Chcąc odpowiedzieć na te pytania, FSN Publishing Limited (FSN) i Prophix przeprowadziły niedawno globalną ankietę wśród ponad 500 liderów finansowych. Wyniki były tak wyraźne, że zaskoczyły samych autorów badania.
Aby poznać całą historię, Prophix przeprowadził rozmowę z Dyrektorem Naczelnym FSN, Garym Simonem, który kierował badaniami.
„Nie spodziewałem się, że będę w stanie pokazać, że to liderzy transformacji radzili sobie o wiele lepiej niż ich rówieśnicy, którzy tej podróży nie rozpoczęli” – mówi Gary.
„To nie było tylko odosobnione, wiesz, trochę tutaj i trochę tam. To się działo na każdym kroku – czy to szybkość, czy to dokładność, czy to umiejętność patrzenia dalej za horyzont, czy to zdolność do zmiany aspektów raportowania”.
Jednak według ankiety tylko około jedna trzecia liderów finansowych podjęła znaczące wysiłki w celu przekształcenia procesu planowania, budżetowania i prognozowania, a tylko 5% twierdzi, że całkowicie zmieniło swoje procesy finansowe.
Więc co jest potrzebne, aby posunąć do przodu wysiłki związane z transformacją? Gary wskazuje na dwie rzeczy: solidną infrastrukturę i nowe techniki rachunkowe.
„Nie możesz zrobić żadnej z rzeczy, które musisz zrobić, jeśli nie masz całkowitej kontroli nad swoimi danymi” – mówi Gary.
Według ankiety, dyrektorzy finansowi wyższego szczebla (CFO) zgadzają się co do kluczowego znaczenia danych — 84% twierdzi, że poprawa trafności przechwyconych danych jest najbardziej podstawowym obszarem, który musi się zmienić, aby poprawić sprawność. Ale nie chodzi tylko o przechwytywanie danych. Istnieje również potrzeba wykorzystania wyników w znaczący sposób.
W tym celu firmy prawdopodobnie potrzebują specjalistycznej aplikacji, do której można łatwo uzyskać dostęp i ją rozbudowywać. Gary mówi, że organizacje „zaoszczędzą dużo czasu, przechodząc na proces oparty na sieci WWW — a nawet lokalny — jeśli będą miały bezpośredni dostęp do repozytorium danych”.
Gdy uzyskasz łatwy dostęp do wiarygodnych danych, będziesz mieć podstawy do najlepszych technik rachunkowych. „Ale, aby podkreślić tę kwestię, absolutnie nie można robić tego, co należy zrobić w arkuszu kalkulacyjnym” – mówi Gary.
Ankieta dotyczy również organizacji korzystających z prognoz kroczących, budżetowania od zera i planowania scenariuszowego, aby zobaczyć, jak te możliwości wpływają na szybkość, możliwości i dokładność planowania finansowego i budżetowania.
„Musisz mieć zwinny proces prognozowania, aby dostosować swoje podejście do okoliczności, z którymi masz do czynienia w danym momencie”, mówi Gary. „Nasze badania wykazały, że należy w odpowiedni sposób zagłębić się w każdą z tych technik. Te trzy techniki usprawniają cały proces, ale nadają też inne atrybuty”.
Badanie pokazuje, że 80% dyrektorów finansowych nie potrafi prognozować dłużej niż rok — i jest to problem dla firm każdej wielkości.
Prognozy kroczące mogą zmienić szanse. Grupy FP&A (planowanie finansowe i analizy), które wykorzystują tę technikę rachunkową, dodają okres czasu do końca prognozy za każdym razem, gdy okres się zmniejsza, zapewniając, że firma zawsze patrzy na co najmniej dwanaście miesięcy do przodu.
„Więc masz wbudowaną zwinność, a także zdolność do bycia dokładniejszym, szybszym i wybiegania nieco dalej niż normalnie” – wyjaśnia Gary.
Dwunastomiesięczne prognozy kroczące są wykorzystywane przez od 19% do 25% firm, a firmy te drastycznie przewyższają te, które przeprowadzają ponowne prognozy cztery razy w roku.
Z badania wynika, że stosowanie prognoz kroczących wzmacnia zdolność firmy do zmiany procesów, skraca czas potrzebny na prognozowanie i poprawia dokładność. Skuteczność prognoz kroczących wymaga jednak porzucenia arkuszy kalkulacyjnych i przyjęcia nowych systemów i procesów.
„To, co mnie zaszokowało, to łatwość, z jaką byliśmy w stanie wytyczyć prostą linię między transformacją a zwinnością” – powiedział Gary.
Budżetowanie od zera jest dokładnie tym, co oznacza — budżet zaczyna się tworzyć od zera. I wbrew obawom, może to drastycznie poprawić dokładność Twoich prognoz.
„Budżetowanie od zera zakłada, że zaczniesz od nowa, że nie weźmiesz zeszłorocznego budżetu i nie podniesiesz go lub zmniejszysz o kilka procent”, wyjaśnia Gary. „Posiadanie czystej karty oznacza, że możesz wyciąć cały bałagan, wszystkie założenia i wszystkie rzeczy, które są przenoszone rok po roku – w tym wszystkie te tajemnicze pozycje, których nikt nie jest w stanie wyjaśnić”.
Czy to brzmi jak dużo pracy? Pewnie większość, z Was pomyśli, że tak… Nic więc dziwnego, że istnieje wiele przeciwskazań przed użyciem budżetowania od zera. Według ankiety tylko 13% organizacji stosuje tę technikę rachunkową we wszystkich obszarach swojej działalności, a 32% w ogóle nie korzysta z tego typu rozwiązania.
Ale rezygnując z budżetowania od zera, firmy potencjalnie dużo tracą. Badanie wykazało, że firmy korzystające z budżetowania od zera mają lepszą wydajność we wszystkich procesach planowania, budżetowania i prognozowania. 84 % może dokonać ponownej prognozy w czasie krótszym niż tydzień, a prognozy zarobków i przychodów z dokładnością do +/- 5% są około dwa razy bardziej prawdopodobne niż w przypadku wstrzymania się od budżetowania od zera.
„Jeśli chcesz uzyskać większą dokładność, musisz przejść na budżetowanie od zera, ale jest to dość trudne ćwiczenie. Nie jest to coś, co wdrożysz od razu, co nie zmienia faktu, że nadal warto” – mówi Gary.
Gary opisuje planowanie scenariuszowe jako „strategiczne spojrzenie na biznes, spojrzenie na założenia [i] uwzględnienie szerokiej gamy bodźców zewnętrznych i danych wewnętrznych, które będą miały wpływ na to, jak rynek będzie wyglądał w dłuższej perspektywie”.
Wartość planowania scenariuszowego odzwierciedla się w danych. Na przykład 77% liderów finansowych, którzy rozważają różne scenariusze, może ponownie prognozować zarobki w ciągu jednego tygodnia, w porównaniu z 41%, którzy tego nie robią. Firmy korzystające z planowania scenariuszowego są również w stanie prognozować z dużo większą dokładnością.
Ponieważ planowanie scenariuszowe jest trudne do obejścia bez specjalistycznego oprogramowania, firmy korzystające z tego rozwiązania zwykle znajdują się dalej w procesie transformacji. Jednak w tym momencie tylko 4% organizacji traktuje planowanie scenariuszowe jako priorytet, czyli ogromną szansę na poprawę.
Bez odpowiedniej infrastruktury, technologii i procesów liderzy finansów nie mogą się rozwijać i myśleć o lepszej przyszłości. Podczas gdy wiele organizacji nie traktuje priorytetowo inwestycji w wewnętrzne systemy finansowe, pandemia ujawniła potrzebę transformacji procesów planowania, budżetowania i prognozowania. Dobra wiadomość, według Gary’ego: „Nigdy nie było lepszego czasu, aby dyrektorzy finansowi przekonywali swoich kolegów do inwestowania”.
Pandemia postawiła liderów finansowych w centrum uwagi, ponieważ firmy starały się wyprzedzać ciągle zmieniającą się sytuację. Procesy prognozowania i zatwierdzania uległy gruntownej zmianie, zapewniając reszcie kadry kierowniczej wgląd w to, co Gary nazywa „agonią i ekstazą pracy z finansami”.
„Jesteśmy w punkcie, w którym liderzy finansowi mogą powiedzieć reszcie kadry kierowniczej: „Nie musicie przeglądać od nas obszernego raportu wyjaśniającego, dlaczego musimy inwestować w nowe systemy – widzieliście to na własne oczy. Więc śmiało zainwestujmy” – mówi Gary.
Przeczytaj wyniki ankiety, aby dowiedzieć się o wiele, wiele więcej…
Źródło: https://blog.prophix.com/speed-agility-direction-insight-how-finance-leaders-can-bridge-the-gaps/
Twoja firma nieustannie się zmienia, więc narzędzia Twojej firmy powinny zmieniać się razem z nią. Oferujemy wsparcie dla przedsiębiorstw, pomagamy poprawić rentowność i minimalizować ryzyko utraty czasu na powtarzalne zadanie, na których cierpi rozwój. Współpracujemy z dostawcami rozwiązań do budżetowania i nowoczesnego controllingu oraz Business Intelligence, czyli szeroko rozumianych analiz i raportowania. Jesteśmy ekspertem w dziedzinie zarządzania efektywnością i rentownością przedsiębiorstw. Pozwól swojej firmie na rozwinięcie skrzydeł i zaskocz konkurencję już dziś.
