W dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się świecie biznesu, posiadanie dostępu do danych (precyzyjnych i aktualnych) jest kluczowe dla podejmowania strategicznych decyzji. Terminem System Business Intelligence (BI) określa się narzędzie, które umożliwia firmom analizę danych i przetwarzanie ich w użyteczne informacje biznesowe. Wdrożenie systemu BI może przynieść znaczące korzyści oraz przewagę konkurencyjną, jednak proces ten wymaga starannego planowania i realizacji. W tym artykule przedstawimy kroki niezbędne do skutecznego wdrożenia rozwiązania BI.
Co to jest oprogramowanie Business Intelligence?
Oprogramowanie Business Intelligence (BI) to zestaw technologii, aplikacji i procesów, które umożliwiają przedsiębiorstwom gromadzenie, integrację, analizę i prezentację danych biznesowych. Głównym celem BI jest wspieranie decyzji biznesowych poprzez dostarczanie dokładnych, aktualnych i istotnych informacji. Główne elementy systemu BI obejmują hurtownie danych, narzędzia analityczne i raportujące oraz kostki OLAP (Online Analytical Processing), które umożliwiają analizę danych wielowymiarowych.
Poznaj kluczowe elementy rozwiązania Business Intelligence
- Gromadzenie Danych: BI zaczyna się od zbierania danych z różnych źródeł, takich jak bazy danych, systemy ERP, CRM, arkusze kalkulacyjne, dane zewnętrzne i inne.
- Integracja Danych: Dostępne dane są integrowane i przetwarzane w jednolitą formę, często przy użyciu narzędzi ETL (Extract, Transform, Load).
- Analiza Danych: Analiza danych obejmuje różnorodne techniki, takie jak analiza statystyczna, eksploracja danych, modelowanie predykcyjne i analiza wielowymiarowa.
- Wizualizacja Danych: Wizualizacja danych umożliwia prezentację wyników analiz w przystępny sposób, najczęściej za pomocą dashboardów, raportów, wykresów i diagramó
- Raportowanie: Narzędzia BI generują raporty, które mogą być dostosowane do potrzeb różnych użytkowników w organizacji.
- Wspomaganie decyzji operacyjnych i strategicznych: Dzięki dostarczaniu aktualnych i dokładnych informacji, nowoczesne systemy BI wspierają zarówno decyzje operacyjne, jak i strategiczne. Dzięki temu wspierają kadrę menadżerską w podejmowaniu decyzji biznesowych, które są oparte na rzetelnych danych, co zwiększa ich skuteczność.
Business Intelligence dla firm – dlaczego potrzebujesz narzędzia BI?
Wdrożenie rozwiązań z zakresu BI w przedsiębiorstwie przynosi liczne korzyści. Po pierwsze, znacznie skraca czas potrzebny na zbieranie i analizę danych, co zwiększa efektywność procesu decyzyjnego. Po drugie, system BI umożliwia tworzenie dokładnych prognoz i scenariuszy „co-jeśli”, co przekłada się na lepsze planowanie strategiczne. Wreszcie, BI pomaga w identyfikacji trendów i wzorców, które mogą prowadzić do odkrycia nowych możliwości biznesowych i zwiększenia konkurencyjności firmy.
Problematyka wdrażania systemów BI – jakie trudności mogą się pojawić?
Szczegółowa analiza zgromadzonych w trakcie wdrożeń doświadczeń przez naszych Konsultantów stanowi podstawę do pewnych uogólnień, które ustrukturalizowane i sklasyfikowane, można zaprezentować w postaci czterech głównych grup problemów:
Problemy spowodowane niestosowaniem nowoczesnych metod zarządzania firmą
- Brak zarządzania przez cele.
- Niedefiniowanie strategii.
- Niedefiniowanie celów strategicznych.
- Problemy z planowaniem – brak planowania, bo użytkowane narzędzia, np. arkusze kalkulacyjne, wymagają dużych nakładów pracy i czasu.
- Niedefiniowanie obszarów analiz.
Problemy związane ze strukturą organizacyjną firm (również ze sposobem działania)
- Niewłaściwe składy zespołów – problem z wciągnięciem do zespołu w procesie budżetowania właściwych ludzi, np. kierowników działów. Zamiast tego budżetem zajmują się tylko księgowi.
- Brak zdefiniowanych zakresów kompetencji i odpowiedzialności.
- Brak zespołowego budżetowania.
Problemy związane z infrastrukturą posiadanych systemów informacyjnych
- Brak wdrożonego systemu ERP (albo przynajmniej muszą być rejestrowane transakcje).
- Brak interfejsów do systemów rejestracji transakcji.
- Nieznajomość struktur danych w tabelach systemu ewidencyjnego (dokumentacja systemu tzw. Software Development Kit).
Problemy wynikające ze specyfiki podejścia do analiz wielowymiarowych (OLAP)
- Problem z przejściem z 2 wymiarów do n wymiarów.
- Problem percepcji wielowymiarowych danych.
W każdej z głównych grup problemów można wyodrębnić kwestie bardziej szczegółowe. Pełna lista zidentyfikowanych problemów prezentuje się następująco:
Brak nowoczesnych metod zarządzania firmą
- Brak zarządzania przez cele.
- Niedefiniowanie strategii.
- Niedefiniowanie celów strategicznych.
- Problemy z planowaniem – brak planowania, bo użytkowane narzędzia np. arkusze kalkulacyjne wymagają dużych nakładów pracy i czasu.
- Niedefiniowanie obszarów analiz.
Propozycja metodyki wdrożenia systemu Business Intelligence
Główne etapy metodyki wdrożeniowej narzędzi Business Intelligence:
- Reorientacja firmy na zarządzanie przez cele i zdefiniowanie strategii oraz celu (celów) strategicznych.
- Zdefiniowanie obszaru analitycznego, w którym zamierzamy wdrażać system BI.
- Edukacja użytkownika w obszarze analiz wielowymiarowych (rozumienie przestrzeni danych wielowymiarowych). Można użyć przykładowego scenariusza.
- Wsparcie użytkownika w zdefiniowaniu listy wymagań do dostawcy systemu ERP, dotyczącej struktury danych tego systemu, w przypadku braku właściwej dokumentacji.
- Eksploatacja systemu BI w danym obszarze analitycznym.
Napotkanie trudności przy wdrażaniu platformy BI
Wyraźną słabością, zauważoną w wielu firmach z którymi współpracowaliśmy było niestosowanie (co nie oznacza nieznajomości) nowoczesnych metod zarządzania. Brak zdefiniowanych strategii, niezdefiniowane cele: strategiczne, taktyczne i chaos na poziomie celów operacyjnych, częste zaniedbania w opracowaniu budżetów to najczęstsze „grzechy” popełniane przez menedżerów. System Business Intelligence (BI) wprowadzony w takiej sytuacji najprawdopodobniej powiększy istniejący już chaos. Dlatego pierwszym etapem powinno być uporządkowanie sfery zarządzania przez wprowadzenie zarządzania przez cele.
Etap I.
- Zdefiniowanie strategii biznesowych w tym misji i wizji działania firmy.
- Zdefiniowanie celów biznesowych (strategicznych i taktycznych) z użyciem analizy SWOT lub TOWS, Krytycznych Czynników Sukcesu (CSF), Zrównoważonej Karty Wyników (BSC). Wyspecyfikowane cele przekładają się bezpośrednio na obszar tematyczny i zakres hurtowni danych, które należy zbudować.
- Zdekomponowanie celów strategicznych do celów operacyjnych i planów działań, które prezentujemy w postaci planów biznesowych i ich budżetów
- Stałe, iteracyjne (przynajmniej raz w miesiącu) monitorowanie realizacji planów i budżetów oraz wprowadzanie ewentualnych korekt, które jest domknięciem procedury.
Czas trwania procesu wdrożeniowego
Z doświadczenia możemy stwierdzić, że etap ten trwa zazwyczaj około 2 miesięcy wymagając licznych spotkań, szkoleń i ćwiczeń. Jednym z kluczowych zagadnień jest zaangażowanie w proces definiowania strategii jak największej liczby menedżerów, aby poznali obszary, za które będą odpowiadali. Jednocześnie należy powiązać ich indywidualne decyzje i działania z celami firmy. Powoduje to wzrost poczucia współodpowiedzialności za losy firmy, pozwala wyeliminować patologie w interpretacji celowości realizacji planów i budżetów. Pozytywne zakończenie tego etapu jest warunkiem przejścia do kolejnego etapu jakim jest definiowanie obszaru analitycznego (II Etap wdrożenia).
Nasza propozycja w tym zakresie polega na realizacji następujących działań przedsiębiorstwa.
Etap II.
- Dekompozycja celów biznesowych do ilościowo-wartościowo mierzalnych składników analizy;
- Zdefiniowanie problemów (pytań biznesowych), na które odpowiedź powinna zostać udzielona w trakcie procesu ich analizy.
- Znalezienie informacji składowanej w systemie informacyjnym organizacji, co warunkuje znalezienie odpowiedzi na pytania biznesowe.
- Mapowanie informacje zgodnie z celami określonymi w analizie, co wymaga określenia źródeł, w których się znajdują.
Istotą proponowanej metodyki jest jak najszybsze rozpoczęcie eksploatacji systemu Business Intelligence (BI). Wymaga to zawężenia spektrum analizowanych zagadnień do jednego obszaru, subiektywnie najważniejszego dla firmy. Próba kompleksowego wprowadzenia BI w wielu obszarach równocześnie może skończyć się nawet niepowodzeniem a na pewno przesunięciem w czasie momentu rozpoczęcia eksploatacji systemu. Rozpoczynanie wdrożenia od niewielkiego zagadnienia (obszaru) pozwala szybko rozpocząć edukację (szkolenie) użytkowników systemu co jest kolejnym etapem naszej metodologii, który realizowany jest w następujących krokach.
Etap III.
- Wprowadzenie użytkownika do postrzegania danych w sposób wielowymiarowy (przejście z „płaskiego” świata raportów systemu ERP do n-wymiarowego świata „kostki danych”).
- Budowa prototypu modelu biznesowego w analizowanym obszarze.
- Trening w analizach „co jeśli”, nauka manipulowania danymi, w celu wypracowania odruchu odkrywania nowych, „nieznanych” dotychczas wymiarów rzeczywistości.
Wielu użytkowników, nawet wybitnych specjalistów w swojej dziedzinie, często wpada w pułapkę schematów myślowych. Korzystanie z tradycyjnych narzędzi informatycznych (arkusze kalkulacyjne, systemy ERP) sprawia, że postrzegają rzeczywistość przez pryzmat „płaskich”, dwuwymiarowych raportów, nie dostrzegając wielowymiarowych relacji nie tylko w świecie danych, ale również w świecie rzeczywistym. Trening na dobrze opracowanych modelach pozwala „otworzyć umysł” i postrzegać dane i rzeczywistość w innych perspektywach (widokach). Równolegle z etapem szkolenia można realizować prace związane z gromadzeniem wiedzy dotyczącej źródeł danych, niezbędnych do budowy przyszłych modeli, wynikających z celów strategicznych.
Etap IV.
- Dotarcie do dokumentacji bazy danych i przepływów danych w eksploatowanym w firmie systemie ERP.
- Konstruowanie modelu danych źródłowych.
- Budowa dziedzinowych hurtowni danych (Data Marts).
- Definiowanie mechanizmów przekształcania danych źródłowych w wielowymiarową hurtownię danych.
Częstym zaniedbaniem jest niedomaganie się od dostawcy systemu ERP dokumentacji bazy danych: struktura bazy danych i przepływów danych w bazie. Naturalną konsekwencją takiego stanu rzeczy są poważne utrudnienia w budowie hurtowni, ponieważ wymaga to „ręcznego” śledzenia przepływów danych, logów transakcji i zmian stanów pól danych. Oczywiście takie działanie wydłuża realizację hurtowni oraz znacząco podnosi koszty wdrożenia. Alternatywą dla „manualnych” poszukiwań są odpowiednio przygotowane zapytania do dostawcy, który zazwyczaj (choć nie zawsze, ponieważ czasami sam ma to niezbyt dokładnie udokumentowane) jest w stanie dostarczyć niezbędnych informacji.
Stosowanie zaproponowanej metodologii owocuje:
- Skróceniem czasu wdrożenia do 2-3 miesięcy. Warunkiem jest jednak wcześniejsze posiadanie przez firmę zdefiniowanych strategii biznesowych.
- Analizy wielowymiarowe, tworzone we współpracy z użytkownikiem i pod jego sposób postrzegania rzeczywistości, sprawiają, że użytkownik rozwija się wraz z systemem, dostrzega nowe możliwości, których wcześniej nie widział i zadaje pytania, które wcześniej nie przyszły mu na myś Użytkownik odkrywa nowe wymiary rzeczywistości.
- Użytkownik, który otrzymuje prosty model analityczny z jednego, wycinkowego obszaru np. sprzedaż (prototyp przyszłego, kompleksowego modelu biznesowego) rozpoczyna z nim aktywną pracę. Dzięki temu zaczyna odkrywać pewne zależności w danych, z których istnienia wcześniej nie zdawał sobie sprawy i zaczyna widzieć nowe obszary analiz, w których może go wspomóc system Business Intelligence (BI). Są to dobrze znane zalety podejścia prototypowego.
Korzyści dla firm z wdrożenia systemu Business Intelligence
Wdrożenie systemu Business Intelligence przynosi firmom również wiele innych korzyści:
- Zwiększona efektywność procesów decyzyjnych – dzięki szybszej analizie danych, więcej czasu można poświęcić na samo podejmowanie decyzji.
- Lepsze prognozy i planowanie – systemy BI umożliwiają tworzenie dokładnych prognoz, co ułatwia planowanie strategiczne.
- Identyfikacja nowych możliwości biznesowych – analiza danych pomaga odkrywać nowe trendy i wzorce, które mogą prowadzić do nowych możliwości.
- Zwiększenie konkurencyjności – dzięki lepszej analizie danych firmy mogą szybciej reagować na zmiany rynkowe i podejmować lepsze decyzje biznesowe.
- Edukacja i rozwój pracowników – użytkownicy systemu BI uczą się nowych metod analizy danych, co przyczynia się do ich rozwoju zawodowego.
Podsumowanie
Wdrożenie systemu Business Intelligence to skomplikowany proces, który wymaga starannego planowania, zaangażowania zespołu i odpowiednich zasobów. Jednak korzyści płynące z posiadania efektywnego systemu BI mogą znacząco przewyższać nakłady związane z jego wdrożeniem. Precyzyjne dane, lepsza analiza i szybsze podejmowanie decyzji to tylko niektóre z zalet, jakie może przynieść dobrze wdrożony system BI. Pamiętaj, że kluczem do sukcesu jest dokładne zrozumienie potrzeb firmy i systematyczne monitorowanie oraz optymalizacja wdrożonego systemu.
