Usługi wdrożeniowe prowadzone są wg metodyki wypracowanej w Solemis opierając się na metodzie Sure Step firmy Microsoft oraz Rapid Implementation firmy Prophix. Dzięki naszemu doświadczeniu dopasowaliśmy ją do specyfiki polskiego rynku co gwarantuje skuteczną i terminową realizację projektów. Każdy projekt składa się z trzech elementów: systemu IT, usług dostawcy i pracy Klienta – bez ścisłego ich powiązania i dobrego zarządzania trudno jest osiągnąć sukces.
Projekty realizowane są zależnie od ich zakresu i uzgodnienia z Klientem wg jednej z wybranych metodyk:
Tę metodykę stosujemy w przypadku systemów i rozwiązań wstępnie predefiniowanych. Zakres takiego rozwiązania jest wcześniej ustalony przez Solemis na podstawie własnych doświadczeń i zwykle odpowiada większości potencjalnych Klientów. Szybką ścieżkę wdrożenia można zastosować w przypadku, gdy spełnione są określone warunki. Najczęściej są to:
Możliwe są niewielkie modyfikacje i odstępstwa od predefiniowanych ustawień i wyników generowanych przez proponowane rozwiązanie. Wymaga to jednak każdorazowo dokładnego ich zdefiniowania przed rozpoczęciem projektu wdrożeniowego.
Najważniejszymi zaletami takiej metodyki są:
To wszystko przekłada się na bardzo wysoki, niespotykany we wdrożeniach IT zwrot z inwestycji.
Solemis Group oferuje taką metodykę dla kilku oferowanych systemów i prosimy o kontakt z działem handlowym celem poznania szczegółów.
Poniżej zdefiniowana organizacja i sposób realizacji projektu wdrożeniowego służyć ma wsparciu Klienta w zrealizowaniu jego wewnętrznego projektu. Projekt wewnętrzny zależnie od potrzeb dotyczy np. reorganizacji i usprawnienia procesów controlingowych, poprawy raportowania i analiz itp.
W firmie Klienta taki projekt powinien zostać wewnętrznie uruchomiony i określony musi być jego sponsor (decydent ekonomiczny) oraz szef projektu.
Poniżej przedstawiamy typowe etapy takiego wewnętrznego projektu:
Najważniejszymi zaletami takiej metodyki są:
Opisana metodyka dotyczy powyżej zdefiniowanego etapu projektu Klienta Wdrożenie rozwiązania, który powinien być objęty umową wdrożeniową z Solemis.
Organizacja zespołów
Ażeby projekt wdrożeniowy zakończył się sukcesem musi zostać powołany zespół wdrożeniowy składający się z pracowników Klienta i firmy Solemis.
W skład zespołu projektowego wchodzą:
– Szef projektu ze strony Solemis
– Szef projektu ze strony Klienta
– Konsultanci ze strony Solemis
– Kluczowi użytkownicy ze strony Klienta
– Administrator systemu informatycznego ze strony Klienta
Szefowie projektów odpowiadają za prowadzenie projektu wdrożeniowego zgodnie z ustalonym w umowie szczegółowym harmonogramem celem realizacji wszystkich wymagań projektu w ramach uzgodnionego budżetu.
Zespół wdrożeniowy nadzorowany będzie przez Komitet Sterujący ustalony w Umowie w skład, którego wchodzą:
– Sponsor projektu ze strony Klienta – członek zarządu
– Decydent finansowy ze strony Solemis – członek zarządu
Zadaniem Komitetu Sterującego jest rozwiązywanie problemów, które ewentualnie pojawią się w realizacji projektu wdrożeniowego wykraczając poza kompetencje szefów projektów a nie zostały one rozstrzygnięte w umowie i mogłyby mieć istotny wpływ na realizację projektu.
Opis ról i etapów podczas realizacji projektu
W celu prawidłowego przebiegu wdrożenia Klient i firma wdrażająca ustalają role Dostawcy i Klienta w projekcie wdrożeniowym w formie tabeli z opisem zadań do realizacji. Bliska współpraca stron i rozumienie wzajemnych odpowiedzialności jest kluczowym czynnikiem powodzenia projektu.
Opis najważniejszych etapów projektu:
Ustalenie zasad prowadzenia projektu pomiędzy kierownikami.
Spotkanie Kick-off
Tygodniowe spotkania/telekonferencje kierowników projektu.
Na spotkaniu Kick-off z udziałem Sponsora projektu Klienta zdefiniowane zostaną oraz przedstawione wszystkim członkom zespołu projektowego raz kluczowym użytkownikom cele i zasady realizacji projektu.
Na cotygodniowym spotkaniu omawiany będzie stan zaawansowania projektu, usuwane ew. rozbieżności i ustalane szczegółowe zadania na kolejny tydzień.
W ramach tej fazy wykonana zostanie szczegółowa analiza potrzeb Klienta pod kątem wdrożenia funkcjonalności systemu Prophix. Produktem tej fazy będzie szczegółowy opis parametrów modeli biznesowych oraz mapowania danych z systemów źródłowych do hurtowni Prophix. Będzie on podstawą do prowadzenia wszelkich prac wdrożeniowych.
Po instalacji oprogramowania na sprzęcie Klienta nastąpi szkolenie kluczowych użytkowników systemu z uwzględnieniem najważniejszych elementów zdefiniowanych w projekcie modeli Klienta. Dzięki temu będą oni mogli aktywnie uczestniczyć w budowaniu modeli, procesów i formatek raportowych. Szkolenie użytkowników kluczowych odbywa się w grupach maksymalnie 6 osobowych na sprzęcie i w pomieszczeniach Klienta.
W tym etapie konsultanci naszej firmy wraz z kluczowymi użytkownikami przygotują uzgodnione modele biznesowe. Na bazie tych modeli przygotowany zostanie zestaw procesów automatycznego przetwarzania danych.
W końcowej fazie przygotowane zostaną dzienniki księgowe do konsolidacji oraz opcjonalnie podstawowe elementy pracy grupowej.
Przygotowanie do importu danych zależy od jakości źródeł danych dostarczonych przez Klienta. Zależnie od nich nastąpi tylko zdefiniowanie procesów importu wprost do systemu Prophix lub opcjonalnie przygotowanie tabel pośrednich z reorganizacją i czyszczeniem danych przed ich importem.
Na tym etapie przygotowane zostaną w systemie Prophix formatki do wprowadzania danych budżetowych a następnie na ich podstawie system wygeneruje odpowiednie pliki dla użytkowników podstawowych Excel. Przygotowany zostanie proces automatycznego rozsyłania plików do wprowadzania danych i ich zbierania i walidacji w systemie Prophix. Przygotowane zostaną procesy automatycznego importu wykonania z uzgodnionych źródeł danych z wykonania. Następnie stworzony zostanie zestaw raportów kontrolnych oraz podstawowych zestawień. Administratorzy wprowadzą do systemu wszystkich użytkowników i nadadzą im uprawnienia. Po zakończeniu nastąpi testowanie systemu po wprowadzeniu pakietu danych testowych i ewentualna optymalizacja procesów.
Zależnie od zakresu projektu w tym etapie może również wystąpić przygotowanie wszystkich pozostałych raportów i analiz wymaganych w ramach projektu przez Klienta.
W tym etapie przeszkoleni zostaną pozostali użytkownicy systemu. Szkolenie odbywa się w grupach maksymalnie 8 osobowych na sprzęcie i w pomieszczeniach Klienta.
Szkolenie jednej grupy trwa 1-2 dni. Zakładamy, że w ramach projektu wyszkolimy jedną grupę a pozostałe grupy wyszkoli Klient samodzielnie na podstawie przekazanej wiedzy i materiałów.
Po wykonaniu szkoleń nastąpi przekazanie sytemu do eksploatacji pod nadzorem naszego konsultanta.
Na spotkaniu podsumowującym oceniamy osiągnięte cele wdrożenia i ustalamy dalsze kroki dotyczące w szczególności zaangażowania stron w okresie „Eksploatacji wstępnej” i związanej z tym asysty powdrożeniowej.
Jest to typowa metodyka do wsparcia projektów Klienta w sytuacji gdy trudno jest opisać końcowy efekt projektu na jego początku lub gdy firma wdrożeniowa wykonuje tylko pewną część prac w projekcie lub jest głównie doradcą. Popularna w dużych projektach prowadzonych przez zespół Klienta z udziałem wielu podwykonawców. Może być również stosowana w mniejszych projektach gdy chcemy przystąpić natychmiast do ich realizacji.
Kluczowym elementem powodzenia tej metodyki jest ścisła współpraca pomiędzy zespołem Klienta i firmy wdrożeniowej oraz regularne ustalanie i odbieranie usług przez Klienta np w cyklach tygodniowych lub miesięcznych. Warunkiem jest też posiadanie przez Klienta sprawnego szefa projektu oraz zespołu osób merytorycznych, które są w stanie na bieżąco definiować i weryfikować potrzeby.
Główne zalety z punktu widzenia Klienta to:
