W swojej praktyce związanej z wdrażaniem systemów do budżetowania często spotykam się z sytuacją samozadowolenia z utworzenia budżetu rocznego i błogiego nastroju, że mając budżet roczny możemy spokojnie działać na rynku.
Budżet roczny to tylko początek
Firmy często usypiają się takim podejściem, nie rejestrując potencjalnych zagrożeń i szans, które mogą się pojawić na rynku z miesiąca na miesiąc. Wiara w budżet roczny, który zazwyczaj jest tworzony na 3 miesiące przed rozpoczęciem nowego roku, przysłania ciągłą analizę naszych działań w trakcie roku budżetowego. Budżet roczny należy bezwzględnie utworzyć, ale to tylko początek drogi.
Prognoza to radar wyłapujący zagrożenia i szanse
Jeśli budżet roczny jest początkiem, to co dalej? Odpowiedzią na to jest prognoza, czyli z miesiąca na miesiąc, stałe weryfikowanie naszych założeń budżetowych, tworząc tzw. budżety kroczące. Budżet roczny to kompas wyznaczające kierunki działań na rok. Prognoza to radar, który z miesiąca na miesiąc śledzi wykonanie i przewiduje najbliższe miesiące. Budżet roczny wyznacza kurs, miejsce dokąd chcemy iść, opracowany jest zazwyczaj raz w roku. Prognoza to ostatnie oczekiwanie, co naprawdę się wydarzy w ciągu najbliższych kilku miesięcy. Miejsce dokąd idziemy, stanowiąc swoisty radar finansowy, mający ewidentny wpływ na planowanie gotówki w firmie. Czy firmy stać na brak comiesięcznego prognozowania? Najlepsi gracze na rynku odpowiadają, że nie.
Excel skuteczną barierą dla prognozowania
Opracowanie budżetu rocznego w oparciu o najczęściej wykorzystywane narzędzie do tego celu jakim jest Excel, to swoiste wyzwanie, które wszystkim spędza sen z powiek. Od razu odzywa się „piekło arkuszy”, wprowadzając irytację i zniechęcenie. Duża pracochłonność opracowania budżetu w Excelu, stawia pytanie o sens budżetowania i prognozowania. A wracając do tego co napisane jest powyżej, można zadać sobie pytanie: To co ? Mamy to robić co miesiąc ?! To kompletny absurd i niepotrzebny koszt.
Tak, jeśli mielibyśmy to robić w oparciu o Excela. Informatyka się rozwija i przychodzi z pomocą, oferując dedykowane rozwiązania do tego skomplikowanego zagadnienia. Używając narzędzi klasy CPM (Corporate Performance Management) proces budżetowania i prognozowania staje się gładki i przyjemny. Osobom odpowiedzialnym za budżet, opracowanie prognozy miesięcznej zajmuje do 6 godz. pracy w miesiącu. Czy w związku z tym naprawdę warto nadal prowadzić ten proces w Excelu ?
