Planowanie poprzez niepewność biznesową to kolejna ścieżka do osiągnięcia sukcesu

Oprogramowanie do planowania i analizy finansowej (FP&A) to kategoria aplikacji biznesowych (B2B) uznawana przez większość analityków.

Ta kategoria oprogramowania umożliwia firmom wykraczanie poza ograniczenia arkuszy kalkulacyjnych, łatwiejsze i oparte na współpracy planowanie finansowe, raportowanie i analizy. Jest również nazywany oprogramowaniem do zarządzania wydajnością przedsiębiorstwa (CPM), zarządzania wydajnością przedsiębiorstwa (EPM) lub oprogramowaniem do zarządzania wydajnością biznesową (BPM), w zależności od dostawcy.

Jak zmieniło się planowanie ?

Nie tak dawno głównym (a często jedynym) działaniem planistycznym podejmowanym przez firmę było przygotowanie rocznego budżetu. Budżetowanie było formalnym procesem zarządzanym przez dział finansowy, w wyniku którego powstał plan na poziomie szczegółowości księgi głównej. Zespół finansowy przedstawiał budżet zarządowi lub wyższej kadrze kierowniczej do zatwierdzenia, a w wielu firmach był upoważniony do dokonywania wydatków. Gdyby wydatek był w budżecie, menedżerowie zakładaliby, że mogą wydać pieniądze.

Roczny budżet był również powiązany z wynagrodzeniami, a premie były zwykle oparte na osiągnięciu celów dochodowych. Aby to zrobić, należało obliczyć wariancje – osiągnięcie 120% budżetu dałoby większą premię niż osiągnięcie 110%.

W tym sposobie prowadzenia biznesu, proces planowania jest stosunkowo nieistotny. Przygotowanie budżetu to proces roczny, w którym biorą udział głównie finansiści. Osoby spoza finansów są bardziej zaniepokojone zmiennym wynagrodzeniem i możliwością zatrudnienia większej liczby pracowników.

Ale teraz zmienia się sposób, w jaki firmy planują. Planują bardziej szczegółowo z różnych powodów:

1. Nowoczesne systemy ERP pozwalają na bardziej szczegółowe lub „granularne” dane w księdze głównej. Transakcje finansowe można przypisać do wielu różnych podmiotów raportujących, takich jak dział, projekt, produkt itp.
2. Ziarnistość może również rozciągać się w czasie. Zamiast planować tylko raz w roku, większość firm chce przygotowywać prognozy co kwartał, co miesiąc lub (w przypadku prognoz gotówkowych) co tydzień lub dzień.
3. Planowanie miesięczne zmotywowało firmy do wyjścia poza bieżący rok obrotowy i co miesiąc albo planować na pełne 12 miesięcy do przodu (prognozy kroczące), albo rozszerzać plan w połowie roku, aby objąć cały następny rok (planowanie harmonijne).
4. Raportowanie na tak szczegółowych poziomach może być bezcelowe, jeśli nie ma planu, z którym można by go porównywać. Dlatego firmy są również zmotywowane do planowania na bardziej szczegółowym poziomie – na przykład według projektu po dziale. W przypadku kosztów osobowych może to oznaczać planowanie dla poszczególnych pracowników lub na poziomie stanowiska pracy.
5. Przy bardziej szczegółowym planowaniu możliwe są bardziej znaczące odchylenia – nie tylko „ przychody firmy od początku roku wzrosły o 10% ”, ale „ tymczasowe koszty pomocy w regionie zachodnim przekraczają 15% plan ” lub „ marże operacyjne z ostatnich 12 miesięcy (TTM) ” od sześciu miesięcy rosną ”.

Firmy używają najlepszego w swojej klasie oprogramowania FP&A do planowania, raportowania i analizowania danych finansowych. W porównaniu z ręcznymi alternatywnymi arkuszami kalkulacyjnymi mogą to robić nie tylko bardziej szczegółowo, ale także częściej, dzięki czemu procesy planowania są dokładniejsze i szybsze. Oznacza to, że w „normalnych” warunkach ekonomicznych firmy czerpią duże korzyści z używania oprogramowania FP&A.

Ale nawet przy szczegółowych danych i częstym planowaniu, przewidywanie przyszłości nie jest łatwe. Specjaliści biznesowi, zwłaszcza liderzy finansowi, preferują najwyższy możliwy stopień pewności – „jeśli odniósł sukces w przeszłości, odniesie sukces w przyszłości” – ponieważ zwiększa to prawdopodobieństwo spełnienia planów i prognoz.

Radzenie sobie z niepewnością

Niepewność jest klątwą dla planistów, ponieważ zwiększa ryzyko związane z prowadzeniem firmy. Nieoczekiwane zdarzenia, takie jak spowolnienie gospodarcze, znacznie utrudniają planowanie, ale także zwiększają znaczenie zdolności reagowania na nieoczekiwane zdarzenia poprzez częstsze planowanie.

Większość ludzi zdaje sobie sprawę z krachu na Wall Street w 1929 roku, ale kto słyszał o kryzysie kredytowym z 1772 roku czy o panice z 1907 roku? W rzeczywistości spowolnienia gospodarcze nie są niczym nowym i występują regularnie.

Typowa definicja recesji to sytuacja, w której gospodarka kurczy się przez dwa lub więcej kolejnych kwartałów. Oto lista recesji w USA od lat 6 .:

 

Z grubsza 1/7  czasu, od 1960 do 2020 roku, Stany Zjednoczone tkwiły/tkwią  w jednym z dziewięciu recesji. Każda recesja trwa średnio około 12 miesięcy, ale powrót do zdrowia może zająć równie długo. Oznacza to, że skutki tego spowolnienia gospodarczego i związane z nim ożywienie mogą trwać do 1/3 czasu.

Jak więc firma może najlepiej przygotować się na wstrząsy w gospodarce? Jakie są najlepsze praktyki?

Planowanie najlepszych praktyk

W czasach zmienności rynkowej środowisko biznesowe się zmienia. Planowanie staje się dużo ważniejsze niż w „normalnych” czasach. W przypadku COVID-19 zmiana nastąpiła szybko, a oczekiwania gospodarcze wydają się zmieniać prawie co miesiąc. Każda firma będzie miała problemy, jeśli „planowanie” oznacza tylko przygotowanie rocznego budżetu.

Podczas COVID-19 klienci Prophix odnieśli korzyści z posiadania modeli finansowych swojej działalności.

Oto kilka przykładów:

Planowanie scenariuszowe – ideałem jest nie tylko jedno „najlepsze przypuszczenie”, ale badanie wielu różnych potencjalnych wyników, zarówno pozytywnych, jak i negatywnych.

Analiza wariancji – w przypadku kryzysu finansowego porównanie wielu zaplanowanych scenariuszy z tym, co dzieje się na poziomie makro, wskazuje, który scenariusz jest najbardziej prawdopodobny. Ten rodzaj analizy daje wyższej kadrze kierowniczej lepsze wyczucie tego, co się dzieje.

Częste i terminowe prognozowanie – gdy zewnętrzne warunki gospodarcze szybko się zmieniają, konieczne jest tworzenie ponownych prognoz, gdy tylko pojawią się nowe dane. Termin „terminowy” oznacza, że ​​nowa, ponowna prognoza może zostać sporządzona w ciągu kilku dni zamiast tygodni.

Prognozowanie gotówki – W trudnych czasach gotówka jest „królem”. Konieczne jest spełnienie wymagań płac i banków. Może to wymagać planowania miesięcznego, tygodniowego lub dziennego.

Planowanie personelu – COVID-19 wpłynął na koszty pracy na różne sposoby. Dla wielu firm oznaczało to zwolnienia i redukcje obowiązujących przepisów (RIF). W innych pracownicy przyjęli obniżki płac, podczas gdy niektóre firmy szybko się rozwijały i zatrudniały więcej osób. Każdy z tych skutków może spowodować nagłe i istotne zmiany kosztów pracy, w tym nie tylko wynagrodzeń, ale także podatków od wynagrodzeń i innych wydatków.

Śledzenie pomocy rządowej – podczas recesji wsparcie rządowe może przybierać różne formy i może zmieniać się niemal co miesiąc. Wsparciem mogą być na przykład pożyczki na sprzęt ochrony osobistej (ŚOI), programy ochrony listy płac lub dotacje rządowe.

Planowanie sprzedaży – niektóre firmy importują prognozy sprzedaży z oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami (CRM), aby zapewnić prognozowanie niemal w czasie rzeczywistym. Zmiany wzorców wydatków klientów wpłyną na przyszłe przychody i wskażą, gdzie zainwestować zasoby.

Nie ma jednego magicznego rozwiązania. Firmy z różnych branż muszą brać pod uwagę różne informacje. Przykłady podczas COVID-19 to:

1. Organizacje non-profit przewidują zmiany w pozyskiwaniu funduszy oraz ich wpływ na ich zdolność do realizacji programów.
2. Firmy budowlane muszą być na szczycie projektów rządowych, które mają stymulować gospodarkę i analizować, jakie korzyści mogą przynieść ich biznes.
3. Profesjonalne drużyny sportowe zaplanują, kiedy mogą ponownie zacząć grać i jaką to przybierze formę. Przychody z telewizji mogą być kontynuowane, ale wpływy z bram i koncesji mogą zniknąć.

Wszystkie te branże wykorzystują oprogramowanie FP&A do planowania, a wszystkie te przykłady obejmują kluczowe zmiany w sposobie planowania firm. Aby ich planowanie było skuteczne, musi być zwinne (tj. łatwe do zmiany) i terminowe (tj. szybkie udzielanie odpowiedzi).

Z tego powodu najlepiej zarządzane firmy mają „kulturę planowania”, w której planowanie nie jest zależne od mocno ręcznych procesów, takich jak kopiowanie i wklejanie formuł i formatów arkuszy kalkulacyjnych. Na przykład tworzenie nowego scenariusza lub prognozy to powtarzalny proces, który nie powinien wymagać czasochłonnego ręcznego wprowadzania danych. Dzięki odpowiednim narzędziom specjaliści finansowi mogą poświęcić więcej czasu na dodawanie wartości organizacji poprzez zrozumienie, jak działa firma.

Narzędzia wspierające kulturę planowania są dostępne w rozwiązaniach oprogramowania FP&A, takich jak Prophix. Najlepsze praktyki planowania wymagają, aby proces planowania był zwinny i terminowy, a to już nie jest tylko aspiracja, ale rzeczywistość.

Niepewność gospodarcza nie jest niczym niezwykłym. Możliwość zarządzania firmą w czasach niestabilności gospodarczej wymaga sprawnego i terminowego planowania. Jednak ważne jest, aby odróżnić „planowanie” od „planu”.

Firmy nigdy nie powinny niewolniczo realizować jednego planu – jest to stary sposób planowania, w którym liczył się tylko roczny budżet. Rzeczywistość jest taka, że ​​gdy tylko plan jest sfinalizowany, staje się przestarzały.

Nie oznacza to, że planowanie jest stratą czasu. Samo planowanie zmusza ludzi do zastanowienia się nad tym, co może się wydarzyć w przyszłości, i daje wgląd w ryzyko i możliwości poruszania się po ścieżce firmy w czasach niepewności rynkowej.

Najlepiej zarządzane działy finansowe mają kulturę planowania, w której rozumieją biznes, szybko reagują na zmiany czynników zewnętrznych i pomagają kierownictwu wyższego szczebla przeprowadzić firmę przez burzliwe czasy.

 

Źródło: https://blog.prophix.com/planning-through-uncertainty/