Planowanie personelu i płac jest jest jednym z najtrudniejszych zadań w controllingu. W systemiem Prophix został stworzony specjalny moduł, z myślą o tych zadaniach. Jest on dedykowany do realizacji planowania szczegółowego uwzględniającego rozbudowane formuły płacowe, rożne scenariusze wynagrodzeń oraz uwzględniający obciążenia podatkowe. Obsługa jest bardz prosta i pozwala na planowanie zatrudnienia oraz skomplikowanych wynagrodzeń nawet w przedsiębiorstwach zatrudniających tysiące osób przy dużej zmienności stanu i formuł naliczania.
Rozliczanie korzyści pracowniczych i nadgodzin
Nadgodziny i korzyści pracownicze to wydatki, z którymi ma do czynienia większość organizacji. PROPHIX umożliwia Ci łatwe zarządzanie tymi skomplikowanymi obliczeniami, dzięki czemu masz pewność, że znasz wpływ ilości nadgodzin na Twoją organizację. Zamiast zmniejszać wynik finansowy z powodu nieoczekiwanych kosztów, możesz wcześniej poznać ich wpływ na organizację i planować w sposób proaktywny.
Planowanie korzyści pracowniczych może stanowić znaczący składnik struktury wydatków personalnych organizacji. PROPHIX umożliwia Ci zarządzanie zróżnicowanymi programami korzyści pracowniczych, w tym takimi jak:
Zapewnianie zatrudnionym korzyści pracowniczych staje się dla przedsiębiorstw coraz bardziej kosztowne, przez co zakres i rodzaje opcji ulegają szybkim zmianom. PROPHIX umożliwia tworzenie wielu zestawów reguł dla różnych planów, dzięki czemu możesz szybko poznawać skutki modyfikacji planów czy nowowprowadzanych przepisów.
Wspomniane zasady dotyczące personelu można stosować w zarządzaniu zarówno całą organizacją, jak i poszczególnymi oddziałami. PROPHIX umożliwia Ci dzielenie wydatków według organizacyjnych lub innych wstępnie zdefiniowanych reguł i hierarchii. Taka elastyczność umożliwia Ci alokowanie zróżnicowanych planów korzyści pracowniczych w zależności od potrzeb Twojej organizacji.
Narzędzia Zarządzania Zasobami Ludzkimi
Te wszechstronne narzędzia umożliwiają finansistom oraz kadrowcom szybkie poznawanie wpływu tworzonych planów korzyści pracowniczych, co pozwala na podejmowanie lepszych decyzji. Dzięki wbudowanemu zarządzaniu scenariuszami możesz tworzyć wiele planów korzyści pracowniczych, poznając ich wpływ na ostateczny wynik finansowy przedsiębiorstwa. PROPHIX dostarcza Ci informacji, dzięki którym podejmujesz lepsze decyzje.
PROPHIX pozwala menedżerom zarówno zarządzać krótkoterminowymi implikacjami nadgodzin, jak i tworzyć strategiczne, długoterminowe plany mające na celu ograniczenie kosztów. Analizując długoterminowy, strategiczny wpływ struktury kosztów nadgodzin, kierownicy są w stanie określać efektywniejsze metody polityki personalnej.
PROPHIX umożliwia tworzenie kart wyników i kokpitów pozwalających na monitorowanie kosztów nadgodzin. Korzystając z kokpitów PROPHIX, możesz łatwo znajdować szczegółowe informacje związane z poszczególnymi kontami, a także poznawać przyczyny anomalii na poziomie transakcji.
PROPHIX umożliwia łatwe zarządzanie strukturami wynagrodzeń prowizyjnych oraz poznawanie zależności między takimi strukturami a przychodami. Możesz łatwo łączyć wiele modeli planistycznych, tworząc globalną perspektywę organizacji.
Dzięki temu menedżerowie mogą poznawać skutki proponowanych zmian organizacyjnych. Kierownik może szybko dowiedzieć się, jaki wpływ będzie mieć wzrost sprzedaży czy zmiana progów wynagrodzeń na strukturę prowizji otrzymywanych przez pracowników. Rozumiejąc taki wpływ, menedżerowie mogą proponować niezbędne korekty struktury prowizji oraz rozpowszechniać je w całej organizacji. Kierownicy mogą przewidywać skutki swoich decyzji jeszcze przed ich podjęciem — z ich słownika znika więc takie pojęcie jak „nieprzewidziane konsekwencje”.
Informacje o pracownikach mogą być jednymi z najbardziej wrażliwych danych przechowywanych w obrębie firmy. Zazwyczaj organizacje nie są w stanie zapewnić efektywnej współpracy z uwagi na konieczność rozpowszechniania wrażliwych informacji. W rezultacie może dochodzić do znaczącej centralizacji informacji — pojawiają się niepotrzebne „wąskie gardła” procesów. PROPHIX uwzględnia ten trudny do uniknięcia problem, zapewniając bezpieczną metodę budżetowania, a jednocześnie chroniąc informacje przed dostępem nieuprawnionych użytkowników.
PROPHIX wykorzystuje wbudowane, personalizowane moduły bezpieczeństwa, dzięki którym właściwi użytkownicy mogą uzyskiwać dostęp do właściwych informacji. Ponieważ tego rodzaju bezpieczeństwo zostało wbudowane w PROPHIX, pomaga ono promować komunikację i współpracę z uwagi na to, że użytkownicy mogą uzyskiwać dostęp do dotyczących ich informacji.
Wziąwszy pod uwagę, że wydatki na personel stanowią zazwyczaj duży procent wszystkich wydatków operacyjnych przedsiębiorstwa, dysponowanie precyzyjnymi scenariuszami personalnymi połączonymi z budżetem lub funkcjami korygowania prognoz zwykle może mieć znaczący wpływ na ostateczny wynik finansowy. PROPHIX umożliwia stosowanie wielu scenariuszy, dzięki którym poznajesz finansowe skutki zmian związanych z siłą roboczą. Wiele organizacji zaczęło traktować planowanie zatrudnienia jako istotny czynnik zarządzania kapitałem ludzkim.
Ponieważ PROPHIX zarządza wszystkimi wspomnianymi trendami, możesz mieć pewność, że Twój budżet będzie odzwierciedlać trendy i zmiany w organizacji, bezpośrednio integrując je ze stosowanymi modelami finansowymi.
PROPHIX umożliwia Ci zarządzanie wszystkimi scenariuszami planowania zatrudnienia:
Planowanie wynagrodzeń, korzyści pracowniczych, podwyżek i premii pracowników ma istotne znaczenie dla procesu budżetowania organizacji. Dane takie są wysoce wrażliwe i co roku mają bezpośredni wpływ na ostateczny wynik finansowy większości organizacji. Z uwagi na to, że wydatki personalne mają tak znaczący wpływ na budżety, konieczne okazuje się przeliczanie i konsolidowanie takich danych. PROPHIX umożliwia Ci łatwe przetwarzanie wielu zmiennych związanych z licznymi obliczeniami dotyczącymi listy płac, zapewniając kontrolę, precyzję i elastyczność wymagane w związku z analizowaniem danych o zatrudnieniu.
Dlaczego używać PROPHIX do planowania personelu?
Prognozowanie i planowanie wynagrodzeń, korzyści pracowniczych i corocznych podwyżek dla pracowników może być zadaniem mozolnym i czasochłonnym. PROPHIX sprawia jednak, że staje się ono proste. PROPHIX integruje bazę danych personelu z główną bazą danych pakietu PROPHIX, dzięki czemu można uzyskiwać precyzyjne, skonsolidowane kwoty umożliwiające wykonywanie dokładnych analiz danych. Pakiet posiada również funkcję tworzenia wielu scenariuszy budżetu personelu, zapewniając swobodę dokładnego prognozowania i tworzenia zwięzłych analiz. Wziąwszy pod uwagę, że wydatki na personel stanowią zazwyczaj duży procent wszystkich wydatków operacyjnych przedsiębiorstwa, dysponowanie precyzyjnymi scenariuszami personalnymi połączonymi z budżetem lub funkcjami korygowania prognoz zwykle może mieć znaczący wpływ na ostateczny wynik finansowy.
Z uwagi na to, że dane dotyczące poszczególnych pracowników, takie jak obliczenia podatkowe, wydatki na ZUS czy informacje o pensjach, są wysoce wrażliwe, PROPHIX zapewnia system, który jest zarówno bezpieczny, jak i kontrolowany. Bez zabezpieczeń wszelkie modyfikacje danych mogłyby powodować powstawanie rozbieżności utrudniających proces planowania. Również zarządzanie danymi pochodzącymi z różnych jurysdykcji może być mozolne i czasochłonne. Możliwość efektywnego kontrolowania kwot i obliczeń skutecznie ułatwia wykonywanie takich niezbędnych zadań.
Choć dane o personelu są uwzględniane w planach budżetowych, w przypadku wielu systemów modele planowania personelu i model budżetowania przetwarzane są całkowicie osobno. W takich przypadkach konsolidacja takich dwóch modeli wiąże się z zagrożeniem dla poprawności danych. Oprócz problemów związanych z konsolidacją niektóre systemy zagrażają poprawności danych również dlatego, że nie są w stanie zaoferować odpowiedniego poziomu precyzji obliczeń. Dzięki uwzględnieniu takich zmiennych, jak zróżnicowane liczby godzin roboczych w poszczególnych miesiącach czy różne stawki za nadgodziny, dane dotyczące personelu mogą być bardziej wiarygodne.
Z uwagi na to że struktury organizacyjne mogą się znacząco różnić, systemy muszą być wystarczająco elastyczne, aby tworzyć precyzyjną i odpowiadającą stanowi rzeczywistemu strukturę planów zatrudnienia — systemy planowania zatrudnienia powinny np. mieć możliwość dodawania unikalnych reguł odzwierciedlających strukturę wynagrodzeń przedsiębiorstwa. Począwszy od ustalenia planu, a skończywszy na związanej z nim sprawozdawczości, potrzeba elastyczności systemu ma kluczowe znaczenie. Wiele systemów zawiera sztywne szablony sprawozdawcze, co zagraża dostępowi do informacji wymaganych w procesie podejmowania decyzji. Dzięki wdrożeniu kontrolowanego, precyzyjnego, a zarazem elastycznego systemu planowania personelu zadanie zarządzanie kosztami zatrudnienia staje się proste, wysoce wrażliwe informacje są bezpieczne i chronione, a wydatki na personel zostają precyzyjnie odzwierciedlone w sprawozdaniach finansowych.
Funkcje PROPHIX pomagające tworzyć wydajny system planowania zatrudnienia:
