Automatyzacja procesów finansowych, sztuczna inteligencja i autonomiczne finanse zmieniają sposób funkcjonowania współczesnych działów finansowych. Dowiedz się, jak Prophix One pomaga uwolnić potencjał zespołów finansowych, a Solemis wspiera przedsiębiorstwa w tej transformacji.
Większość dyrektorów finansowych (CFO) przyzwyczaiła się do rzeczywistości, w której zamknięcie miesiąca lub roku finansowego trwa zbyt długo, raportowanie wymaga wielu ręcznych czynności, a przygotowanie danych dla zarządu angażuje znaczną część zespołu.
Biznes oczekuje aktualnych informacji o wynikach, rentowności i płynności finansowej. Zarząd potrzebuje wiarygodnych danych do podejmowania decyzji. Tymczasem pracownicy działu finansowego nadal uzgadniają dane, przygotowują zestawienia i tworzą kolejne raporty w Excelu.
Najlepsi analitycy często wykonują te same czynności, które realizowali w poprzednim miesiącu czy kwartale. Automatyzacja procesów finansowych pozostaje w planach, ponieważ bieżące obowiązki nie pozwalają znaleźć czasu na przeprowadzenie zmian.
Firmy rozwijają się, zwiększają liczbę spółek, przetwarzają coraz więcej danych i stawiają przed finansami nowe wymagania. Zespoły finansowe nie zawsze mają jednak możliwość proporcjonalnego zwiększenia swoich zasobów.
Czy rzeczywiście problemem jest wydajność pracowników?
Niekoniecznie.
Problemem jest przede wszystkim model funkcjonowania działu finansowego, który nie nadąża za rozwojem przedsiębiorstwa.
Dlaczego tradycyjny model zarządzania finansami przestaje wystarczać?
Przez ostatnie lata odpowiedzią na rosnące wymagania wobec działów finansowych były kolejne rozwiązania technologiczne. Systemy ERP, narzędzia BI, arkusze kalkulacyjne i platformy do planowania finansowego miały usprawnić pracę i ograniczyć liczbę ręcznych czynności.
Dziś do tego zestawu dołącza sztuczna inteligencja (AI).
Wiele przedsiębiorstw wdraża kolejne narzędzia AI, licząc na przyspieszenie raportowania, analiz i procesów decyzyjnych. Jednak samo dodanie sztucznej inteligencji do istniejącego środowiska IT nie oznacza jeszcze rzeczywistej transformacji finansów.
Jeżeli pracownicy nadal muszą ręcznie przygotowywać dane, kontrolować przepływ informacji, uzgadniać wyniki i inicjować każdy kolejny etap procesu, zasadniczy problem pozostaje nierozwiązany.
Warto rozróżnić dwa podejścia:
Usprawnianie istniejących procesów – wykorzystanie nowych technologii do szybszego wykonywania dotychczasowych zadań.
Zmiana modelu operacyjnego – zaprojektowanie procesów w taki sposób, aby znaczną część powtarzalnych zadań realizowały automatycznie zintegrowane rozwiązania i inteligentni agenci AI.
Pierwsze podejście poprawia efektywność. Drugie pozwala zmienić sposób funkcjonowania całego działu finansowego.
Czym są autonomiczne finanse (Autonomous Finance)?
Autonomiczne finanse to nowy model funkcjonowania działu finansowego, w którym technologia przejmuje coraz większą część powtarzalnych i czasochłonnych zadań operacyjnych.
Nie chodzi wyłącznie o automatyzację pojedynczych czynności. Chodzi o stworzenie zintegrowanego środowiska, w którym dane, procesy, analizy i raportowanie współpracują ze sobą.
W koncepcji autonomicznych finansów szczególne znaczenie mają dwa elementy:
System of Record – wiarygodne źródło danych
To uporządkowane środowisko danych finansowych, które zapewnia spójność, kontrolę i wiarygodność informacji wykorzystywanych w przedsiębiorstwie. Dzięki temu poszczególne działy i osoby korzystają z tych samych, odpowiednio zarządzanych danych.
System of Action – środowisko realizacji działań
To warstwa, w której inteligentni agenci AI wspierają lub realizują określone zadania operacyjne. Mogą uczestniczyć w procesach konsolidacji, zamknięcia okresu finansowego, raportowania czy przygotowania danych do analizy.
Połączenie tych dwóch elementów pozwala ograniczyć ręczne przetwarzanie informacji i przenieść ciężar pracy z przygotowywania danych na ich interpretację.
W praktyce oznacza to, że analitycy mogą poświęcać więcej czasu na analizowanie wyników, identyfikowanie ryzyk i wspieranie decyzji biznesowych, zamiast na tworzenie kolejnych zestawień.
Automatyzacja procesów finansowych – jakie zadania może przejąć AI?
Właściwe pytanie nie brzmi już: jakiego narzędzia AI powinniśmy używać?
Znacznie ważniejsze jest pytanie: których zadań nasz zespół finansowy nie powinien już wykonywać ręcznie?
Takie podejście zmienia sposób myślenia o automatyzacji.
Zamiast szukać kolejnych narzędzi do pojedynczych zastosowań, przedsiębiorstwa powinny dążyć do stworzenia spójnego modelu zarządzania procesami finansowymi.
Przykładowe obszary, w których sztuczna inteligencja i automatyzacja mogą przynieść znaczące korzyści, to:
Konsolidacja finansowa – usprawnienie gromadzenia i łączenia danych z wielu spółek oraz ograniczenie ręcznych uzgodnień.
Zamknięcie miesiąca i roku finansowego – przyspieszenie realizacji czynności związanych z zamknięciem okresów sprawozdawczych.
Raportowanie finansowe – szybsze przygotowywanie raportów zarządczych i zestawień dla różnych odbiorców.
Analiza odchyleń – łatwiejsze identyfikowanie różnic pomiędzy wynikami rzeczywistymi a planowanymi.
Przygotowanie danych – zapewnienie spójności i dostępności informacji wykorzystywanych w analizach.
Wsparcie użytkowników biznesowych – udostępnianie informacji finansowych bez konieczności angażowania analityków w każde zapytanie.
Celem nie jest całkowite wyeliminowanie człowieka z procesów finansowych. Celem jest uwolnienie czasu specjalistów i umożliwienie im skoncentrowania się na zadaniach o największej wartości dla przedsiębiorstwa.
Prophix One – platforma wspierająca autonomiczne finanse
Odpowiedzią na rosnące potrzeby przedsiębiorstw jest rozwijana przez Prophix platforma Prophix One, która wspiera zarządzanie wynikami finansowymi, planowanie, konsolidację i raportowanie.
Platforma rozwija również koncepcję Autonomous Finance, wykorzystując możliwości sztucznej inteligencji i inteligentnych agentów (AI Agents).
Wśród nowych rozwiązań Prophix One znajdują się trzy agenty, których zadaniem jest ograniczenie najbardziej czasochłonnych obowiązków działów finansowych.
1. Prophix Copilot for Microsoft Teams – informacje finansowe tam, gdzie pracujesz
Prophix Copilot for Microsoft Teams umożliwia dostęp do informacji o wynikach finansowych i statusie zamknięcia okresu bezpośrednio w środowisku Microsoft Teams.
Użytkownicy mogą uzyskiwać informacje dotyczące m.in.:
wyników finansowych,
statusu zamknięcia okresu,
analizy odchyleń,
bieżącej sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.
Dzięki temu wiele standardowych zapytań nie musi już trafiać bezpośrednio do działu finansowego.
Prophix wskazuje, że rozwiązanie może ograniczyć obciążenie analityków nawet o 20–40 doraźnych zapytań tygodniowo, które wymagają przygotowywania dodatkowych zestawień.
2. Architect Agent – szybsze przygotowanie środowiska danych
Wdrożenie nowego rozwiązania finansowego wiąże się często z koniecznością konfiguracji połączeń, przygotowania danych i integracji różnych źródeł informacji.
Architect Agent ma ograniczać ręczne czynności związane z konfiguracją i integracją danych, ułatwiając rozpoczęcie pracy w uporządkowanym środowisku.
Jego zadaniem jest przyspieszenie przygotowania platformy i ograniczenie opóźnień, które mogą pojawiać się na początkowym etapie wdrożenia.
To szczególnie istotne dla organizacji, które chcą szybciej wykorzystać potencjał automatyzacji procesów finansowych.
3. Prophix One Consolidation Agent – automatyzacja konsolidacji finansowej
Konsolidacja finansowa w grupach kapitałowych jest jednym z najbardziej wymagających procesów realizowanych przez działy finansowe.
Wymaga zebrania danych z wielu jednostek, przeprowadzenia uzgodnień, eliminacji transakcji wewnątrzgrupowych i przygotowania spójnych wyników.
Prophix One Consolidation Agent wspiera automatyzację tego procesu, ograniczając konieczność ręcznego przygotowywania zestawień i uzgodnień.
Według opisu Prophix rozwiązanie ma pozwalać zaoszczędzić od trzech do pięciu dni pracy analityków w każdym okresie sprawozdawczym.
Oznacza to możliwość ograniczenia pracochłonnych czynności związanych z konsolidacją oraz szybszego udostępniania wiarygodnych danych finansowych.
Dlaczego sama technologia nie wystarczy? Rola partnera wdrożeniowego
Transformacja finansów nie polega na zakupie kolejnego systemu. Wymaga przemyślenia procesów, uporządkowania danych i dostosowania technologii do rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa.
Dlatego równie ważny jak wybór platformy jest wybór odpowiedniego partnera technologicznego.
Solemis jest zaufanym dostawcą rozwiązań Prophix w Polsce, wspierającym przedsiębiorstwa w wykorzystaniu technologii do usprawniania zarządzania finansami.
Połączenie możliwości platformy Prophix z doświadczeniem Solemis pozwala organizacjom rozwijać zintegrowane środowisko zarządzania wynikami finansowymi i procesami planistycznymi.
W zależności od potrzeb przedsiębiorstwa rozwiązania Prophix mogą wspierać między innymi:
automatyzację budżetowania i planowania finansowego,
prognozowanie wyników i analizę scenariuszową,
konsolidację finansową grup kapitałowych,
zamknięcie okresów sprawozdawczych,
raportowanie zarządcze i finansowe,
integrację danych pochodzących z różnych systemów,
wykorzystanie sztucznej inteligencji w procesach finansowych.
Solemis pomaga przedsiębiorstwom przechodzić od rozproszonych danych, arkuszy kalkulacyjnych i czasochłonnych procedur do bardziej zintegrowanego modelu zarządzania finansami.
Ważne jest przy tym nie tylko wdrożenie technologii, ale również dopasowanie jej do specyfiki organizacji, struktury grupy kapitałowej i sposobu pracy zespołów finansowych.
Jakie korzyści daje nowy model zarządzania finansami?
Przedsiębiorstwa, które rozwijają automatyzację procesów finansowych, mogą osiągać korzyści wykraczające poza samo skrócenie czasu przygotowania raportów.
Najważniejsze z nich to:
1. Więcej czasu na analizę i decyzje biznesowe
Ograniczenie ręcznych czynności pozwala specjalistom finansowym skoncentrować się na interpretacji wyników, analizie rentowności i wspieraniu zarządu.
2. Szybsze zamknięcie okresów finansowych
Automatyzacja uzgodnień, konsolidacji i raportowania może ograniczyć czas potrzebny na przygotowanie wyników miesięcznych i rocznych.
3. Większa spójność danych
Zintegrowane środowisko informacji finansowych ułatwia korzystanie z jednolitych danych przez różne jednostki organizacyjne.
4. Lepsza dostępność informacji zarządczych
Szybsze przygotowywanie raportów i analiz pozwala zarządowi podejmować decyzje w oparciu o aktualniejsze informacje.
5. Skalowalność procesów finansowych
Rozwój przedsiębiorstwa nie musi oznaczać proporcjonalnego zwiększania nakładu pracy związanej z raportowaniem, konsolidacją i planowaniem.
6. Większa rola działu finansowego w strategii firmy
Zamiast pełnić przede wszystkim funkcję operacyjną, dział finansowy może w większym stopniu uczestniczyć w planowaniu rozwoju i zarządzaniu wynikami przedsiębiorstwa.
Przyszłość finansów należy do organizacji, które zmienią model działania
Obecnie można zaobserwować dwa podejścia do wykorzystania sztucznej inteligencji w finansach.
Pierwsze polega na przyspieszaniu istniejących procesów. AI pomaga szybciej przygotować raport, przeanalizować dane lub wykonać określone zadanie, ale pracownik nadal musi inicjować i nadzorować większość czynności.
Drugie podejście jest bardziej fundamentalne. Zakłada zmianę całego modelu operacyjnego, w którym inteligentni agenci przejmują coraz większą część powtarzalnych obowiązków.
Nie oznacza to rezygnacji z wiedzy i doświadczenia pracowników finansowych. Jest wręcz przeciwnie.
Strategia, interpretacja wyników, ocena ryzyka i podejmowanie decyzji nadal wymagają kompetencji ludzi.
Różnica polega na tym, że specjaliści finansowi nie powinni tracić większości czasu na przygotowywanie danych, które mogą być przetwarzane automatycznie.
Warto również pamiętać, że korzyści z dobrze zaprojektowanego modelu operacyjnego mogą kumulować się wraz z każdym kolejnym okresem sprawozdawczym. Im bardziej uporządkowane są procesy i dane, tym łatwiej rozwijać kolejne obszary automatyzacji.
Agenci AI nie zastępują tego, co dział finansowy robi najlepiej. Usuwają bariery, które ograniczają jego potencjał.
Prophix One rozwija technologię wspierającą autonomiczne finanse. Solemis pomaga przedsiębiorstwom wykorzystać jej możliwości w praktyce.
Bo finanse nie są problemem. Problemem jest model ich funkcjonowania.
A jego zmiana może stać się jednym z najważniejszych kroków w transformacji współczesnego przedsiębiorstwa.
Chcesz usprawnić zarządzanie finansami w swojej firmie?
Sprawdź, jak Prophix One może pomóc w automatyzacji procesów finansowych, konsolidacji, planowaniu i raportowaniu.
źródło: https://www.prophix.com/blog/finance-operating-model-autonomous-finance-agents/
Najczęściej zadawane pytania
Automatyzacja procesów finansowych polega na wykorzystaniu technologii do ograniczenia ręcznych czynności związanych z planowaniem, budżetowaniem, konsolidacją, raportowaniem i analizą danych finansowych.
Autonomiczne finanse to model funkcjonowania działu finansowego, w którym zintegrowane systemy i agenci AI przejmują znaczną część powtarzalnych zadań operacyjnych, pozwalając specjalistom skoncentrować się na analizie i decyzjach biznesowych.
Sztuczna inteligencja może wspierać przygotowywanie raportów, analizę odchyleń, konsolidację danych, uzyskiwanie informacji finansowych i realizację powtarzalnych procesów.
Prophix One to platforma wspierająca zarządzanie wynikami finansowymi przedsiębiorstwa, planowanie, budżetowanie, konsolidację i raportowanie. Rozwiązanie rozwija również możliwości wykorzystania agentów AI w procesach finansowych.
Solemis jest zaufanym dostawcą rozwiązań Prophix w Polsce i wspiera przedsiębiorstwa w wykorzystaniu technologii do usprawniania procesów zarządzania finansami.
