Budżetowanie w MS Excel – jak zrobić to właściwie?
W dzisiejszym świecie biznesu, gdzie efektywne zarządzanie finansami jest kluczowym elementem sukcesu, narzędzia do budżetowania odgrywają istotną rolę w planowaniu budżetu. Jednym z najbardziej popularnych jest program Excel, który pomimo pojawienia się nowoczesnych systemów do budżetowania, nadal cieszy się dużą popularnością. W tym artykule przyjrzymy się, dlaczego tak się dzieje, jakie są wyzwania i zagrożenia związane z budżetowaniem w Excelu, jak właściwie wykorzystywać ten program w procesie budżetowania oraz jakie są alternatywy budżetowania w Excelu.
Dlaczego budżetowanie w Microsoft Excel wciąż jest tak popularne?
Mimo pojawienia się zaawansowanych systemów do budżetowania, Excel nadal pozostaje popularnym narzędziem w procesie budżetowania z kilku powodów. Po pierwsze, jest to szeroko dostępny program, który większość osób zna i potrafi obsługiwać. Po drugie, Excel oferuje dużą elastyczność, co pozwala użytkownikom dostosować arkusze kalkulacyjne do indywidualnych potrzeb i preferencji. Ponadto, Excel umożliwia szybkie utworzenie i modyfikowanie tabel, co jest przydatne w dynamicznym środowisku biznesowym.
Wyzwania i zagrożenia związane z budżetowaniem w Excelu
Mimo swojej popularności, budżetowanie w Excelu może być obarczone pewnymi wyzwaniami i zagrożeniami. Jednym z głównych wyzwań jest trudność w zarządzaniu danymi oraz brak integracji z innymi systemami, co może prowadzić do błędów i niejednoznaczności. Ponadto, program Microsoft Excel może być podatny na błędy ludzkie, takie jak pomyłki w formułach czy brak aktualizacji danych w kolumnach, co może skutkować błędnymi decyzjami biznesowymi. Ponadto, Excel może być mniej wydajny niż dedykowane systemy do budżetowania, zwłaszcza w przypadku dużych i złożonych organizacji gdzie zakres danych jest szerszy.
Alternatywy dla budżetowania w Excelu jak zautomatyzować proces budżetowania?
Jeśli chodzi o automatyzację procesu budżetowania, warto przyjrzeć się zaawansowanym narzędziom do planowania i budżetowania. Na rynku dostępnych jest wiele opcji, jednak jako dostawcy globalnej platformy chmurowej Prophix z powodzeniem automatyzujemy działania finansowe w wielu organizacjach poprzez wdrożenia tego rozwiązania.
Jedną z kluczowych zalet oprogramowania do budżetowania jest jego zdolność do działania jako skuteczna centralna baza danych dla wszystkich informacji finansowych, szczególnie w porównaniu z korzystaniem z arkuszy kalkulacyjnych. Przechowując wszystkie najważniejsze dane w jednym miejscu, można zaoszczędzić czas i wysiłek, który można teraz poświęcić na realizację planów strategicznych.
Ale to nie wszystko — oprogramowanie przenosi wydajność na wyższy poziom dzięki temu, że pozwala automatycznie importować i eksportować dane. Koniec z ręcznym wprowadzaniem formuł, wartości i uzgadnianiem liczb z różnych źródeł. Rozwiązanie wykonuje całą pracę, umożliwiając szybkie i dokładne podejmowanie świadomych decyzji. A dzięki możliwości zarządzania wieloma wersjami budżetu można bez problemu dostosowywać się do zmieniających się okoliczności. Pozwala to na modyfikację budżetu z miesiąca na miesiąc dostosowując go do aktualnych celów finansowych.
Współpraca (workflow) to kolejny obszar, w którym błyszczy platforma finansowa. Zapewniając dostęp do danych w czasie rzeczywistym, promuje współpracę między funkcyjną w organizacji. Zespoły mogą bezproblemowo współpracować, dostosowując swoje wysiłki do celów firmy. Sprzyja to kulturze przejrzystości i odpowiedzialności, co przekłada się na lepsze wyniki przedsiębiorstwa.
Jak wykorzystywać Excel w budżetowaniu, korzystając z zaawansowanych narzędzi do automatyzacji?
Dobra wiadomość jest taka, że nie trzeba rezygnować z arkuszy kalkulacyjnych, wystarczy odpowiednio nimi zarządzać, aby osiągać lepsze rezultaty. Przykładowo: w firmie formatki budżetowe uzupełnia 30 osób. Wymaga to, duplikowania arkuszy i rozsyłania do poszczególnych osób. Następnie otrzymując je zwrotnie, weryfikowana jest poprawność wprowadzonych danych i na tej podstawie tworzony jest budżet całościowy.
W nowoczesnych narzędziach takich jak Prophix wykorzystując opcję Contributor, zyskujesz czas na podejmowanie najlepszych decyzji. Dzieje się tak, ponieważ system samodzielnie dystrybuuje formatki do uzupełnienia dla wybranych użytkowników, a następnie po zwrotnym otrzymaniu wypełnionych danymi tworzy budżet całościowy. Można w ten sposób zaoszczędzić 65% czasu i zredukować ryzyko popełnienia błędów, aż o 99%.
- Skorzystaj z 1 szablonu budżetowego dla wszystkich osób odpowiedzialnych za proces budżetowania. W Excelu taka automatyzacja nie jest możliwa, musisz operować na wielu szablonach programu Excel, które należy powielać dla każdego użytkownika
- Wykorzystaj model wielowymiarowy. Rozwiązanie to zostało tak zaprojektowane, abyś w jednym miejscu mógł określić konta i wymiary, które chcesz budżetować.
- Dane są pobierane z Twoich systemów i automatycznie odświeżane w rozwiązaniu. Możesz wykorzystać gotowe integracje z Twoim systemem finansowo-księgowym, ERP czy CRM.
Generowanie budżetu w Excelu czy systemie do budżetowania?
Ostatecznie, wybór między budżetowaniem w Excelu a korzystaniem z systemu do budżetowania zależy od indywidualnych potrzeb i preferencji firmy. Excel może być szybkim i elastycznym narzędziem dla mniejszych organizacji lub tych, które mają prostsze potrzeby budżetowe. Jednak dla większych i bardziej złożonych organizacji, które wymagają integracji z innymi systemami oraz bardziej zaawansowanych funkcji raportowania i analizy danych, dedykowane systemy do budżetowania będą lepszym rozwiązaniem.
