Kiedy klient zgłosił się do naszej firmy, jego największą trudnością zdecydowanie był przedłużający się czas raportowania i konsolidacja danych.
Po wykonaniu analizy okazało się, że głównymi celami wdrożenia całego projektu będzie poprawienie jakości i szybkości działania w dwóch podstawowych obszarach kontrolingowych tj. raportowanie zarządcze i proces budżetowania. Dzisiaj skupimy się na tym pierwszym procesie.
Proces raportowania zarządczego w najlepszym wydaniu
Najpilniejszą potrzebą w procesie raportowania było stworzenie modelu, który miał za zadanie uwzględnić przygotowanie wielowymiarowego rachunku zysków i strat (RZiS). Na pierwszy rzut oka wydawać by się mogło, że to standardowy projekt, jednak w trakcie wdrożenia zaczęły pojawiać się jeszcze inne potrzeby. Jedną z nich było przygotowanie danych do Magnitude (jest to system francuski w związku z tym, że nasz klient pracuje na kapitale z Francji). Dodatkowo powstała jeszcze konieczność wygenerowania pliku wsadowego do innego systemu raportowo – analitycznego, z którego korzysta to przedsiębiorstwo. Narzędzie zbiera, weryfikuje i importuje dane finansowe dotyczące kosztów oraz sald bilansowych z systemu Microsoft Dynamics NAV. Trudność tkwiła w czasie – wyżej wymieniony system bardzo długo generował plik końcowy. Zajmowało to aż około 40 godzin!!
Nasza firma wychodząc naprzeciw temu problemowi zaproponowała rozwiązanie CPM Prophix, które generowało ten sam plik z jedną tylko różnicą – CAŁY PROCES TRWAŁ ZALEDWIE 12 MINUT.
Dlatego właśnie czas ma, aż tak ogromne znaczenie…
W systemie raportowo – analitycznym klienta wyglądało to tak, że mechanizm, który został napisany w systemie Microsoft Dynamics NAV działał na bazie analiz wielowymiarowych. Zanim to narzędzie pobrało i przetworzyło dane, najpierw musiało zaktualizować arkusze analityczne w Navision, co zajmowało bardzo dużo czasu. Z kolei aktualizacja arkuszy powodowała problemy z bieżącym księgowaniem. W rezultacie dochodziło do kuriozalnej sytuacji: generowanie pliku końcowego musiało odbywać się w weekend, aby nie zaburzać pracy księgowości.
Po wdrożeniu rozwiązania Prophix, pobieranie danych z NAV trwa około 5 minut. Przetwarzanie danych jest wykonywane już poza systemem i trwa od 5 do 7minut. Dlatego z czysto matematycznego punktu widzenia cały proces w tej chwili ZAJMUJE TYLKO 0,5 % CZASU potrzebnego przy poprzednim systemie pracy. Wynik jest imponujący.
Korzyści, korzyści, jeszcze raz korzyści
Cały proces wdrożenia modelu raportowania trwał dwa miesiące. Należy podkreślić, że skrócenie czasu generowania raportów oraz konsolidacji danych jest w tym przypadku sukcesem spektakularnym. Ponadto czas trwania wszystkich procesów uległ poprawie. Na przykład proces pobrania danych, ich przetworzenia i stworzenia raportów trwa teraz około 4- 5minut. Dzięki temu wszystkie najświeższe dane widzimy na bieżąco. Dodatkowo znacznie poszerzyły się możliwości analityczne oraz dostęp do danych szczegółowych. W tej chwili ułatwiony jest podgląd transakcji bezpośrednio na sprawozdaniach. To wszystko powoduje, że klient w o wiele krótszym czasie może dotrzeć do informacji źródłowej z poziomu rozwiązania.
