Odpowiedzi nie były zaskakujące – 21% respondentów wskazało prognozowanie jako jeden z najtrudniejszych procesów. Jednak dla większości firm prognozowanie i budżetowanie są krytyczną częścią planowania i analizy finansowej.
Organizacje na całym świecie budżetują od dziesięcioleci, umacniając tym samym te procesy jako fundamenty procesu finansowego. I odwrotnie, prognozowanie jest stosunkowo nowym procesem, wspieranym przez oprogramowania finansowe, takiego jak Corporate Performance Management (CPM).
Dla firm zainteresowanych poprawą swoich prognoz korzystne jest zrozumienie kluczowych różnic między budżetowaniem a prognozowaniem oraz tego, jak wykorzystać oba procesy z korzyścią dla organizacji.
Więc zacznijmy…
Dla wielu organizacji budżet jest najważniejszą częścią ich strategii, wyznaczając drogę do tego, co chcą osiągnąć.
Educba definiuje budżet jako „szczegółowe zestawienie spodziewanych przychodów i wydatków, które określa ilościowo plany taktyczne kierownictwa, aby osiągnąć pożądany cel dla firmy w określonym czasie”.
AccountingToday przedstawia cechy budżetu w ten sposób:
Te cechy mogą przełożyć się na szersze korzyści dla Twojej firmy, w tym planowanie, rentowność i wydajność.
Budżetowanie zachęca zespół kierowniczy do siedzenia i omawiania długoterminowej wizji strategicznej firmy. To ćwiczenie jest korzystne, ponieważ zachęca kadrę kierowniczą do rozważenia konkurencyjnej i finansowej pozycji firmy ( AccountingToday ).
Budżetowanie to także okazja do zidentyfikowania najbardziej dochodowych obszarów firmy i podjęcia decyzji o tym, gdzie przeznaczyć środki w nadchodzącym roku obrotowym. Alokacja gotówki jest kluczową częścią budżetu firmy, ponieważ zmusza kierownictwo do rozważenia, czy inwestować w środki trwałe, czy w kapitał obrotowy. To tylko niektóre z korzyści wynikających z budżetowania, ale ogólnie rzecz biorąc, sporządzenie budżetu to odpowiedni czas, aby spojrzeć na biznes z dłuższej perspektywy i omówić cele strategiczne.
Jednak jednym z wyzwań związanych z budżetowaniem jest to, że budżety przedsiębiorstw mogą szybko się dezaktualizować, ponieważ często są one tworzone na początku roku podatkowego. Z tego powodu wiele firm decyduje się na tworzenie i utrzymywanie prognozy, która lepiej odzwierciedla ich finanse w czasie rzeczywistym. Poświęćmy więc chwilę, aby zrozumieć, co zawiera prognoza.
Prognozowanie cieszy się w ostatnich latach dużym zainteresowaniem, głównie jako uzupełnienie budżetowania. Mówiąc prościej, prognozowanie szacuje przychody, które mają zostać osiągnięte w przyszłym okresie, podczas gdy budżetowanie określa ilościowo dochody, które firma chce osiągnąć.
Educba definiuje prognozę jako „oszacowanie przyszłych wyników, które określa ilościowo, dokąd zmierza firma w prognozowanym okresie”.
AccountingToday przedstawia charakterystykę prognozy:
Prognozowanie, wykonywane w regularnych odstępach czasu w ciągu roku, może pomóc firmom w dostosowaniu ich celów do zmian w firmie lub na rynku, zgodnie z pierwotnym założeniem ich budżetów. Biorąc pod uwagę różnorodność wymagań dotyczących prognoz biznesowych, istnieje coraz więcej metod prognozowania, takich jak:
Różnorodność prognoz oznacza również, że firmy mogą skupić się tylko na tym, co ma znaczenie dla ich działalności, takich jak przepływy pieniężne, produkcja, sprzedaż lub finanse, i korzystać z harmonogramu odpowiedniego dla ich działalności, niezależnie od tego, czy są to dni, tygodnie, miesiące czy lata . Prognozy te można szybko dostosować, aby uwzględnić szybko zmieniające się czynniki, takie jak stopy procentowe, kursy walut, poziomy produkcji i warunki płatności.
Jednak w wielu prognozach brakuje koncentracji na długoterminowych celach strategicznych. Nieodłącznym elementem procesu budżetowania jest czas dla różnych działów, zespołów i kierownictwa, aby usiąść i przedyskutować swoją wizję firmy na kolejny rok. Bez tej strategicznej wizji pracownikom może być trudno regularnie podejmować świadome decyzje, które wspierają rozwój firmy.
Infografika Educby doskonale podsumowuje różnice między budżetowaniem a prognozowaniem, jak omówiono powyżej.
Krótko mówiąc, budżet odzwierciedla to, gdzie kierownictwo chce doprowadzić firmę; prognoza wskazuje, dokąd firma będzie zmierzać w przyszłości.
Bez względu na preferencje organizacji, zarówno przy budżetowaniu, jak i prognozowaniu, istnieją ogromne korzyści.
Jeśli Twój dział finansowy opiera się przede wszystkim na budżecie przy podejmowaniu decyzji, powinien on być aktualizowany częściej niż raz w roku obrotowym, tak aby dokładnie odzwierciedlał zmieniające się warunki rynkowe i cele firmy.
Jeśli prowadzisz prognozowanie, Twój zespół zarządzający powinien być dostosowany do swoich długoterminowych celów i strategicznej wizji firmy, aby każdy mógł podejmować decyzje z myślą o tym samym celu końcowym.
Niezależnie od tego, czy Twoja firma preferuje budżetowanie, czy prognozowanie, Twoje procesy są tak dobre, jak dane użyte do ich zestawienia. Organizacje korzystające z oprogramowania do zarządzania wydajnością przedsiębiorstwa (CPM) są lepiej przygotowane do automatyzacji procesów budżetowania i prognozowania. Dzięki scentralizowanym wiarygodnym danym w jednym miejscu firmy mogą zaufać budżetowi i prognozie oraz poświęcić więcej czasu na analizę wyników.
Solemis GroupTwoja firma nieustannie się zmienia, więc narzędzia Twojej firmy powinny zmieniać się razem z nią. Oferujemy wsparcie dla przedsiębiorstw, pomagamy poprawić rentowność i minimalizować ryzyko utraty czasu na powtarzalne zadanie, na których cierpi rozwój. Współpracujemy z dostawcami rozwiązań do budżetowania i nowoczesnego controllingu oraz Business Intelligence, czyli szeroko rozumianych analiz i raportowania. Jesteśmy ekspertem w dziedzinie zarządzania efektywnością i rentownością przedsiębiorstw. Pozwól swojej firmie na rozwinięcie skrzydeł i zaskocz konkurencję już dziś.