Przygotuj się do KSeF – kluczowe informacje i praktyczne wskazówki

Autor

Andrzej Siwienki

Spis treści

W dzisiejszym świecie, w którym technologia odgrywa kluczową rolę we wszystkich dziedzinach życia, nie jesteśmy zaskoczeni, że także obszar rozliczeń finansowych przechodzi cyfrową rewolucję. W ostatnim czasie, ukazała się informacja o obowiązku rozliczeń faktur do KSEF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. Dziś przybliżymy czym jest KSEF, jakie wyzwania stawia przed organizacjami oraz w jaki sposób przygotować się do procesu, aby przejść przez proces bez stresu. 

Czym jest KSEF? 

KSEF, czyli Krajowy System e-Faktur, to inicjatywa wprowadzona w Polsce w celu zautomatyzowania i usprawnienia procesu wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych. Jest to odpowiedź na rosnące zapotrzebowanie na coraz bardziej efektywne i przyjazne środowisku rozwiązania w dziedzinie finansów. Aby zrozumieć, jak działa Krajowy System e-Faktur, ważne jest zrozumienie momentu, w którym faktura staje się oficjalnym dokumentem. Ten proces ma miejsce dopiero po przypisaniu numeru identyfikacyjnego KSeF ID oraz przetworzeniu faktury w centralnym rejestrze. W momencie otrzymania tego numeru możemy uznać, że faktura została formalnie wystawiona.

 „Zgodnie z założeniami obowiązek e-fakturowania co do zasady wejdzie w życie 1 lipca 2024 r. Dla małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe od 1 stycznia 2025 r.”

Wysyłka faktury do KSeFu będzie wykonywana w następujących krokach:

  • inicjacja sesji w kontekście podmiotu,
  • wysyłka faktury XML,
  • weryfikacja pliku i nadanie unikalnego KSeF ID,
  • zakończenie sesji,
  • Urzędowe Poświadczenie Odbioru dla zakończonej sesji,
  • uaktualnienie KSeF ID w księgach.

Jakie wyzwania pojawiły się w związku z wprowadzeniem KSEF?

1. Adaptacja Technologiczna 

Wymagane jest dostosowanie do nowego systemu technologicznego. Firmy muszą zainwestować w odpowiednie oprogramowanie i przeszkolić personel w zakresie korzystania z tej platformy. 

2. Zgodność z Przepisami Prawa 

Organizacje muszą dokładnie przestrzegać przepisów i regulacji związanych z fakturami elektronicznymi, aby uniknąć konsekwencji prawnych i podatkowych. 

3. Szkolenie Personelu 

Szkolenie pracowników w zakresie obsługi KSEF jest kluczowe, aby zapewnić prawidłowy proces rozliczeń i uniknąć błędów. Istotne jest także, aby posiadać odpowiednie narzędzia automatyzacji do realizacji tego procesu. 

4. Bezpieczeństwo Danych 

Wprowadzenie faktur elektronicznych wiąże się z koniecznością zabezpieczenia danych przed potencjalnymi zagrożeniami związanymi z cyberprzestępczością. W związku z elektronicznym obiegiem faktur, należy odpowiednio zabezpieczyć dane. 

Jeśli zastanawiasz się, jak przygotować swoją firmę do KSEF, to jednym z kluczowych kroków może być posiadanie rozwiązań, takich jak  Microsoft 365 Business Central. Wdrożenie do codziennych zadań przesyłania dokumentów elektronicznie może być zadaniem wymagającym czasu i zaangażowania, ale posiadanie już skompletowanego i zintegrowanego systemu ERP pomoże uniknąć stresu i zaoszczędzić cenny czas. 

Mimo istniejących wyzwań, istnieją także zalety KSEF 

1. Oszczędność Czasu i Pieniędzy 

Dzięki KSEF proces wystawiania i przesyłania faktur staje się znacznie bardziej efektywny, co pozwala oszczędzić czas i koszty związane z tradycyjnymi fakturami papierowymi. 

2. Ekologia 

Korzystanie z faktur elektronicznych pomaga w redukcji zużycia papieru i ma pozytywny wpływ na środowisko naturalne. 

3. Automatyzacja Procesów 

KSEF umożliwia automatyzację wielu procesów związanych z rozliczeniami, co prowadzi do większej precyzji i mniejszej ilości błędów ręcznych. 

4. Zwiększenie Efektywności 

Dzięki KSEF organizacje mogą skoncentrować się na bardziej strategicznych aspektach działalności, zamiast tracić czas na ręczne przetwarzanie faktur. 

Jak przygotować się do tych zmian ? 

KSEF to inicjatywa, która wnosi rewolucję do obszaru rozliczeń. Pomimo pewnych wyzwań, które niesie ze sobą wprowadzenie tego systemu, korzyści, takie jak oszczędność czasu i pieniędzy, automatyzacja procesów oraz pozytywny wpływ na środowisko, sprawiają, że jest to krok w kierunku bardziej cyfrowej i efektywnej przyszłości biznesu. Dlatego z wyprzedzeniem warto zastanowić się nad wdrożeniem lub rozwojem rozwiązania wykorzystywanego do elektronicznego przetwarzania faktur. Jednym z takich rozwiązań jest Microsoft 365 Business Central, który jest dostosowany do aktualnych wymagań związanych z KSEF. Decydując się na wdrożenie tego rozwiązania zyskasz pewność, że realizowane procesy będą odbywały się efektywnie, zgodnie z regulacjami prawnymi oraz wymogami bezpieczeństwa. Wdrożenie to nie jedyna możliwość, być może posiadasz już rozwiązanie i potrzebujesz je zaktualizować. W tym obszarze możesz również uzyskać nasze wsparcie. Od niemal 40 lat wspieramy organizacje w wykorzystywaniu najnowocześniejszych rozwiązań usprawniających i automatyzujących procesy finansowe. Napisz do nas i dowiedz się jak możemy wesprzeć Cię w tym procesie.

Andrzej Siwienki Dyrektor Działu ERP

Andrzej Siwienki

Dyrektor Wdrożeń ERP
W Solemis Group pełni rolę Dyrektora Zespołu ERP. Doświadczony inżynier systemów ERP oraz BI z udokumentowaną historią pracy w branży technologii informatycznych i usług. W firmie Solemis pracuje od 20...