Wyzwanie: Nowe realia raportowania leasingu – MSSF 16 (IFRS 16) w praktyce
Wprowadzenie standardu MSSF 16 (IFRS 16) było prawdziwą rewolucją dla działów finansowych i księgowych. Od 1 stycznia 2019 r. firmy zobowiązane są do prezentowania niemal wszystkich umów leasingowych w bilansie — niezależnie od tego, czy są to umowy leasingu operacyjnego czy finansowego.
Co się zmieniło?
Przed MSSF 16 tylko leasing finansowy był ujmowany w bilansie. Umowy leasingu operacyjnego trafiały do rachunku zysków i strat jako koszt operacyjny. Obecnie nawet krótko- i średnioterminowe leasingi mogą wymagać ujęcia w bilansie jako aktywa z tytułu prawa do użytkowania (ROU) oraz zobowiązania leasingowe.
Raportowanie leasingu MSSF 16 – główne wyzwania, z którymi borykają się firmy
- Konieczność ewidencji setek lub tysięcy umów leasingowych z różnymi terminami, stawkami i indeksacjami.
- Zmiany warunków umowy (modyfikacje, rozszerzenia, wcześniejsze zakończenia) wymagające ponownych kalkulacji.
- Zarządzanie leasingiem w wielu lokalizacjach i walutach, często przy braku spójnych procedur.
- Ręczne operacje w Excelu, które zwiększają ryzyko błędów i są trudne do audytowania.
- Rosnące oczekiwania audytorów i regulatorów, którzy wymagają pełnej transparentności i zgodności z MSSF 16 (IFRS 16).
Działania, które należy podjąć, aby działać w zgodzie standardu MSSF 16 (IFRS 16)
Krok 1: Zidentyfikuj wszystkie umowy leasingowe w organizacji
Pierwszym krokiem jest inwentaryzacja – czyli ustalenie, jakie umowy podlegają MSSF 16 (IFRS 16). Wbrew pozorom nie chodzi tylko o leasing samochodów.
Przykłady umów, które mogą podlegać standardowi:
- wynajem lokali biurowych i hal magazynowych,
- leasing maszyn produkcyjnych,
- dzierżawa nieruchomości,
- leasing sprzętu komputerowego i technologicznego,
- długoterminowe wynajmy lub umowy outsourcingowe (np. na urządzenia wielofunkcyjne).
Ważne, by zrozumieć: nawet jeśli umowa nie jest formalnie leasingiem, ale daje wyłączne prawo do korzystania z danego zasobu – może podlegać MSSF 16.
Krok 2: Wylicz aktywa ROU i zobowiązania leasingowe
Czym są aktywa ROU? To aktywa z tytułu prawa do użytkowania – czyli wartość środka trwałego, z którego firma korzysta, ale nie jest jego właścicielem. Zostaje ujęta w bilansie jako aktywo trwałe.
Jak to wygląda w praktyce?
Przykład:
Twoja firma leasinguje maszyny o wartości 500 000 zł na 4 lata.
Musisz teraz:
- obliczyć wartość zobowiązania (np. suma przyszłych płatności z uwzględnieniem dyskonta),
- taką samą wartość przypisać jako aktywo ROU,
- rozpocząć księgowanie amortyzacji aktywa i odsetek od zobowiązania.
Co uwzględnić w obliczeniach?
- długość trwania umowy,
- stopę dyskonta,
- wartość końcową,
- opłaty dodatkowe, przedpłaty, kary, opcje wykupu.
Te elementy mogą się zmieniać – dlatego tak ważne jest, by system wspierał ich śledzenie i aktualizację.
Krok 3: Zarządzaj harmonogramami i aktualizacjami umów
Leasing to nie statyczna wartość – umowy się zmieniają:
- są aneksowane,
- zmieniają się stopy procentowe,
- czasem dochodzi do wcześniejszego zakończenia lub przedłużenia.
Co musisz zrobić?
- Zaktualizować wyceny aktywa i zobowiązania,
- skorygować harmonogramy księgowań,
- udokumentować wszystkie zmiany zgodnie z wymogami audytowymi.
W firmach z wieloma leasingami robienie tego w Excelu to ogromne ryzyko błędów i chaosu – a konsekwencje finansowe i regulacyjne mogą być poważne.
Krok 4: Zautomatyzuj proces z pomocą funkcji platformy Prophix – Leasing Accounting
Leasing Accounting od Prophix to narzędzie stworzone specjalnie z myślą o MSSF 16 (IFRS 16). Dzięki niemu:
- masz centralną bazę wszystkich umów leasingowych,
- system sam generuje harmonogramy księgowe i wylicza zobowiązania,
- zmiany w umowie są automatycznie przeliczane,
- dane są gotowe do integracji z ERP, BI, budżetowaniem, audytem.
Dodatkowe możliwości:
- scenariusze „co-jeśli” (symulacje nowych leasingów),
- zarządzanie leasingiem na poziomie grupy kapitałowej,
- raporty gotowe na audyt,
- zgodność z lokalnymi przepisami i wieloma walutami.
W praktyce to koniec Excela, koniec stresu i pełna kontrola nad leasingiem.
Krok 5: Postaw na wdrożenie z doświadczonym partnerem – Solemis z Gdyni
Technologia to jedno – ale dobre wdrożenie to połowa sukcesu. Dlatego warto zaufać Solemis z Gdyni – certyfikowanemu partnerowi Prophix, który specjalizuje się w raportowaniu finansowym i controllingowym.
Co zapewnia Solemis?
- analizę potrzeb Twojej firmy,
- konfigurację systemu pod konkretny przypadek,
- migrację danych z Excela i ERP,
- szkolenie zespołu finansowego,
- wsparcie przy audycie i utrzymaniu zgodności z MSSF 16 (IFRS 16).
Podsumowanie
Zgodność z MSSF 16 (IFRS 16) to nie tylko wymóg regulacyjny, ale też szansa na uporządkowanie i automatyzację zarządzania leasingiem w organizacji. Dzięki rozwiązaniu Prophix – Leasing Accounting i doświadczeniu firmy wdrożeniowej Solemis z Gdyni, firmy mogą:
- uniknąć błędów i ręcznych operacji,
- spełnić wymagania audytorów i regulatorów,
- zwiększyć przejrzystość swoich finansów,
- podejmować lepsze decyzje strategiczne na podstawie rzetelnych danych.
Masz wiele umów leasingowych? Czas przestać liczyć je w Excelu. Zautomatyzuj raportowanie z Prophix i Solemis.
Najczęściej zadawane pytania
MSSF 16 (IFRS 16) to międzynarodowy standard rachunkowości, który zmienia sposób ujmowania umów leasingowych w sprawozdaniach finansowych. Obowiązuje od 1 stycznia 2019 roku i nakazuje, aby większość umów leasingowych (zarówno finansowych, jak i operacyjnych) była prezentowana w bilansie jako aktywa z tytułu prawa do użytkowania (ROU) oraz zobowiązania leasingowe. Celem standardu jest zwiększenie przejrzystości i porównywalności danych finansowych.
Do najczęstszych problemów należą:
- ewidencja wielu umów z różnymi warunkami,
- częste zmiany w umowach (np. aneksy, wypowiedzenia),
- różnorodność walut i lokalnych regulacji,
- brak centralizacji danych leasingowych,
- ręczne obliczenia w Excelu, które są czasochłonne i podatne na błędy.
Leasing Accounting od Prophix umożliwia:
- wprowadzanie i zarządzanie umowami leasingowymi,
- automatyczne kalkulowanie aktywów ROU i zobowiązań leasingowych,
- generowanie harmonogramów i zapisów księgowych,
- analizowanie wpływu leasingu na bilans, wynik finansowy i cash flow,
- integrację z systemami ERP oraz narzędziami planowania i raportowania.
Tak. Prophix obsługuje wiele walut, różne stopy procentowe oraz możliwość dostosowania do lokalnych przepisów podatkowych i rachunkowych. Ułatwia to stosowanie standardu MSSF 16 (IFRS 16) w międzynarodowych grupach kapitałowych i firmach działających w różnych krajach.
Zdecydowanie tak. System umożliwia centralne zarządzanie wszystkimi umowami leasingowymi, a jednocześnie pozwala na elastyczne raportowanie lokalne, oddziałowe i skonsolidowane. To rozwiązanie szczególnie polecane dla firm wielooddziałowych i holdingów.
Wiodącym partnerem wdrożeniowym w Polsce jest Solemis z Gdyni. Firma posiada wieloletnie doświadczenie w obszarze controllingu i raportowania finansowego, a także certyfikację Prophix. Solemis oferuje kompleksowe wdrożenia, szkolenia i wsparcie powdrożeniowe – zarówno dla firm krajowych, jak i międzynarodowych grup kapitałowych.
