Postaw na interaktywne analizy i zwiększ efektywność prezentacji oraz spotkań

Większość z nas dobrze zna taką sytuację, jeżeli przyszło nam kiedykolwiek prowadzić spotkanie.

W prawie każdej prezentacji lub programie spotkania w dowolnej organizacji, prędzej czy później przychodzi moment, kiedy dane muszą zostać przedstawione w formie prezentacji – być może w celu udowodnienia punktu widzenia, otwarcia dyskusji lub podzielenia się stanem rzeczy.

Śmierć przez PowerPoint (z martwymi danymi)

W wielu prezentacjach lub spotkaniach będą to bardzo różnego rodzaju wskaźniki KPI prezentowane w slajdach PowerPoint. Mogą być kopiowane / wklejane / eksportowane z narzędzia Business Intelligence, ale nie są już połączone z bazą danych.

Może to być zaletą dla prowadzącego spotkanie, który dzięki temu może swobodnie kontrolować przepływ informacji i przede wszystkim niweluje to u niego element zaskoczenia dzięki komunikacji jednokierunkowej.

Jednak wady są bardzo łatwe do zidentyfikowania:

• Nawet najbardziej podstawowe pytania uzupełniające będą niemożliwe do odpowiedzi – nie można w żaden sposób drążyć, filtrować ani sortować danych.
• Jeśli chcesz przedstawić więcej liczb – a może nawet użyć ich do opowiedzenia historii z danymi – będziesz musiał stworzyć wiele slajdów, które szybko staną się niemożliwe do zarządzania. Sekwencyjny charakter programu PowerPoint stanie się uciążliwy.
• Wszelkie opinie lub pytania „zrujnują Twój program” i spowodują, że będziesz w kółko prezentował te same dane, na dokładnie tych samych slajdach.

Opuść strefę komfortu i zacznij żyć

W zależności od celu prezentacji lub spotkania warto opuścić strefę komfortu i skorzystać z narzędzi analitycznych bezpośrednio w pokoju konferencyjnym lub podczas prezentacji.

Jakie korzyści możesz dzięki temu osiągnąć ?

1. Przy korzystaniu z analityki „na żywo”, każdy ma poczucie, że podróżuje z Tobą, dzięki czemu budujesz większe skupienie i zaciekawienie odbiorców. Uczestnicy widzą, że dane zmieniają się podczas filtrowania, sortowania i drążenia bezpośrednio na ich oczach za pomocą TARGIT Anywhere Webclient.
2. Pozwoli to również pokazać więcej danych na poparcie Twoim założeń, bez męczenia wszystkich niekończącymi się slajdami – stajesz się bardziej wiarygodny, bo uczestnicy zdają sobie sprawę, że w każdej chwili po zadanym pytaniu możesz pokazać im więcej.
3. Nawiasem mówiąc, po rezygnacji z programu PowerPoint nie jesteś już przywiązany do sekwencyjnego podejścia. Jeśli przedstawione liczby istnieją na więcej niż jednym pulpicie nawigacyjnym, pulpity nawigacyjne powinny zostać powiązane za pomocą wbudowanej funkcji menu TARGIT. Pozwala to ponownie odwiedzić, dowolną pożądaną część w dowolnej sekwencji. Co to oznacza ? Więcej swobody i więcej miejsca na opinie.
4. Jeśli Twoim ideałem jest kultura oparta na danych, a Ty możesz ustanowić standard i zainspirować wszystkich do podążania za Twoim przykładem, upewnij się, że Twoje pulpity nawigacyjne są dobrze skonstruowane, abyś mógł odpowiedzieć na pytania, które pojawiają się od razu: „Czy to wzrost w porównaniu do ubiegłego roku? ” „Jaki jest największy powód wzrostu kosztów?” – tego rodzaju pytania. To pozwala ustawić inny rodzaj standardu. Stajesz się Panem swojej prezentacji, a uczestnicy mają poczucie, że jesteś pewny w 100 % tego co mówisz i w każdej chwili możesz im to udowodnić, pokazując jeszcze inny obraz potwierdzający Twoje tezy.
5. Po zakończeniu prezentacji / spotkania zamiast udostępniania slajdy można udostępnić dostęp do pulpitu nawigacyjnego. Możesz nawet osadzić je w portalu firmy za pomocą funkcji TARGIT Generic Embedding i pozwolić wszystkim zanurzyć się w liczbach – lub zaprezentować je jako pokaz slajdów na płaskich panelach.

Czyli taki sposób prezentacji to same korzyści ?

Istnieje kilka pułapek, ale sprowadzają się one głównie do przejrzystości i jakości prezentowanych kokpitów.

1. Musisz sprawić, by dane były proste i łatwe do zrozumienia – szczególnie w kontaktach z szerszym gronem odbiorców, którzy mogą nie znać wszystkich wymagań i reguł biznesowych. Jest to tym bardziej ważne, jeśli zamierzasz udostępniać pulpity nawigacyjne z dostępem do drążenia i filtrowania. Udostępnianie w formie pokazu slajdów może być kompromisem, gdy wychodzisz poza wąską grupę osób z dużą ilością wspólnej wiedzy.
2. Nadal będzie limit dynamiki spotkania / prezentacji. Nie na wszystkie rodzaje pytań można odpowiedzieć na miejscu. Musisz tylko jasno powiedzieć o tym, jakie są ograniczenia. Nadal będzie to znacznie lepsze, niż „martwe” migawki danych.
3. Twój poziom przygotowania musi być wysoki. Pozostawienie bezpiecznego programu PowerPoint z wybranymi liczbami oznacza również, że dajesz możliwość wygłaszania opinii i zadawania pytań. Musisz być przygotowany, aby udzielić odpowiedzi przynajmniej na najbardziej oczywiste pytania. Dobrą wiadomością jest to, że ten rodzaj przygotowań zmusi Cię do jeszcze lepszego poziomu poznania prezentowanego tematu, a im lepiej to zrobisz, tym większą będziesz mieć pewność, że odbiorcy będą mieli poczucie, że wierzysz w to co prezentujesz.

Czy są jakieś ograniczenia co do tego, kiedy korzystać z analityki „na żywo” ?

Naszym zdaniem nie bardzo. Ale to tak jak byś zajął się wdrażaniem udanego projektu Business Intelligence – zaczynasz od najodpowiedniejszych przypadków i upewniasz się, że idziesz dobrą drogą.

W dalszej kolejności możesz rozszerzyć zakres korzystania z analityki i liczyć na to, że zainspirujesz innych do pójścia za Twoim przykładem.

Bycie firmą opartą na danych to marzenie wszystkich, ale korzystanie z analityki podczas spotkań i prezentacji będzie jednym z kamieni milowych, aby urzeczywistnić marzenie. Dlatego potrzeba wiele czasu, konsekwencji i cierpliwości, aby nauczyć wszystkich takiego podejścia.

Ale ten efekt końcowy… Warto zmierzyć się z tym kamieniem milowym, bo później będzie już tylko lepiej 🙂