Raportowanie zarządcze

Wprowadzenie

Raportowanie zarządcze w Prophix bazuje na wbudowanej w system hurtowni danych.  Standardowa sprawozdawczość uzupełniona jest możliwościami łatwego analizowania zawartych w raportach danych oraz dodawania komentarzy czy dodatkowych szczegółowych danych do każdej pozycji. Wszystkie te funkcje wsparte są także automatycznymi procesami wykonywanymi przez system które przyspieszają i ułatwiają pracę kontrolerom a menedżerom pozwalają uzyskiwać bardziej precyzyjne informacje.

Sprawozdawczość i raportowanie zarządcze poprzez szablony

Projektant szablonów to narzędzie do tworzenia szablonów powtarzalnych raportów i analiz zarówno tych bardzo sformalizowanych jak i swobodniejszych w formie. Łączy interfejs i sposób działania popularnych arkuszy kalkulacyjnych (widok danych w wierszach i kolumnach, kalkulacje danych, formatowanie komórek, dodawanie wykresów i obrazów) ale wspiera go zasobami i możliwościami hurtowni danych (dostęp i możliwość jednoczesnego przeglądania na jednym ekranie danych z kilku wymiarów jednego lub więcej modeli analitycznych, tworzenie różnych zestawień danych w oparciu o hierarchie wymiarów itd.) Dane do szablonów pobierane i przetwarzane są na bieżąco i po otwarciu raportu/analizy pokazany jest aktualny wynik z dnia uruchomienia raportu lub z zadanego okresu zgodnie z ustalonymi uprawnieniami użytkownika. Prezentacja danych odbywa się w formie tabel lub wykresów podobnych jak w arkuszach kalkulacyjnych a ponadto można je filtrować wg wybranych wymiarów. Tak przygotowane szablony mogą być zapisywane i dystrybuowane w sposoby opisane poniżej. Z poziomu raportu możemy w każdym momencie przejść do analizy Ad hoc lub do danych  celem pogłębienia analizy raportowanych informacji.

Raporty w postaci wysyłanych lub publikowanych plików

Każdy raport i analiza mogą być bezpośrednio z Prophix dystrybuowane poprzez e-mail lub publikowane w Microsoft Sharepoint w jednym z dwóch formatów PDF lub Excel. System pozwala nie tylko określić adresatów/odbiorców raportów ale także wskazać które dokładnie widoki danych (które strony raportu) mają zostać przesłane lub upublicznione. W przypadku wielostronicowych raportów możemy przed opublikowaniem wybrać zakres stron.

Segregatory raportów

Prophix wyręcza działy controllingu z obowiązku tworzenia i dystrybucji powtarzalnych zestawów raportów. W „segregatorze” możemy umieścić raporty generowane przez system Prophix, ale także dokumenty z wyjaśnieniami pozycji wyników np. w formacie Word dla Rady Nadzorczej, oraz uzupełniające tabele i kalkulacje w formie arkuszy kalkulacyjnych (XLS). Szczegółowe opcje pozwalają dla każdego „segregatora” określić listę odbiorców i ich uprawnienia do poszczególnych treści oraz utworzyć harmonogram do automatycznego rozsyłania.

Wykorzystanie kalkulacji w raportowaniu

Prophix pozwala korzystać z danych wprowadzonych do systemu (automatycznie z systemów typu ERP albo ręcznie poprzez widoki danych) ale posiada także szeroki możliwości pracy z nimi i rozwoju ich wartości informacyjnej. Dzieje się tak dzięki możliwościom kalkulowania danych poprzez wprowadzanie formuł ich przetwarzania wieloma metodami. Najczęściej wybieramy je z listy zdefiniowanych formuł ale możemy tworzyć również własne.
Formuły mogą zostać stworzone na kilku poziomach:

– szablon raportu – formuła dotyczy danych z konkretnego raportu i buduje się ją podobnie jak w arkuszach Excel

– model biznesowy – formuła tworzona jest w modelu systemu Prophix i jest dostępna we wszystkich wskazanych wymiarach, unikamy zatem ewentualnych błędów wynikających z kopiowania formuł pomiędzy arkuszami (wymiarami)

– poziom hurtowni danych – z poziomu Prophix możliwe jest tworzenie kalkulacji, miar i formuł w języku zapytań MDX skierowanych bezpośrednio do kostek analitycznych zawartych w hurtowni danych, w ten sposób możemy rozszerzyć możliwości standardowych formuł systemu Prophix

Innym sposobem wykorzystania kalkulacji i formuł jest moduł Planowania Szczegółowego. Prophix na bazie szczegółowo zdefiniowanych list zasobów i sposobów ich wykorzystania kalkuluje dane które są podstawą miar w modelu Planowania Szczegółowego i poprzez który trafiają do pozostałych modeli biznesowych. Pozwala to na masowe przetwarzanie danych np. dla wielu pracowników wg określonych formuł naliczania płac, podatków itp

Automatyzacja raportowania

Jedną z największych zalet systemu Prophix są mechanizmy pozwalające na znaczne zautomatyzowanie prac związanych z przygotowywaniem i dostarczaniem raportów. Pierwszy z nich to mechanizm pracy grupowej pozwalający na określenie odbiorców raportów i dostarczanie im zestawień albo w postaci maili z łączami do raportów on-line albo w postaci maili z załączonymi wygenerowanymi przez system plikami Excela pozwalając na ich oglądanie w trybie off-line. Każdy z raportów wykorzystuje stworzony uprzednio szablon i wypełnia go danymi zależnie od uprawnień użytkownika. W podobny sposób działa mechanizm rozsyłania opisanych wcześniej „segregatorów raportów”. Dzięki temu osoby odpowiedzialne za przygotowywanie zestawień nie muszą martwić się o to czy przypadkiem nie prześlą komuś niedozwolonych informacji, czy informacje są kompletne i aktualne.

Drążenie danych

Hierarchie wymiarów w Prophix pozwalają na łatwe poruszanie się po nich i obserwacje danych z różnych perspektyw. Jednym kliknięciem możemy np. z poziomu wyniku kwartału przejść wyżej na poziom roku czy niżej na poziom miesięcy. Inną opcją jest drążenie w poprzek które pozwala dotrzeć do danych źródłowych danych takich jak faktury, paragony czy inne dokumenty transakcyjne. Te mechanizmy drążenia danych dostępne są nie tylko w narzędziach analitycznych (jak np. Manager Analiz Ad hoc) ale można ich używać bezpośrednio z raportów dla sprawdzenia zawartych w nich danych.

Komentarze i szczegóły pozycji

Szczegóły pozycji umożliwiają wpisywanie i przeglądanie szczegółowych danych i informacji dla poszczególnych linii np. planu sprzedaży. Dzięki temu możemy sprawdzić w każdej chwili co zawierają a jednocześnie te informacje nie zakłócają widoku raportu.

Komentarze do pozycji i poszczególnych komórek pozwalają nie tylko na wpisywanie dodatkowych informacji ale np. dodawanie załączników. Wszystkie komentarze oznaczone są datą i nazwiskiem autora. Ponadto dostępne są zbiorcze zestawienia wszystkich komentarzy dotyczących danego widoku danych. Pozwala to na sprawną pracę grupową nad wybranym raportem z pełną informacją na temat zmian oraz opinii upoważnionych osób.

Procesy kalkulacji i alokacji w raportowaniu

Prophix posiada wbudowaną funkcjonalność Infoflex do przetwarzania danych, łączenia danych wcześniejszych z późniejszymi oraz alokacji zasobów wg różnych kombinacji wymiarów i hierarchii. Pozwala to np. na jednoczesne prowadzenie rachunku kosztów z podziałem na MPK, produkty czy projekty i pogłębione analizy poszczególnych układów przy zachowaniu całkowitej spójności i jednoznaczności danych. Olbrzymią zaletą rozwiązania jest automatyzacja procesów alokacji – po jednorazowym zaplanowaniu rozkładu danych system przetwarza dane automatycznie bez udziału użytkownika i dostarcza do raportów lub analiz już gotowe dane zgodne z zadanymi regułami. Z drugiej strony narzędzie jest bardzo elastyczne i daje szerokie możliwości tworzenia różnych scenariuszy danych, analizowania ich i wyciągania wniosków. 

Wersje i hierarchie alternatywne

Wersja to obowiązkowy wymiar każdego modelu Prophix pozwalający na szybkie porównania i analizy różnych wersji danych np. plan, realizacja, odchylenia, prognozy itd. Wersje mogą powstawać w oparciu o dane źródłowe lub być kalkulowane. Istnieje możliwość tworzenia nowych wersji poprzez łączenie  danych z wcześniej powstałych, różnych wersji np. wersja pokazująca wynik końcowy roku na podstawie łączenia rzeczywistych danych z kolejnych miesięcy z planami na przyszłe miesiące. Alternatywne hierarchie to inny układ wymiaru, który może być dynamicznie zdefiniowany przez użytkownika bez naruszania modelu lub zmian w systemie źródłowym. Pozwala to na raportowanie danych wg układów nie przewidzianych wcześniej np. możemy w dowolnym momencie jeśli zajdzie taka potrzeba dołożyć hierarchię geograficzną oddziałów z podziałem na Północ, Centrum, Południe.

Raportowanie mobilne

Prophix umożliwia dostęp do raportów zarządczych i analiz poprzez dowolne urządzenie mobilne. Specjalny interfejs pozwala na korzystanie z Prophixa z wykorzystaniem zalet ekranów dotykowych czyli przesuwania, obracania obiektów itd.  Dane mogą być analizowane i przeglądane a użytkownik ma także możliwość pracy grupowej (współdzielenie i wymiana danych, raportów itd.).