy pracy i obowiązki, aby zarządzać różnorodnymi zadaniami związanymi z raportowaniem na koniec roku.

Wdrożenie tych kroków może pomóc zorganizować i usprawnić operacje finansowe w celu uzyskania danych i raportów tak potrzebnych do szybszego zakończenia rocznych zamknięć.

Zobacz więcej korzyści z corocznych zamknięć

Ręczne procesy i fragmentaryczne rozwiązania programowe nie są już wystarczające, aby efektywnie obsługiwać skalę danych finansowych, którymi muszą zarządzać nawet małe firmy podczas corocznych zamknięć. Funkcje automatyzacji i sztucznej inteligencji CPM mogą konsolidować dane i identyfikować anomalie szybciej i dokładniej niż inne systemy, pozostawiając specjalistom ds. Finansów więcej czasu na analizę i innowacje.

Zmniejszając obciążenie członków zespołu, firmy mogą również zdecydować się na kwartalne kończenie likwidacji, co jeszcze bardziej skraca czas trwania i wysiłek związany z corocznymi zamknięciami oraz zapewnia bieżące informacje, które mogą prowadzić do dodatkowych usprawnień i optymalizacji.

Źródło: https://blog.prophix.com/how-to-optimize-your-annual-close/

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Napisz do nas !
solemis group
Solemis Group

Twoja firma nieustannie się zmienia, więc narzędzia Twojej firmy powinny zmieniać się razem z nią. Oferujemy wsparcie dla przedsiębiorstw, pomagamy poprawić rentowność i minimalizować ryzyko utraty czasu na powtarzalne zadanie, na których cierpi rozwój. Współpracujemy z dostawcami rozwiązań do budżetowania i nowoczesnego controllingu oraz Business Intelligence, czyli szeroko rozumianych analiz i raportowania. Jesteśmy ekspertem w dziedzinie zarządzania efektywnością i rentownością                                                        przedsiębiorstw. Pozwól swojej firmie na rozwinięcie skrzydeł i zaskocz                                                                  konkurencję już dziś.

 

Zobacz wszystkie artykuły