Budżetowanie, planowanie i prognozowanie

Wprowadzenie

System do controllingu i budżetowania klasy Corporate Performance Management, jakim jest Prophix wykorzystuje informacje gromadzone w hurtowni danych. Na ich podstawie powstają modele danych (kostki OLAP) będące odpowiednikami modeli biznesowych realizowanych przez firmy.

  Dane w modelach organizowane są wg tzw. wymiarów i ich hierarchii. Dla planowania szczególnie istotny jest wymiar. Wersje pozwalający tworzyć warianty danych uwzględniające określone warunki i zapisywanie ich, jako plany, prognozy, warianty czy scenariusze. Dzięki temu po stworzeniu bazowego budżetu czy planu użytkownik może stworzyć kilka jego wariantów lub scenariuszy uwzględniających inne założenia budżetowe. Np. wariant optymistyczny, pesymistyczny, krytyczny itd.). Także dla tych planów możliwe jest tworzenie dowolnej liczby scenariuszy czy prognoz uwzględniających potencjalne wydarzenia rynkowe, zmiany prawne itd. Wszystkie te wersje system do budżetowania Prophix przechowuje w 3 głównych kategoriach: plany, realizacja i kalkulowane (wersje, w których podstawą danych są zdefiniowane kalkulacje np. odchylenia, jako różnicę między wersją plan a wersją realizacja). To, co istotne wszystkie te wersje Prophix traktuje równoważnie (chyba, że użytkownik chce inaczej) i każdą z nich aktualizuje na bieżąco w trakcie upływu czasu. Pozwala to na szybką analizę danych realizacyjnych z kilku punktów widzenia, ułatwia kontrolę odchyleń oraz prognozowanie wyników końcowych. 

Budżetowanie, planowanie

System do planowania i budżetowania Prophix uwzględnia różnorodność środowisk, w jakich funkcjonują firmy i co za tym idzie wspiera różne metody tworzenia budżetów (odgórne, oddolne, kroczące, przyrostowe itd.). Uwzględnia także różne źródła danych do nich (historyczne, tworzone na potrzeby planu, finansowe, niefinansowe itd.). Opisane poniżej zostanie kilka metod „czystych”, ale oczywiście wspierane jest również stosowanie dowolnych mieszanych metod. Np. jednoczesne planowanie oddolne i odgórne na danych historycznych i celach wynikających z założeń budżetowych itd.

Planowanie w oparciu o dane w hurtowni danych

Dostęp do danych zawartych w hurtowni odbywa się za pomocą narzędzia Analiza Ad-Hoc. Jest to specjalny interfejs umożliwiający pracę z tzw. widokami danych. Dzięki nim możliwe jest planowanie odgórne i oddolne. Planowanie odgórne w Prophix polega na wprowadzaniu danych na kontach nadrzędnych w hierarchiach wymiarów a Prophix automatycznie rozkłada te wartości zbiorcze na poszczególne konta podrzędne.

Prophix umożliwia stosowanie dwóch rozkładów tych danych (oddzielnie albo łącznie):

• Rozkład wg wymiaru – stosowany, gdy dane mają być rozłożone wg hierarchii wymiaru np. schematu organizacyjnego firmy, planu kont itd.
• Rozkład wg czasu, – gdy dane rozłożone mają być w czasie np. na kwartały, miesiące itd.

Przykładem zastosowania obu metod jest np. planowanie przychodów na linie biznesowe i czas jednocześnie. Użytkownik wpisuje kwotę zbiorczą w komórkę na najwyższym poziomie a Prophix w ciągu kilku sekund automatycznie rozdziela wartości dla poszczególnych linii produktowych i miesięcy jednocześnie.
Ponieważ cele/metody działania/organizacja użytkowników mogą być bardzo zróżnicowane powyższe rozkłady odbywać mogą się różnymi metodami tak by odzwierciedlić te specyficzne potrzeby:

• Rozkład równomierny – dzieli kwotę po równo na liczbę potomków typu liść.
• Rozkład na podstawie istniejących danych w bieżącej kombinacji elementu – Prophix dzieli dane proporcjonalnie wg wartości, które już znajdują się w wymiarze (np. plan na nowy rok z nową kwotą total, ale wg proporcji planu z roku bieżącego).
• Rozkład na podstawie wartości właściwości elementu – rozkład na podstawie pośrednich poziomów w hierarchii np. kwartałów.
• Rozkład na podstawie danych w: – najbardziej elastyczna forma rozkładu, pozwala użyć kombinacji kilku rozkładów danych z kilku wymiarów jednocześnie np. rozkład dla planu na nowy rok, ale wg wersji prognoza rozkładu realizacji bieżącej i nie od pierwszego miesiąca roku tylko np. od drugiego kwartału.

Planowanie przez korekty w oparciu o dane z hurtowni danych

Jest to inna wersja planowania przedstawionego powyżej, w której zmiany zostają wprowadzone nie poprzez wprowadzenie nowych danych ręcznie, ale poprzez korektę danych z hurtowni o zadaną wartość liczbową lub procentową w jednej lub więcej komórek. Jeśli dane korygowane są na kontach nadrzędnych Prophix proponuje metody rozkładu w dół w sposób opisany powyżej.

Jest 5 metod korygowania danych:

Stosowane we wszystkich sytuacjach

• Skoryguj o wartość – zwiększa lub zmniejsza dane o konkretną wartość bezwzględną.
• Skoryguj o procent – zmniejsza/zwiększa wartość o określony procent.

Stosowane przy zaznaczonych nie mniej niż 3 komórkach w ciągu obok siebie:

• Inflacja o procent – zwiększa wartości w kolejnych komórkach o zadany współczynnik inflacji
• Rabat o procent – zmniejsza wartości w kolejnych komórkach o zadaną wartość rabatu
• Interpolacja – wartości wpisywane są w pierwszej i ostatniej komórce ciągu a system przelicza wartości pośrednie w sposób narastający tak by wynikiem końcowy był ten w ostatniej komórce

Analiza Delta

Jest to narzędzie analityczno-planistyczne, w którym na jednym ekranie znajdują się dwa układy danych „Podstawa planowania” i „Porównanie”. System pozwala na edycję w jednym z tych układów (Podstawa planowania) i odniesienie wyników tych zmian do drugiego układu (Porównanie). Podstawą tego porównania są okresy czasu, które mogą być równe. (np. porównanie dwóch wersji planu) lub różne (np. tworzenie planów przyszłego roku w oparciu o dane z wykonania roku bieżącego lub lat poprzednich).

Wprowadzane danych w Analizie Delta może odbywać się zarówno metodą oddolną (ręcznie w pola najniższe w hierarchii wymiaru) lub odgórną z użyciem rozkładów opisanych powyżej w Analizie Ad-Hoc.  W tej drugiej opcji Analiza posiada dodatkową funkcję blokowania niektórych pól przed wprowadzeniem do nich danych zgodnych z rozkładem. Pozwala to na planowanie wyjątków bez mozolnego przeliczania ich wpływu na wynik końcowy (np. wyłączenie konkretnego miesiąca/produktu itd. z planów obniżek/podwyżek). Każda różnica pomiędzy układami danych jest automatycznie przeliczana wartościowo i procentowo i w takie dwa sposoby może też być wprowadzana.

Planowanie oddolne

Odbywa się poprzez wprowadzenie danych na najniższym poziomie organizacyjnym (tzw. potomkowie typu liść) a Prophix automatycznie agreguje wartości na wyższych poziomach wg zadanych wzorów. Wprowadzanie w tym wypadku odbywać może się także na kilka sposobów:

Planowanie w oparciu o zaprojektowane Szablony Raportów.

Administrator projektuje taki szablon zgodnie z potrzebami a następnie dystrybuuje go do osób, które go wypełniają. Istnieją dwie opcje takiego działania:
– wprowadzanie danych online poprzez Prophix – szablon zostaje wysłany do odpowiednich użytkowników w ramach przydzielonych im zadań systemu workflow, użytkownicy logują się do systemu i wypełniają szablon, po czym przekazują dalej zgodnie z obiegiem dokumentów
– wprowadzanie danych offline poprzez pliki Excel – rozwiązanie pozwalające włączyć do procesu planowania dowolne osoby w firmie. Administrator po stworzeniu szablonu zapisuje go w formacie Excel i później za pomocą Menedżera Procesów rozsyła go za pomocą poczty elektronicznej do wybranej grupy odbiorców lub podobnie jak powyżej załącza plik Excel do zadania w systemie workflow. W obu wypadkach plik Excel po wypełnieniu i przesłaniu do administratora planu zostaje przez niego zapisany w specjalnym katalogu. Prophix automatycznie rozpoznaje szablon dokumentu i importuje dane z niego bezpośrednio do hurtowni.

Planowanie oddolne poprzez widoki danych w Analizie Ad-hoc.

Metoda ta była opisana powyżej z tym, że w tym wypadku dane wprowadzane są na najniższych polach w hierarchii wymiarów. Metody agregacji danych, jakie określone zostały w modelu danych pozwalają od razu w Analizie zobaczyć wyniki planowania dla wyższych poziomach organizacyjnych.

Planowanie poprzez dodatek Prophix for Excel.

Darmowy dodatek do Excel umożliwiający połączenie z bazą danych Prophix z poziomu Excela oraz pracę z tymi danymi online i offline. Po połączeniu dodatek pozwala otwierać widoki danych (podobnie jak w Analizie Ad-Hoc) oraz pracować z danymi na poziomie liść (najniższy poziom w hierarchii). Dodatek pozwala stosować dowolne kalkulacje i formuły Excel. Wszelkie zmiany wprowadzone w Excelu zostają bezpośrednio zapisane w bazie danych Prophix.

Planowanie szczegółowe

Jest to specjalny moduł Prophix wspierający bardzo szczegółowe planowanie środków trwałych i/lub personelu. Jest szczególnie przydatny, gdy występuje przynajmniej jedna z okoliczności.

• Liczba tych obiektów jest bardzo duża i szybko rotuje.
• Dla wyniku firmy jest szczególnie istotne precyzyjna kontrola kosztów na szczegółowym poziomie.
• Firma ma łatwy dostęp do wszystkich potrzebnych danych.
• Istnieje bardzo duże zróżnicowanie metod wyliczania kosztów dla poszczególnych obiektów. (np. ze względów formalno-prawnych typu różne formy zatrudnienia pracowników i wyliczania ich wynagrodzenia albo np. ze względu na potrzebę alokowania kosztów pracowników na różne produkty wg różnych metod).

Typowymi przykładami sytuacji, w których Planowanie Szczegółowe jest nieodzowne to np. firma budowlana czy produkcyjna zatrudniająca tysiące pracowników, którzy za pomocą wielu różnych środków trwałych wykonują jednocześnie prace przy kilkunastu projektach budowlanych, których cena jest ustalona ostatecznie i nie może ulec zmianie (np. wynika z przetargu).  W takim przypadku znaczenie szczegółowej kontroli kosztów może zadecydować o rentowności projektu czy firmy. 
Od strony technicznej Moduł Planowania Szczegółowego składa się z list obiektów zawierających oprócz nazw szereg atrybutów służących planowaniu. Są to (forma umowy, daty zaangażowania lub rezygnacji, sposób rozliczania typu godzina, dniówka) oraz listy łączących ich kalkulacji. Administrator Planu definiuje te listy a Prophix przelicza wyniki i umieszcza je w specjalnym modelu planistyczno-analitycznym. Model ten wyposażony jest w specjalny wymiar Scenariusz (odpowiednik wymiaru Wersje w normalnych modelach), w którym tworzyć można nieskończoną liczbę scenariuszy planu uwzględniających różne założenia budżetowe. Model pozwala także automatyzować wszelkie zmiany w atrybutach obiektów (np. awanse, zmiany umów, zmiany systemu premiowego itd.). Dzięki czemu daje możliwość ustalania dla nich harmonogramów wdrożenia i późniejsze ich uruchomienie bez konieczności interwencji użytkowników. 

Prognozowanie, scenariusze co-jeśli (what-if)

Przedstawione powyżej możliwości planowania pozwalają także na tworzenie analiz, prognoz i scenariuszy wpływu poszczególnych zmian na wyniki firmy.

Dzięki rozkładom danych w ciągu kilku minut można stworzyć skomplikowane scenariusze poszczególnych wydarzeń i ich wpływu na wyniki firmowe na różnym poziomie. Np. jak podwyżka wynagrodzeń o 15% w dziale produkcji wpłynie na RZiS, ale także jak wpłynie na rentowność poszczególnych produktów czy projektów.

Wersjonowanie danych a szczególnie możliwość kalkulowania i porównywania danych z różnych wersji upraszczają prace i skracają czas tworzenia prognoz śródrocznych. Możliwe jest, bowiem stworzenie wersji danych łączącej wyniki z miesięcy, dla których są dostępne dane realizacyjne z danymi z przyjętego planu rocznego. Np. w prognozie po pierwszym kwartale wyniki uwzględniają realizację w miesiącach styczeń-marzec z danymi z budżetu rocznego dla miesięcy kwiecień-grudzień. Oczywiście wersja ta kalkuluje wyniki w całej kostce, więc prognoza ta dotyczy nie tylko wyniku ogólnego, ale wyników na każdym poziomie organizacyjnym. Dzięki tej automatyzacji analiza odchyleń w realizacji celów na dowolnym poziomie wymaga kilku kliknięć.

Praca zespołowa w planowaniu

Dzięki wbudowanemu systemowi przepływu pracy (szczegółowo system ten został opisany w tekście „Modelowanie biznesowe i automatyzacja prac kontrolingowych”). Prophix pozwala angażować w procesy planistyczne wszystkich wymaganych pracowników firmy przy jednoczesnym zachowaniu kontroli czasu i realizacji poszczególnych prac. Administrator tworzy plan procesu tworząc listę zadań oraz przypisując im kolejności i/lub zależności od innych zadań. System pozwala określić nie tylko czas i treść zadania (np. wypełnienie załączonego szablonu kosztów), ale także precyzyjnie określić osoby odpowiedzialne za ich wykonanie, osoby zatwierdzające tą pracę czy obserwację ich przebiegu. Każdy z użytkowników jest powiadamiany o przydzielonych mu zadaniach oraz warunkach ich realizacji e-mailowo i poprzez specjalne ogłoszenia na stronie głównej Prophix. Administrator może także dla każdego zadania określić czy i w jaki sposób chce być powiadamiany o ich realizacji.