Koniec z syzyfową pracą działu księgowości – Poznaj możliwości Document Capture!

Czy Wy także zauważyliście korelację, że wraz z przyspieszaniem wprowadzania faktur do systemu proporcjonalnie wzrasta także sterta faktur oczekujących na wprowadzenie? Nie przypomina Wam to czegoś?:)
Księgowy jako Syzyf z mitologii greckiej

Myślę, że się ze mną zgodzicie, jeśli napiszę, że proces wprowadzania faktur do systemu dla wielu księgowych jest dziś żmudną pracą, a dla niektórych wręcz pracą syzyfową. Faktury z jednej sterty (tej oczekującej na wprowadzenie) przekładane są na drugą w momencie, gdy dokument zostanie utworzony w systemie. Ciekawym zjawiskiem jest, że faktur oczekujących na wprowadzenie wciąż nie ubywa. To tak jakbyście wtaczali pod górę kulę, a u szczytu nagle turlałaby się w dół. Dla bohatera mitologii greckiej nie było ratunku, ale dla Was znaleźliśmy rozwiązanie. Zaintrygowani?

Ucieknij od losu Syzyfa

Formą ucieczki od losu Syzyfa jest moduł Document Capture, który odciąży Was od mozolnej i niekończącej się pracy przy jednoczesnym minimalizowaniu popełnianych błędów. Na czym dokładnie polega ta funkcjonalność? Ścieżka jest bardzo prosta- faktura przesyłana jest na adres mailowy, który zostaje odpowiednio skonfigurowany z system ERP. System sczytuje dane z przesłanej drogą elektroniczną faktury obcej i automatycznie uzupełnia pola na szablonie faktury. Wystarczy jedynie kilka kliknięć zatwierdzających i faktura zostaje zaksięgowana.

Jak to możliwe?

OCR, czyli Optical Character Recognition to technologia, która sczytuje tekst z otrzymanego dokumentu obcego i wprowadza go do systemu ERP w odpowiednich polach szablonu danego dokumentu. Jeżeli system zostanie optymalnie skonfigurowany to wystarczyć będzie kilka kliknięć i gotowe. Dodatkowo opisywana funkcjonalność jest mocno związana z przepływem akceptacji dokumentów, która umożliwi weryfikację dokumentów pod względem merytorycznym czy formalnym. Czyli kolejne dodatkowe zabezpieczenie przed zaksięgowaniem błędnego dokumentu. 🙂

Czy perspektywa zyskania czasu nie jest kusząca?

Większość z Was nie wie, w co włożyć ręce przez natłok pracy w ciągu dnia. Moduł Document Capture to nie tylko automatyczne wprowadzanie dokumentów do systemu, minimalizacja błędów czy aktywny udział firmy w ochronie środowiska. Idzie za tym coś więcej- czas. Czas, który w dzisiejszych czasach jest jedną z cenniejszych wartości.

A Ty jak cenisz swój czas?

Jak oceniasz przeczytaną treść?

Średnia ocena: 5 / 5. Ilość głosów: 6

Ten post nie został jeszcze oceniony. Bądź pierwszy!

Julia Michalik

Młodszy konsultant ds. systemów ERP

Chętnie współpracuje z klientami, stanowiąc dla nich wsparcie techniczne i merytoryczne w zakresie systemu ERP (Microsoft Dynamics NAV). Jednak przede wszystkim odpowiedzialna jest za obsługę zgłoszeń serwisowych. Dba również o kontakty techniczne z dostawcami systemów, z którymi wspólnie poszukuje rozwiązań.

Zobacz wszystkie artykuły