Szacuje się, że 82% firm upada z powodu złego zarządzania gotówką. Jednak stosując się do poniższych wskazówek możesz ustalić właściwy kurs dla swojej firmy i upewnić się, że podejmujesz świadome decyzje dotyczące wykorzystania gotówki.
Niewłaściwe zarządzanie przepływami pieniężnymi może prowadzić do poważnych problemów z finansami w firmie. Dlatego ważne jest, aby zrozumieć, czym jest przepływ środków pieniężnych z działalności operacyjnej i jakie korzyści może przynieść Twojej firmie prognozowanie tych środków.
Cash Flow (przepływy pieniężne z działalności operacyjnej) to ilość gotówki, generowanej z regularnych operacji biznesowych firmy. Jest to ważny wskaźnik do monitorowania, ponieważ wskazuje, czy Twoja firma powinna ograniczyć działalność, utrzymać kurs czy realizować inicjatywy rozwojowe.
Jak obliczyć przepływy pieniężne z działalności operacyjnej?
Najprostszym wyjaśnieniem zdrowych przepływów pieniężnych z działalności operacyjnej jest to, że Twoje przychody powinny przekraczać koszty operacyjne. Kiedy różnica między tymi dwoma liczbami jest duża, masz wystarczającą ilość gotówki, a Twoja firma osiąga zyski operacyjne.
Należy jednak wziąć pod uwagę także inne czynniki finansowe. Poniższy wzór jest innym sposobem wyjaśnienia przepływów pieniężnych z działalności operacyjnej .
dochód netto + koszty bezgotówkowe – wzrost kapitału obrotowego = operacyjny przepływ gotówki
Aby określić operacyjne przepływy pieniężne, musisz obliczyć różne składniki powyższej formuły:
- Dochód netto – to Twoje wydatki odjęte od twoich przychodów.
- Koszty bezgotówkowe – może to obejmować amortyzację, zapasy przyznane pracownikom, płatności z tytułu odroczonego podatku lub wszelkie inne pozycje bezgotówkowe.
- Zmiany kapitału obrotowego – zwiększenia należności i zapasów są odejmowane od dochodu netto i kosztów bezgotówkowych. Generatory przychodów, takie jak wzrost zobowiązań, naliczone koszty lub przychody przyszłych okresów, są dodawane do twoich dochodów netto i kosztów bezgotówkowych.
Prognozowanie przepływów pieniężnych z działalności gospodarczej
Prognoza przepływów pieniężnych pozwala oszacować przyszłe przepływy pieniężne z działalności operacyjnej, w oparciu o przewidywane zdarzenia finansowe, takie jak zakup nowego inwentarza lub dodanie nowego klienta. Prognoza przepływów pieniężnych wykorzystuje dane z przeszłych przepływów pieniężnych i bieżących finansów do prognozowania stabilności finansowej w nadchodzących miesiącach, kwartałach lub latach. Chociaż prognozy mogą nie być w 100% dokładne z powodu nieprzewidzianych czynników, przy wystarczającej ilości danych możesz przewidzieć ogólne trendy w swojej firmie.
Jakie problemy napotykają firmy w związku z utrzymaniem pozytywnego cash-flow?
Nieodpowiednie delegowanie odpowiedzialności za realizację zadań. Firmy często napotykają problemy związane z nieterminowymi płatnościami. To duże zagrożenie, które utrudnia zarządzanie gotówką. Może mieć to związek z przeciążeniem działów finansowo-księgowych, które w nieskończoność gromadzą i księgują dokumenty związane z działalnością operacyjną firmy.
Nieuporządkowane prowadzenie zestawień faktur sprzedażowych i zakupowych. Tutaj zazwyczaj wynika to z braku odpowiednich narzędzi do zarządzania płatnościami. Nagromadzenie zbyt dużej ilości dokumentów powoduje, że działom finansowo-księgowym trudniej jest weryfikować terminy ich płatności na fakturach.
Brak dokładnej wiedzy o aktualnych kosztach, wydatkach oraz przepływach pieniężnych, ale także niska skuteczność procesów finansowych. Trudno jest kontrolować cash-flow w sytuacji, gdy nie posiadamy narzędzi controllingowych, które ułatwią prognozowanie gotówki. Posiadanie aktualnych informacji, które uświadomią nam przepływy pieniężne realizowane w firmie jest podstawą sprawnego zarządzania przedsiębiorstwem.
Brak bieżącej wiedzy na temat realizacji budżetu prowadzonych projektów czy świadczonych usług. Tego problemu przedsiębiorcy nie uświadamiają sobie od razu. Jednak korzystając z nowoczesnych systemy CPM, które monitorują realizację zadań poszczególnych działów i pracowników, bez problemu są w wstanie kontrolować przepływy gotówki.
Koszty związane z utrzymywaniem zapasów. Specyficzne dla firm z branży handlowej, nieodpowiednie zarządzanie zapasami w istotny sposób wpływa na zaburzanie rentowności i przepływy pieniężne w firmie.
Oto kilka kluczowych pytań na temat Twojej firmy, na które dobrze przeprowadzone prognozowanie przepływów pieniężnych z działalności operacyjnej może pomóc Ci odpowiedzieć:
- Ile pieniędzy możesz wydać na podstawie przewidywanych dochodów?
- Czy istnieją sezonowe wzrosty lub spadki dochodów, które mogłyby wpłynąć na twoją zdolność do wydawania pieniędzy?
- Czy w przyszłości będziesz musiał zwiększyć lub zmniejszyć zatrudnienie?
- Czy Twoja firma jest gotowa na rozwój?
- Jeśli realizujesz inicjatywy na rzecz wzrostu, w jakie zasoby możesz zainwestować, aby wesprzeć wysiłki na rzecz wzrostu?
Jakie rozwiązania proponujemy, aby utrzymać pozytywny cash-flow?
Twórz wiarygodnie zestawienie przepływów pieniężnych. Regularnie prognozuj koszty i przychody, aby przewidzieć wzrosty i spadki.
Zaimplementuj narzędzie do śledzenia finansów. Uwzględniając dynamicznie zmieniającą się sytuację na rynku nie mamy czasu na opóźnienia w planowaniu finansów. Posiadanie rozwiązań, które ad-hoc pozwolą rozważać scenariusze „co-jeśli” mogą wpłynąć na utrzymanie pozytywnego cash-flow.
Deleguj zadania i rozdzielaj odpowiedzialność. Nowoczesne narzędzia nie zastąpią roli człowieka jednak, aby trzymać rękę na pulsie potrzebujesz czasu i możliwości, aby nadzorować realizację zadań.
Przygotuj odpowiedni bufor gotówkowy, który pozwoli na zachowanie stabilności. Zapewne pojawia się pytanie, skąd mam wiedzieć, ile gotówki przygotować, aby wystarczyło w kryzysowej sytuacji? Ustalaj cele i budżety i prognozy z odpowiednią rezerwą czasową.
Usprawnij prognozowanie zapasów w Twojej firmie. Ilość zapasów w firmie powinna być odpowiednia, ponieważ zarówno zbyt mała ich ilość jak i zbyt wysokie stany magazynowe generują koszty.
Zautomatyzuj powtarzalne zadania. Ręczne księgowanie faktur, nanoszenie poprawek, niekończąca się lista czynności powtarzanych regularnie, to strata czasu. Czemu nie skorzystać z Elektronicznego Obiegu Faktur? Nie tylko ogranicza to koszty prowadzenia działalności, ale również wpływa na środowisko. Zautomatyzuj fakturowanie, przelewy bankowe i płatności.
Podsumowanie
Warto, więc zadać sobie pytania…Czy kontroluję ilość pieniędzy na swoich kontach biznesowych? Czy potrafię przewidzieć, ile będę ich miał w kolejnym kwartale lub w przyszłym roku? Zarządzanie gotówką firmy może wydawać się przytłaczającym zadaniem, biorąc pod uwagę czynniki takie jak ilość źródeł pochodzenia funduszy, rosnące wydatki biznesowe czy wahania sprzedaży… Warto jednak to działanie podjąć!
źródło: https://blog.prophix.com/how-to-calculate-and-forecast-your-business-cash-flow/
