Planowanie personelu – 6 najlepszych praktyk, dzięki którym ludzie zawsze będą na pierwszym miejscu

 „Pracownicy firmy są jej największym kapitałem, a ludzie są jej produktem”. – Richard Branson

 

Nie jest tajemnicą, że siła robocza jest jednym z największych aktywów Twojej firmy. Codziennie angażują się w realizację celów i misji Twojej organizacji.

I chociaż dobrzy pracownicy są podstawą każdej odnoszącej sukcesy firmy, personel nadal stanowi jeden z najważniejszych kosztów prowadzenia firmy.

Kryzys COVID-19 oznaczał, że wiele firm musiało dostosować swoje oczekiwania dotyczące przychodów i zrewidować swoje plany kadrowe, aby dostosować się do tej nowej rzeczywistości.

I chociaż większość organizacji musiała drastycznie zmniejszyć swoją siłę roboczą z powodu powszechnych zamknięć, inne firmy, takie jak centra dystrybucji, sklepy spożywcze i producenci, rozwijają się, aby sprostać rosnącym wymaganiom.

Niezależnie od tego, czy chcesz zmniejszyć skalę siły roboczej, czy ją zwiększyć, musisz ponownie przeanalizować plany kadrowe na 2020 r.

Dzisiaj omówimy sześć sprawdzonych metod, dzięki którym ludzie będą na pierwszym miejscu w tych niepewnych czasach.

Obejrzyj demo, aby zobaczyć, jak uprościć planowanie personelu dzięki Prophix.

 

1. Określ swoje aktualne zatrudnienie

Koszty pracownicze różnią się znacznie w zależności od branży, ale często stanowią 70% kosztów operacyjnych firmy. Najlepsze organizacje wiedzą, że planowanie personelu ma kluczowe znaczenie dla minimalizacji kosztów operacyjnych i maksymalizacji wartości każdego pracownika.

Ale nie możesz zaplanować, dokąd zmierzasz, jeśli nie wiesz, gdzie stoisz.

Dla wielu organizacji obliczenie wielkości siły roboczej nie jest tak łatwe, jak się wydaje, zwłaszcza jeśli polegasz na pracownikach tymczasowych lub niezależnych wykonawcach. Zbieranie danych dotyczących zatrudnienia z systemu płac i / lub systemu HRIS (Human resource management system) w Twojej firmie może być trudne, ponieważ często są one rozłożone na kilka różnych rozwiązań.

Nie wspominając o tym, że systemy te często nie są w stanie uwzględnić urlopów pracowników lub przejścia na emeryturę, wzięcia urlopu macierzyńskiego czy zwolnienia chorobowego. Dlatego w dowolnym momencie Twoje dane dotyczące zatrudnienia mogą być nieaktualne.

Pierwszym krokiem do stworzenia dokładnego planu personalnego jest wykorzystanie narzędzia, które może integrować źródła danych w czasie rzeczywistym, takiego jak oprogramowanie do zarządzania wydajnością przedsiębiorstwa (CPM). Dzięki temu uzyskasz najbardziej aktualny obraz siły roboczej w Twojej firmie.

Potrzebujesz pomocy w określeniu liczby pracowników? Zobacz, dlaczego oprogramowanie CPM to rozwiązanie potrzebne do planowania personelu.

 

2. Prognozy zużycia

Zmienność rynku i stres związany z pandemią dodatkowo pogarszają trudne zadanie prognozowania utraty siły roboczej . Pracownicy mogą zrezygnować z nauczania swoich dzieci w domu lub wspierać swoich partnerów, którzy pracują w domu.

A bez danych historycznych służących do tworzenia prognoz dotyczących „zużycia” może być trudno uzyskać jasny obraz rzeczywistej wewnętrznej podaży siły roboczej w Twojej firmie.

Wydajne organizacje wykorzystują analizę danych do określania ryzyka rotacji, przejścia na emeryturę i mobilności siły roboczej. Oceniają również zewnętrzne warunki ekonomiczne, aby przewidzieć, co mogą zrobić pracownicy, co jest szczególnie istotne podczas kryzysu COVID-19.

Uwzględnienie tych zmiennych pomoże Ci określić ryzyko związane z podażą siły roboczej i, jeśli jest to pożądane, pozwoli Ci określić obszary i pozycje wysokiego ryzyka do zatrzymania.

Nowoczesny controlling może aktywnie wspierać przedsiębiorstwa – studium przypadku wdrożenia planowania personelu

 

3. Prognozowanie zapotrzebowania na siłę roboczą

W obliczu obecnej sytuacji ważne jest, aby zadać sobie pytanie, jak zmienią się potrzeby moich pracowników w nadchodzących tygodniach, miesiącach i latach?

Jeśli potrafisz dokładnie odpowiedzieć na to pytanie, możesz zaoszczędzić prawdziwą fortunę na wydatkach pracowników i upewnić się, że Twoja organizacja ma wystarczającą liczbę pracowników, aby utrzymać produktywność i zadowolenie klientów.

U podstaw skutecznego planowania personelu leżą procesy oparte na sterownikach. Te czynniki powinny być unikalne dla Twojej firmy, ponieważ celem jest identyfikacja czynników wpływających na jakość, które łączą personel z wynikami biznesowymi.

Na przykład centra obsługi telefonicznej mogą wykorzystywać odebrane połączenia, magazyny mogą korzystać z rozładowanych ciężarówek, a profesjonalne firmy usługowe mogą wykorzystywać godziny rozliczane jako sterowniki personelu.

A ponieważ wiele organizacji dostosowało się do biur zdalnych i wirtualnych, proces ten najlepiej ułatwiają narzędzia oparte na chmurze, które umożliwiają firmom konfigurowanie przepływów pracy i współpracę w czasie rzeczywistym na jednej platformie.

 

4. Przeprowadź analizę GAP siły roboczej

Plan zatrudnienia nie zawsze musi obejmować zatrudnianie, szczególnie w przypadku firm, które są głęboko dotknięte pandemią. Celem jest umieszczenie właściwych ludzi na właściwych stanowiskach we właściwym czasie. Często wiąże się to z przeniesieniem, przekwalifikowaniem, redukcją zatrudnienia i outsourcingiem.

Analiza GAP pomoże Ci obliczyć deficyt zatrudnienia w określonych momentach. W burzliwych czasach, takich jak obecne, analiza GAP może pomóc Twojemu działowi finansowemu w wydawaniu rekomendacji personalnych w przypadku zmiany warunków ekonomicznych, rynkowych i zatrudnienia.

Zobacz jak nasz klient poradził sobie z planowaniem personelu w firmie – opis wdrożenia

 

5. Uruchom scenariusze planowania siły roboczej

Ściśle powiązany z analizą GAP jest proces uruchamiania scenariuszy planowania siły roboczej. Ze wszystkich najlepszych praktyk w zakresie planowania personelu planowanie scenariuszy jest prawdopodobnie najbardziej krytyczne w czasach zmian i wstrząsów.

Niektóre zmienne, które należy wziąć pod uwagę podczas przygotowywania analizy scenariusza personalnego , to:

  • Stosunek pracowników wykonawców i pracowników zewnętrznych do pracowników wewnętrznych
  • Stosunek pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze godzin
  • Przenoszenie, otwieranie i zamykanie operacji
  • Zwiększa się strategia płacowa i zasługi
  • Reorganizacje, promocje i transfery boczne
  • Zmiana produktywności, czasu rozruchu i wskaźników wydajności

Celem planowania personelu nie jest znalezienie optymalnej kombinacji siły roboczej, a raczej zrozumienie działań, które możesz podjąć, gdy pojawią się określone sytuacje, w oparciu o dobrze zorganizowany model.

Oprogramowanie CPM najlepiej nadaje się do analizy scenariuszy, ponieważ przyspiesza planowanie, łącząc:

  • Ludzie – stwórz środowisko współpracy, określając, włączając i wzmacniając kluczowe role w firmie.
  • Proces – najlepszą praktyką jest mapowanie cyklu planowania i regularne ustalanie punktów kontaktowych do dalszych działań. Pomocne jest również użycie narzędzia, które może pomóc w prowadzeniu procesów przez przepływy pracy.
  • Technologia – Twoja technologia powinna być zintegrowana ze wszystkimi systemami biznesowymi i zapewniać jeden widok danych. To specjalnie zbudowane narzędzie powinno łączyć ludzi i procesy, aby ułatwić procesy budżetowania, planowania i prognozowania, a także zapewniać wgląd w zainteresowane strony.

Ujednolicenie ludzi, procesów i technologii może również zmniejszyć ryzyko organizacyjne, które często jest problemem w arkuszach kalkulacyjnych. I chociaż błędy programu Excel nie zawsze są powodem do niepokoju, szybkie planowanie scenariuszy może je potęgować, wpływając na wyniki i podejmowane na ich podstawie decyzje.

 

6. Pamiętaj o czynniku ludzkim w planowaniu siły roboczej

Teraz, bardziej niż kiedykolwiek, musimy wziąć pod uwagę czynnik ludzki w planowaniu personelu – ludzie chcą pracować dla firmy, która się o nich troszczy. W tej chwili Twoi pracownicy robią wszystko, co w ich mocy, aby dostosować się i rozwijać w zmieniających się i stresujących okolicznościach.

Zrozumienie motywacji pracowników i stworzenie planu kadrowego, który równoważy potrzeby organizacji z potrzebami pracowników, zwiększy morale, zmotywuje twoją siłę roboczą i zwiększy satysfakcję klientów.

Wniosek

Niezależnie od wielkości firmy planowanie personelu powinno być kluczowym elementem ogólnego procesu planowania w firmie. Pomoże Twojej organizacji uzyskać przewagę nad konkurencją, zwiększyć przejrzystość prognoz i lepiej dopasować wymagania dotyczące kapitału ludzkiego do celów biznesowych.

Podczas kryzysu związanego z COVID-19 firmy, które wykorzystują oprogramowanie CPM, będą lepiej przygotowane do znalezienia optymalnej strategii personalnej, która pozwoli im wspierać swoich pracowników, a jednocześnie priorytetowo traktować kondycję swojej firmy.

solemis groupSolemis Group

Twoja firma nieustannie się zmienia, więc narzędzia Twojej firmy powinny zmieniać się razem z nią. Oferujemy wsparcie dla przedsiębiorstw, pomagamy poprawić rentowność i minimalizować ryzyko utraty czasu na powtarzalne zadanie, na których cierpi rozwój. Współpracujemy z dostawcami rozwiązań do budżetowania i nowoczesnego controllingu oraz Business Intelligence, czyli szeroko rozumianych analiz i raportowania. Jesteśmy ekspertem w dziedzinie zarządzania efektywnością i rentownością przedsiębiorstw. Pozwól swojej                                                           firmie na rozwinięcie skrzydeł i zaskocz konkurencję już dziś.

 

Zobacz wszystkie artykuły