Jak skutecznie budżetować w przedsiębiorstwie
Budżetowanie jest jednym z najbardziej nieodzownych elementów zarządzania finansami w przedsiębiorstwie, stanowiący podstawę planowania, alokacji zasobów oraz oceny wyników. W połączeniu z controllingiem tworzy kompleksowy system, który wspiera kierownictwo w podejmowaniu świadomych decyzji, pomagając osiągnąć strategiczne cele. Proces ten, choć niezbędny, obarczony jest także wieloma wyzwaniami. W tym artykule omówimy kluczowe aspekty budżetowania oraz wyzwania stojące przed firmami.
Co to jest budżetowanie w biznesie
Budżetowanie to proces planowania finansowego, w ramach którego przedsiębiorstwo określa przyszłe przychody i wydatki oraz alokuje zasoby na różne cele i projekty. Jest to kluczowy element strategii zarządzania finansami, który umożliwia firmom efektywne wykorzystanie dostępnych środków oraz osiągnięcie strategicznych celów.
Kluczowe aspekty budżetowania
Proces budżetowania obejmuje:
- Planowanie finansowe: Kluczowym elementem procesu budżetowania jest określenie celów przedsiębiorstwa, który uwzględnia cele strategiczne oraz przewiduje przyszłe przychody, wydatki i inwestycje.
- Koordynację między działami: Budżetowanie wymaga ścisłej współpracy między wszystkimi działami firmy, by zapewnić spójność w wyznaczaniu celów, identyfikacji potrzeb i harmonizacji strategii.
- Analizę danych historycznych: Analiza danych historycznych jest istotnym elementem prognozowania, pozwalającym na przewidzenie przyszłych wyników realizowanych na podstawie przeszłych trendów.
- Elastyczność: Współczesne otoczenie biznesowe wymaga elastyczności, umożliwiającej szybką reakcję na zmiany rynkowe. Dlatego proces budżetowania musi uwzględniać aktualizacje budżetu w miarę zmieniających się warunków.
- Prognozowanie scenariuszowe: Przygotowanie różnych scenariuszy („co-jeśli”) pomaga przedsiębiorstwu lepiej przygotować się na ewentualne zmiany w otoczeniu gospodarczym i uwzględnić ryzyko w budżecie.
Wyzwania w procesie budżetowania i controllingu
- Nieprzejrzyste założenia: Brak spójności w założeniach różnych działów utrudnia monitorowanie ryzyka i ocenę skuteczności przyjętych strategii.
- Ograniczona przewidywalność: W dynamicznym środowisku biznesowym trudno przewidzieć niektóre wydarzenia, co sprawia, że prognozy mogą być nietrafne.
- Czasochłonność: Proces budżetowania może być skomplikowany i czasochłonny, zwłaszcza gdy obejmuje wiele poziomów organizacyjnych.
- Oporność na zmiany: Tradycyjne metody budżetowania są często mało elastyczne, przez co trudno jest je dostosować do gwałtownie zmieniających się realiów rynkowych.
- Niepełna komunikacja: Niedostateczna komunikacja między poszczególnymi działami może prowadzić do powstania konfliktów interesów, utrudniając realizację założeń budżetowych.
Rola controllingu w procesie budżetowania
Controlling wspiera zarządzanie procesem budżetowania poprzez:
- Monitoring: Śledzenie realizacji budżetu oraz analizę odchyleń w porównaniu do założeń.
- Raportowanie: Przygotowywanie raportów dostarczających kluczowych informacji o wynikach finansowych.
- Analiza: Identyfikowanie obszarów wymagających poprawy i rekomendowanie rozwiązań naprawczych.
Budżetowanie jest niezbędne dla skutecznego zarządzania finansami przedsiębiorstwa, ale wiąże się z wieloma wyzwaniami, zwłaszcza w dzisiejszym zmiennym środowisku biznesowym. Controlling stanowi wsparcie, umożliwiając bardziej precyzyjne monitorowanie wyników i szybką reakcję na zmiany. Połączenie elastyczności, prognozowania scenariuszowego oraz współpracy między działami może znacząco poprawić efektywność tego procesu, pomagając firmom osiągać ich cele strategiczne.
Dlaczego budżetowanie jest istotne dla przedsiębiorstwa
Przede wszystkim umożliwia ono lepsze zarządzanie finansami poprzez określenie klarownych celów i planów działania. Pozwala również na identyfikację obszarów, które wymagają większej uwagi oraz alokację zasobów w sposób optymalny, co przekłada się na wzrost efektywności operacyjnej i rentowności firmy.
Jakie są korzyści z właściwego planowania budżetu
Właściwe planowanie budżetu przynosi liczne korzyści dla przedsiębiorstwa. Po pierwsze, umożliwia to lepszą kontrolę nad finansami, co pozwala uniknąć nieprzewidzianych sytuacji kryzysowych. Ponadto, planowanie budżetu pozwala na lepsze wykorzystanie zasobów oraz skuteczniejsze osiąganie najistotniejszych celów przedsiębiorstwa. Dodatkowo, może ono wpływać pozytywnie na relacje z inwestorami i zaufanie klientów poprzez przejrzystość i odpowiedzialne zarządzanie finansami.
Metody i techniki jak skutecznie przeprowadzić proces budżetowania
Tradycyjny sposób budżetowania i prognozowania występuje w dwóch formach:
Pierwsze podejście – budżetowanie oddolne
Budżetowanie oddolne to złożona, oddolna konstrukcja będąca gigantycznym plikiem Excel, który ma wszystkie możliwe założenia budżetowe ułożone w tysiącach komórek. Plik ten ma zwykle jednego właściciela – tzw. ‘guru Excel’a’ i tylko on wie, jak działają wszystkie formuły i powiązania.
Drugie podejście to szablon zmiany YOY (Rok-Po-Roku)
W podejściu tym każdy dział zaczyna od zeszłorocznych liczb, wprowadza zmianę procentową, koryguje te zmiany, a następnie zwija (agreguje) wszystko i widzi, jaka jest “odpowiedź”. Oczywiście, jeśli “odpowiedź” w jednym z tych podejść nie jest zgodna z oczekiwaniami, musimy zacząć wszystko od nowa.
Problematyczne kwestie budżetowania oddolnego
Jest to idealny przykład sytuacji, że WIĘCEJ, wcale nie oznacza LEPIEJ. Przedstawiona firma ma wszystkie swoje założenia opisane na tak szczegółowym poziomie, że obecnie zawiera ponad 40 000 komórek!
Praca na tego typu modelach zaczyna się niewinnie. Z pozoru wydaje się, że wszystko mamy pod kontrolą. Z czasem jednak pliki stają się ogromne, istnieje tak wiele założeń, że trudno je śledzić. Utrzymanie ich zajmuje ogromną ilość czasu. Koniec, końców z powodu złożoności tych modeli i tak kończysz z błędami, które wywołują masę frustracji.
Jest to duże ryzyko, ponieważ wszystkie informacje uruchamiające planowanie znajdują się w tych olbrzymich plikach, na których często tylko jedna osoba wie, jak pracować.
I na koniec nadal masz tylko jedną odpowiedź, ponieważ jeśli chcesz uruchomić scenariusze (co jeśli?), to nie posiadasz prostych dźwigni, tylko jedną skomplikowaną oddolną konstrukcję.
Budżetowanie z wykorzystaniem szablonów zmiany
Aby stać się firmą, działającą na bazie przemyślanej strategii, należy zaadoptować bardziej zaawansowane techniki rachunkowe, takie jak:
- Prognozy kroczące.
- Planowanie scenariuszowe.
- Budżetowanie od zera (zerowe).
Techniki te pomogą zapewnić dokładniejszy obraz przyszłości, ograniczyć ryzyko biznesowe i pomóc wykorzystać nowe szanse. Żadna z tych technik nie jest realistycznie osiągalna przy użyciu ręcznych procesów planowania i rozłącznych arkuszy kalkulacyjnych. Techniki stają się realne do wdrożenia, gdy są wykonywane przy użyciu opartego na chmurze rozwiązania do zarządzania wydajnością korporacyjną (CPM), stworzonego specjalnie do budżetowania, planowania i raportowania. CPM nie tylko ułatwia stosowanie zaawansowanych technik rachunkowych, ale także zapewnia dodatkową zwinność (elastyczność) potrzebną do stania się proaktywnym i strategicznym doradcą organizacji.
Inwestowanie w te narzędzia jest bardzo ważne obecnie, zanim uderzy w nas kolejny kryzys. Nigdy nie będzie czasu na łatwą Transformacją Finansów. Tylko determinacja, zasoby i potraktowanie transformacji jako priorytet, może doprowadzić, że stanie się ona faktem.
Spójrzmy na model z szablonami zmian – po jednym dla każdego działu, gdzie zaczynasz od zeszłorocznych liczb, a następnie korygujesz w górę lub w dół.
Niektóre szablony to tylko pojedynczy arkusz Excel, inne to zbiór arkuszy Excel, które są agregowane w ogromny Excel z wieloma zakładkami. Pozostałe znajdują się w narzędziu do budżetowania. Ale te same problemy pozostają.
Wyjście poza szablony zmian: nowe podejście do planowania w dynamicznym środowisku
Korzystając z przedstawionych powyżej modeli używanych w procesie opracowania budżetu musimy się liczyć z ryzykiem iż nasz budżet będzie zawierał niedoskonałości, które mogą wynikać m.in z następujących sytuacji:
Każdy zespół przedstawia swoją „odpowiedź”. Założenia kierujące działem nie są jasne. Każdy szablon jest tylko odpowiedzią przygotowaną przez zespół na to, co ich zdaniem się wydarzy. Ale nie wiesz, na jakich założeniach opierają się te wyniki, ani nie potrafisz ocenić poziomu ich ryzyka. Niektóre zespoły są doświadczone. Niektóre mogą być zupełnie nowe.
Taki sposób sprawdzi się w dość stabilnym środowisku, w którym nie obserwujemy zbyt wielu zmian. Przez większość czasu każdy z zespołów przyjmuje własne założenia, które mogą być dostosowane do zmieniających się warunków rynkowych, lub nie. Wszystko zależy od tego jak te potencjalne wiadomości mogą wpłynąć na dany dział. A to wciąż zajmuje dużo czasu i kończy się popełnieniem błędów.
Z naszych doświadczeń wynika, że większość zespołów skupia się na wywiązaniu z obietnic i dobrym zaprezentowaniu przed szefem. Ogromnym zagrożeniem dla budżetowania w takim przypadku jest to, że przedstawione wyniki, zazwyczaj nie uwzględniają złych wiadomości.
Dni prostego ustalania celów budżetowych raz w roku, a następnie realizacji tego planu dobiegły końca. Potrzebujemy umiejętności ciągłego planowania w miarę uzyskiwania nowych informacji; musimy być w stanie uruchomić scenariusze „co-jeśli” i dokładnie modelować wpływ zmian w strategiach biznesowych.
Jak usprawnić budżetowanie w firmie?
Dobrą wiadomością jest to, że nie musimy wymyślać koła na nowo. Liderzy zespołów finansowych dużych firm przeszli już transformację cyfrową. Czego możemy się od nich się nauczyć, aby móc wdrażać strategie i narzędzia, które są już przetestowane i sprawdzone?
Aby zrozumieć, co tak naprawdę robią te firmy, spojrzeliśmy na niedawne badania ponad 500 firm na całym świecie przeprowadzone przez FSN, grupę kierowniczą ds. Finansów z Wielkiej Brytanii. W badaniu przeprowadzono ankietę wśród starszych liderów ds. finansów w 23 branżach, na temat ich możliwości planowania. Co pokazały wyniki ankiety?
Ogólnie rzecz biorąc, firmy prognozują szybciej niż w przeszłości, ale dokładność prognoz uległa pogorszeniu.
Dwie trzecie firm może ponownie tworzyć prognozy w ramach tygodnia, ale tylko 39% może prognozować zyski z dokładnością do +/- 5%. Natomiast aż 80% firm nie patrzy w przyszłość dłuższą niż rok !
Jeśli nie możesz dokładnie odwzorować bieżącego stanu, to tworzenie budżetu tego, co chcesz aby się wydarzyło, jest jeszcze trudniejsze. Budżetowanie to tylko jeden z elementów planowania. To moment w czasie, w którym zamrażasz swoje cele i łączysz je z premiami i bonusami. Są więc ważne – to jest to, za co ci płacą!
Aktualne narzędzia i możliwości planowania, które wykorzystujesz do prowadzenia działalności i dostarczania wyników, muszą być zestawem narzędzi, które pozwalają na ciągły cykl planowania. Cykl, który zaspokaja Twoje potrzeby w czasie rzeczywistym. Jak to wygląda?
Transformacja cyfrowa zwiększa zwinność (elastyczność)
Liderzy FP&A (Planowanie Finansowe i Analizy) są w stanie zarządzać swoimi danymi jako zasobem korporacyjnym, zamiast być przytłoczeni przez ogrom niepowiązanych arkuszy kalkulacyjnych ze słabymi elementami zarządzania danymi.
Mają one następujące wspólne elementy:
- Jedno źródło prawdy dla danych, które pochodzą ze scentralizowanego modelu biznesowego, zwykle w chmurze.
- Korzystają z bardziej zaawansowanych narzędzi, takich jak AI (sztuczna inteligencja) i wizualizacja.
- Szczególnie koncentrują się na wyeliminowaniu niepowiązanych arkuszy kalkulacyjnych w celu gromadzenia i raportowania danych.
Umożliwia im to wdrożenie prognoz kroczących, budżetowanie od zera i planowania scenariuszowego.
Niezależnie od tego ilu elementów zdecydujemy się użyć, WSZYSTKIE z nich przyczynią się do zwiększenia zwinności procesu planowania.
Eksperci ds. transformacji cyfrowej zwracają uwagę na ujednolicenie i standaryzację procesu budżetowego oraz zarządzanie procesem w chmurze, co ostatecznie zwiększa ich i tak już dużą zwinność (elastyczność) planowania.
Prognozowanie w procesie budżetowania
Prognozowanie jest fundamentalnym elementem planowania, a możliwość patrzenia przez pryzmat kilku miesięcy do przodu jest koniecznością. Narzędzia wykorzystywane w transformacji cyfrowej poprawiają integralność, wiarygodność danych i możliwości analityczne. Umożliwiają również szybsze i dokładniejsze prognozowanie przyszłości.
Jak więc można to zrobić w praktyce?
Po pierwsze, należy odejść od odrębnych procesów w każdej części cyklu planowania.
- Zespoły planistyczne i zespoły raportujące zawsze były bardzo niezależne i wydają się koncentrować na różnych priorytetach i projektach w danym momencie.
- Zespół raportujący zazwyczaj koncentruje się na końcu miesiąca lub roku i patrzy w przeszłość, a zespół planowania pracuje z biznesem skupiając się na przyszłości.
- Każdy zespół buduje swoje procesy w oparciu o własne doświadczenia, które sprawdziły się również w innych firmach. Nic więc dziwnego, że te procesy rzadko się łączą!
Po drugie, należy zidentyfikować kluczowe czynniki wpływające na przychody i koszty – prawdziwe dźwignie, które „napędzają” Twoją firmę. To one muszą być podstawą każdego mierzonego procesu – to nie są konta z planu kont!
Daj jasne wytyczne
Jeśli poświęcisz czas na uzgodnienie kluczowych czynników wpływających na przychody i koszty firmy oraz wyjaśnisz WSZYSTKIM zespołom ich znaczenie dla biznesu, możesz bezproblemowo przekazywać dane z jednego zespołu do drugiego. Nie potrzebujesz wymyślnych narzędzi, aby poprawić planowanie – to jest dyscyplina wymagająca poświęcenia czasu na zaprojektowanie procesu jako zintegrowanej całości, a nie pojedynczych cykli. A kiedy już to zrobisz, masz podstawy, aby z powodzeniem wdrożyć zintegrowane narzędzie.
Musisz odejść od przyrostowej metody, która zakłada, że jeśli coś było prawdą w ubiegłym roku to pozostaje nią również w tym roku. Wykonując budżet od zera oparty na kluczowych czynnikach, zyskujesz jasność działań, które są potrzebne TERAZ, w oparciu o bieżącą rzeczywistość.
Do tego wszystkiego potrzebne są lepsze narzędzia. Kiedyś projektowaliśmy proces ręcznie, a następnie automatyzowaliśmy go za pomocą najlepiej dopasowanych narzędzi. Teraz automatyzacja jest tym, co umożliwia lepszy proces.
Budżetowanie w przedsiębiorstwie na nowych zasadach
Nadszedł czas, aby skorzystać z dostępnych obecnie możliwości — integracja danych, przepływ pracy (workflow) i automatyczne aktualizacje. Oprócz tych potężnych narzędzi, istnieją również naprawdę ekscytujące możliwości sztucznej inteligencji, która „napędza” naszego wirtualnego asystenta finansowego (VFA), co wygląda podobnie jak posiadanie Siri for Finance (iPhone) na wyciągnięcie ręki.
