W Polsce budżety tworzy, według różnych szacunków 8 – 22% firm i bez wątpienia tylko nieliczne korzystają do tego z innych narzędzi niż arkusz kalkulacyjny. Zastanówmy się dlaczego tak jest i czy tak musi być?
Odpowiedź jest bardzo prosta – po pierwsze, arkusz czyli kolumny liczb od zawsze są naturalnym sposobem przedstawiania danych finansowych w tym budżetu. Tak było i wówczas gdy księgowi i finansiści nie mieli jeszcze komputerów – korzystali z papieru, ołówka i liczydeł, które potem zastąpiły tzw. kręciołki a potem kalkulatory. Tabele przedstawiające dane w postaci wierszy i kolumn liczb to podstawa wymiany informacji finansistów.
Dokładnie 27, bo był to rok 1979 gdy powstał VisiCalc – pierwszy arkusz kalkulacyjny. To dzięki niemu ludzie zaczęli kupować i używać komputery osobiste. W tym samym czasie premierem Polski był Piotr Jaroszewicz, prezydentem USA – Jimmy Carter, a w Londynie odbywała się premiera płyty The Wall zespołu Pink Floyd. Lata 80 i początek 90 należały do słynnego arkusza Lotus 1-2-3, którego wyparł panujący dziś niepodzielnie Excel firmy Microsoft.
Podstawową siłą arkusza kalkulacyjnego – do dziś – jest prosta, zrozumiała filozofia działania a jednocześnie ogrom zawartych w nim funkcji i możliwości obliczeniowych łącznie z obliczeniami statystycznymi czy możliwością tworzenia scenariuszy „co jeśli”.
Podstawowe zalety arkusza kalkulacyjnego:
• Jest zwykle zainstalowany na każdym komputerze biurowym w firmie
• Niemal każdy umie się nim posługiwać (w podstawowym zakresie)
• Zrozumiała i niezmienna od lat filozofia działania
• Wiele wbudowanych funkcji obliczeniowych i statystycznych
• Możliwość tworzenia scenariuszy „co – jeśli”
• Możliwość wymiany danych z innymi aplikacjami
Pomimo stałego wzrostu możliwości arkuszy kalkulacyjnych, leżąca u ich podstaw filozofia działania stała się barierą możliwości stosowania ich w wielu dziedzinach. Stało się tak, gdyż lawinowy rozwój oprogramowania biznesowego używanego w codziennym życiu każdej firmy spowodował wzrost naszych wymagań w stosunku do oprogramowania służącego do analizy danych i wspomagania zarządzania, w tym budżetowania i controllingu. Szczególnie dotkliwa dla użytkowników budżetów tworzonych w arkuszach jest mała elastyczność w prezentacji budżetu w różnych przekrojach – np. czasowych, produktowych, geograficznych.
Ograniczenia arkuszy stosowanych do budżetowania (według badania amerykańskiego magazynu CFO – przeznaczonego dla dyrektorów finansowych):
• żmudne tworzenie modelu budżetu
• zbyt długi czas trwania procesu budżetowania
• brak elastyczności we wprowadzeniu korekt i modyfikacji
• praktyczna niemożność bezpiecznej pracy zespołowej nad budżetem
• problemy z modyfikacją budżetu w trakcie jego realizacji
• brak możliwości analiz wielowymiarowych
Dziś praktycznie wszystkie firmy mają ją mniej lub bardziej rozbudowane komputerowe systemy finansowe czy szerzej ERP/CRM. Stąd służby finansowe i zarządy dysponują zwykle bardzo szczegółowymi danymi dotyczącymi historycznych operacji finansowych. Większość ma jednak kłopoty z wykorzystaniem ich w zarządzaniu przez cele i podejmowaniu decyzji dotyczących przyszłości firmy. Dzieje się tak dlatego, że o ile do ewidencjonowania historycznych zdarzeń finansowych firma ma odpowiednie, wygodne narzędzia – systemy komputerowe, to budżetowanie i planowanie odbywa się właśnie za pomocą arkuszy kalkulacyjnych nie czerpiących automatycznie danych finansowych z innych systemów firmy. Praktyką jest niemal ręczne przenoszenie danych z raportów finansowych do modeli budżetowych żmudnie przygotowanych w arkuszu. Dlatego producenci oprogramowania stworzyli grupę aplikacji analitycznych, które posiadają funkcjonalność arkuszy kalkulacyjnych, doskonale się z nimi integrują, a jednocześnie uzupełniają ich luki. Aplikacje te są przeznaczone stricte do budżetowania i controllingu w firmach.
Cechy systemu do budżetowania i controllingu:
• możliwość automatycznego zasilania danymi z systemów ERP
• wielowymiarowa prezentacja danych np. z wykorzystaniem tzw. kostek OLAP
• możliwość agregacji danych do potrzeb analiz • wykorzystanie historycznych danych finansowych firmy do tworzenia budżetów
• możliwość bezpiecznej pracy grupowej – tak by do tworzenia budżetu „wciągnąć” managerów wszystkich działów firmy
• łatwość zmiany – korekty modelu budżetowego • proste dodawanie nowych produktów, regionów, itp. w trakcie roku budżetowego
• możliwość prostej zmiany struktury budżetowej firmy – inny układ oddziałów, grupowania produktów itp.
• mechanizmy śledzenia wykonania budżetu – z automatycznym pobieraniem bieżących wyników finansowych z systemu ERP (sprzedaż, koszty, itp.)
• mechanizmy udostępniania wybranych fragmentów aktualnego stanu wykonania budżetu np. kierownikom sprzedaży czy innym dowolnie zdefiniowanym grupom pracowników czy ich szefom
• możliwość precyzyjnego zdefiniowania kto jakie dane może oglądać i modyfikować
• automatyczne sygnalizowanie przekroczenia założonych granicznych wartości odchyłek od budżetu w trakcie jego realizacji
• łatwość tworzenia raportów na żądanie – nawet w nietypowych „przekrojach danych”
• łatwa komunikacja z arkuszem kalkulacyjnym
Najważniejszą cechą programów przeznaczonych do budżetowania jest ich ogromna elastyczność w manipulowaniu danymi i modelami tworzenia budżetu. Wynika to z innego sposobu bardzo organizacji danych niż w arkuszach kalkulacyjnych, gdzie dane gromadzone i prezentowane są dwuwymiarowo, a każda zmiana tego układu to żmudne redefiniowanie wszystkich formuł. W programach do budżetowania dane przechowywane są w swego rodzaju hurtowni danych – wbudowanej w program czy zewnętrznej. Znakomicie upraszcza to np. zmianę gupowania produktów – z grupowania regionalnego na np. związane z cechami produktu (cena, kolor, itp.). Dodatkowo, dzięki nowoczesnemu interfejsowi czyli komunikacji z użytkownikiem, manipulacje to robi się intuicyjnie – stosując najczęściej technikę „przeciągnij i upuść”. Drugą ważną cechą jest możliwość bezpiecznej pracy grupowej. W praktyce oznacza to, że bardzo łatwo do tworzenia budżetu możemy włączyć kierowników niższego szczebla – dając im dostęp tylko do fragmentu budżetu. Ważne jest też to, że w trakcie realizacji budżetu różne grupy osób zainteresowanych w firmie mogą widzieć interesujące ich fragmenty budżetu uzupełnione o aktualny stan realizacji. Dzięki takiemu podejściu, tj. zaangażowaniu w proces budżetowania szefów poszczególnych jednostek funkcjonalnych tworzy się w całej firmie zacznie lepsza atmosfera wokół budżetowania. Budżet przestaje być martwym narzędziem, pozostającym na wydrukach materiałem dla zarządu.
Poniżej pokazuję kilka różnic wynikających z pracy w oparciu o arkusze kalkulacyjne, a systemy do budżetowania w poszczególnych obszarach:
| Arkusze | Systemy do budżetowania |
|---|---|
| Przesuwanie Działu wewnątrz struktury organizacyjnej lub dodawanie nowego Działu wymaga ręcznego uaktualnienia wielu formuł. Długie, złożone formuły są potrzebne do tzw. „sumowania w górę” w danej hierarchii. Nie ma pewności czy na pewno są one poprawne. | Interfejs podobny do Windows Eksploratora w postaci tzw. Struktury Drzewa pozwala łatwo dodawać nowe Działy oraz przesuwać Działy pomiędzy poszczególnymi grupami stosując metodę „przeciągnij i upuść”. Menedżer Drzewa utrzymuje grupowanie struktury automatycznie ją aktualizując. Nie ma potrzeby zmieniać formuł konsolidacji, tylko metodę „przeciągnij i upuść” |
| Arkusze | Systemy do budżetowania |
|---|---|
| Wyobraź sobie, że właśnie zakończono opracowanie arkuszy budżetowych. Jak możesz dodać nowe konto lub zmienić istniejącą formułę? Co jeśli Dyrektor Marketingu dodaje nowe konto Targi lub zmienia formułę w koncie Dodatki i Premie. Czy na pewno nie włączasz konta Gadżety Marketingowe do skonsolidowanego konta Kursy i Seminaria? Formuły i sumy cząstkowe kont muszą być zdefiniowane we wszystkich pojedynczych arkuszach. Ponadto musisz utrzymywać formaty liczb oraz przeliczenie czasu w każdym arkuszu | Tutaj tylko administrator może dodać nowe konto budżetowe lub uaktualnić formuły. Ale nawet jeśli to jest zrobione po tym jak arkusze zostały przedłożone menadżerom, zmiany będą wciąż zsynchronizowane dla wszystkich użytkowników. System pozwala także na ustawienie innych atrybutów konta takich jak format liczby czy metoda przeliczenia czasu. Wystarczy zrobić to tylko raz dla każdego konta. |
| Arkusze | Systemy do budżetowania |
|---|---|
| Czy masz problemy z… • Kopiowaniem zestawień pomiędzy arkuszami z zachowaniem integracji wyliczeń i konsolidacji formuł? • Łączeniem danych i formuł z różnych wersji budżetu? • Kopiowaniem i wklejaniem danych aby stworzyć raport w oparciu o różne wersje budżetów? Czy masz pewność, że zostały skopiowane właściwe dane do właściwego arkusza? | Menadżer Wersji sprawia, że proste staje się: • tworzenie nowych wersji budżetu i ponownych prognoz • porównywanie i raportowanie na różnych arkuszach (wersjach) • blokowanie arkuszy przed dalszymi aktualizacjami • planowanie na wiele lat do przodu |
| Arkusze | Systemy do budżetowania |
|---|---|
| Cykl tworzenia budżetu: 1. Skopiuj arkusz Działu do oddzielnego skoroszytu 2. Wyślij skoroszyt do Szefa Działu 3. Szef Działu podłącza skoroszyt i wprowadza budżet 4. Szef Działu odsyła z powrotem skoroszyt z budżetem 5. Administrator wkleja z powrotem skoroszyt do głównego arkusza Co jeśli umieścisz zaakceptowany arkusz w złym skoroszycie? Co jeśli Szef Działu zmienił formułę lub dodał nowy wiersz czy kolumnę? | Praca Grupowa ułatwia użytkownikom przekazywanie danych. Pozwala także kontrolować procesy budżetowe poprzez śledzenie użytkowników, na którym etapie cyklu znajdują się. Użytkownicy przekazują dane w cyklu tworzenia budżetu przy jednym kliknięciu przycisku. W systemie Działy lub konta są przyporządkowywane do użytkowników. |
| Arkusze | Systemy do budżetowania |
|---|---|
| Korzystając z arkuszy dział księgowy jest często sfrustrowany gdy widzi małe czerwone trójkąciki ukryte w różnych komórkach na arkuszach. Nawet nie podejmujemy się dyskusji nad próbą ich wydrukowania lub określenia kto jest ich autorem. Podobnie wygląda sytuacja, gdy zaczniemy się zastanawiać czy komentarze są jeszcze aktualne. | Tutaj użytkownicy mogą: • Dodawać komentarze tekstowe • Każdy komentarz oznaczony jest datą oraz użytkownikiem, który go stworzył • Dołączać pliki • Wydrukować komentarze w formalnych sprawozdaniach |
| Arkusze | Systemy do budżetowania |
|---|---|
| • Aby stworzyć roczne sumy w rozbiciu na miesiące, użytkownik może skorzystać z kalkulatora lub utworzyć formułę w arkuszu. • Aby zmienić sumę rocznego wynagrodzenia zachowując przy tym wcześniej wprowadzoną sezonowość można dodać linię na dole arkusza w celu dokonania obliczeń a następnie przekopiować wynik z powrotem do linii wynagrodzenia Ale skąd można wiedzieć, że nie został popełniony błąd tworząc formułę? | Tutaj nie potrzeba wprowadzać żadnych formuł aby manipulować danymi wprowadzając bowiem roczną sumę zostaniesz zapytany w jaki sposób dzielić tę kwotę w miesiącach. Pierwszą opcją jest „Rozłóź równomiernie”, a drugą „Rozłóż na podstawie istniejących danych” aby zachować wprowadzoną sezonowość. |
| Arkusze | Systemy do budżetowania |
|---|---|
| Płace stanowią 50% – 70% Twoich całych wydatków, czy to możliwe? • Czy Twoje kalkulacje są przetwarzane w odpowiedniej kolejności? Jednoprocentowy błąd może mieć ogromne znaczenie. • Czy w prosty sposób możesz manipulować różnymi scenariuszami? • Czy każda zmiana wymaga godzin wysiłku? • Czy informacje są bezpieczne? | Planowanie Personelu/Zatrudnienia umożliwia w prosty sposób: • Import danych z Działu Kadr aby rozpocząć Planowanie Personelu • Skalkulowanie miesięcznych wynagrodzeń dla pracowników rozliczanych godzinowo i rocznie • Dostosowanie kalkulacji do podatków związanych z płacami • Stworzenie wielu wersji planów zatrudnienia dla różnych budżetów |
| Arkusze | Systemy do budżetowania |
|---|---|
| Wyobraź sobie, że potrzebujesz w skonsolidowanym arkuszu docelową wartość ogółem dla pozycji Kursy i Seminaria w wysokości 220 000zł. Jak dużo czasu trzeba poświęcić krążąc po różnych arkuszach Działowych, aby uzyskać poprawną wartość dla każdego miesiąca? | System zapyta w jaki sposób dane mają być dzielone w miesiącach oraz w poszczególnych działach. |
| Arkusze | Systemy do budżetowania |
|---|---|
| Wyobraź sobie ogrom pracy związany z załadowaniem danych z wykonania budżetu w zeszłym roku tak, aby użytkownicy mogli planować nowy rok na podstawie danych poprzedniego roku skorygowanych o wartość liczbową lub procent wzrostu. Jeśli użytkownicy chcą tworzyć własne szczegółowe rozkłady danych w poszczególnych miesiącach, ile czasu potrzebowaliby na naukę, aby mogli tworzyć własne zestawienia? Czy chcesz aby zakładali nowe arkusze w już istniejącym skoroszycie? | Analiza Delta ułatwia planowanie w oparciu o dane historyczne lub o różne inne wersje planów. Użytkownicy łatwo wprowadzają zmiany procentowe lub liczbowe, a funkcja Zestawienie Pozycji Wierszy pozwala użytkownikom na proste tworzenie własnych list pozycji w budżecie i wykorzystanie podsumowań w budżecie. Nie ma potrzeby tworzenia skomplikowanych formuł. |
| Arkusze | Systemy do budżetowania |
|---|---|
| Raporty Formalne muszą być stworzone dla każdego Działu osobno. Nawet nazwy Działów muszą być za każdym razem wprowadzane od nowa. Dane kopiowane są z arkuszy, ale jeśli zmienisz ich wygląd istnieje możliwość, że będzie trzeba także poprawić wszystkie raporty. A co jeśli zapomnisz zmodyfikować wszystkie raporty? Skąd pewność, że raportujemy z właściwego zestawu danych? | Kiedy tworzysz raport odwołuje się on do wszystkich Centrów Kosztowych. Możesz użyć tego samego formatowania i opcji kalkulacji jakie dostępne są w arkuszach, a kiedy nadejdzie czas na wydrukowanie raportu, wybierasz, który Dział ma zostać wydrukowany. Ponadto masz możliwość zapisania raportu z różnymi rozszerzeniami plików (np. .xls; .html; .pdf) |
Nowe narzędzia do budżetowania i controllingu WSPÓŁPRACUJĄ z wykorzystywanymi w firmie arkuszami, a NIE JE ELIMINUJĄ. Systemy te całkowicie integrują się z arkuszami, np.: z programem MS Excel – oznacza to, że do systemu „jednym ruchem” przenosi się budżety wykonane kiedyś w arkuszu, a także tworzy, pracując zespołowo nowy budżet, a po jego zatwierdzeniu zapisuje cały i wybrane fragmenty w postaci arkusza.