Wprowadzenie
Konsolidacja finansowa i zarządcza rośnie na znaczeniu wraz z postępującą globalizacją ekonomii oraz procesami łączenia się lub przejmowania przedsiębiorstw. Standardowe narzędzia kontrolerów takie jak arkusze kalkulacyjne, czy systemy ERP okazują się niewystraczające. Pojawia się więc rosnąca popularność wyspecjalizowanych rozwiązań takich jak systemy Corporate Performance Management.
Lista trudności napotykanych przez kontrolerów jest bardzo długa.
Najczęstszymi z nich są:
- Różne plany kont i metody księgowania firm objętych konsolidacją (wynikające ze specyfiki działalności, uwarunkowań prawnych krajowych i międzynarodowych, różnych okresów rozliczeniowych itd.)
- Gromadzenie i uspójnienie danych z różnych systemów FK/ERP/arkuszy kalkulacyjnych itd.
- Eliminacje transakcji między firmami objętymi konsolidacją
- Wprowadzanie korekt konsolidacyjnych
- Kontrola procesu konsolidacji finansowej
Podstawową korzyścią z wdrożenia systemu CPM takiego jak Prophix, jest automatyzacja wielu czasochłonnych i wymagających precyzji operacji. Moduł Konsolidacji Finansowej obejmuje szeroki wachlarz wbudowanych mechanizmów i łatwo definiowalnych procesów wspierających rozwiązywanie wyżej wymienionych problemów.
Mapowanie różnych planów kont
Pierwszym etapem tego procesu jest stworzenie wzorcowego planu kont, w którym odbywać będzie się konsolidacja dla całej grupy firm. Następnie tworzy się mapy połączeń kont poszczególnych spółek do tego wzorcowego planu. Na podstawie tych map dane z kont poszczególnych spółek trafiać będą na konta w planie centralnym. W Prophix, oba te etapy wykonuje się raz, a system zachowuje ich wyniki. Każde kolejne wprowadzanie danych odbywa się automatycznie wg tego samego wzorca. Specyficznymi problemami na tym etapie są:
- mapowanie rozksięgowania danych z jednego konta spółki zależnej na kilka kont we wzorcowym planie kont,
- oraz księgowanie w wielu walutach.
Rozwiązaniem pierwszego z tych problemów jest specjalny wpis alokacyjny Dziennika Wpisów Konsolidacji Finansowej. Pozwala on stworzyć specjalną procedurę w oparciu o proces Infoflex, która rozdziela dane wg wskazanego klucza alokacyjnego. Klucz ten może być stały, ale także zmieniany w każdym okresie rozliczeniowym.
Mapowanie kont, w różnych walutach wymaga bardziej skomplikowanego procesu i dodatkowego modelu rozliczeń miedzy walutowych. Oprócz samego wskazania połączenia kont, we właściwościach określone zostają waluta natywna i waluta raportująca. W trakcie Konsolidacji Prophix sprawdza, czy waluty te są różne. Jeśli tak to przed wprowadzeniem danych dokonuje przeliczenia między nimi. Choć samo przeliczenie odbywa się w modelu głównym, to podstawą są kursy walut i inne dane zawarte w modelu rozliczeń międzywalutowych.
Import danych z różnych źródeł
Dzięki działaniu na globalnym poziomie, Prophix ma bardzo rozwiniętą funkcjonalność związaną z integracją z różnymi systemami ERP na świecie. Dzięki temu możliwy jest bezpośredni import danych ze 150 systemów tej klasy do hurtowni danych Prophix. Z innych systemów import możliwy jest za pośrednictwem plików tekstowych. W sytuacjach kiedy ilość koniecznych do konsolidacji danych nie jest zbyt duża, często wystarczające jest wprowadzanie danych bezpośrednio w Prophix poprzez tzw. szablony dokumentów. Szablony te rozsyłane są do spółek zależnych (w formacie natywnym Prophix lub Excel). W ramach projektów modułu przepływu pracy – Prophix (workflow) wysyłane jest polecenie ich wypełnienia; ręcznie lub poprzez skopiowanie danych z innych plików. Szablon po wypełnieniu odsyłany jest na specjalny adres e-mail. Tam rozpoznawany jest przez Prophix i dane z niego automatycznie importowane są do bazy.
Miejscem do którego trafiają wszystkie dane jest specjalny typ modelu Prophix, czyli model Konsolidacji Finansowej. Zawiera on dwa wymiary specyficzne dla tego typu procesów czyli:
- Klasyfikacja – wymiar, w którym przechowywane są informacje pozwalające rozróżnić dane oryginalne od korekt i skorygowanych sald, w tym korekt eliminacji między firmowych i wielowalutowych.
- Organizacja – wymiar odtwarzający strukturę i zależności między spółkami objętymi konsolidacją.
Szczegółowa budowa oraz zastosowanie tych wymiarów opisane są w kolejnych punktach.
Eliminacje transakcji między firmami objętymi konsolidacją
Specjalny wymiar Organizacja w modelu konsolidacji finansowej Prophix, służy jako kręgosłup całej konsolidacji. Odzwierciedla on bowiem strukturę firm objętych konsolidacją oraz zależności pomiędzy poszczególnymi spółkami. Wymiar ten ma budowę drzewa, gdzie każdy element może przynależeć tylko do jednej gałęzi i znajdować się w ścisłym układzie nadrzędno-podrzędnym.
Specjalnym elementem tego wymiaru jest element eliminacji między firmowych, na które wprowadzane są wartości z Dziennika Wpisów. Dla zachowania poprawności eliminacji każdy z poziomów gałęzi struktury posiada osobny element eliminacyjny, tak by wartości przekazywane do elementów wyższego rzędu uwzględniały już wartości skorygowane o eliminacje niższego rzędu.
Wprowadzanie korekt konsolidacyjnych
Kluczowym wymaganiem wobec procesu konsolidacyjnego jest możliwość, rozróżnienia wprowadzanych zmian i korekt od danych źródłowych. W Prophix rozwiązaniem tego problemu, jest specjalny wymiar Klasyfikacja w modelu konsolidacji finansowej. Zawiera on specjalną hierarchię elementów używaną do gromadzenia danych źródłowych (wprowadzanych ręcznie lub importowanych), korekt, skorygowanych bilansów, korekt walutowych i eliminacji między firmowych. Takie rozwiązanie zaspokaja potrzeby kontroli wewnętrznych oraz audytów firm zewnętrznych. Co więcej wymogi formalno-prawne krajowe jak również związane ze sprawozdawczością międzynarodową np. GAAP czy IFRS.
Kontrola procesu konsolidacji
Prophix posiada kilka narzędzi kontroli konsolidacji. Podstawowym z nich jest opisany wyżej wymiar Klasyfikacja. Pozwala on precyzyjnie oddzielać dane źródłowe od różnego rodzaju korekt i skorygowanych sald.
Innym narzędziem jest Dziennik Wpisów. Służy on nie tylko do zatwierdzania i wprowadzania zmian konsolidacyjnych, ale także dzięki logom i historii zmian. Pozwala monitorować i audytować przeszłe i bieżące procesy.
Ostatnim choć nie najmniej ważnym narzędziem kontroli, jest rozbudowany system uprawnień użytkowników określający kto, do jakich danych i operacji ma dostęp.
