Wszelkie analizy finansowe w systemie Prophix bazują na wbudowanej hurtowni danych. Zastosowana w niej technologia bazodanowa pozwala tworzyć obszary analityczne i pogłębiać wiedzę o procesach wewnątrzfirmowych poprzez ich obserwację z różnych perspektyw. Dzięki niej także możliwe jest także uzyskanie w ciągu kilku sekund wiedzy zarządczej od ogółu (np. wskaźników KPI) do szczegółu (podgląd pojedynczych transakcji składających się na wskaźniki ogólne). Standardowa sprawozdawczość uzupełniona jest możliwościami łatwego analizowania zawartych w raportach danych oraz dodawania komentarzy czy dodatkowych szczegółowych danych do każdej pozycji. Wszystkie te funkcje wsparte są także automatycznymi procesami wykonywanymi przez system które przyspieszają i ułatwiają pracę kontrolerom a menedżerom pozwalają uzyskiwać bardziej precyzyjne informacje.
Manager Analiz Ad hoc – podstawowe narzędzie analityczne systemu – pozwala na szybkie tworzenie rozbudowanych, wielowymiarowych analiz z dowolnych danych zawartych w systemie oraz ich przedstawienie w formie liczbowej lub graficznej. Funkcje wspierające wielowymiarowość analiz to:
Analiza DELTA – składa się z jednego ekranu zawierającego wyjściowo dwa identyczne układy wymiarów i danych (Podstawa i Porównanie). Wprowadzając zmiany do jednego z nich można obserwować ich wpływ na wynik końcowy, w porównaniu do braku tych zmian w drugim układzie. System automatycznie wylicza i przelicza na procenty odchylenia poszczególnych danych. Pozwala to na tworzenie różnych scenariuszy zmian oraz badanie ich wpływu na kondycje firmy np. plan vs realizacja w tym samym okresie czasu, plan a różne prognozy realizacji, realizacja roku poprzedniego do realizacji roku bieżącego, sprzedaż produktu A do sprzedaży produktu B itd.
Monitor KPI wspiera zarządzanie organizacji przez cele w formie graficznych wskaźników i wykresów. Ich celem ma być wsparcie menedżerów w szybkiej orientacji w bieżącej sytuacji. Wskaźniki pokazują aktualną realizację celu (cel vs realizacja) oraz pozwalają śledzić wyniki finansowe i niefinansowe (np. wielkości sprzedaży, zużycia materiałów, liczbę reklamacji itd.). Każdy ze wskaźników może być zdefiniowany dla określonych osób odpowiedzialnych za ich realizację. Poza prezentacją graficzną wskaźniki pokazuję również jego siłę lub słabość , szanse lub zagrożenia, aktualne trendy oraz automatyczny komentarz. Z poziomu wskaźnika możemy przejść do analizy wpływających na niego wartości, aż do poziomu dokumentów źródłowych. Monitor KPI umożliwia także pracę grupową i komentowanie ich realizacji przez osoby odpowiedzialne.
Dodatek „Prophix for Excel” pozwala połączyć się z modelami z Prophixa bezpośrednio z Excel’a i wykorzystać wcześniej przygotowane widoki danych lub tworzyć nowe w oparciu o systemowy mechanizm edycji układu danych. Na pobranych danych można pracować, analizować je, tworzyć na nich kalkulacje w oparciu o formuły, wykorzystując do tego narzędzia formatowania Excel. Pozwala to na zachowanie aktualnych układów raportów jeżeli użytkownicy są do nich bardzo przyzwyczajeni lub są one źródłem danych dla innych kalkulacji. Zależnie od uprawnień można również stąd przesyłać dane do modeli systemu Prophix. Pozwala to na wykorzystanie aktualnych kalkulacji w arkuszach XLS, których nie chcemy przenosić do modeli wielowymiarowych Prophix. Uprawnienia do poszczególnych operacji w tym dodatku są pochodną systemu uprawnień Prophix.
Prophix pozwala korzystać z danych wprowadzonych do systemu (automatycznie z systemów typu ERP albo ręcznie poprzez widoki danych) ale posiada także szeroki możliwości pracy z nimi i rozwoju ich wartości informacyjnej. Dzieje się tak dzięki możliwościom kalkulowania danych poprzez wprowadzanie formuł ich przetwarzania wieloma metodami. Najczęściej wybieramy je z listy zdefiniowanych formuł ale możemy tworzyć również własne.
Formuły mogą zostać stworzone na kilku poziomach:
Hierarchie wymiarów w Prophix pozwalają na łatwe poruszanie się po nich i obserwacje danych z różnych perspektyw. Jednym kliknięciem możemy np. z poziomu wyniku kwartału przejść wyżej na poziom roku czy niżej na poziom miesięcy. Inną opcją jest drążenie w poprzek, które pozwala dotrzeć do danych źródłowych danych takich jak faktury, paragony czy inne dokumenty transakcyjne. Te mechanizmy drążenia danych dostępne są nie tylko w narzędziach analitycznych (jak np. Manager Analiz Ad hoc), ale można ich używać bezpośrednio z raportów dla sprawdzenia zawartych w nich danych.
Szczegóły pozycji umożliwiają wpisywanie i przeglądanie szczegółowych danych i informacji dla poszczególnych linii np. planu sprzedaży. Dzięki temu możemy sprawdzić w każdej chwili co zawierają a jednocześnie te informacje nie zakłócają widoku raportu.
Komentarze do pozycji i poszczególnych komórek pozwalają nie tylko na wpisywanie dodatkowych informacji ale np. dodawanie załączników. Wszystkie komentarze oznaczone są datą i nazwiskiem autora. Ponadto, dostępne są zbiorcze zestawienia wszystkich komentarzy dotyczących danego widoku danych. Pozwala to na sprawną pracę grupową nad wybranym raportem z pełną informacją na temat zmian oraz opinii upoważnionych osób.
Prophix posiada wbudowaną funkcjonalność Infoflex do przetwarzania danych, łączenia danych wcześniejszych z późniejszymi oraz alokacji zasobów wg różnych kombinacji wymiarów i hierarchii. Pozwala to np. na jednoczesne prowadzenie rachunku kosztów z podziałem na MPK, produkty czy projekty i pogłębione analizy poszczególnych układów przy zachowaniu całkowitej spójności i jednoznaczności danych. Olbrzymią zaletą rozwiązania jest automatyzacja procesów alokacji – po jednorazowym zaplanowaniu rozkładu danych system przetwarza dane automatycznie bez udziału użytkownika i dostarcza do raportów lub analiz już gotowe dane zgodne z zadanymi regułami. Z drugiej strony narzędzie jest bardzo elastyczne i daje szerokie możliwości tworzenia różnych scenariuszy danych, analizowania ich i wyciągania wniosków.
Wersja to obowiązkowy wymiar każdego modelu Prophix, pozwalający na szybkie porównania i analizy różnych wersji danych np. plan, realizacja, odchylenia, prognozy itd.. Wersje mogą powstawać w oparciu o dane źródłowe lub być kalkulowane. Istnieje możliwość tworzenia nowych wersji poprzez łączenie danych z wcześniej powstałych, różnych wersji np. wersja pokazująca wynik końcowy roku na podstawie łączenia rzeczywistych danych z kolejnych miesięcy z planami na przyszłe miesiące. Alternatywne hierarchie to inny układ wymiaru, który może być dynamicznie zdefiniowany przez użytkownika bez naruszania modelu lub zmian w systemie źródłowym. Pozwala to na raportowanie danych wg układów nie przewidzianych wcześniej np. możemy w dowolnym momencie jeśli zajdzie taka potrzeba dołożyć hierarchię geograficzną oddziałów z podziałem na Północ, Centrum, Południe.
Prophix umożliwia dostęp do raportów i analiz poprzez dowolne urządzenie mobilne. Specjalny interfejs pozwala na korzystanie z Prophixa z wykorzystaniem zalet ekranów dotykowych czyli przesuwania, obracania obiektów itd. Dane mogą być analizowane i przeglądane a użytkownik ma także możliwość pracy grupowej (współdzielenie i wymiana danych, raportów itd.).
