Po wykonaniu analizy okazało się, że głównymi celami wdrożenia całego projektu będzie poprawienie jakości i szybkości działania w dwóch podstawowych obszarach kontrolingowych tj. raportowanie zarządcze i proces budżetowania. Dzisiaj skupimy się na tym pierwszym procesie.
Najpilniejszą potrzebą w procesie raportowania było stworzenie modelu, który miał za zadanie uwzględnić przygotowanie wielowymiarowego rachunku zysków i strat (RZiS). Na pierwszy rzut oka wydawać by się mogło, że to standardowy projekt, jednak w trakcie wdrożenia zaczęły pojawiać się jeszcze inne potrzeby. Jedną z nich było przygotowanie danych do Magnitude (jest to system francuski w związku z tym, że nasz klient pracuje na kapitale z Francji). Dodatkowo powstała jeszcze konieczność wygenerowania pliku wsadowego do innego systemu raportowo – analitycznego, z którego korzysta to przedsiębiorstwo. Narzędzie zbiera, weryfikuje i importuje dane finansowe dotyczące kosztów oraz sald bilansowych z systemu Microsoft Dynamics NAV. Trudność tkwiła w czasie – wyżej wymieniony system bardzo długo generował plik końcowy. Zajmowało to aż około 40 godzin!!
Nasza firma wychodząc naprzeciw temu problemowi zaproponowała rozwiązanie Prophix, które generowało ten sam plik z jedną tylko różnicą – CAŁY PROCES TRWAŁ ZALEDWIE 12 MINUT.
W systemie raportowo – analitycznym klienta wyglądało to tak, że mechanizm który został napisany w systemie Microsoft Dynamics NAV działał na bazie analiz wielowymiarowych. Zanim to narzędzie pobrało i przetworzyło dane, najpierw musiało zaktualizować arkusze analityczne w Navision, co zajmowało bardzo dużo czasu. Z kolei aktualizacja arkuszy powodowała problemy z bieżącym księgowaniem. W rezultacie dochodziło do kuriozalnej sytuacji: generowanie pliku końcowego musiało odbywać się w weekend, aby nie zaburzać pracy księgowości.
Po wdrożeniu rozwiązania Prophix, pobieranie danych z NAV trwa około 5 minut. Przetwarzanie danych jest wykonywane już poza systemem i trwa od 5 do 7minut. Dlatego z czysto matematycznego punktu widzenia cały proces w tej chwili ZAJMUJE TYLKO 0,5 % CZASU potrzebnego przy poprzednim systemie pracy. Wynik jest imponujący.
Cały proces wdrożenia modelu raportowania trwał dwa miesiące. Należy podkreślić, że skrócenie czasu generowania raportów oraz konsolidacji danych jest w tym przypadku sukcesem spektakularnym. Ponadto czas trwania wszystkich procesów uległ poprawie. Na przykład proces pobrania danych, ich przetworzenia i stworzenia raportów trwa teraz około 4- 5minut. Dzięki temu wszystkie najświeższe dane widzimy na bieżąco. Dodatkowo znacznie poszerzyły się możliwości analityczne oraz dostęp do danych szczegółowych. W tej chwili ułatwiony jest podgląd transakcji bezpośrednio na sprawozdaniach. To wszystko powoduje, że klient w o wiele krótszym czasie może dotrzeć do informacji źródłowej z poziomu rozwiązania Prophix.
Dyrektor ds. wdrożeń Business Intelligence
Doświadczony Dyrektor ds. wdrożeń Business Intelligence z udokumentowaną historią wdrożeń pracy w branży IT. Na co dzień planuje i przeprowadza wdrożenia rozwiązań CPM i BI oraz prowadzi szkolenia dla użytkowników. Uwielbiany przez klientów za niezwykle pozytywne nastawianie, realne wsparcie oraz wartki umysł, gdyż dzięki temu wyprzedza i spełnia ewoluujące potrzeby kontrahentów.
