W ciągu ostatnich dziesięciu lat, BPM Partners uważnie śledził użytkowanie i korzyści z analitycznych aplikacji we wszystkich obszarach zarządzania wydajnością przedsiębiorstwa, znanych jako Business Performance Management (BPM) lub Corporate Performance Management (CPM). W bardzo dużym stopniu aplikacje analityczne zostały stworzone z myślą o usprawnieniu procesów budżetowania i planowania. Jednak większość producentów oprogramowania opracowała pierwsze aplikacje do zarządzania wydajnością firm, mając na uwadze potrzeby i specyfikę dużych przedsiębiorstw. Z myślą o tym segmencie rynku ustalono ceny i opłaty abonamentowe, które są dość wysokie.
1 kwietnia 2009 roku, BPM Partners przeprowadził badania wśród firm średniej wielkości w celu zrozumienia ich obecnych „ bóli ” związanych z wewnętrznymi procesami planowania, budżetowania i prognozowania. Celem badania było odkrycie trendów w technologiach, które były wykorzystywane do wspierania tych procesów. Szczególnie zwracano uwagę na różnice pomiędzy procesami wykorzystującymi arkusze kalkulacyjne, a tymi, które wykorzystywały dedykowane aplikacje analityczne. Wywiady zostały przeprowadzone wśród reprezentatywnej grupy kierownictwa firm. W sumie w badaniu uczestniczyło 221 firm, a wywiady przeprowadzono z dyrektorami finansowymi w następujących firmach:
Do wyników tego badania BPM Partners dołączył swoje wcześniejsze spostrzeżenia i doświadczenia zdobyte w zakresie opracowanych wniosków na temat korzyści i kosztów wdrażania aplikacji do zarządzania wydajnością firm w celu wzmocnienia procesów budżetowania, planowania i analizy procesów.
Ze względu na wzrost konkurencji i presji na rynku, działy finansowe w firmach średniej wielkości są zobligowane do przygotowywania coraz bardziej szczegółowych i precyzyjnych budżetów i prognoz, jak również sprawozdań wynikowych i analiz. Innymi słowy, muszą sprostać takim samym wymaganiom dotyczącym dostarczania informacji o działalności firmy, jak duże przedsiębiorstwa.
Wiele średnich przedsiębiorstw jest świadomych, że ich procesy planowania i budżetowania oparte o arkusze kalkulacyjne są niedoskonałe, i zaczynają szukać coraz bardziej skutecznych systemów w celu uzyskania lepszych wyników w krótszym czasie i przy mniejszym nakładzie pracy. Jednakże wcześniej zautomatyzowane aplikacje do zarządzania wydajnością, które usprawniają procesy budżetowania i planowania były nastawione, zarówno funkcjonalnie jak i cenowo na potrzeby większych firm.
Duże przedsiębiorstwa były pierwszymi, które przeszły z arkuszy kalkulacyjnych do aplikacji zarządzania wydajnością procesów planowania, budżetowania, prognozowania i raportowania. Jednak średnie firmy mają wiele podobnych potrzeb, takich jak koszty zarządzania, optymalizacja przychodów, rentowność, gdzie muszą tworzyć bardziej wiarygodne oraz częstsze budżety i prognozy, zapewniając przejrzystość i raportując stronom zainteresowanym.
Podczas, gdy arkusze kalkulacyjne są standardowym narzędziem dla kadry kierowniczej, pozwalającym na szybkie i łatwe kalkulacje i prezentacje danych, to zarządzanie procesami firmy o dowolnej złożoności zazwyczaj wymaga wdrożenia całościowej platformy przedsiębiorstwa. Początkowo kiedy duże korporacje zaczęły używać dedykowanych aplikacji do planowania, budżetowania i prognozowania, wówczas były dostępne tylko niestandardowe rozwiązania, budowane pod potrzeby danej firmy. Z czasem producenci oprogramowania rozpoczęli, więc tworzenie gotowych aplikacji i użytkownicy odkryli, że te systemy mogą sprzyjać większej współpracy, poprawić dokładność danych, redukować cykl czasowy, umożliwić głębszą analizę i dostarczyć platformę do prowadzenia i monitorowania procesów biznesowych. Początkowo jednak systemy te były poza zasięgiem średnich przedsiębiorstw. Jednak wraz z rozwojem technologii i coraz jej większej dostępności z punktu widzenia kosztów i utrzymania, coraz więcej małych i średnich firm stać na zakup tego typu rozwiązań.
Obecnie zakłada się, że całościowa platforma przedsiębiorstwa do zarządzania procesami budżetowania, planowania i analiz powinna sprostać sześciu poniższym aspektom:
Nasze ostatnie badania wśród średnich przedsiębiorstw określiły, jakie korzyści mogą czerpać te firmy z inwestycji w tego rodzaju technologię. Niniejszy dokument bada „bóle”, które są przyczyną decyzji firm o migracji do aplikacji CPM, procedury przejścia oraz jak wiele firm dokonało zmiany, a także korzyści i koszty z tym związane.
Nasze badania wśród dyrektorów finansowych średniej wielkości firm pomogły mam wyciągnąć pewne wnioski na temat migracji z arkuszy kalkulacyjnych do aplikacji dedykowanych do budżetowania i planowania. Na początek nasze kluczowe odkrycie jest takie, że podczas gdy w przeszłości zautomatyzowane aplikacje do zarządzania wydajnością nie miały możliwości połączenia ceny i funkcjonalności, którego potrzebowały średnie firmy – obecnie mają. Dodatkowo wdrożenia kończą się zazwyczaj sukcesami.
Średnie firmy stanęły więc przed dylematem: jak dostarczać informacje najwyższej jakości jednocześnie polegając tylko na arkuszach kalkulacyjnych? Poddały się one również wielu organizacyjnym zmianom, co spowodowało, że ich procesy budżetowania i planowania po prostu nie mogły nadążyć za rozwojem, nie mając odpowiedniego narzędziowego wsparcia.
Bardziej szczegółowe wyniki sondażu wskazują, że w firmach, które wdrożyły dobrze wybrane analityczne systemy do budżetowania:
Z drugiej strony – firmy w ankiecie, które nadal polegają na arkuszach kalkulacyjnych i ręcznych procesach zgłaszają więcej problemów niż inni respondenci w kilku obszarach:
Natomiast firmy, które używają aplikacji do zarządzania wydajnością w obszarach planowania, budżetowania i prognozowania są ogólnie zadowolone z oprogramowania. To nie jest przypadek wśród średnich firm całkowicie polegających na arkuszach w procesie budżetowania, że dział finansów jest najmniej z tej opcji zadowolony. Spośród 138 respondentów badania, których głównym źródłem planowania, budżetowania, prognozowania i technologii są arkusze kalkulacyjne, tylko 27 procent respondentów twierdzi, że ich pracownicy finansowi są „bardzo zadowoleni”, w porównaniu do 47 procent tych, którzy korzystają z aplikacji do zarządzania wydajnością jako z podstawowej technologii (zobacz rys.1).
Wykres 1 – Satysfakcja respondentów z punktu widzenia wykorzystania technologii
Dzięki naszym wywiadom z kierownictwem działów finansowych, odkryliśmy jasne przyczyny, dla których firmy zdecydowały się na migrację z rozwiązań opartych na arkuszach kalkulacyjnych do aplikacji do zarządzania wydajnością:
Uwaga: W analizie danych, podzieliliśmy respondentów na trzy segmenty według technologii, której używają do planowania działalności, budżetowania i prognozowania. Respondenci określili się na podstawie jednej z poniższych kategorii:
Wykres 2 – Satysfakcja z procesu budżetowania i planowania wg. grup użytkowników
| W średniej firmie, wzrost gospodarczy i rosnąca złożoność procesów wymaga wprowadzania coraz bardziej skutecznych i wszechstronnych narzędzi do planowania, budżetowania i prognozowania |
Prawie jedna czwarta użytkowników arkuszy kalkulacyjnych planuje w ciągu najbliższych dwóch lat istotne zmiany funkcjonalne w procesie planowania, budżetowania i prognozowania. Podobna liczba spodziewa się dokonać zmiany w procesach offline. Tak liczna 50% grupa użytkowników planujących powyższe zmiany systemów i procesów pokazuje, że istnieje pilna potrzeba znalezienia rozwiązań satysfakcjonujących tę grupę niezadowolonych.
Większość średnich przedsiębiorstw polega na arkuszach kalkulacyjnych i ręcznych procesach w zakresie planowania, budżetowania i prognozowania. Spośród 211 firm uczestniczących w ankiecie, 54% wciąż polega przede wszystkim na arkuszach kalkulacyjnych i ręcznych procesach, tylko 26% używa aplikacji analitycznych, a 15% wykorzystuje moduł z ich systemu księgowego. Popularność arkuszy kalkulacyjnych jest zrozumiała, biorąc pod uwagę ich łatwość obsługi i niski koszt.
Wykres 3 – Wsparcie procesów budżetowania i planowania w dzisiejszym przedsiębiorstwie.
Jednak wielu z tych 54% respondentów nadal wykorzystujących arkusze kalkulacyjne i ręczną obsługę procesów, znajduje się w momencie przełomowym. Te narzędzia i procesy nie mogą nadążyć za rozwojem firmy. W niektórych przypadkach czas i koszt budżetowania, w połączeniu z brakiem wiarygodności konsolidacji danych, spowodowały, że budżetowanie staje się prawie niemożliwe.
Joe Spyhalski jest dyrektorem finansowym w firmie East Jordan Iron Works, wiodącym amerykańskim producentem odlewów i innych produktów z żelaza. Firma East Jordan Iron Works rozwijała się kupując stocznie i huty, co powodowało często zmiany w budżecie i prognozie, które były trudne do wykonania w labiryncie arkuszy kalkulacyjnych. „To był koszmar biurowy,” powiedział Spyhalski. Najpoważniejszych ograniczeniem, jednak było to, że złożoność procesu powodowała, że budżet był sporządzany tylko raz w roku. Przypomina Spyhalski. „W czasach dzisiejszej koniunktury istnieje nieustanna potrzeba robienia prognoz i analiz „what-if” na podstawie budżetu”. Dla firmy East Jordan Iron Works minimum było tworzenie kwartalnych aktualizacji planu.
| Kierownicy Finansowi mówią, że spędzają zbyt wiele czasu na zarządzaniu złożonymi modelami arkuszy kalkulacyjnych, robią to kosztem analizy danych. |
W innym przykładem jest firma Coleman Cable, producent drutu i kabla, których odbiorcami są usługi elektryczne, elektroniczne i motoryzacyjne. Trudności z wprowadzeniem zmian do planów i budżetów były powszechnym problemem, który utrudniał firmie reagowanie na zmiany. „Ogromnym wyzwaniem było naniesienie zmian w strukturze oraz aktualizacji z ostatniej chwili, które były niezbędne do wprowadzenia przez różne działy firmy do skonsolidowanego modelu ” – mówi Dyrektor Planowania i Analiz, Denise Feece.
Badanie pokazało, że respondenci spędzają zbyt wiele czasu na prognozowaniu, budżetowaniu i planowaniu. Przedsiębiorstwa pytane o największe problemy związane z planowaniem, budżetowaniem i prognozowaniem, zgodnie twierdzą : 67% badanej grupy, że te procesy trwają zbyt długo (patrz rys. 4). Zarzuty były szczególnie dotkliwe w firmach polegających na arkuszach kalkulacyjnych i procesach obsługiwanych ręcznie. Nie dziwi więc fakt, że drugim najczęściej ze zgłaszanych problemów – w 55% firm – było to, że działy finansowe nie mają wystarczająco dużo czasu na analizy mające decydujące znaczenie dla ich firm.
Również powszechny był zarzut (41%), że jednostki biznesowe nie biorą odpowiedzialności za omawiane procesy. Pojawiły się także obawy o brak komunikacji wśród uczestników, zatwierdzających, i inne osoby zaangażowane w proces budżetowania (37%), a także wrażenie, że zbyt trudne było wprowadzenie zmian do budżetów i prognoz na etapie ich tworzenia (36%).
Wykres 4 –Problemy użytkowników arkuszy kalkulacyjnych.
Jeśli to są główne problemy dotyczące procesu budżetowania, to jakie są ich podstawowe przyczyny i jaką rolę odgrywa tutaj technologia ? Uczestnicy pytani o pracę z arkuszami kalkulacyjnymi, wskazywali kilka zasadniczych wad, które mogą przyczyniać się do powyższych problemów:
| Użytkownicy arkuszy kalkulacyjnych borykają się z problemem szybkiej reakcji na nieoczekiwane zmiany w firmie oraz częste zmiany w planach i analizach. |
48% firm wykorzystujących system oparty na arkuszach, przytaczała jako główny problem zbyt dużą zależność od kluczowych pracowników. Druga na liście (45%) była trudność związana z konsolidacją arkuszy kalkulacyjnych oraz z brakiem mechanizmu współpracy.
Jako trzeci był problem kontroli wersji, kto ma najbardziej aktualne dane? Oprócz wpływu na dokładność danych, do problemów należy również dodać czas poświęcony na dany proces.
Jeżeli dwie lub więcej osób pracuje na jednym arkuszu kalkulacyjnym wówczas pojawia się kwestia zaufania do danych i ilości czasu. Wywiady z kierownikami finansowymi w średnich firmach potwierdzają nasze wyniki badań i rzucają światło na rzeczywiste problemy, które napotykają firmy kiedy próbują utrzymać swój system finansowy w oparciu o platformę arkuszy kalkulacyjnych.
Dyrektor Finansowy z firmy East Jordan Iron Works był rozdrażniony ilością arkuszy kalkulacyjnych,
które często zawierały błędy w formułach i podwyższały skalę trudności pracy. Pomimo że, centralne biuro rozsyłało standardowe szablony arkuszy, to biura regionalne modyfikując je, wprowadzały wiele błędów komplikując w ten sposób konsolidację.
Firma Purdue Pharma z Kanady rozwija i produkuje technologie podawania leków, jak również produkty do leczenia chorób i infekcji. Według głównej księgowej Manager Donna MacLean, rozpoczęcie tylko tworzenia rocznego budżetu zabierało im od czterech do sześciu tygodni. Bardzo czasochłonne było zarządzanie 40-50 arkuszami i ręczne wprowadzanie wszelkich zmian, a w szczególności dodanie nowego centrum danych. Co gorsza, bez scentralizowanej bazy danych, trzeba było ręcznie zaktualizować 100 raportów. „Traciliśmy cały nasz czas na mechaniczne zadania i utrzymanie arkuszy, a nie na myśleniu o budżecie” ubolewała MacLean. Wszyscy respondenci powtórzyli te spostrzeżenia, że procesy budżetowania i prognozowania trwały zbyt długo i zabierały czas, który mógłby być przeznaczony na inne, bardziej potrzebne czynności, takie jak analizy danych i ich pomoc w lepszym rozumieniu biznesu. Respondenci dodają, że finansowe „analizy” oparte na arkuszach w zasadzie są bardziej dla urzędnika niż dla analityka.
Nawet małe firmy muszą spełniać wysokie standardy budżetowania i prognozowania. Firma Twisted Pair Solutions musiała przygotowywać raporty dla banków i inwestorów kapitałowych wymagających najbardziej aktualnych budżetów i prognoz. Według kontrolera Connie Seguin: „Mieliśmy jeden olbrzymi arkusz z wieloma powiązanymi komórkami, taki, że tylko jedna osoba odważyła się go dotknąć. Potrzebowaliśmy rozwiązania, na którym będziemy mogli polegać, a przypadkowe kliknięcie w niewłaściwym miejscu nie zdmuchnie wcześniej utworzonych formuł.” Firma Twisted Pair Solutions miała biura w czterech krajach, a budżety były sporządzone w czterech różnych walutach lokalnych. Budżety te musiały być tłumaczone i powiązane w jedną przejrzystą całość. Ilość czasu poświęcanego na aktualizację i przygotowywanie raportów nie była porównywalna z potrzebą informacji i możliwością manipulowania budżetem, jaką miał CFO.
Wielu użytkowników aplikacji do zarządzania wydajnością w zakresie planowania, budżetowania i prognozowania nie odchodzi całkowicie od pracy na arkuszach kalkulacyjnych. Badanie wskazuje, że 60% użytkowników aplikacji do zarządzania wydajnością nadal korzysta z arkuszy do robienia lokalnych analiz ad hoc dotyczących danych z innych aplikacji. Jest to ciekawy wynik, który może zmienić się wraz z upływem czasu. Dzięki zaawansowanym aplikacjom analitycznym, które posiadają więcej możliwości wizualizacji danych, drążenia danych i możliwości raportowania, a do tego są łatwiejsze w użyciu i nie wymagają wsparcia działu IT, możemy się spodziewać, że ich zastosowanie będzie coraz bardziej popularne.
Firmy średniej wielkości stojąc przed koniecznością dostarczania częstszych budżetów, prognoz i analiz szukają coraz to nowszych technologii analitycznych. Narzędzia te oferują coś więcej niż tylko dokładne dane finansowe; oferują menadżerom możliwość szybkiego podglądu, jak ich firmy działają na tle planów, budżetów i prognoz, co umożliwia im kontrolę kosztów, źródeł i wykorzystania środków pieniężnych. Krótko mówiąc, te narzędzia zwiększają wydajność operacyjną, co powoduje także wzrost zainteresowania wśród średnich firm w zakresie oceny ich przydatności.
Oprogramowanie zaprojektowane z myślą o kompleksowej wizji potrzeb przedsiębiorstwa wprowadza automatyzację pracy grupowej, przypisanie poziomów uprawnień użytkowników, a także inne funkcje, wspierające współpracę. Budżetowanie jest procesem, który wymaga wszystkich trzech powyższych elementów.
| Użytkownicy aplikacji do zarządzania wydajnością przedsiębiorstw zgłaszają wymierne korzyści i satysfakcjonujący zwrot z inwestycji. |
Różnorodne widoki danych czy to wspierane przez technologię OLAP czy też inne podejście do prezentacji informacji z centralnej bazy danych, stają się bardzo ważnym elementem dla menadżerów i analityków, kiedy jest już opracowana podstawowa struktura budżetu. Integracja z różnymi systemami f-k z których pobierane są dane z wykonania jak i udostępnianie tych danych do innych aplikacji analitycznych jest również bardzo użyteczne.Średnie przedsiębiorstwa, które wdrożyły aplikacje analityczne zgłaszają bardzo dobre wyniki. Respondenci używający aplikacji analitycznych mówią, że kierownicy ich jednostek biznesowych odgrywają bardziej aktywną rolę w planowaniu (77%) niż ich odpowiednich w przedsiębiorstwach pracujących na arkuszach kalkulacyjnych (66%). Ponadto 66% użytkowników aplikacji do zarządzania wydajnością uważa, że ich firmy mają proces planowania, budżetowania i prognozowania, który skutecznie będzie wspierać dalszy rozwój firmy, w porównaniu do zaledwie 31% użytkowników arkusza kalkulacyjnego ( patrz rys. 5 ).
Wykres 5 –Użytkownicy aplikacji do zarządzania wydajnością czują się lepiej przygotowani do wspierania rozwoju firmy
Respondenci twierdzą, że ich inwestycje w aplikację do zarządzania wydajnością, opłaciły się. Trzy czwarte użytkowników tych aplikacji mówi, że ich inwestycje w technologie osiągnęły lub przekroczyły ich oczekiwania zwrotu z inwestycji (patrz rys. 6 ).
Te dane wskazują, że średnie przedsiębiorstwa, które inwestują w zautomatyzowane narzędzia do planowania, budżetowania i prognozowania obserwują wymierną poprawę wydajności operacyjnej i finansowej. Ankietowani wskazali, że początkowa niechęć do wdrożenia aplikacji była spowodowana obawą o wysokie ceny, ale później udało się im znaleźć rozwiązania, które spełniły ich oczekiwania za przystępną dla nich cenę.
| Użytkownicy aplikacji do zarządzania wydajnością przedsiębiorstw mówią, że ich liderzy działów są bardziej zaangażowani w proces planowania, budżetowania i prognozowania. |
Spyhalski East Jordan: „Przyjrzeliśmy się wielu producentom i wielu z nich było bardzo drogich, bo oferowało wiele fajerwerków funkcjonalnych, których my nie potrzebowaliśmy. Po prostu potrzebne było nam narzędzie, które pozwalałoby nam tworzyć budżet i łatwo go modyfikować, gdzie integralność danych byłaby pewna i moglibyśmy tworzyć raporty, na których byłyby te same liczby. Ostatecznie zespół Spyhalski’s wybrał rozwiązanie na ich poziomie cenowym.
Wykres 6 –Użytkownicy aplikacji do zarządzania wydajnością określają korzyści ROI.
Firma Purdue Pharma MacLean przeliczyła korzyści dla firmy z wdrożenia aplikacji w oparciu o automatyzację swojego procesu budżetowania. ” Całkowity czas ustawień wymagany przy ręcznych procesach powodował, że w czerwcu zaczynaliśmy przygotowania do naszego listopadowego budżetu. Teraz możemy rozpocząć prace na przełomie lipca lub sierpnia. Możemy być gotowi do następnego budżetu w godzinę”. Firma może być także lepiej zarządzana, za przykład można podać błyskawiczne dodanie nowego obszaru sprzedaży.
Najbardziej oczywistym zwrotem z inwestycji dla Twisted Pair były oszczędności obserwowane w czasie, co z kolei pozwoliło im robić więcej, niż zamierzał dział finansowy. Jednak według Seguin, korzyści dla firmy wykraczają poza oszczędności kosztów pracy. Są to strategiczne korzyści. „Warto, patrzeć do przodu, zwłaszcza w krytycznych obszarach, takich jak prognozowanie przepływów pieniężnych.”
Jakie są uwarunkowania, które powodują, że firma zastępuje arkusze kalkulacyjne do planowania, budżetowania i prognozowania? Badanie wskazuje, że kilka czynników skłania przedsiębiorstwa do inwestycji w aplikacje analityczne usprawniające następujące procesy:
Zwiększone wymagania w zakresie analizy i złożoności działalności gospodarczej – rozumiane jako większa liczba produktów, linii biznesowych, konkurentów lub lokalizacji, zostało przywołane przez 61% i 60% (odpowiednio) wszystkich respondentów jako główny motywator do wdrożenia dedykowanych narzędzi do planowania, budżetowania, prognozowania (patrz rys. 7)
Wykres 7 –Zwiększające się wymagania względem analizy danych i złożoności biznesu generują potrzebę na nowe narzędzia
Dla firmy East Jordan Iron Works, był to okres przejęć i rozwoju, połączony ze zmianami koniunktury gospodarczej, który skłonił ją do poszukiwania nowych rozwiązań do zarządzania wydajnością. Zwiększająca się sprzedaż oraz przejęcie nowych zagranicznych hut, spowodowały że, biznes coraz bardziej się komplikował. Ponadto warunki rynkowe wymagały żywej reakcji na zmieniające się otoczenie makro ekonomiczne. „Z powodu szybkich zmian dotyczących rynku metali, naprawdę musieliśmy rozpocząć tworzenie miesięcznych prognozy „, powiedział Spyhalski. „Jednoroczne prognozy to za mało”.
Coleman Cable’s Denise Feece mówi: ” Jest moment, kiedy firma wie, że przyszedł właściwy czas dla aplikacji biznesowej, kiedy po prostu nie można już dostarczyć bieżących i niezbędnych informacji, na czas. W dzisiejszych czasach trzeba mieć wyniki opublikowane w ciągu kilku dni przed końcem miesiąca, trzeba tworzyć częste prognozy i korekty budżetu, tak aby można było zobaczyć skutki decyzji menadżerów”.
W przypadku Coleman Cable’s, sytuacja w całej firmie, przyczyniła się do wdrożenia zautomatyzowanego rozwiązania. Feece wspomina, że aplikacja do zarządzania wydajnością pomogła im w trudnej sytuacji, kiedy z powodu wymagających warunków ekonomicznych, firma masowo zwolniła pracowników. W wyniku czego, nagle przedsiębiorstwo posiadało mniej zasobów ludzkich do realizowania tego samego nakładu pracy. „Nasza aplikacja pozwoliła nam zrobić więcej mniejszym kosztem. Jednocześnie potrzebowaliśmy większej elastyczności, dokładności, przy mniejszym zaangażowaniu zasobów ludzkich, aby zrealizować wszystkie analizy danych „.
Z punktu widzenia IT, trudności w dokonywaniu szybkich zmian w prognozowaniu oznaczają potrzebę lepszego narzędzia analitycznego.
Podstawowym problemem jest to, że arkuszom kalkulacyjnym brakuje jednolitej centralnej bazy danych, którą posiada aplikacja analityczna. Baza ta zapewnia integralność danych i pozwala uzyskać nowe i w dowolnym momencie wynikowe scenariusze. Integracja aplikacji z wieloma systemami f-k i innymi źródłami informacji zwiększa jej wiarygodność i rzetelność. Końcowe wyliczenia umożliwiają szybkie przedstawienie ich w różnych niezbędnych konfiguracjach zestawów raportów i analiz.
Kiedy firma dojrzeje do decyzji wprowadzenia aplikacji analitycznej do planowania, budżetowania i prognozowania, wówczas następnym krokiem jest staranna ocena dostępnych w nich możliwości. W obecnych czasach firmy szybko uczą się dostępnej funkcjonalności, a także bez problemu budują swoją wizję cech funkcjonalnych, których potrzebują. Przykładowe obszary, które często wymieniają firmy jako decydujące w wyborze to:
| Dział IT i finansów zazwyczaj współpracują z sobą w ocenie wymagań biznesowych i nowych rozwiązań informatycznych |
Wywiady przeprowadzane przez firmy poszukujące odpowiednich narzędzi analitycznych mają na celu staranną ocenę wysokiej, średniej i niskiej klasy ofert. Na przykład firma Purdue Pharma zapoznała się z szeregiem rozwiązań, w tym kilku wielkich graczy, których propozycje były zbyt kosztowne dla spółki z przychodami poniżej 500 milionów dolarów. „Chcieliśmy mieć „lepiej”, ale nie drogo,” wyjaśnia MacLean. Każde z rozwiązań znajdujących się na krótkiej liście, zrealizowałoby wymagania firmy, ale istniejące pomiędzy nimi zasadnicze różnice w cenie spowodowały, że firma wybrała rozwiązanie realizujące wszystkie wymagania za przystępną cenę.
Firma Purdue Pharma mówi, że wdrożenie przebiegło sprawnie, odbyły się dwie lub trzy wizyty konsultantów. W projekt był zaangażowany zespół czterech pracowników, z których dwóch zaangażowanych w pełnym wymiarze czasu pracy. Dział finansów może teraz poświęcić więcej czasu na opracowanie odpowiedniego budżetu, a nie musi poświęcać tyle czasu na pracochłonne mechaniczne zadania. Zespół finansów Joe Spyhalskiego z firmy East Jordan współpracował z działem IT, aby ustalić ich kryteria dotyczące wyboru rozwiązania analitycznego do planowania i budżetowania, przynosząc listę niezbędnych potrzeb i życzeń. Ich kluczową potrzebą względem systemu była łatwość aktualizacji i zmian, przy jednoczesnym zachowaniu integralności danych. Inne kryteria to wiele hierarchii
| Jeszcze jedną korzyścią z aplikacji do zarządzania wydajnością jest to, że ułatwia ona tworzenie prognoz na podstawie mierników i modelowanie scenariuszy. |
sumowania w górę oraz elastyczne, zautomatyzowane raportowanie. Spyhalski charakteryzuje wdrożenie jako „bardzo łatwe i gładkie.” Dział IT asystował przy montażu i mapowaniu danych z księgi głównej. Tydzień pracy z konsultantem był wystarczający, aby zbudować swoje modele.
Firma Twisted Pair Solutions rozpoczęła swoje poszukiwania aplikacji analitycznej w Internecie, przeszukując rozwiązania dla średnich przedsiębiorstw. Przygotowali RFP (Request for Proposal) i ocenili trzech producentów w oparciu o cechy produktu, historię firmy i klientów. Ich kryteria obejmowały możliwość zarządzania rachunkiem zysków i strat, ale również – w celu zaspokojenia potencjalnych inwestorów – bilansów i przepływów pieniężnych, uwzględniających wsparcie dla konwersji walut i eliminacje między-firmowe. Istotna również była elastyczność w obsłudze ich wymagań dotyczących szacowania przychodów.
„W przypadku oprogramowania, szczerze mówiąc, nigdy tak naprawdę nie zna się od razu całego wachlarzu funkcji i możliwości, musi więc upłynąć trochę czasu”, mówi Seguin, która postrzega wdrożenie jako bardziej skomplikowane niż się spodziewała, ale może być tak, gdyż zdecydowała nauczyć się oprogramowania samodzielnie, i pewnie dlatego, że zajęła się wszystkimi trzema obszarami jednocześnie: Zysk i Strata, bilans i sprawozdania dotyczące przepływu środków pieniężnych. Firma Coleman Cable stwierdziła, że elastyczna aplikacja dostarcza ogrom możliwości, a stopień jej wykorzystania zależy od wyobraźni i kwalifikacji użytkownika. Początkowo firma zbudowała standardową kostkę finansową do budżetowania i prognozowania, ale później dodatkowo rozwinęła aplikację w obszarze sprzedaży i produkcji. Według Feece, największą przeszkodą do jednorazowego wdrożenia pełnej aplikacji do zarządzania wydajnością był „brak zrozumienia w pełni możliwości systemu w połączeniu z zapewnieniem odpowiednich środków do realizacji”.
Dodajmy, że aplikacja do zarządzania wydajnością zapewnia precyzyjne dane, ułatwia przenoszenie danych, a także ułatwia tworzenie porównań takich, jak: rzeczywiste wykonanie względem budżetu, bieżący rok do roku ubiegłego, lub prognoza względem planu. Inną zaletą aplikacji do zarządzania wydajnością w przedsiębiorstwie produkcyjnym, zgodnie z Feece jest to, że ułatwia tworzenie prognoz na podstawie mierników i modelowanie scenariuszy. System umożliwia w łatwy sposób kalkulację stawek surowców na kilogram dla podanego zakładu produkcyjnego; wówczas jest możliwość stworzenia planu produkcyjnego i zastosowania kosztorysu surowców jako koszty projektów realizowanych przez produkcję .Oczywiście tego rodzaju współzależności będą znacznie bardziej skomplikowane za pomocą arkuszy kalkulacyjnych.
Koszty mogą wahać się bardzo, od 15.000 dolarów do ponad 150.000 dolarów. Jednak zwrot z inwestycji dla firm korzystających z aplikacji do zarządzania wydajnością jest imponujący, zwłaszcza wśród średniej wielkości przedsiębiorstw.
W firmie Coleman Cable aktualnie sporządzanie sprawozdań zajmuje mniej czasu, a raporty mają spójny format ułatwiający użytkownikom znalezienie danych, których pilnie potrzebują.
East Jordan Iron Works posiada teraz system, który umożliwia skonsolidowanie danych z rzeczywistego wykonania planu i z budżetu, a następnie po jego aktualizacji za pomocą kilku kliknięć, dokonuje się ponownej konsolidacji i generuje raporty w znacznie krótszym czasie, niż to kiedyś było możliwe. Wygenerowane raporty są automatycznie wysyłane do użytkowników poprzez e-mail zgodnie z matrycą bezpieczeństwa.
W firmie Twisted Pair Solutions aplikacja analityczna została zintegrowana z systemem finansowym, który jest zasilany rzeczywistymi danymi, pozwalając im na tworzenie miesięcznych prognoz kroczących opartych na najnowszych wynikach. „Naprawdę zaoszczędzamy wiele czasu. Teraz możemy rzeczywiście myśleć o tym, co oznaczają liczby”.
W naszych badaniach zapytaliśmy, jak średnie przedsiębiorstwa postrzegają czynnik ROI dotyczący większości ich ostatnich inwestycji w technologie w celu wspierania planowania, budżetowania i prognozowania. Spośród użytkowników arkuszy kalkulacyjnych tylko 27% stwierdziło, że inwestycja osiągnęła lub przekroczyła ich oczekiwania. Radykalnie różnych odpowiedzi udzielili użytkownicy aplikacji dedykowanych do zarządzania wydajnością. Prawie trzykrotnie więcej, bo 74% twierdzi, że inwestycja osiągnęła lub przekroczyła ich oczekiwania (rys. 8).
Wykres 8 –Satysfakcja z inwestycji w technologie do budżetowania, planowania i prognozowania
Odpowiadając na naszą ankietę, dwie trzecie użytkowników aplikacji do zarządzania wydajnością ma pewność, że są dobrze przygotowani do wspierania rozwoju firmy w przyszłości, w porównaniu do mniej niż jedna trzecia użytkowników arkusza kalkulacyjnego (rys. 9). Z sondażu wynika również, że szefowie jednostek biznesowych odgrywają bardziej aktywną rolę w planowaniu w firmach posiadających aplikację do zarządzania wydajnością niż w tych, które stosują arkusze kalkulacyjne, a procesy w tych przedsiębiorstwach są mniej czasochłonne. Wreszcie, respondenci stwierdzili, że narzędzia analityczne bardziej wspierają pracę grupową i poziomy uprawnień użytkowników. Zauważają również dobre wsparcie dla konsolidacji danych wprowadzanych przez wielu użytkowników, oraz większą elastyczność, jeśli chodzi o nanoszenie zmian w modelu danych. Wyżej wymienione funkcjonalności są dostępne w większości aplikacji do zarządzania wydajnością poprzez centralną bazę danych lub repozytorium danych, a także dzięki wykorzystywaniu szablonów budżetu umożliwiających standaryzację wprowadzanych danych.
Wykres 9 –Technologia wspiera rozwój firmy
| Nowe aplikacje do zarządzania wydajnością, dostępne w cenie dla średnich przedsiębiorstw, muszą zmierzyć się z wieloma wymaganiami takimi jak:
|
Wyniki badań oraz doświadczenia respondentów wskazują, że średniej wielkości firmy uzyskują wiele korzyści z inwestycji w aplikacje do zarządzania wydajnością w zakresie planowania, budżetowania i prognozowania. Niektóre z rozwiązań obecnie dostępnych oferują konieczne, kompleksowe podejście do budżetowania w przedsiębiorstwie oferując wymaganą funkcjonalność w cenie przystępnej dla firmy średniej wielkości. Jest to pozytywna zmiana, ponieważ w przeszłości zbyt wysoka cena powodowała, że średnie przedsiębiorstwa nie mogły realizować w pełni swoich wymagań analitycznych i budżetowych. W 2009 r. oczekiwania funkcjonalne są dość wysokie więc producenci oprogramowań będą musieli udowodnić, że są w stanie dostarczyć większość z wymaganych funkcji.
Badania wskazują również, że podczas gdy średnie przedsiębiorstwa skorzystały na uzyskaniu niezależności od arkusza kalkulacyjnego, najbardziej oczywistym katalizatorem zmian są czynniki takie, jak: złożoność biznesu, zarządzanie zmianami, restrukturyzacja organizacji i wady ręcznych procesów opartych na arkuszach kalkulacyjnych. Doświadczenia osób uczestniczących w wywiadzie potwierdzają korzyści wynikające z przejścia na bardziej zaawansowane narzędzia do planowania, ale także i wyzwania z tym związane.
Staranna ocena oprogramowania wymaga sprecyzowania procesów wewnętrznych zachodzących w firmie, potrzeb w zakresie systemu, jak również kosztów oprogramowania, funkcjonalności, najlepszych praktyk dotyczących wdrożenia, potrzeb szkoleniowych oraz innych doświadczeń użytkownika. Biorąc pod uwagę, że średnie firmy często są zmuszone do unowocześniania swojego budżetu ze względu na wzrost firmy i zmiany organizacyjne, szczególnie ważne jest, żeby zautomatyzowane rozwiązanie analityczne opierało się na kompleksowej wizji potrzeb przedsiębiorstwa. Kluczowe kwestie to wiarygodność danych, wiele widoków danych i raportów, przyjazny interfejs, praca grupowa lub inna automatyzacja oraz integracja.
W ciągu ostatnich 30 lat arkusz kalkulacyjny miał znaczący wpływ na zarządzanie finansami przedsiębiorstwa. Jest łatwy w użyciu, ma stosunkowo niskie koszty eksploatacji i oferuje znaczące zalety w porównaniu do ręcznie przygotowanych budżetów. Firmy zaczęły za pomocą arkuszy kalkulacyjnych tworzyć i weryfikować swoje budżety, ponieważ koszt planowania ręcznego był zbyt wysoki.
Teraz, w pierwszej dekadzie 21 wieku, wymagania przedsiębiorstw uległy zmianie. Firmy zdają sobie sprawę, że koszt wykorzystania arkuszy kalkulacyjnych jest zbyt wysoki. Respondenci wskazują, że większość średnich przedsiębiorstw bazujących na arkuszach kalkulacyjnych jest sfrustrowana procesem planowania, budżetowania i prognozowania.
Ta sama frustracja towarzyszy wielu dużym firmom, które wydają setki tysięcy dolarów na aplikacje analityczne do rozwiązywania problemu tzw. „piekła arkuszy kalkulacyjnych”. Teraz dzięki przystępnym cenom dostępnych narzędzi do budżetowania, planowania i prognozowania, firmy średniej wielkości są w stanie wyjść poza arkusze kalkulacyjne i osiągać te same korzyści.
Do niedawna specjalistyczne oprogramowanie do budżetowania i prognozowania było przede wszystkim przeznaczone dla dużych firm. Historycznie, koszt aplikacji do zarządzania wydajnością powodował, że były one poza zasięgiem średnich firm. Poszukiwania jednak takich aplikacji przez średnie firmy pozostają na niskim poziomie, nie tylko ze względu na cenę, ale również dlatego, że CFO w tych spółkach są w dużym stopniu nieświadomi możliwości automatyzacji procesu budżetowania i planowania.
Poszukiwania takich rozwiązań pokazują, że nowe produkty, jak PROPHIX są dostępne w przystępnej cenie i oferują takie same korzyści jak droższe aplikacje. Dowodem na to są wypowiedzi respondentów tego badania – trzy czwarte respondentów mówi, że dzięki użyciu aplikacji do zarządzania wydajnością, ich inwestycja w technologię do budżetowania, planowania i prognozowania osiągnęła lub przekroczyła ich oczekiwania dotyczące zwrotu z inwestycji.
Wiele średnich firm ciągle z dużymi oporami inwestuje w dedykowane narzędzie nie tylko z powodu kosztów, ale również dlatego, że nie doceniają korzyści, jakie mogą być uzyskane z takich zmianach. Korzyści te mogą być trudne do zmierzenia, bo w jaki sposób można przeliczyć wartość dolara na bardziej dokładne prognozy czy możliwość częstszego planowania i lepszego rozumienia planów?
Dlatego PROPHIX zaleca rozmowy z dotychczasowymi użytkownikami. Należy zadać pytania o korzyści, które użytkownicy osiągnęli w codziennej pracy z aplikacją w procesie budżetowania. Na przykład, Joe Spyhalski z firmy East Jordan Iron Works, pytany w naszym badaniu, stwierdził, że gdy inni pracownicy w firmie zobaczyli, co on mógł zrobić w aplikacji do budżetowania i prognozowania, też wyrazili chęć dostępu do systemu.
W zasadzie powyższe korzyści nie są często brane pod uwagę w momencie uzasadnienia upgradu z arkuszy kalkulacyjnych do aplikacji dedykowanej. Denise Feece z firmy Coleman Cable patrzy na to w ten sposób: „Wiele firm może powiedzieć, że wystarczy im praca na arkuszach kalkulacyjnych, ale naprawdę jest warte zachodu wdrożenie aplikacji do zarządzania wydajnością, ponieważ korzyści są większe niż można sobie wyobrazić na początku projektu. Praca z oprogramowaniem generuje pomysły na dodatkowe wykorzystanie oprogramowania, o których wcześniej nie pomyślano „.
Prawie 63% firm średniej wielkości nadal używa arkuszy kalkulacyjnych do budżetowania, prognozowania i raportowania. Jeśli jesteś członkiem tej grupy, rozejrzyj się dookoła twojego działu księgowości. Gdzie są twoje najlepsi ludzie i jak oni spędzają czas? Istnieje duża szansa, że tworzą linki do arkuszy kalkulacyjnych, ręcznie dodają sumy, kopiują i wklejają między arkuszami, klucząc w informacjach przekazanych przez innych menedżerów firmy i wprowadzając wartości zamknięcia z systemu księgowego do sprawozdania zamykającego miesiąc. Porównaj czas, który twoi kluczowi pracownicy poświęcają na te manualne mechaniczne czynności, z czasem poświęconym na analizę danych.
Aplikacji do zarządzania wydajnością jak PROPHIX pozwalają na dokładną analizę informacji budżetu w celu zwiększenia wglądu w wyniki firmy. Przedsiębiorstwa średniej wielkości, które wdrażają takie narzędzia mają wyraźną przewagę nad tymi, którzy nadal zastanawiają się, czy ich informacje są rzetelne. Jest oczywiste, na podstawie tego badania, że aplikacje do zarządzania wydajnością oferują wiele zalet, a arkusze nie. Aplikacje oferują bowiem możliwość rozwijania dobrze zdefiniowanych kluczowych wskaźników wydajności, możliwość planowania trzy do pięciu razy w ciągu roku oraz znacznie lepszą zdolność do wsparcia przyszłego wzrostu firmy.
Tego rodzaju korzyści pozwalają na lepszą komunikację misji organizacji w sposób akceptowalny na wszystkich poziomach przedsiębiorstwa. One także się powodują, że firma jest lepiej przygotowana do wykrywania zmian koniunktury i w razie potrzeby może podejmować szybkie i zdecydowane działania. Osiągnięcie tego rodzaju przewagi konkurencyjnej jest powodem dlaczego prawie jedna czwarta użytkowników arkusza planuje zmianę systemu w ciągu najbliższych dwóch lat.
Nie do przyjęcia jest, żeby menadżerowie poświęcali od dwóch do trzech miesięcy na dodawanie liczb w planie operacyjnym. Dobre praktyki nakazują dziś, że firmy powinny korzystać z takich narzędzi, jak PROPHIX do budżetowania, prognozowania i raportowania. Niski koszt i łatwość korzystania z nowych aplikacji do zarządzania wydajnością umożliwia średnim firmom tworzyć więcej i wykraczać poza arkusze kalkulacyjne.
© 2009 BPM Partners, Inc. Wszystkie materiały zawarte w tym dokumencie pozostają własnością BPM Partners i nie mogą być publikowane ani kopiowane bez wyraźnej pisemnej zgody BPM Partners, Inc.
