Zastosowania systemów Business Intelligence (BI) stanowią, w opinii autorów, naturalny etap w rozwoju informatyki w biznesie. Dane nagromadzone w systemach ERP są kapitałem, który należy odpowiednio wykorzystać do poprawy wyników przedsiębiorstwa. Jednakże w praktyce wiele firm nie potrafi poradzić sobie ze skokiem jakościowym, którego wymagają systemy Business Intelligence (BI) w stosunku do systemów ewidencyjnych. Zarządy firm wielokrotnie, na co wskazują doświadczenia autorów, nie stosują nowoczesnych metod zarządzania, mimo że je znają w teorii. Ponadto dotychczasowe zastosowania informatyki są w wielu przypadkach intuicyjne, nie poparte głębszymi analizami oraz znajomością szczegółów technologicznych – np. struktur danych w bazie danych. Te spostrzeżenia natchnęły autorów do zdefiniowania metodyki wdrożeń systemów BI, która uporządkowałaby obszar przyszłych analiz w firmie. Problematyka wdrażania systemów BI jest rozległym tematem. Co więc kryje się pod tym zagadnieniem?
Głównym przesłaniem systemów Business Intelligence (BI) jest wspomaganie procesu podejmowania decyzji przez usprawnienie analiz, poprzedzających decyzję oraz budowanie prognoz ułatwiających podjęcie decyzji. Jak wskazują badania przeprowadzone przez Gartner Group, wdrożenie BI odwraca proporcje czasu poświęconego na zebranie i analizę danych (informacji) i czasu poświęconego na wypracowanie decyzji. W realizacji procesu decyzyjnego bez wdrożonego systemu BI na gromadzenie danych i analizy poświęcamy 70% czasu, zaś sam proces decyzyjny zajmuje tylko 30%. Po wdrożeniu systemu Business Intelligence (BI) analizy zajmują 30% czasu a na podjęcie decyzji mamy 70% czasu. (Patrz Rysunek 1).
Rysunek 1. Efekty wdrożenia systemu BI
Źródło: Badania Gartner Group, (za wewnętrznymi materiałami Solemis Group, [5])
Oczekiwanie zwiększenia komfortu procesu decyzyjnego sprawia, że firmy zaczynają zastanawiać się nad wdrożeniem systemu BI w swoje praktyki biznesowe. Jednakże, w praktyce polskiej zdecydowana większość firm i ich zarządów, nie jest świadoma problemów, które na nich czekają w trakcie wdrożenia systemów BI w ich przedsiębiorstwach. Opracowanie niniejsze powstało na podstawie obserwacji i wniosków z ponad dwudziestu wdrożeń w polskich firmach. Dlatego też, głównym celem niniejszego opracowania jest próba usystematyzowania i uogólnienia głównych problemów, na które napotykają firmy w trakcie procesu wdrożenia systemów BI. Jednocześnie aby złagodzić skalę problemów, autorzy prezentują propozycję metodyki wdrożeń systemów BI, wskazując zarazem sposoby wyeliminowania niektórych barier (np. zagadnienie rozumienia wielowymiarowych danych w analizach OLAP).
Szczegółowa analiza zgromadzonych w trakcie wdrożeń doświadczeń stanowi podstawę do pewnych uogólnień, które ustrukturalizowane i sklasyfikowane, autorzy prezentują w postaci czterech głównych grup problemów:
W każdej z głównych grup problemów wyodrębniono również problemy szczegółowe. Pełna lista zidentyfikowanych problemów prezentuje się następująco:
Zaprezentowane wnioski dotyczą doświadczeń autorów przy wdrażaniu systemów BI, ale z dużym prawdopodobieństwem można je uogólnić, przynajmniej na część, firm planujących wdrożenie systemu BI [2], [3].
Identyfikacja problemów na etapie wdrożenia zainspirowała autorów do próby zdefiniowania metodyki wdrożenia systemów BI w polskiej rzeczywistości gospodarczej.
Główne etapy metodyki wdrożeniowej:
Wyraźną słabością, zauważoną we wszystkich analizowanych firmach było niestosowanie (co nie oznacza nieznajomości) nowoczesnych metod zarządzania. Brak zdefiniowanych strategii, niezdefiniowane cele: strategiczne, taktyczne i chaos na poziomie celów operacyjnych, częste zaniedbania w opracowaniu budżetów to najczęstsze „grzechy” popełniane przez menedżerów. System Business Intelligence (BI) wprowadzony w takiej sytuacji najprawdopodobniej powiększy istniejący już chaos. Dlatego pierwszym etapem powinno być uporządkowanie sfery zarządzania przez wprowadzenie zarządzania przez cele. Procedura porządkowania została przedstawiona na Rysunku 2.
Rysunek 2 Etapy porządkowania sfery zarządzania
Źródło: Wewnętrzne materiały firmy Solemis Group [4].
Z doświadczenia możemy stwierdzić, że etap ten trwa zazwyczaj około 2 miesięcy wymagając licznych spotkań, szkoleń i ćwiczeń. Jednym z kluczowych zagadnień jest zaangażowanie w proces definiowania strategii jak największej liczby menedżerów, aby poznali obszary, za które będą odpowiadali. Jednocześnie należy powiązać ich indywidualne decyzje i działania z celami firmy. Powoduje to wzrost poczucia współodpowiedzialności za losy firmy, pozwala wyeliminować patologie w interpretacji celowości realizacji planów i budżetów. Pozytywne zakończenie tego etapu jest warunkiem przejścia do kolejnego etapu jakim jest definiowanie obszaru analitycznego (II Etap wdrożenia). Nasza propozycja w tym zakresie polega na realizacji następujących kroków (por. Rysunek 3).
Rysunek 3 Definiowanie obszarów analitycznych
Źródło: Wewnętrzne materiały firmy Solemis Group [5].
Istotą proponowanej metodyki jest jak najszybsze rozpoczęcie eksploatacji systemu Business Intelligence (BI). Wymaga to zawężenia spektrum analizowanych zagadnień do jednego obszaru, subiektywnie najważniejszego dla firmy. Próba kompleksowego wprowadzenia BI w wielu obszarach równocześnie może skończyć się nawet niepowodzeniem a na pewno przesunięciem w czasie momentu rozpoczęcia eksploatacji systemu. Rozpoczynanie wdrożenia od niewielkiego zagadnienia (obszaru) pozwala szybko rozpocząć edukację (szkolenie) użytkowników systemu co jest kolejnym etapem naszej metodologii, który realizowany jest w następujących krokach.
Wielu użytkowników, nawet wybitnych specjalistów w swojej dziedzinie, często wpada w pułapkę schematów myślowych (por. [6]). Korzystanie z tradycyjnych narzędzi informatycznych (arkusze kalkulacyjne, systemy ERP) sprawia, że postrzegają rzeczywistość przez pryzmat „płaskich”, dwuwymiarowych raportów, nie dostrzegając wielowymiarowych relacji nie tylko w świecie danych, ale również w świecie rzeczywistym. Trening na dobrze opracowanych modelach pozwala „otworzyć umysł” i postrzegać dane i rzeczywistość w innych perspektywach (widokach). Równolegle z etapem szkolenia można realizować prace związane z gromadzeniem wiedzy dotyczącej źródeł danych, niezbędnych do budowy przyszłych modeli, wynikających z celów strategicznych.
Częstym zaniedbaniem jest nie domaganie się od dostawcy systemu ERP dokumentacji bazy danych: struktura bazy danych i przepływów danych w bazie. Naturalną konsekwencją takiego stanu rzeczy są poważne utrudnienia w budowie hurtowni, ponieważ wymaga to „ręcznego” śledzenia przepływów danych, logów transakcji i zmian stanów pól danych. Oczywiście takie działanie wydłuża realizację hurtowni oraz znacząco podnosi koszty wdrożenia. Alternatywą dla „manualnych” poszukiwań są odpowiednio przygotowane zapytania do dostawcy, który zazwyczaj (choć nie zawsze, ponieważ czasami sam ma to niezbyt dokładnie udokumentowane) jest w stanie dostarczyć niezbędnych informacji.
Stosowanie zaproponowanej metodologii owocuje:
Przedstawiona metodyka będzie stosowana w nowych, planowanych wdrożeniach i ewentualnie modyfikowana i doskonalona stosownie do przyszłych wyzwań i oczekiwań użytkowników.
Morten Middelfart, CALM: Computer Aided Leadership and Management – How Computers Can Anleash. The Full Potential of Individuals and Organizations in a World of Chaos and Confusion., iUniverse Inc., Lincoln, 2005.