Kluczem do sukcesu każdej firmy jest skuteczne zarządzanie jej działaniem. Skuteczne zarządzanie wymaga natomiast jasnego określenia celów i podporządkowania codziennego działania firmy jak najlepszej ich realizacji. Oczywiście możliwość realizacji celów każdej firmy weryfikuje otoczenie czyli rynek. Stawia to przed zarządem firmy konieczność stałej obserwacji zmieniającego się otoczenia rynkowego firmy i aktywnego reagowania na te zmiany. Im szybsza i trafniejsza reakcja – tym lepszy efekt i umocnienie pozycji firmy na rynku.
Reagowanie na zmiany to z kolei konieczność szybkiego podejmowania – często śmiałych i ryzykownych – decyzji. By maksymalizować liczbę trafnych decyzji, a jednocześnie minimalizować ryzyko, podejmującym je menedżerom potrzebne są jak najbardziej aktualne informacje o własnej firmie i o jej otoczeniu, a także narzędzia ułatwiające agregację i analizowanie tych danych. Co równie istotne, menedżer musi mieć czas na przeanalizowanie danych i wypracowanie decyzji.
Narzędziami wspomagającymi procesy decyzyjne są dziś informatyczne systemy klasy Business Intelligence (BI). Ich szybkie i elastyczne działanie daje menedżerom nie tylko podstawę do decyzji ale i pozwalają poświęcić więcej czasu na myślenie przy podejmowaniu decyzji.
Śmiało można powiedzieć, że BI to tak naprawdę rewolucja w głowie menedżera – w sposobie myślenia i prowadzenia biznesu, a nie kolejny system informatyczny w firmie. Dzięki BI menedżerowie sami mogą zadawać pytania i samodzielnie szukać na nie odpowiedzi, w prosty sposób sięgając do danych i wykonując analizy, i co najważniejsze wszystko to dostępne jest bez długich szkoleń, pomocy informatyków, księgowych ….
BI to podniesienie jakości, i co ważniejsze, efektywności zarządzania i prowadzonego biznesu.
Hasło to dość trafnie oddaje najistotniejsze założenie wykorzystania systemów BI w procesie zarządzania przedsiębiorstwem – ich zadaniem jest dostarczenie rzetelnej informacji biznesowej, na podstawie której, osoby na każdym szczeblu zarządzania będą mogły szybko podejmować właściwe decyzje.
Skutecznie zarządzać firmą można tylko wówczas, gdy wyznaczone są jasne cele jej działania – kierunek, w którym zmierza. Nie można osiągnąć sukcesu bez określenia czym on jest, nie można dojść do celu, jeśli go się najpierw nie zdefiniuje.
Dla wyznaczenia miejsca systemów BI wśród systemów do zarządzania przedsiębiorstwem najlepiej posłużyć się tzw. metodą zarządzania przez cele – opracowaną przez Petera Druckera – sprawdzoną i wykorzystywaną na świecie od wielu lat.
Istotę tej metody najlepiej ilustruje przedstawiona obok piramida. Patrząc od góry mamy:
Cel. Każda firma ma zdefiniowane konkretne cele strategiczne czy korporacyjne. Z ich osiągnięcia rozliczany jest zarząd firmy.
ZKW (SWOT/KCS). Zwykle co roku firma opracowuje także cele cząstkowe – dla poszczególnych rodzajów działalności, oddziałów czy innych jednostek organizacyjnych. Cele opracowywane są najczęściej na podstawie analizy SWOT/ Krytycznych Czynników Sukcesu. Wykorzystując do tego tzw. Zrównoważoną Kartę Wyników (balanced scorecard), która jest obecnie dość popularną i sprawdzoną na świecie metodą. Oczywiście można to zrobić też w dowolny inny sposób.
Analizy i Budżety. Na podstawie celów cząstkowych poszczególnych działów i analizy historycznych danych z firmy i jej rynkowego otoczenia powstają plany/budżety.
Monitorowanie realizacji. Po opracowaniu planów i zamknięciu budżetów następuje proces ich realizacji z jednoczesnym jego monitorowaniem, śledzeniem odchyleń i weryfikacją.
Przedstawiony w formie piramidy proces zarządzania firmą jest działaniem polegającym na stałym monitorowaniu procesów w firmie, porównywaniem ich z opracowanymi wcześniej planami i budżetami, określeniem występujących odchyleń i wprowadzeniem koniecznych zmian do planów i budżetów.
Cały ten proces zarządzania przez cele możemy nazwać controllingiem, który w szerokim ujęciu zawiera w sobie, praktycznie wszystkie procesy z pokazanej piramidy.
Systemy BI wspomagają obszary zarówno analiz oraz planowania jak i całego procesu monitorowania realizacji założonych celów poprzez umożliwienie i zautomatyzowanie śledzenia odchyleń oraz wspomaganie weryfikacji realizacji planów/budżetów. W ten sposób systemy BI wspomagają cały proces controllingu w firmie i pełnią kluczową rolę w skutecznej implementacji w firmie metody zarządzania przez cele.
Słowo controlling jest często jest mylone ze słowem kontrola, choć obydwa znaczą co innego. Kontrola odnosi się do przeszłości – kontrolujemy wyniki sprzedaży, działania, transakcje, itp. Controlling odnosi się natomiast do zarządzania czymś – a zarządzać można tylko przyszłością, na historię nie mamy już wpływu – można ją tylko analizować i wyciągać wnioski przydatne w planowaniu, budżetowaniu itp. działaniach zaliczanych już do controllingu.
Proponując menedżerom ułatwienie zarządzania i sięgnięcie po narzędzia BI słyszymy często „a po co? Mamy przecież nowoczesny rozbudowany system ERP (ang. Enterprise Resources Planning).” Co prawda, nowoczesne systemy ERP mają spore możliwości w zakresie analityki czy raportowania, a czasami nawet wspierają takie procesy jak budżetowanie, to pamiętać należy, że powstały w zupełnie innym celu.
Stworzono je i zoptymalizowano jako systemy transakcyjne i jako takie, służą przede wszystkim do rejestrowania zdarzeń gospodarczych. Systemy ERP automatyzują jedynie pewne rutynowe procesy i zdarzenia zachodzące w każdym przedsiębiorstwie, nie oferując szansy dostrzeżenia nowych możliwości, czy chociażby prognozowania przyszłych wydarzeń.
Systemy Business Intelligence odpowiadają natomiast przede wszystkim na potrzeby menadżerów i zarządów firm, wspomagają ich w procesach podejmowania decyzji biznesowych, gdzie analizy systemów transakcyjnych najzwyczajniej w świecie nie wystarczają, bo wymagają analizy danych uogólnionych (zagregowanych) i narzędzi wspomagających przewidywanie przyszłych zdarzeń, czy analizowanie wielu różnych scenariuszy typu „co będzie jeśli…”
Podejmowanie decyzji nie jest na pewno działaniem rutynowym, jego wspomaganie wymaga więc innych narzędzi.
Stąd też powstała idea a potem technologia hurtowni danych i kostek OLAP (o czym będzie mowa za chwilę) jako narzędzi, które mają tym zadaniom sprostać i być źródłem danych dla systemów BI.
W dzisiejszej globalnej gospodarce, ogromnej konkurencji na rynku i bardzo szybko zmieniającym się rynku oraz ogólnej sytuacji gospodarczej wygrywa ten kto szybciej podejmie trafną decyzję. Oczywiście każda decyzja wiąże się z ryzykiem, istotne więc by móc to ryzyko minimalizować.
By podejmować trafne decyzje i minimalizować ryzyko potrzebne są tylko: wiarygodne dane, aktualne i kluczowe informacje, przewidywanie skutków decyzji i oczywiście odpowiedni ludzie. Wszystkie wspomniane składniki trafnych decyzji –z wyjątkiem ludzi, oczywiście – pomagają uzyskać nam systemy BI. Dla uproszczenia wszystkie systemy transakcyjne nazywamy dalej systemami ERP i wskazujemy dlaczego BI ma większe możliwości.
Wiarygodne dane czyli dane nie obarczone istotnymi błędami i spójne w skali całej firmy trudno jest zwykle uzyskać bazując jedynie na systemie transakcyjnym. Porównując przykładowo dane dotyczące kosztów sprzedaży otrzymane z księgowości i działu handlowego uzyskamy zwykle znaczne różnice wynikające z innego rozumienia pojęcia kosztów czy przychodów (różne składniki), a często przede wszystkim z różnic wynikających z uwzględnienia, przez poszczególne działy, różnych składników w różnym czasie. Np. koszty czynszu, energii elektrycznej i telefonów stacjonarnych doliczane są przez księgowość dopiero na początku przyszłego miesiąca, dla działu sprzedaży mogą one być zupełnie niewidoczne. Systemy BI eliminują te różnice, potencjalne błędy oraz są w stanie dodać przewidywane wartości niektórych składników kosztów (na podstawie analizy danych historycznych). Dane są dodatkowo agregowane (grupowane) w różnych przekrojach tak by ułatwić i przyspieszyć ich analizę – służy do tego tzw. hurtownia danych i wielowymiarowe kostki OLAP (ang. On-line Analytical Processing).
Aktualne informacje czyli dane dostępne automatycznie na żądanie bezpośrednio dla pytającego i obejmujące najbliższy wiarygodny czyli kompletny okres (ostatni dzień, tydzień, miesiąc). Co prawda większość systemów ERP umożliwia uzyskanie danych dla wybranego okresu (kiedyś stanowiło to poważny problem), to dostęp na żądanie nie jest możliwy. Co więcej uzyskanie nietypowego zestawienia czy analizy wymaga pomocy informatyków. Dodatkowo uzyskanie takich danych dodatkowo obciąża system i dość długo trwa – system służy do obsługi bieżących transakcji a nie do prowadzenia analiz i sięgania do danych, używanych w tym czasie przez innych. System BI korzysta natomiast z danych przechowywanych w hurtowni danych, wstępnie już strukturalizowanych i zagregowanych – łatwiej nimi operować, a analizowanie ich nie ma najmniejszego wpływu na bieżącą pracę systemu ERP.
Kluczowe informacje czyli istotne dla podejmowanej decyzji informacje automatycznie zagregowane i oddzielone od „szumu informacyjnego”. Raporty z systemów ERP są zwykle wielkimi zestawieniami, w których ciężko jest wychwycić istotne prawidłowości, trendy czy kierunek zmian. Jeśli są one w postaci wielostronicowych zestawień, jest to szczególnie uciążliwe. Jeśli raporty są w postaci arkuszy kalkulacyjnych, to co prawda możliwa jest analiza danych ale trzeba się sprawnie posługiwać programem typu Excell. System BI umożliwia natomiast bardzo proste grupowanie, wybieranie według zmienianych ad hoc kryteriów i analizowanie danych, przedstawianie ich w formie graficznej – np. na wykresach wskazujących trendy zmian. Dla ilustracji powyższego zagadnienia można podać przykład średniej wielkości sieci sprzedaży. Prezes tej firmy co miesiąc otrzymuje 250 stronicowy raport z informacją o wynikach każdej z placówek. Trudno wyobrazić sobie, że jest on w stanie w krótkim czasie przeczytać i przeanalizować zgromadzone tam informacje. Oznacza to, że wszelkie podejmowane decyzje będą obarczone błędem wynikającym albo z nadmiaru informacji albo z braku czasu na ich przestudiowanie.
Przewidywanie skutków decyzji, a precyzyjniej możliwość symulacji skutków decyzji. Każda podjęta decyzja, nawet najtrafniejsza może spowodować skutki, których nie brano pod uwagę. Planując działania w dłuższej perspektywie czasowej dobrze jest mieć możliwość przeanalizowania kilku rodzajów scenariuszy wydarzeń i sprawdzić wpływ planowanych działań, na całość biznesu firmy. Systemy ERP takich możliwości już w ogóle nie dają.
Odpowiedni ludzie czyli potrafiący korzystać z analiz i wyciągać właściwe wnioski. Choć prezentowany tu jako ostatni, jest to tak naprawdę najważniejszy element. To przecież ludzie, nie systemy, podejmują te najważniejsze decyzje. Ważne jest, by na podstawie rzetelnych analiz potrafili wyciągać właściwe wnioski. Nie chodzi tu tylko i wyłącznie o szczebel zarządu ale o każdego pracownika, podejmującego codziennie decyzje mające w mniejszym lub większym stopniu wpływ na firmę. Bez dogodnego dostępu do wiarygodnych i istotnych danych – dopasowanych do potrzeb konkretnego stanowiska pracy i zakresu podejmowanych na nim decyzji – te decyzje będą podejmowane intuicyjne, a ich jakość będzie taka, jak trafny będzie każdorazowy osąd sytuacji decydującego pracownika. Przy obecnym poziomie złożoności i konkurencyjności gospodarki firmy – nawet na najniższym szczeblu – nie mogą już sobie pozwolić na zgadywanie czy działanie „na wyczucie”.
W systemach BI odzwierciedlony jest zwykle model biznesowy całego przedsiębiorstwa, stąd sprawdzanie różnych scenariuszy działania i skutków różnych decyzji jest bardzo proste.
Testowane scenariusze mogą być bardzo skomplikowane, zawierać wiele elementów zmiennych oraz mechanizmy korzystające z firmowej bazy wiedzy wynikającej m.in. z analizy historycznych danych zgromadzonych w różnych systemach firmy. Przykładowo w firmie transportowej bardzo ważne jest stałe śledzenia cen paliwa i prognozowanie kosztów transportu zależnie od wzrostów lub spadków cen. Co więcej, niektóre systemy BI oferują wręcz narzędzia wczesnego ostrzegania – zwane Sentinel czyli Agent Przewidywania. Na podstawie danych statystycznych i historycznych firmy oraz informacji z monitorowania rynku zewnętrznego narzędzia te mogą z wyprzedzeniem automatycznie ostrzegać o zagrożeniach dotyczących uzyskania założonych, kluczowych wskaźników biznesowych dla firmy. Ostrzeżenia takie pozwala reagować z wyprzedzeniem – podejmować decyzje przed wystąpieniem groźnej sytuacji a nie dopiero po. Precyzja tego przewidywania rośnie w miarę upływu czasu używania systemu – narzędzia te mają wbudowane mechanizmy uczenia się.
Systemy BI powstały by wspierać podejmowanie decyzji, stąd ich głównymi odbiorcami są prezesi, dyrektorzy zarządzający i dyrektorzy finansowi firm. To ich decyzje mają największy wpływ na przyszłość przedsiębiorstw, a funkcjonalność systemów obejmuje przede wszystkim obszary, za które odpowiadają te właśnie osoby. Prawdziwą siłę nowoczesnych systemów BI stanowi jednak fakt, że możne je zaimplementować tak, iż wspomagać będą także codzienne działania i decyzje podejmowane także na niższych stanowiskach kierowniczych w różnych działach firmy (produkcja, sprzedaż czy marketing). Oczywiście zakres dostępnych danych i możliwości analitycznych musi być dostosowany do konkretnych potrzeb i uprawnień każdego użytkownika. System ma go wspomagać a nie zarzucać zbędnymi informacjami.
Trudną do przecenienia zaletą systemów BI jest prostota wykonywania niestandardowych zapytań i analiz bezpośrednio przez szukającego, bez pomocy informatyków, księgowych. Większość analiz tworzy się metodą wskaż (wybierz) dane, przesuń i upuść – tworząc w ten prosty sposób tabeli i wykresy
Badania BusinessWeek Research Services wykazują duże zainteresowanie systemami BI także ze strony dyrektorów IT, odpowiadających w firmach za zapewnienie zarządowi i pracownikom dostępu do rzetelnych informacji biznesowych.
System BI przyniesie w firmie korzyści tylko wówczas gdy odzwierciedlać będzie cały model biznesowy przedsiębiorstwa, a dane do analiz będzie czerpał ze wszystkich systemów gromadzących dane transakcyjne w firmie. Patrząc od strony technologicznej systemy transakcyjne są fundamentem dla BI – bez nich systemy BI nie mogą funkcjonować. Systemy BI obejmują 5 głównych obszarów działania firmy: Analizy marketingowe, analizy sprzedażowe, analityka finansowa, budżetowanie oraz obszar celów (jak chociażby zrównoważona karta wyników).
Źródłem danych do analiz są zwykle dwa główne systemy transakcyjne w firmie – ERP (Enterprise Resource Planning) i CRM (Customer Relations Management). W firmach produkcyjnych BI czerpać może dane również z systemów kontroli produkcji. Gdy na poszczególne obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa, czy też na moduły składające się na cały system informatyczny firmy, takie jak produkcja, logistyka, finanse czy sprzedaż, spojrzymy z punktu widzenia architektury systemów BI, zauważymy, że dane transakcyjne zbierane są z reguły w wielu miejscach i w różnym czasie. Jedne dostępne są – np. stan magazynu czy faktura – natychmiast po wydaniu towaru czy po dokonaniu transakcji. Inne dostępne są dopiero po kilku dniach czy nawet tygodniach – kwoty płatności kartami kredytowymi, rozliczenia kosztów benzyny czy całego transportu – jak przyjdą miesięczne faktury od firm kurierskich czy operatorów flot pojazdów.
Ideą systemów BI jest zebranie tych rozrzuconych informacji w jednej hurtowni danych, z której nie obciążając systemów transakcyjnych, można będzie je przeglądać i analizować. Dodatkowo dane te są już wstępnie zagregowane, uporządkowane i często ustandaryzowane czyli znormalizowane (np. pod względem czasowym) Niewątpliwą zaletą korzystania z BI jest dodatkowo fakt, że wszelkie analizy i raporty otrzymujemy praktycznie natychmiast (w ciągu kilku sekund). Trafiają one od razu i bezpośrednio do zainteresowanych użytkowników. Wszelkie analizy prowadzone są przez system BI na danych zgromadzonych w hurtowni danych, stąd też żaden zewnętrzny system ERP czy CRM jest obciążany zapytaniami do swoich baz danych. Powoduje to niezakłóconą pracę działów operacyjnych np. księgowości czy fakturowania sprzedaży.
Na czym polega różnica między wielowymiarową, a jedno- czy dwu wymiarową analizą danych doskonale widać na przedstawionym przykładzie.
Raporty i analizy jakie oferują tradycyjne systemy transakcyjne ERP i CRM to płaskie, jedno- lub dwuwymiarowe zestawienia. Przykładowo zestawienie według produktu, według kwartału, czy według regionu.
Patrząc na zestawienia widzimy, że wszystko jest w porządku, dane są jednorodne, a sumy się zgadzają. Praktycznie nie mamy żadnych pytań i żadne specjalne wnioski się nie nasuwają.
Tymczasem spoglądając na te same dane ale w widoku perspektywicznym – trójwymiarowym odkrywamy nowe, niepokojące fakty. W tym przykładzie wyraźnie teraz widać, że w przypadku drukarek, w drugim kwartale w Gdańsku i w Warszawie nic nie sprzedano! Poprzednio – w jednowymiarowym widoku – nam to zupełnie umknęło. Dostrzegając te zjawiska możemy podjąć jakieś decyzje i działania, które sprawią, że ten przykładowy przychód ze sprzedaży drukarek ulegnie poprawie. W tym prostym przykładzie mamy do czynienia z zaledwie kilkoma tysiącami złotych, ale w większej skali może się to przecież przekładać na miliony niezauważonych strat w złotych czy euro.
Pojedyncze wartości wskaźników czy płaskie podsumowania mogą łatwo maskować ważne szczegóły. Tymczasem przeglądanie danych z wielowymiarowej perspektywy może odsłonić ukryte prawidłowości czy anormalności (odchylenia), które inaczej nie są widoczne.
Sprawne i szybkie wielowymiarowe analizy danych prowadzone w systemach BI możliwe są dzięki specjalnej strukturze (technologii) baz danych nazywanej OLAP (On-Line Analitical Processing). Kostka OLAP (cube) jest podstawową, standardową strukturą danych w każdym systemie działającym w środowisku hurtowni danych.
Co szczególnie ważne, system BI umożliwia niezwykle prostą manipulację wymiarami i oglądanie zestawień w różnych perspektywach. Dzięki temu odkrywając jakąś prawidłowość czy anomalie, można błyskawicznie zmienić perspektywę i głębiej szukać przyczyn. Dzięki OLAP, tego typu manipulacje wykonywać może osobiście, bez niczyjej pomocy, najbardziej zainteresowany – menadżer najwyższego nawet szczebla – gdyż manipulowanie danymi w systemach BI jest znacznie prostsze niż manipulowanie danymi w arkuszach (np. niż tworzenie tabel przestawnych, będących namiastką wielowymiarowości w arkuszu).
Kostka OLAP przypomina znaną kostkę Rubika, tylko manipulowanie nią jest zdecydowanie łatwiejsze, a pożądany efekt – każdy menadżer – może uzyskać równie szybko jak rekordziści układający kostkę Rubika niecałe 7 sekund!
Kostki budujemy składając je z kilku perspektyw danych. Przykładowo biorąc pod uwagę koszty, na jednej osi umieszczamy czas, na drugiej centra kosztowe na jeszcze innej konta księgowe. W ten sposób uzyskujemy kostkę zawierającą dane, które możemy analizować w dowolnych przekrojach.
Jeśli, dajmy na to, potrzebujemy przeanalizować dane o innych kosztach IT w czwartym kwartale, to paroma kliknięciami wybieramy jakie wymiary z kostki nas interesują, a system generuje interesującą nas perspektywę prezentacji danych. Dane zgromadzone w kostce OLAP są już gotowe i przeliczone. Dlatego uzyskanie raportu zawierającego konkretne liczby trwa zaledwie kilka czy kilkanaście sekund. Chcąc podobne dane uzyskać z sytemu ERP trzeba by przedzierać się przez wszystkie transakcje w danym okresie. Wymaga to mnóstwo czasu i dodatkowo obciąża system. Poza tym zwykły użytkownik, nie znający dobrze systemu ERP, by uzyskać potrzebne zestawienie musi prosić o pomoc informatyków.
Dane do hurtowni danych pobierane są według zdefiniowanych reguł automatycznie z systemów transakcyjnych firmy – co godzinę, co noc, czy co tydzień – zależnie od potrzeb i charakteru (szybkości zmian) danych. W hurtowni danych budowane są kostki OLAP obejmujące przykładowo takie obszary działalności firmy jak: produkcja, sprzedaż, marketing itd. Wcześniej menadżerowie i analitycy określają jakie dane w jakich perspektywach chcą analizować, a działy informatyczne bądź firma wdrażająca zadba o to, ażeby pobrać odpowiednie wartości z systemu ERP lub CRM.
Użytkownicy czerpią informacje z kostek OLAP za pomocą odpowiednich narzędzi BI i analizują je, tworzą potrzebne raporty i zestawienia.
Na rynku funkcjonują oczywiście różne substytuty narzędzi Business Intelligence jak chociażby narzędzie uniwersalne w postaci nieśmiertelnego Excella i innych aplikacji raportujących korzystających z po podstawowych danych operacyjnych firmy. Wykorzystywane są też moduły raportujące i analizujące systemów transakcyjnych (ERP, CRM).
Według przeprowadzonego przez Magazyn CFO badania amerykańskich firm, 74% do planowania i budżetowania używało arkuszy kalkulacyjnych, specjalnych aplikacji analitycznych używało tylko 17%, a 10% używało modułów w systemach ERP. Dziś sytuacja wygląda już znacznie lepiej – według wstępnych wyników badań – ok. 10% korzysta z modułów ERP, 25% przeszła na aplikacje analityczne, ale ok. 65% nadal używa arkuszy kalkulacyjnych, jako podstawy do budżetowania i analiz. Użytkownicy arkuszy narzekają jednak na wiele problemów, ograniczeń i barier. 80% użytkowników przyznaje, że problemem jest poleganie na indywidualnych arkuszach i ręcznych procesach wprowadzania danych, uaktualniania ich.Niemal 60% uważa, że przygotowanie arkuszy, modeli i raportów zajmuje zbyt dużo czasu. Na niezgodność i trudność integracji z innymi systemami narzeka 20%. W integralność tak gromadzonych danych nie wierzy niemal 15% użytkowników, a niemal 10% nie ufają planom i budżetom generowanym za pomocą arkuszy. Najniebezpieczniejszym i najdotkliwszym następstwem korzystania z arkuszy jest brak zaufania do danych ze strony użytkowników i decydentów.
Zanim odpowiemy na to pytanie, warto zastanowić się, dlaczego pomimo uświadamianych problemów i niedogodności firmy wciąż bazują na arkuszach? Odpowiedź jest bardzo prosta – z przyzwyczajenia i strachu przed zmianami. Prześledźmy jak to wygląda w praktyce.
Pierwsze potrzeby analiz pojawiają się, gdy firma zaczyna szybko rosnąć i jej właściciel czy dyrektor musi podejmować coraz więcej decyzji na podstawie informacji dopływających z różnych działów i od różnych pracowników. Naturalnym jest, że dane te są zbierane i analizowane początkowo w arkuszach kalkulacyjnych. Wraz ze wzrostem firmy, dochodzą kolejne działy czy linie produktowe, stale rośnie liczba danych i arkuszy. I tak z początkowych 5 arkuszy ich liczba szybko przekracza 100, 150 czy jeszcze więcej. Co więcej, dane w arkuszach są ze sobą powiązane, w arkuszach rośnie liczba ukrytych wzorów, reguł, modeli. Nawet jeśli nad tym wszystkim panuje jedna osoba, to bardzo szybko i ona traci pewność, że pamięta jak to wszystko działa. A co w przypadku gdy na miejsce tej osoby przychodzi nowa, by ją wesprzeć, nie myśląc nawet o jej zastąpieniu? Jak to mówią – strach się nawet bać.
Po arkusze sięgamy zwykle dlatego, że są pod ręką i pozornie nic nie kosztują. Ich „darmowość” jest oczywiście pozorna, bo przecież pakietu Office Microsoft nie rozdaje za darmo – ale jest on już zwykle w firmie. Kolejnym kosztem – co prawda ukrytym – jest czas pracy osób, które taką aplikację budują. Obydwa te koszty łącznie są zwykle znacznie wyższe w porównaniu do cen aplikacji analitycznych i kosztu ich używania.
Po pewnym czasie firma dochodzi jednak do punktu, w którym już wyraźnie widać, że utrzymanie tych wszystkich arkuszy i praca z nimi w obszarze analiz i budżetowania, stają się bardziej kosztowne niż aplikacja analityczna, specjalnie do tych celów zaprojektowana.
I to jest ten moment, w którym firmy powinny już bardzo poważnie rozważyć inwestycje w systemy typu Business Intelligence. Zwłaszcza, że brak dobrej, bieżącej informacji zarządczej, staje się w pewnym momencie podstawową blokadą w działaniu i rozwoju firmy.
Przy decydowaniu się na nowe narzędzia informatyczne w firmie zastanawiamy się zawsze ile to będzie kosztowało, jak długo będzie trwało wdrażane i jakie przyniesie zyski. Trudno jest oczywiście podać przykładowe koszty w liczbach bezwzględnych – każde wdrożenie jest inne, dostosowane do potrzeb biznesowych przedsiębiorstwa.
Na postawie opinii użytkowników rozwiązań BI można jednak powiedzieć, że implementacja takiego systemu zwraca się średnio po 3,5 miesiąca jego eksploatacji. Zyski wynikają m.in. możliwości precyzyjnego planowania zapasów magazynowych i ich rotacji, kontrolowania marż czy szerzej rentowności poszczególnych działań – i oczywiście ich podniesienia, kontrolowania płynności – np. optymalizacji kredytów krótkoterminowych. Jeden z użytkowników systemu – sprzedający sprzęt elektronikę i AGD w dużej sieci własnych sklepów w Polsce – twierdzi, że dzięki precyzyjnym raportom i analizom sprzedaży przekonał dostawców sprzętu do wydłużenia terminów płatności – udowodnił, że sprzęt nie sprzedaje się tak szybko jak przyjmowano. Wielu użytkowników podkreślało również, że źródłem zysków z użytkowania BI jest również zwiększenie szybkości podejmowania decyzji oraz podejmowanie bardziej śmiałych decyzji – dających większy zysk.
Czas wdrożenia waha się natomiast przeciętnie od 3 do 4 tygodni łącznie ze szkoleniem pracowników. Trzeba tu także stwierdzić, że tak naprawdę większość czasu wdrożenia zajmuje odwzorowanie w systemie BI modelu biznesowego przedsiębiorstwa i definiowanie jakie dane, z jakich systemów i jak często mają być importowane do hurtowni danych oraz jak wygląda wielowymiarowa kostka OLAP. Szkolenie użytkowników systemu sprowadza się praktycznie do maksymalnie kilkugodzinnej sesji w trakcie, której uczestnicy uczą się jak samodzielnie budować raporty, zestawienia i konstruować analizy.
Instalacja systemu BI – co istotne – nie przerywa i zakłóca pracy systemów transakcyjnych, z których czerpie tylko dane do hurtowni – nie powoduje więc przestojów w pracy firmy, co zwykle jest konieczne przy instalacji systemów klasy ERP. Szkolenia natomiast organizuje się często indywidualnie dla każdego z użytkowników, co dodatkowo zmniejsza uciążliwość wprowadzania nowych rozwiązań.
Systemy BI powstały z myślą zapewnieniu łatwego i szybkiego prowadzenia analiz, planowania, obsługi całego procesu controllingu (w tym budżetowania) czyli dostarczania wiarygodnych podstaw do podejmowania decyzji. Systemy powstały znacznie później niż arkusze i praktycznie eliminują ich wszystkie braki i problemy jakie napotykają użytkownicy wykorzystujący je do wspomnianych wyżej zadań.
Wiarygodność danych, raportów i analiz. W przypadku arkuszy to największa bolączka. Zwłaszcza gdy mamy do czynienia z potężnymi strukturami gdzie połączonych jest kilkadziesiąt czy kilkaset arkuszy. W takiej strukturze bardzo trudno jest utrzymać spójność i wyeliminować ryzyko pojawienia się błędów. W systemach BI powiązania są proste, łatwe do sprawdzenia – dane z innych systemów pobierane są automatycznie.
Elastyczność raportowania. Przy analizie danych i przygotowaniu decyzji i często pojawia się pytania i pomysł na dodatkowe, nietypowe zestawienia. W przypadku raportów budowanych w systemach ERP i w powiązanych arkuszach kalkulacyjnych każdy niestandardowy raport wymaga czasu a często także pomocy działu księgowości i IT. Zajmuje to sporo czasu, a dodatkowo nie mamy pewności czy otrzymamy ostatecznie wszystkie informacje, o które nam chodzi. W systemie BI czerpiącym dane z hurtowni, przygotowanie nietypowego raportu jest bardzo proste – może go samodzielnie wykonać zainteresowana osoba – raporty w większości tworzy się metodą „przesuń i upuść” (drag & drop) czyli wskazujemy w kostce OLAP interesująca nas dane i „przeciągamy” np. na odpowiednią oś wykresy lub do tworzonej tabeli.
Selektywny, kontrolowany dostęp do danych. W przypadku raportów i analiz niezwykle istotne jest selektywne udostępnianie danych konkretnym działom czy pracownikom – np. szef działu sprzedaży w Krakowie nie musi, a często nawet nie powinien mieć wglądu w dane i analizy sprzedaży np. w Warszawie. W przypadku arkuszy Excell takie selektywne udostępnianie danych jest mocno skomplikowane i pracochłonne. W systemach BI, takich jak TARGIT można ustawić prawa do danych w tak precyzyjny sposób, że pracownik będzie miał dostęp tylko do przecięcia wybranych danych miar i wymiarów. Później sam system pilnuje, by tworząc raporty, pracownik nie sięgnął, nawet przypadkiem, po nieudostępniane mu dane.
Analizowanie a nie zbieranie i sprawdzanie danych. W systemach BI zbieranie, sprawdzanie i obróbka danych są zautomatyzowane. Pracownicy mają czas na analizowanie danych i wyników analiz. W przypadku arkuszy kalkulacyjnych, większość czasu analitycy spędzają na wyłuskiwaniu i weryfikacji danych oraz sklejaniu arkuszy cząstkowych. Mają również bardzo ograniczone możliwości budowania różnorakich scenariuszy czy wersji wydarzeń, o prognozowaniu już nie wspominając.
Firma analityczna Aberdeen Group pytała dyrektorów finansowych amerykańskich firm różnej wielkości dlaczego sięgają po rozwiązania BI. Badanie przeprowadzono w USA wiosną 2008 roku. 42% z badanych dyrektorów jako najważniejszy powód podało chęć poprawienia dokładności budżetów, 37% – poprawę szybkości reakcji na zmiany uwarunkowań, 34% – skrócenie czasu budżetowania oraz zmniejszenie jego pracochłonności i kosztów. Wśród powodów podawano także potrzebę włączenia w proces budżetowania większej liczby decydentów (26%) i zwiększenie przejrzystości budżetowania (18%).
Dodatkowo Aberdeen Group analizował powody stosowania systemów BI w zakresie planowania i budżetowania wydzielając dodatkowo najlepsze firmy wśród badanych. Przedstawiciele najlepszych wskazywali, że po BI sięgnęli by: zautomatyzować procesy planowania i raportowania (53%), zaangażować w ten proces większą liczbę decydentów (42%) i by stworzyć skonsolidowany widok procesu i wyników (37%).
Ciekawe jest, że dla pozostałych badanych firm (wyłączając te najlepsze), najważniejszym podawanym powodem było: stworzenie formalnego obiegu danych (42%) oraz poprawienie jakości danych (35%).
Podsumowują te wyniki można śmiało powiedzieć, że nawet najlepsze firmy w USA wyraźnie widzą możliwości usprawnienia działania dzięki BI, a te „słabsze” upatrują w systemach BI możliwości poprawienia jakości danych wykorzystywanych do planowania i podejmowania decyzji.
Ciekawe są również wyniki badania efektów biznesowych, jakie dzięki BI uzyskały najlepsze firmy w stosunku do średniej z wszystkich badanych. Aż o 9% wyższe od średniej były w tych firmach współczynniki wygrania oferty, a także uzyskane efekty w stosunku do założonych celów. O 6% krótszy od średniej był cykl sprzedaży, a o 4% był krótszy czas administrowania.
Najważniejszym efektem wdrożenia systemu BI jest całkowita zmiana sposobu pracy analityków, kontrolerów i menadżerów w firmie.
Przed wdrożeniem systemu BI większość czasu i energii pracowników skupia się na zbieraniu, weryfikacji i aktualizacji danych, przygotowywaniu analiz i raportów, składaniu arkuszy i utrzymaniu ich w jako takiej, spójnej całości. Zwykle niewiele czasu i ochoty zostaje już na prawdziwą analizę wyników, zadawanie pytań, sprawdzanie różnych scenariuszy i wypracowanie decyzji.
Według badań Gartner Group na zbieranie i obróbkę danych poświęcane jest ok. 70% czasu a tylko 30% na wypracowanie decyzji. Implementacja systemu BI odwraca te proporcje – ponad 70% czasu przeznaczone jest na analizowanie danych i podejmowaniu decyzji, a tylko 30% na ich gromadzenie, sprawdzanie i obróbkę.
Wspomniane wcześniej wiarygodne analizy i czas na spokojne przemyślenie i wyciągnięcie wniosków przez podejmującego decyzję menedżera podnosi nie tylko komfort, ale przede wszystkim jakość pracy i trafność podejmowanych decyzji. A to przecież jest kwintesencją sukcesu w biznesie. Odpowiadając na pytanie „po co jest Business Intelligence?” można zacytować wspomnianego Petera Druckera: „…Innowacja i wychodzenie w przyszłość, a nie tylko poprawianie starych procesów stanowią „byt lub niebyt” przedsiębiorstw”.
