Współcześnie, każdego dnia firmy stoją przed koniecznością przetwarzania ogromnej ilości danych, w związku z czym wśród cyfrowych trendów systemów ERP*, zaraz obok IoT czy AI, miejsce zajmuje zaawansowana analityka biznesowa (Business Intelligence**). Dostęp do kompletnych danych pozwala zrozumieć powody zachodzących obecnie przemian i tworzyć odpowiednie prognozy. Posiadając już system ERP i chcąc wdrożyć narzędzie BI, na pewno w Twojej głowie pojawiają się pytania…
Jak przygotować się do takiego wdrożenia? Czy Twój ERP będzie odpowiedni?
Świetnym przykładem jest firma Iglotex, która zgłosiła się do nas, ponieważ miała problem z przedstawieniem wyniku finansowego z dnia poprzedniego. Na taki wynik zarząd musiał czekać tydzień! Taka sytuacja powodowała to, że firma nie miała możliwości, aby działać, reagować na zagrożenia czy efektywnie prognozować dane potrzebne do dynamicznego rozwoju przedsiębiorstwa. Wówczas firma posiadała 17 różnych lokalizacji, z różną infrastrukturą i różnymi systemami ERP (jedne z funkcją analiz wielowymiarowych OLAP, inne będące zwykłymi systemami finansowo-księgowymi). Jak do tego doszło? Firma przyjęła taką strategię działania. Dokupowane były kolejne lokalizacje (chłodnie) już z całym asortymentem, sprzętem, infrastrukturą i systemami informatycznymi, które tam funkcjonowały. Do pewnego czasu taki model się sprawdzał. Został wdrożony nawet system Business Intelligence z hurtownią danych, który konsolidował informacje z różnych lokalizacji. Jednak wraz z rozwojem firmy i przybywaniem kolejnych spółek, jasne stało się, że danych jest zbyt dużo. Pojawił się problem z zarządzaniem zmianą w takim systemie, odpowiednim dopasowaniem wielowymiarowości czy zapanowaniem nad logiką analityczną. Proces wdrażanych zmian się wydłużał. Zapadła zatem decyzja, że potrzebny jest jeden, skonsolidowany system ERP dla wszystkich lokalizacji, aby osiągnąć nowy wymiar analiz w posiadanym systemie BI. Wniosek był jeden. Nie można mieć dobrego systemu Business Intelligence, ale pracować na kilkunastu innych ERP’ach! Świetnym przykładem jest firma Iglotex , która zgłosiła się do nas, ponieważ miała problem z przedstawieniem wyniku finansowego z dnia poprzedniego. Na taki wynik zarząd musiał czekać tydzień! Taka sytuacja powodowała to, że firma nie miała możliwości, aby działać, reagować na zagrożenia czy efektywnie prognozować dane potrzebne do dynamicznego rozwoju przedsiębiorstwa. Wówczas firma posiadała 17 różnych lokalizacji, z różną infrastrukturą i różnymi systemami ERP (jedne z funkcją analiz wielowymiarowych OLAP, inne będące zwykłymi systemami finansowo-księgowymi). Jak do tego doszło? Firma przyjęła taką strategię działania. Dokupowane były kolejne lokalizacje (chłodnie) już z całym asortymentem, sprzętem, infrastrukturą i systemami informatycznymi, które tam funkcjonowały. Do pewnego czasu taki model się sprawdzał. Został wdrożony nawet system Business Intelligence z hurtownią danych, który konsolidował informacje z różnych lokalizacji. Jednak wraz z rozwojem firmy i przybywaniem kolejnych spółek, jasne stało się, że danych jest zbyt dużo. Pojawił się problem z zarządzaniem zmianą w takim systemie, odpowiednim dopasowaniem wielowymiarowości czy zapanowaniem nad logiką analityczną. Proces wdrażanych zmian się wydłużał. Zapadła zatem decyzja, że potrzebny jest jeden, skonsolidowany system ERP dla wszystkich lokalizacji, aby osiągnąć nowy wymiar analiz w posiadanym systemie BI. Wniosek był jeden. Nie można mieć dobrego systemu Business Intelligence, ale pracować na kilkunastu innych ERP’ach!
Który wariant działania jest odpowiedni dla Twojej organizacji?
Ten przykład idealnie obrazuje nam to, że jeśli jesteś prężnie rozwijającą się organizacją, z wieloma lokalizacjami i rozbudowaną infrastrukturą warto w pierwszej kolejności zadbać o jeden, skonsolidowany ERP, zanim przejdziesz do wdrażania hurtowni danych i Business Intelligence. Początkowo będzie to większy koszt dla Twojej firmy, ale w perspektywie czasu, znacznie tańsze w eksploatacji i szybsze w efektywnym zarządzaniu. Przyjmując taką strategię działania, możesz stworzyć świetną podstawę do dodawania kolejnych lokalizacji, oddziałów, kanałów dystrybucji czy procesów (możesz to realizować w ramach opieki serwisowej!). Zwrot z takiej inwestycji kalkulowany jest na przestrzeni 3-5 lat.
Jeśli początkowo jednak nie zdecydujesz się na zmianę ERPa, a jesteś dynamicznie rozwijającą się firmą, to musisz liczyć się z wysokimi kosztami, jeśli chodzi o utrzymanie infrastruktury. Różne systemy ERP, wymagają różnych kompetencji, często współpracy z wieloma firmami zewnętrznymi, duże zaangażowanie ludzi. Dodatkowo duża liczba lokalizacji z różnymi systemami ERP = skomplikowany i długi projekt wdrażania systemu ERP.
Może się też okazać, że Twoja firma ma kilka lub kilkanaście lokalizacji, różne ERP’y, ale nie planuje dalszego rozbudowywania struktur LUB jest mniejszą firmą, która pracuje tylko na jednym systemie ERP. W takim wypadku, bezpośrednie wdrożenie systemu Business Inetlligence, może okazać się również dobrym rozwiązaniem. Zatem indywidualne podejście do tematu i rozwiązania szyte na miarę to klucz do sukcesu.
Podsumowując....
W argumentach i rozwiązaniach, które omawiam powyżej, nie ma gorszych i lepszych wyborów. Wybór jednej z dróg nie sprawi, że Twoja firma osiągnie sukces czy też przekreśli szansę na jej rozwój. Bazując na przekazanych przeze mnie informacjach, sam możesz podjąć decyzję, która ścieżka jest odpowiednia dla Ciebie i Twojej organizacji. Musisz ocenić, na jakim etapie obecnie się znajdujesz i przeanalizować swoją strategię działania na przyszłość. Może to się okazać czasochłonnym zadaniem, ale uwierz mi, WARTO!
Jeśli jednak stoisz pod ścianą i nie potrafisz sam nakreślić kolejnych kroków działania, śmiało możesz się również skontaktować z nami. Nie ma znaczenia, do którego z wariantów jest Ci bliżej, czy do zmiany ERP’a w pierwszym kroku, czy bezpośredniego wdrażania systemu Business Intelligence. Ja i mój zespół chętnie doradzimy Ci na etapie decyzji i rozważań, jak również wsparcia w realizacji i wdrożeniu planu.
*ERP – Enterprise Resource Planning – Planowanie zasobów przedsiębiorstwa. System z modułami: księgowym, finansowym, logistycznym, kadrowym itd.
BI** – Business Intelligence – Przekształcanie danych w informacje. System do analizy danych i raportowania, wspomaga podejmowanie decyzji.
