Zarządzanie Wydajnością Przedsiębiorstw (CPM) to pojęcie złożone z trzech głównych koncepcji: Zrównoważonych Kart Wyników (BSC), Business Intelligence (BI) i Planowania Zasobów Przedsiębiorstwa. W artykule tym omawiamy kolejno te trzy koncepcje i badamy, jak organizacje mogą wykorzystać system PROPHIX, aby spełniać wymagania CPM.
Co to takiego Karty Wyników?
Karty Wyników to po prostu metoda kontroli stanu firmy. Koncepcja Zrównoważonych Kart Wyników gwarantuje, że przy przeglądaniu całościowych wyników firmy uwzględnia się wskaźniki inne, niż tradycyjne wskaźniki finansowe. Bez wątpienia najważniejszym elementem KW jest określenie które Kluczowe Wskaźniki Wydajności (KPI – Key Performance Indicators) będą badane dla danej firmy. Niezwykle istotne jest także, by owe KPI były mierzalne i właściwie wybrane dla wszystkich poziomów danej organizacji.
Elastyczność Menadżera Kont Budżetowych PROPHIX
Możliwość przechowywania w module Menadżer Kont Budżetowych kont zarówno finansowych, jak i niefinansowych, pozwala na przechowywanie w jednej centralnej bazie wszystkich KPI z Karty Wyników.
Aby prowadzić działalność skutecznie i w oparciu o dogłębne zrozumienie, firmy nie powinny polegać wyłącznie na tak zwanych „twardych” wynikach finansowych lub typowych współczynnikach finansowych. Obecnie większość organizacji korzysta z kombinacji tradycyjnych wskaźników, ze wskaźnikami „miękkimi”, co pomaga w analizie i proaktywnej reakcji na zmieniającą się sytuację rynkową. Możliwość monitorowania i wykorzystywania wszystkich tych wskaźników w sprawozdawczości w obrębie jednego systemu jest pierwszym krokiem do skutecznego wykorzystania organizacyjnych Kart Wyników.
Możliwość importu danych z wielu źródeł
Najważniejszym elementem dotyczącym Kart Wyników jest zidentyfikowanie ograniczonej liczby wskaźników znaczących i właściwych dla danej organizacji. Organizacja musi też dbać o to, by wybrane przez nią KPI były mierzalne. Aż nazbyt często porzuca się Karty Wyników tylko z tego powodu, że śledzenie i mierzenie wybranych nośników osiągnięć jest zbyt czasochłonne i skomplikowane, by rzeczywiście dostarczyć na czas odpowiednich danych.
Dane dla KPI będą się najprawdopodobniej znajdować w kilku różnych systemach źródłowych, od arkuszy kalkulacyjnych i baz danych, po systemy ERP. Elastyczność narzędzia Kreator Importu w systemie PROPHIX pozwala na import danych bezpośrednio z wielu zróżnicowanych źródeł.
Sprawozdawczość
Gdy organizacja rozpozna już kluczowe wskaźniki wydajności i określi sposób ich bieżącego pomiaru, będzie chciała rozwinąć sprawozdawczość opartą o kartę wyników, aby kontrolować wydajność i ułatwić komunikację wewnętrzną.
Elastyczność OLAP pozwala firmom uzupełniać własne, zróżnicowane metody sprawozdawcze o kompletne karty wyników ze wskaźnikami zarówno finansowymi, jak i niefinansowymi.
Co to takiego BI w kontekście Zarządzania Wydajnością Przedsiębiorstw (CPM)?
BI to umiejętność wykorzystywania danych z szerokiego wachlarza systemów przechowujących te dane. BI pozwala organizacjom zorientować się, w którą stronę zmierza firma, co źle działa i, co najważniejsze, dlaczego źle działa. BI oferuje większą jasność i ulepszoną interpretację dawnych wyników, z których zarząd morze skorzystać, aby podejmować świadome decyzje, konieczne działania naprawcze i rozwijać najważniejsze wskaźniki przyszłych działań.
Jaki jest związek BI z systemem PROPHIX?
Badanie przeprowadzone przez grupę konsultingową IDC wskazuje, że średni pięcioletni ROI (zwrot z inwestycji), opartych o inicjatywy BI wyniósł całych 317 procent. Niech dane te będą wskazówką, na jakim poziomie może uplasować się potencjalny zwrot, związany z wykorzystaniem narzędzi BI, które system PROPHIX daje do dyspozycji użytkownika.
Import danych z wielu różnych źródeł
Wiele organizacji jest w posiadaniu prawdziwych skarbów w postaci nieopracowanych danych transakcyjnych, pochodzących z takich systemów jak Księga Główna, Płace, Sprzedaż, czy innych modułów systemów ERP. Bogactwo danych gromadzonych w tych systemach mogłoby potencjalnie stanowić źródło wartościowych informacji, gdyby można je było scalić, poddać obróbce, obejrzeć i zinterpretować w ramach jednej platformy. PROPHIX, dzięki elastycznym strukturom przestrzennym i funkcjom importowym może scalić dane pochodzące z rozmaitych źródeł w jednym module analitycznym. Nawet typowe komplikacje, takie jak stosowanie różnych schematów kodowania, nie stanowią problemu dzięki zastosowanym w systemie PROPHIX tabelom mapowania importu.
Możliwość przechowywania i analizowania danych planowych i ich realizacji
Kluczowym elementem BI jest korzystanie z historycznych doświadczeń, aby zrozumieć, jak należy prowadzić interesy. System PROPHIX nie tylko oferuje miejsce, w którym mogą koegzystować zarówno dane planowane w budżecie, jak dane na temat realizacji budżetu, ale także ułatwia porównanie danych, a to dzięki narzędziom takim jak: graficzne przedstawianie danych porównujących plan i jego realizację, Delta Analysis i Time Spreading (Rozkład Czasu). Narzędzie do tworzenia raportów PROPHIX OLAP działa tu na zasadzie tworzenia raportów komparatywnych i opartych na analizie różnic. Wystarczy jedno kliknięcie i interfejs wyposażony w funkcję „przenoszenie przy pomocy przeciągania” pozwala dosłownie wywrócić dane na lewą stronę i oglądać pod dowolnym kątem.
Możliwość przechowywania i analizy danych finansowych i niefinansowych
BI wymaga, aby organizacje analizowały dane w rozlicznych formatach. Moduł Menadżer Kont Budżetowych pozwala użytkownikowi na przechowywanie i śledzenie zarówno wskaźników finansowych, jak i niefinansowych, co wspomaga tworzenie i analizowanie bardziej szczegółowych budżetów i prognoz. Kalkulacja kluczowych wskaźników rentowności, takich jak: przychód na głowę, rotacja zapasów lub średnia liczba jednostek sprzedanych na klienta jest łatwa do przeprowadzenia i włączenia do standardowych raportów finansowych.
Możliwość tworzenia alokacji
Moduł Menedżer Procesów daje możliwość napisania procedur alokacyjnych, które pozwalają wykorzystać wbudowaną w system PROPHIX funkcję przechowywania danych z księgi głównej oraz modułów sprzedaży, produkcji i kadr/płac. Potencjalnym wynikiem może być na przykład zestaw rachunków zysków i strat przygotowanych dla poszczególnych produktów. Takie informacje są bezcenne dla menedżerów decydujących o dobraniu optymalnego zestawu oferowanych produktów.
Dzielenie się wiedzą
Najcenniejszym być może wkładem systemu PROPHIX w BI jest zdolność do ułatwiania współpracy grupowej. Pracownicy różnych działów firmy mogą dostarczać informacji wygenerowanych przez ich działy i przeglądać je w kontekście działania całej organizacji, co pomaga w podejmowaniu bardziej świadomych decyzji zarówno na poziomie działu, jak całej firmy,.
Maksymalizacja potencjału
Jeżeli PROPHIX jest aktualnie używany tylko w dziale finansowym, warto rozważyć ewentualną decentralizację jego wykorzystania. Inne działy w firmie powinny również móc z niego korzystać. Produkcja może być zainteresowana możliwością analizy wykorzystania sprzętu, dział Kadr/Płac mógłby uzyskać pełniejszą informację na temat rotacji pracowników na kluczowych stanowiskach, Marketing mógłby mieć aktualny obraz poziomów obsługi klientów, dział Sprzedaży może być zainteresowany wykorzystaniem systemu PROPHIX do prognozowania przychodów na poziomie produktu lub klienta. Wszystkie te cele można ociągnąć korzystając z jednego narzędzia – systemu PROPHIX.
Planowanie to proces polegający na rozpisaniu ogólnego planu strategicznego przedsiębiorstwa na poszczególne decyzje, działania i inicjatywy, niezbędne w jego realizacji. Łącząc w sobie tworzenie uogólnionych modeli, hierarchiczną obróbkę danych, prognozowanie sprzedaży, tworzenie budżetów i systemy wskaźników, Planowanie pozwala uzyskać realny obraz działania przedsiębiorstwa w przyszłości. Informacje te można łatwo udostępnić członkom zarządu, a także menedżerom i analitykom we wszystkich działach przedsiębiorstwa, od sprzedaży przez produkcję, badania rozwojowe, aż po administrację.
Planowanie to proces w ramach którego określane są cele, które organizacja chce osiągnąć, oraz sposoby ich realizacji. W większości średniej wielkości przedsiębiorstw w ramach tego procesu tworzy się znaczną liczbę arkuszy kalkulacyjnych, zawierających olbrzymie ilości danych, które krążą po firmie. Jak podaje „CFO Research Services” wykonane ostatnio badania wskazują, że 73% firm średniej wielkości realizuje funkcję Planowania przede wszystkim w oparciu o arkusze kalkulacyjne i procedury manualne.
Zastosowanie takich narzędzi do Planowania jak PROPHIX, pozwala w znacznym stopniu uniezależnić się od arkuszy kalkulacyjnych, co daje wkrótce wymierne korzyści.
Bez wątpienia wielu spośród użytkowników miało okazję zaobserwować te same, lub podobne korzyści po wdrożeniu i rozpoczęciu korzystania z programu PROPHIX. Zakres Planowania wykracza poza określenie przychodów i wydatków. Narzędzie, takie jak PROPHIX, może zdecentralizować i zintegrować przepływ informacji i wiedzy. Na przykład, możliwe jest wdrożenie planowania sprzedaży oraz kosztów własnych sprzedaży do poziomu produktu, klienta albo materiałów.
Bez wątpienia o tej porze roku większość użytkowników rozpoczyna albo jest już w trakcie przygotowywania budżetu rocznego. Ewoluując wraz z systemem PROPHIX jako swoim narzędziem Planowania, warto zastanowić się, jak podnieść tę ewolucję na wyższy poziom. PORPHIX jako narzędzie do Zarządzania Wydajnością Przedsiębiorstw? Firmy stosujące lub planujące stosowanie Kart Wyników i Business Intelligence, mogą ocenić, co w tym zakresie ma do zaoferowania PROPHIX.