Wielu specjalistów od finansów i kadry kierowniczej zastanawia się, które technologie są po prostu modą i które mogą postawić świat na głowie. W miarę rozwoju nowych technologii przyszłość CPM (Corporate Performance Management) również ciągle się zmienia. Alok Ajmera, Prezes firmy Prophix zapytany niedawno o to, co jego zdaniem przyniosą innowacje w planowania korporacyjnym, odpowiedział: „W niedalekiej przyszłości nastąpi dramatyczna i ważna zmiana w planowaniu korporacyjnym – czeka nas zasadniczo inne podejście niż podejście oparte na ludzkiej intuicji i odczuwaniu intuicyjnym poparte odrobiną danych. Przyszłość planowania wywraca cały ten świat do góry nogami, poprzez bogate spojrzenie oparte w pierwszej kolejności na danych w rozumieniu solidnego fundamentu ludzkiej intuicji”.
Mowa tutaj o sztucznej inteligencji oraz uczeniu maszynowym. Ukazują się wymierne korzyści leżące u podstaw tych technologii, dzięki czemu organizacje mogą przejść na metodologię planowania opartą na maszynie. Dla porównania korzystając z tradycyjnej metodologii, planiści nadal zbierają informacje z całej organizacji w sposób czasochłonny i podatny na błędy. Konsolidują dane i mogą przeprowadzić kilka obliczeń w celu uzyskania efektu wglądu wstecznego (to nic innego jak efekt „wiedziałem, że tak będzie”). Przyszłość kształtuje się nieco inaczej. Plany będą budowane przez oprogramowanie i technologię, które są w stanie przetwarzać miliardy danych w czasie rzeczywistym, łącząc je w sensowną, przyswajalną formę. Ludzie, zamiast poświęcać czas na gromadzenie, wprowadzanie i oczyszczanie danych, mogą skupić się na zrozumieniu i zintegrowaniu wyniku końcowego, wyciągnąć poprawne wnioski, które będą w zgodzie z ideą ich biznesu. W chwili obecnej zbyt wiele działań skupia się właśnie na przeczuciach. Przyszłość będzie pozwala ludziom wykorzystać czas, rozumiejąc znaczenie swoich danych.
Wszystkie te zmiany następują tak szybko, ponieważ to ilość przetwarzanych danych wymusza na nas ulepszenia technologiczne, aby w sposób jeszcze bardziej wiarygodny i pewny móc planować, i w dalszej kolejności analizować dane. Ponadto zaawansowane aplikacje tego rodzaju są znacznie bardziej interesujące. W tym roku w badaniu BARC Planning Survey (patrz rysunek 1), połowa wszystkich ankietowanych firm wskazała, że chce korzystać z technologii predykcyjnych (planowania predykcyjnego) do planowania krótko i długoterminowego. Co interesujące ponad połowa badanych deklaruje, że obecnie wykorzystuje planowanie finansowe w swoich działaniach i korzysta z samoobsługowego planowania w działaniach biznesowych. Natomiast rozwiązania chmurowe nadal nie cieszą się zbyt wielką popularnością, ale nie jest to zaskakujące, gdyż przenoszenie biznesu do chmury nadal jest w bardzo wczesnej fazie i wiele firm z ostrożnością podchodzi do tego typu rozwiązania biznesowego.
Rysunek 1: Które z poniższych działań Twoja firma wykorzystuje / wykorzystuje wraz z produktem do planowania i budżetowania? (Źródło: opracowanie BARC „The Planning Survey 18”, n = 856)
Sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe mają za zadanie przede wszystkim zwiększyć wydajność i efektywność planowania. Dzięki temu planiści będą mogli szybciej osiągać zamierzone plany przy o wiele mniejszym nakładzie pracy. Ale jak to zawsze w życiu bywa, apetyt rośnie w miarę jedzenia. Rosną, zatem oczekiwania wraz z rozwojem technologii. Jak wskazują inne badania prowadzone przez BARC Planning Survey, wiele firm liczy na wyższą, jakość i dokładność w planowaniu i prognozowaniu (patrz rysunek 2). Badani deklarują również, że zależy im na zmniejszeniu ręcznego wysiłku w procesie planowania, ale co ciekawe tylko co 4 myśli o zwiększeniu cykli planowania. Ważnym odkryciem jest też to, że firmy nie chcą koncentrować się na całkowicie zautomatyzowanym planowaniu. Co to powoduje? Otóż planiści w dalszym ciągu powinni brać udział w procesie planowania, ale dzięki technologii można zwolnić ich szczególnie z rutynowych zadań, takich jak czynności manualne i prognozy. Wniosek jest bardzo prosty i uspokajający dla wielu osób: świat nie dąży do zastąpienia planistów maszynami.
Rysunek 2: Jakich korzyści oczekujesz lub osiągnąłeś dzięki zastosowaniu planowania predykcyjnego i prognozowania w Twojej firmie? (Źródło: opracowanie BARC „Prognozowanie i prognozowanie przenosi planowanie korporacyjne na wyższy poziom”, n = 308)
Jest to na chwilę obecną bardzo gorący temat w kręgach zainteresowanych planowaniem. Możliwości chmurowe, które są w stanie łączyć te wszystkie technologie i dane oraz jeszcze bardziej usprawnić proces mocy obliczeniowej w naszych problemach biznesowych, to absolutny krok milowy. Te możliwości zmienią całkowicie postrzeganie tematyki planowania, bo będziemy mogli w krótkim czasie uruchamiać najróżniejsze scenariusze. Uzyskanie odpowiedzi na pytanie, co się stanie za 12 miesięcy w przypadku, kiedy wydarzy się sytuacja 1,2 lub 3, nie będzie już czymś pochłaniającym czas i energię, bo dzięki technologii odpowiedź będzie praktycznie natychmiastowa.
Specjaliści przewidują, że wciągu najbliższych pięciu lat, potężnych narzędzi będzie więcej i będą one bardziej niezawodne, przekonujące i dokładniejsze.
Będziemy mieć możliwość korzystania z systemu, który wykrywa ryzykowne transakcje czające się w ogromnej ilości danych i znajdowanie ukrytych problemów w rekordowym czasie…
Nazywa się to wykrywanie anomalii.
Wykrywanie anomalii, oparte na sztucznej inteligencji, szybko analizuje ogromne ilości danych i podkreśla przydatne informacje. Ponownie opracowuje analizę ryzyka finansowego, wykorzystując uczenie maszynowe do automatycznego wykrywania i ujawniania nietypowych transakcji, które zwykle opóźniają procesy finansowe, a następnie intuicyjnie sortuje je według oceny ryzyka. Każda ocena ryzyka pomaga jasno zrozumieć, co dzieje się w „czeluściach” danych, zbierać rekomendacje i szybko reagować na ryzykowne transakcje. Wykrywanie anomalii eliminuje godziny ręcznego sprawdzania arkuszy kalkulacyjnych i weryfikacji danych. Ponadto przyspiesza procesy finansowe, takie jak audyty wewnętrzne, uzgadnianie kont oraz zamykanie miesiąca i roku.
Nie znam sytuacji, w której ktokolwiek pracujący, na co dzień z danymi, powiedziałby stanowczo i pewnie, że jego dane transakcyjne są w 100 % poprawne. Ryzyko błędu czy pomyłki istnieje zawsze. Natomiast znalezienie błędu można porównać do szukania igły w stogu siana.
Wykrywanie anomalii ma za zadanie ukazanie w tej ogromnej ilości danych (przyrównanych w tym przypadku do stogu siana) błędów, umożliwiając natychmiastowe działanie i rozwiązanie. Problem wykrywania błędów pogłębia się wraz ze wzrostem skali i złożoności biznesu. Nie ma tak naprawdę możliwości, aby człowiek był w stanie odkryć i zająć się całym ryzykiem, a czas poświęcany na wykorzenianie pomyłkowych transakcji powoduje opóźnienia w realizacji planu. Ponadto łagodzenie większego ryzyka oznacza więcej czasu, ludzi i kosztów. Do czego zatem służyć ma nam w codziennej pracy wykrywanie anomalii? Przede wszystkim jest to sprawna analiza 100 % wszystkich transakcji. Ma za zadanie wykorzenienia ryzykownych transakcji opóźniających procesy finansowe i spojrzenie na każdą transakcję przez pryzmat słowa: „Dlaczego”. Ponadto umożliwia szybkie dochodzenie problemów i podsuwa rozwiązania. Uczenie maszynowe umożliwia ciągłe doskonalenie w celu poprawy dokładności, eliminuje podatne na błędy kontrole wyrywkowe oparte na regułach oraz zwiększa dokładność przy jednoczesnym zmniejszeniu ryzyka.
Warto podkreślić po raz kolejny, że wykrywanie anomalii analizuje 100% danych i identyfikuje wszelkie transakcje na podstawie oceny ryzyka „WYSOKA” lub „ŚREDNIA”. Aby rozpocząć pracę z tą funkcjonalnością należy po prostu przeglądać transakcje, które pokazują wyżej wymienione alerty (patrz rysunek 3). Jeśli transakcja może zostać potwierdzona przez pracownika, wystarczy oznaczyć ją, jako „poprawną” i więcej nie pojawi się na naszej liście do sprawdzenia. Jeśli transakcja nie może zostać zaakceptowane, konieczne będzie zainicjowanie zadania w celu dalszego zbadania. Wykrywanie anomalii w wirtualnym analityku finansowym Prophix redefiniuje raportowanie, czyniąc go łatwiejszym, szybszym i dokładniejszym niż kiedykolwiek wcześniej. Wirtualny analityk finansowy pomaga pracować mądrzej, automatyzując powtarzalne zadania i zapewnia bardziej naturalny wgląd za pomocą głosu lub tekstu. Wirtualny analityk finansowy może dokładnie wykryć anomalie i szybko ujawnić ryzyko, dając większą pewność niż kiedykolwiek wcześniej.
Rysunek nr 3: Rzut z systemu Prophix pokazujący funkcję wykrywania anomalii z podziałem na zagrożenia: WYSOKIE, ŚREDNIE, MAŁE.
Rzadko się zdarza, aby cały zespół pracowników podchodził w sposób entuzjastyczny do wprowadzanych ulepszeń. Natomiast ze względu na ogromną dojrzałość technologii i efektywne wyniki mocy obliczeniowych w chmurze, nowoczesne metody stają się dostępne i przede wszystkim odpowiednie dla coraz większej liczby firm. I to właśnie z tego powodu, tak ważne jest rozwijanie know-how na wczesnym etapie i zdobywanie doświadczenia. Edukacja wewnętrzna w przedsiębiorstwach oraz stopniowe wprowadzanie zmian to pewność, że akceptacja ze strony pracowników przyjdzie wcześniej, a wdrożone rozwiązania przyniosą spodziewany zwrot z inwestycji. Tym bardziej, że sztuczna inteligencja, uczenie maszynowe, a w konsekwencji wymienione wyżej wykrywanie anomalii to już nie tylko teorie, a rzeczywistość, która konsekwentnie kieruje się w stronę celu.
Zatem w jaki sposób wykrywanie anomalii zmieni pracę specjalistów ds. finansów i analiz? Przede wszystkim będzie miało bezpośredni wpływ na budżetowanie i planowanie. Dzięki temu pracownicy będą mogli poprawić dokładność budżetowania, zmniejszyć ryzyko i wykorzystać automatyzację, aby pracować z zapasem czasu. W zakresie raportowania i analityki ułatwienie będzie polegało na tym, że za pomocą kilku kliknięć będzie można zbudować pulpit nawigacyjny, który zapewnia kompleksowy, łatwy do zrozumienia widok wydajności firmy. Dodatkowo możliwość automatyzacji powtarzalnych procesów i tworzenie kompleksowych przepływów pracy, pozwoli zaoszczędzić czas i uzyskać pewność jakości generowanych raportów. I w reszcie poprawi konsolidację finansową poprzez dodanie procesów i kontroli.