AI w Excelu sprawia, że arkusze stają się inteligentniejsze. Nie zapewnia jednak kontroli, spójności ani odpowiedniego nadzoru nad procesami finansowymi.
Każdy dyrektor finansowy widział już zapewne demonstrację możliwości sztucznej inteligencji: AI analizuje skoroszyt Excela, wyjaśnia formuły prostym językiem i odpowiada na pytania dotyczące danych w sposób przypominający naturalną rozmowę. To rozwiązanie przystępne, a zarazem robiące duże wrażenie. Jeśli zespół finansowy na co dzień pracuje przede wszystkim w Excelu, naturalnym pomysłem wydaje się dodanie AI bezpośrednio do dobrze znanego środowiska.
Narzędzia takie jak Claude integrują sztuczną inteligencję z dotychczasowymi procesami pracy w arkuszach kalkulacyjnych. Dla zespołów spędzających wiele godzin w Excelu to atrakcyjna perspektywa: analitycy mogą pracować szybciej, nie zmieniając wykorzystywanych narzędzi.
Warto jednak zadać dwa pytania: co dokładnie robimy szybciej i jaką wartość przynosi ta szybkość, jeśli rozwiązujemy jedynie doraźne problemy?
To ważna kwestia, którą liderzy finansów powinni rozważyć, zanim uznają wzrost produktywności za równoznaczny z transformacją funkcji finansowej.
AI w Excelu staje się coraz lepsza, ale podstawowe problemy pozostają
Narzędzia AI zintegrowane z Excelem pozwalają szybciej wykonywać zadania w arkuszach. Nie eliminują jednak ograniczeń finansów opartych na rozproszonych plikach.
Sztuczna inteligencja działająca w arkuszu nie musi mieć wiedzy o rzeczywistym modelu finansowym organizacji. Nie jest w stanie automatycznie stwierdzić, czy wartość w komórce D47 pochodzi z ostatniej synchronizacji z systemem ERP, czy może jest wynikiem ręcznej korekty wprowadzonej trzy tygodnie wcześniej.
Brakuje tu wspólnego mechanizmu kontroli, pełnej ścieżki audytowej, logiki konsolidacyjnej, zarządzania obiegiem pracy oraz widoczności działań podejmowanych przez inne osoby na tych samych danych.
W przypadku pojedynczego analityka przygotowującego jednorazowy model takie ograniczenia mogą nie mieć większego znaczenia. Sytuacja wygląda zupełnie inaczej, gdy mówimy o całej funkcji finansowej, odpowiedzialnej za pełny cykl procesów: zamknięcie okresu, konsolidację wielu spółek, budżetowanie w podziale na centra kosztów czy raportowanie dla zarządu.
W tym przypadku nie są to kwestie drugorzędne, lecz fundament prawidłowego działania finansów.
Istnieje również mniej oczywiste ryzyko, które rzadko pojawia się podczas demonstracji narzędzi AI. Modele generatywnej sztucznej inteligencji działają probabilistycznie – przewidują najbardziej prawdopodobne rozwiązanie lub wynik. Tymczasem finanse wymagają w wielu obszarach jednoznacznych, powtarzalnych i weryfikowalnych obliczeń.
Sprawozdawczość statutowa, eliminacje różnic kursowych czy konsolidacja transakcji między spółkami wymagają precyzyjnych reguł finansowych.
W finansach wynik, który jest poprawny w 99% przypadków, nie daje podstaw do pełnego zaufania.
Czy AI w Excelu może zastąpić platformę CPM?
Perspektywa wykorzystania AI w Excelu jest atrakcyjna nie tylko dlatego, że użytkownicy znają to narzędzie. Rozwiązanie może zapewniać szybkie odpowiedzi, ograniczać zależność od długotrwałych wdrożeń i umożliwiać kadrze zarządzającej samodzielną analizę danych.
Dla działów finansowych, które często mierzą się ze złożonością wdrożeń i zależnością od dostawców technologii, taka samodzielność może wydawać się istotnym postępem.
Samoobsługowy dostęp do analiz jest krokiem naprzód – pod warunkiem że opiera się na wspólnym, kontrolowanym źródle danych.
Jeżeli sztuczna inteligencja pozwala każdemu użytkownikowi szybciej pracować we własnym arkuszu, niekoniecznie prowadzi to do większej niezależności i skalowalności. Może wręcz przyspieszyć powstawanie kolejnych niespójnych modeli, rozbieżnych danych i lokalnych wersji prawdy.
To nowa odsłona problemu nadmiernego rozproszenia arkuszy kalkulacyjnych. AI obniża barierę tworzenia kolejnych modeli, co na pierwszy rzut oka wydaje się korzystne. Bez odpowiednich mechanizmów kontroli oznacza jednak również szybsze powstawanie rozproszonych, trudnych do audytowania modeli finansowych.
Sztuczna inteligencja nie eliminuje chaosu wynikającego z braku wspólnych standardów – może jedynie pomóc tworzyć go szybciej.
Rozwiązaniem nie jest rezygnacja z samodzielnej analizy danych. Chodzi o to, aby zapewnić jej odpowiednie fundamenty:
czyste, wiarygodne i dostępne dane;
jedno wspólne źródło prawdy;
spójne definicje wskaźników i zasad finansowych;
dostęp do odpowiednich informacji zgodnie z rolą użytkownika;
kontrolowane procesy i jasny podział odpowiedzialności.
Taką podstawę zapewnia platforma CPM (Corporate Performance Management), wspierająca zarządzanie wynikami finansowymi przedsiębiorstwa. Umożliwia ona samodzielną pracę z danymi bez niepotrzebnego zwiększania ryzyka ich fragmentacji.
System ewidencji danych a system wspierający działanie
W dyskusji o dodatkach AI do Excela i oprogramowaniu CPM / FP&A łatwo przeoczyć istotną różnicę między systemem rejestrującym informacje a systemem wspierającym podejmowanie decyzji i realizację działań.
System ewidencyjny (system of record) przechowuje informacje o tym, co się wydarzyło.
System wspierający działanie (system of action) wykorzystuje te informacje do koordynowania kolejnych kroków w organizacji, łącząc analizę z realizacją decyzji.
Nawet Excel wspierany przez AI pozostaje przede wszystkim narzędziem do pracy z danymi, ich analizy i prezentacji wyników.
Nie uruchomi jednak samodzielnie kontrolowanego procesu windykacji, gdy pojawią się problemy z płynnością. Nie przekaże automatycznie wniosków z zamknięcia okresu do modelu planistycznego na kolejny miesiąc. Nie zasymuluje w ramach spójnego procesu działań ograniczających ryzyko makroekonomiczne, a następnie nie powiąże ich z realizacją decyzji i raportem dla zarządu.
Platforma CPM może integrować takie działania w jednym środowisku. Dzięki temu decyzje, ich realizacja i komunikacja pozostają ze sobą powiązane, a przebieg procesu można odtworzyć i poddać audytowi.
Istotne jest również zachowanie wiedzy organizacyjnej. Arkusze kalkulacyjne często nie przechowują w uporządkowany sposób kontekstu decyzji. Po zapisaniu pliku trudno ustalić, dlaczego przyjęto konkretne założenia, kto zatwierdził zmianę i na jakich przesłankach się oparto.
Dedykowane platformy mogą rejestrować uzasadnienia decyzji, historię zmian i źródła danych. Pozwala to zachować wiedzę nawet wtedy, gdy z organizacji odchodzą kluczowi analitycy, a także ułatwia pracę audytorom.
Ta pamięć organizacyjna ma realną wartość biznesową. Nawet bardzo inteligentny arkusz nie zastąpi systemowego podejścia do zarządzania wiedzą i kontrolą procesów.
Excel z AI a platforma CPM – najważniejsze różnice
Organizacje, które skutecznie rozwijają swoje funkcje finansowe, nie ograniczają się do zapewnienia analitykom lepszych narzędzi AI w Excelu. Budują kontrolowane środowisko danych finansowych i dopiero na nim rozwijają zaawansowaną analitykę oraz możliwości sztucznej inteligencji.
Kolejność ma znaczenie. AI nie naprawi słabych fundamentów – może jedynie wzmocnić istniejące problemy. Na uporządkowanych, wiarygodnych danych pozwala uzyskać znacznie większą wartość. W rozproszonych arkuszach może natomiast przyspieszać pracę z nieaktualnymi lub niespójnymi informacjami.
| Obszar | Excel z AI | Platforma CPM |
|---|---|---|
| Główny cel | Zwiększanie produktywności pojedynczego użytkownika | Zarządzanie kompleksowymi procesami finansowymi |
| Architektura | Rozproszone pliki, różne wersje modeli i ograniczona skalowalność | Scentralizowane środowisko danych i wspólna logika biznesowa |
| Obliczenia | Wsparcie AI zależne m.in. od poleceń użytkownika | Jednoznaczne reguły obliczeniowe i logika finansowa |
| Przepływ pracy | Ograniczona automatyzacja lub konieczność korzystania z dodatkowych narzędzi | Procesy zintegrowane z platformą i kontrolowane systemowo |
| Kontrola wersji | Często ręczna kontrola zmian i ograniczona przejrzystość ich pochodzenia | Historia zmian, identyfikacja użytkowników i śledzenie źródeł danych |
| Współpraca | Utrudniona przez pracę na osobnych plikach | Skalowalna współpraca wielu użytkowników |
| Bezpieczeństwo | Uprawnienia do plików i folderów | Kontrola dostępu oparta na rolach i szczegółowych uprawnieniach |
| Nadzór i audyt | W dużej mierze zależne od procedur ręcznych | Wbudowane mechanizmy kontroli i ścieżki audytowe |
Platforma CPM zapewnia elementy, których sam Excel – niezależnie od poziomu integracji z AI – nie dostarcza w sposób kompleksowy: jedno wspólne źródło danych, kontrolowane przepływy pracy, logikę konsolidacyjną, ścieżkę audytową i model bezpieczeństwa.
Gdy AI działa na tak przygotowanej podstawie, może wspierać użytkowników w analizie rzeczywistych danych, zgodnie z regułami obowiązującymi w organizacji. Gdy działa wyłącznie na arkuszu, jej możliwości zależą od jakości, aktualności i kompletności informacji zawartych w tym pliku.
Dlatego pytanie, które powinni sobie zadawać liderzy finansów, nie brzmi: czy AI w Excelu robi wrażenie? Powinno brzmieć: czy samo zwiększenie produktywności wystarczy, aby sprostać wymaganiom nowoczesnej funkcji finansowej?
W organizacjach, które potrzebują wiarygodnego raportowania, skalowalnego planowania, kontroli i sprawnego podejmowania decyzji, odpowiedź brzmi: nie.
Najpierw należy zbudować solidne fundamenty, a następnie rozwijać na nich kolejne możliwości. Takie podejście realizuje platforma Prophix One.
Najczęściej zadawane pytania o AI w Excelu i platformy CPM
Czy AI w Excelu jest przydatna dla zespołów finansowych?
Tak. Może zwiększać produktywność pojedynczych użytkowników, ułatwiać analizy ad hoc i wspierać tworzenie modeli. Nie zastępuje jednak kontrolowanego modelu danych, pełnej ścieżki audytowej ani logiki konsolidacyjnej. Przyspiesza pracę analityków, ale sama nie zapewnia infrastruktury niezbędnej do zarządzania całą funkcją finansową.
Czym różni się Excel z AI od platformy CPM?
Excel z AI usprawnia pracę z arkuszami. Platforma CPM zapewnia kontrolę nad danymi i procesami, wspólne źródło informacji, spójne reguły finansowe oraz koordynację działań w całej organizacji. AI w Excelu jest narzędziem zwiększającym produktywność, natomiast platforma CPM stanowi element systemowego modelu zarządzania finansami.
Czy AI może zastąpić oprogramowanie FP&A?
Nie w przypadku kompleksowych procesów finansowych w dużej organizacji. Generatywna AI przewiduje prawdopodobne wyniki, podczas gdy raportowanie i planowanie finansowe wymagają kontrolowanych, powtarzalnych obliczeń i jednoznacznych reguł biznesowych.
Największą wartość można osiągnąć, łącząc obie technologie: wykorzystując AI na bazie dobrze zaprojektowanej i kontrolowanej platformy FP&A/CPM, zamiast traktować ją jako zamiennik takiego rozwiązania.
Jak Solemis może pomóc w wykorzystaniu potencjału Prophix?
Wdrożenie nowoczesnej platformy finansowej to nie tylko kwestia technologii. Równie ważne jest zrozumienie obecnych procesów, zidentyfikowanie ich słabych punktów oraz określenie, które obszary przyniosą największą wartość po usprawnieniu.
Solemis to doświadczony partner, który pomaga organizacjom zidentyfikować obszary wymagające poprawy i przełożyć je na konkretne działania z wykorzystaniem platformy Prophix.
Wsparcie ekspertów Solemis może obejmować:
Analizę obecnej sytuacji – ocenę procesów budżetowania, planowania, prognozowania, konsolidacji i raportowania oraz sposobu wykorzystania danych finansowych.
Identyfikację obszarów do poprawy – wskazanie miejsc, w których ręczna praca, rozproszone arkusze, powtarzające się czynności lub brak spójnych danych ograniczają efektywność zespołu.
Określenie priorytetów i kierunku zmian – pomoc w ustaleniu, które usprawnienia mogą przynieść największe korzyści biznesowe i jak zaplanować ich realizację.
Dobór i wdrożenie rozwiązań w Prophix – przełożenie zidentyfikowanych potrzeb na odpowiednią konfigurację platformy, modele finansowe i procesy wspierające codzienną pracę zespołów.
Wsparcie w wykorzystaniu potencjału automatyzacji i AI – przygotowanie fundamentów danych i procesów, które pozwolą odpowiedzialnie rozwijać zaawansowaną analitykę oraz nowe możliwości technologiczne.
Celem jest nie tylko usprawnienie pojedynczych zadań, lecz przede wszystkim stworzenie spójnego, przejrzystego i skalowalnego środowiska zarządzania finansami.
Dzięki połączeniu wiedzy ekspertów Solemis z możliwościami platformy Prophix organizacja może przejść od rozproszonych arkuszy i ręcznych procesów do bardziej zintegrowanego, kontrolowanego i efektywnego zarządzania finansami.
źródło: https://www.prophix.com/blog/ai-in-excel-vs-cpm-platform/
