Przewodnik dla początkujących: budżetowanie i prognozowanie

W niedawnej ankiecie przeprowadzonej przez Prophix i CFO padło pytanie: „Które standardowe procesy finansowe stanowią największe wyzwanie, a które nie pozwalają Ci zasnąć w nocy?”

Odpowiedzi nie były zaskakujące – 21% respondentów wskazało prognozowanie jako jeden z najtrudniejszych procesów. Jednak dla większości firm prognozowanie i budżetowanie są krytyczną częścią planowania i analizy finansowej.

Organizacje na całym świecie budżetują od dziesięcioleci, umacniając tym samym te procesy jako fundamenty procesu finansowego. I odwrotnie, prognozowanie jest stosunkowo nowym procesem, wspieranym przez oprogramowania finansowe, takiego jak Corporate Performance Management (CPM).

Dla firm zainteresowanych poprawą swoich prognoz korzystne jest zrozumienie kluczowych różnic między budżetowaniem a prognozowaniem oraz tego, jak wykorzystać oba procesy z korzyścią dla organizacji.

Więc zacznijmy…

Co to jest budżetowanie?

Dla wielu organizacji budżet jest najważniejszą częścią ich strategii, wyznaczając drogę do tego, co chcą osiągnąć.

Educba definiuje budżet jako „szczegółowe zestawienie spodziewanych przychodów i wydatków, które określa ilościowo plany taktyczne kierownictwa, aby osiągnąć pożądany cel dla firmy w określonym czasie”.

AccountingToday przedstawia cechy budżetu w ten sposób:

• Budżet pokazuje pożądane wyniki, sytuację finansową i przepływy pieniężne
• Budżet określa okres, w którym firma ma nadzieję osiągnąć wyniki
• Budżet porównuje rzeczywiste wyniki, aby określić odchylenia od oczekiwanych wyników
• Dział finansów może podjąć działania naprawcze, aby przywrócić wyniki zgodne z budżetem
• Budżet zawiera wytyczne dotyczące dystrybucji zasobów zgodnie z długoterminową strategią firmy

Te cechy mogą przełożyć się na szersze korzyści dla Twojej firmy, w tym planowanie, rentowność i wydajność.

Budżetowanie zachęca zespół kierowniczy do siedzenia i omawiania długoterminowej wizji strategicznej firmy. To ćwiczenie jest korzystne, ponieważ zachęca kadrę kierowniczą do rozważenia konkurencyjnej i finansowej pozycji firmy ( AccountingToday ).

Budżetowanie to także okazja do zidentyfikowania najbardziej dochodowych obszarów firmy i podjęcia decyzji o tym, gdzie przeznaczyć środki w nadchodzącym roku obrotowym. Alokacja gotówki jest kluczową częścią budżetu firmy, ponieważ zmusza kierownictwo do rozważenia, czy inwestować w środki trwałe, czy w kapitał obrotowy. To tylko niektóre z korzyści wynikających z budżetowania, ale ogólnie rzecz biorąc, sporządzenie budżetu to odpowiedni czas, aby spojrzeć na biznes z dłuższej perspektywy i omówić cele strategiczne.

Jednak jednym z wyzwań związanych z budżetowaniem jest to, że budżety przedsiębiorstw mogą szybko się dezaktualizować, ponieważ często są one tworzone na początku roku podatkowego. Z tego powodu wiele firm decyduje się na tworzenie i utrzymywanie prognozy, która lepiej odzwierciedla ich finanse w czasie rzeczywistym. Poświęćmy więc chwilę, aby zrozumieć, co zawiera prognoza.

Co to jest prognozowanie?

Prognozowanie cieszy się w ostatnich latach dużym zainteresowaniem, głównie jako uzupełnienie budżetowania. Mówiąc prościej, prognozowanie szacuje przychody, które mają zostać osiągnięte w przyszłym okresie, podczas gdy budżetowanie określa ilościowo dochody, które firma chce osiągnąć.

Educba definiuje prognozę jako „oszacowanie przyszłych wyników, które określa ilościowo, dokąd zmierza firma w prognozowanym okresie”.

AccountingToday przedstawia charakterystykę prognozy:

• Prognozy są zwykle ograniczone do głównych pozycji przychodów i kosztów
• Prognozy są regularnie aktualizowane (co miesiąc lub co kwartał)
• Prognozy mogą być wykorzystywane zarówno do rozważań krótko-, jak i długoterminowych, takich jak personel, poziomy zapasów i plany produkcji
• Prognozy nie są porównywane z rzeczywistymi wynikami

Prognozowanie dla firm ma wiele zalet i korzyści.

Prognozowanie, wykonywane w regularnych odstępach czasu w ciągu roku, może pomóc firmom w dostosowaniu ich celów do zmian w firmie lub na rynku, zgodnie z pierwotnym założeniem ich budżetów. Biorąc pod uwagę różnorodność wymagań dotyczących prognoz biznesowych, istnieje coraz więcej metod prognozowania, takich jak:

• Prognozowanie kroczące, które przewiduje przyszłe wyniki firmy w ciągłym okresie na podstawie danych historycznych
• Prognozowanie dynamiczne wykorzystuje wartość poprzedniej prognozowanej wartości zmiennej zależnej do obliczenia następnej w porównaniu z prognozowaniem statycznym, które wykorzystuje rzeczywistą wartość dla każdej kolejnej prognozy
• Prognozowanie w czasie rzeczywistym to praktyka polegająca na aktualizowaniu probabilistycznych prognoz dotyczących przyszłych wydarzeń poprzez przyswajanie nowych informacji w miarę ich pojawiania się.

Różnorodność prognoz oznacza również, że firmy mogą skupić się tylko na tym, co ma znaczenie dla ich działalności, takich jak przepływy pieniężne, produkcja, sprzedaż lub finanse, i korzystać z harmonogramu odpowiedniego dla ich działalności, niezależnie od tego, czy są to dni, tygodnie, miesiące czy lata . Prognozy te można szybko dostosować, aby uwzględnić szybko zmieniające się czynniki, takie jak stopy procentowe, kursy walut, poziomy produkcji i warunki płatności.

Jednak w wielu prognozach brakuje koncentracji na długoterminowych celach strategicznych. Nieodłącznym elementem procesu budżetowania jest czas dla różnych działów, zespołów i kierownictwa, aby usiąść i przedyskutować swoją wizję firmy na kolejny rok. Bez tej strategicznej wizji pracownikom może być trudno regularnie podejmować świadome decyzje, które wspierają rozwój firmy.

Jakie są różnice?

Infografika Educby doskonale podsumowuje różnice między budżetowaniem a prognozowaniem, jak omówiono powyżej.

Krótko mówiąc, budżet odzwierciedla to, gdzie kierownictwo chce doprowadzić firmę; prognoza wskazuje, dokąd firma będzie zmierzać w przyszłości.

Bez względu na preferencje organizacji, zarówno przy budżetowaniu, jak i prognozowaniu, istnieją ogromne korzyści.

Jeśli Twój dział finansowy opiera się przede wszystkim na budżecie przy podejmowaniu decyzji, powinien on być aktualizowany częściej niż raz w roku obrotowym, tak aby dokładnie odzwierciedlał zmieniające się warunki rynkowe i cele firmy.

Jeśli prowadzisz prognozowanie, Twój zespół zarządzający powinien być dostosowany do swoich długoterminowych celów i strategicznej wizji firmy, aby każdy mógł podejmować decyzje z myślą o tym samym celu końcowym.

Niezależnie od tego, czy Twoja firma preferuje budżetowanie, czy prognozowanie, Twoje procesy są tak dobre, jak dane użyte do ich zestawienia. Organizacje korzystające z oprogramowania do zarządzania wydajnością przedsiębiorstwa (CPM) są lepiej przygotowane do automatyzacji procesów budżetowania i prognozowania. Dzięki scentralizowanym wiarygodnym danym w jednym miejscu firmy mogą zaufać budżetowi i prognozie oraz poświęcić więcej czasu na analizę wyników.