Mission Health Communities (MHC) jest wiodącym dostawcą usług dla seniorów i rehabilitacji w USA. Mission Health Communities z siedzibą w Tampie na Florydzie zarządza i prowadzi ośrodki opieki nad seniorami, ośrodki opieki nad osobami starszymi, niepełnosprawnymi, ośrodki krótkiej rehabilitacji i opieki nad osobami starszymi w Alabamie, Georgii, Kansas, Massachusetts, Minnesocie, Missouri, Nebrasce, Tennessee i Wisconsin.
Jak Mission Health uzyskała 110% zwrot z inwestycji w CPM Prophix?
Inwestowanie w nowy system oprogramowania wiąże się z podjęciem pewnego ryzyka. Zanim rozpoczną się konkretne działania, dużo czasu spędzasz na poszukiwaniu dostawców, porównywaniu systemów, wdrażaniu procesów i szkoleniu współpracowników.
W związku z tym, jest niemal oczywiste, że większość firm oczekuje zwrotu z inwestycji (ROI) w oprogramowanie. Jednak skąd mieć pewność, że dokonałeś właściwego wyboru?
Horyzontalna weryfikacja zagadnienia i poznawanie historii innych firm, które wdrożyły to samo oprogramowanie, może pomóc w podjęciu decyzji.
Wyzwanie dla Mission Health Communities
Firma MHC używała głównie programu Excel do procesów zarządzania finansami, takich jak księgowość i budżetowanie. Ten system nie dostarczał niestety zaawansowanych możliwości analitycznych a jedynie pozwalał tworzyć podstawowe sprawozdania finansowe.
Budżetowanie na dany rok było uciążliwe ze względu na koordynację z ponad 30 lokalizacjami, co prowadziło do błędów, duplikacji arkuszy kalkulacyjnych i nieścisłości w przekazywanych informacjach między zarządem korporacji a placówkami. Brak standaryzacji spowodował, że każda placówka miała swój własny szablon budżetu, co powodowało rozbieżności w całej firmie.
Przeprowadzenie jakiejkolwiek analizy wymagałoby rozległego procesu wyszukiwania i zarządzania informacjami poszczególnych obiektów i działów. W związku z tym obliczanie wskaźników KPI w czasie rzeczywistym było prawie niemożliwe.
Wymagania dotycząca oprogramowania CPM
- Ustanowienie pojedynczego źródła prawdy (SSoT) i możliwości raportowania, które można było łatwo dostosować do swojego unikalnego modelu biznesowego opieki zdrowotnej.
- Intuicyjny interfejs użytkownika Prophix w MHC pozwala administratorowi na łatwe zarządzanie systemem i wdrażanie zmian. Księgowi i analitycy biznesowi mogą szybko tworzyć szczegółowe raporty i prognozy. Użytkownicy końcowi mają dostęp do raportów dotyczących wymiarów i kont, co pozwala zespołowi księgowemu identyfikować różnice oraz brakujące lub zaległe faktury, a analitykom biznesowym określić główne czynniki wpływające na koszty i wartość w ujęciu miesięcznym.
- Możliwości analizy ad-hoc, wskaźniki KPI w czasie rzeczywistym oraz szablony raportów dostosowane do potrzeb MHC. Uprościło to proces implementacji, prowadząc do szybkiego uzyskania wartości dodanej. Umożliwiła ona pracownikom przeprowadzanie szczegółowych wyszukiwań danych i dostosowywanie raportów.
Jakie korzyści udało się osiągnąć?
„Przeniesienie krytycznych procesów finansowych z arkuszy kalkulacyjnych Excel do zautomatyzowanych systemów CPM w chmurze nie jest już luksusem, ale biznesową koniecznością”, powiedział Alok Ajmera, dyrektor generalny Prophix Software.
Dzięki wdrożeniu Prophix w chmurze, MHC zrealizowało korzyści w zakresie podniesienia produktywności użytkowników, lepszej zwinności biznesowej i dostępu do informacji.
- Zwiększona produktywność dzięki braku wewnętrznej korespondencji mailowej i redukcji błędów ludzkich.
- Dział księgowy wykonuje zamknięcie miesiąca prawie 15% szybciej.
- Usprawnienie procesu wprowadzania budżetów, skracając go z czterech do trzech tygodni, ponieważ placówki mogły przesyłać swoje budżety do systemu, eliminując potrzebę kompilacji poszczególnych plików przez korporację do głównego arkusza kalkulacyjnego. Obecnie, mając bezpośredni dostęp do wspólnego budżetu głównego, użytkownicy skrócili proces o 66%.
Zwiększona sprawność biznesowa
MHC użyło Prophix do śledzenia PPE podczas pandemii COVID-19 w 2020. Jako dostawca usług zdrowotnych, MHC aktywnie śledził duży zapas PPE, aby zrównoważyć koszty i spełnić wymagania federalne dotyczące zaopatrzenia obiektów. Firma MHC w ciągu trzech dni wdrożyła model śledzenia zapasów sprzętu ochrony osobistej, wraz z logiką, szablonami i możliwościami raportowania. W ramach dotychczasowych procesów Excela projekt ten wymagałby co najmniej dwóch pełnoetatowych analityków finansowych. Dzięki zaprojektowaniu, wdrożeniu i uruchomieniu projektu w Prophix, MHC zaoszczędziło ponad 200 000 dolarów w postaci unikniętych kosztów osobowych. Dzięki Prophix firma ma możliwość szybkiego uruchomienia nowych linii biznesowych i obiektów, ponieważ zredukowane zostały tarcia na zapleczu.
Ułatwiony dostęp do informacji
Wcześniej księgowi musieli tworzyć rachunki zysków i strat lub bilanse w starszym systemie zarządzania raportami, a następnie wysłać je pocztą elektroniczną. Od czasu wdrożenia, pracownicy mają dostęp do informacji bezpośrednio z systemu, bez konieczności angażowania księgowych. Dzięki agregowaniu danych w jednym wiarygodnym źródle danych wzrosła dokładność raportowanych liczb. MHC może śledzić w czasie rzeczywistym wskaźniki KPI, aby ocenić wydajność.
Zwrot z inwestycji Mission Health w Prophix w okresie trzech lat
Zwrot z inwestycji dla Mission Health Communities
Przeanalizowaliśmy koszty oprogramowania, personelu, usług profesjonalnych oraz szkolenia użytkowników w ciągu trzech lat, aby określić całkowitą inwestycję Mission Health Communities w technologię Prophix.
- Korzyści bezpośrednie obejmują uniknięte koszty personelu związane z projektem śledzenia zapasów PPE (środków ochrony osobistej tj. rękawiczki, maski, fartuchy).
- Pośrednie korzyści obejmują oszczędność czasu, jaką pracownicy MHC uzyskali dzięki usprawnieniu procesów raportowania, budżetowania i zamykania okresów.
Na podstawie tych korzyści ustaliliśmy, że Mission Health Communities osiągnęło 110% zwrot z inwestycji w Prophix w ciągu zaledwie 18 miesięcy.
Tłumaczenie: https://blog.prophix.com/how-mission-health-got-an-110-return-on-their-investment-in-prophix/
