Konsolidacja finansowa i proces zamknięcia często mogą być frustrujące ze względu na ich powtarzalny charakter, zobowiązania czasowe i udział ręcznych obejść.
Proces zamknięcia na koniec miesiąca jest potrzebny do sporządzenia dokładnych i terminowych sprawozdań finansowych, ponieważ ważne decyzje muszą być podejmowane na podstawie tych danych. Kto może sobie pozwolić na jakiekolwiek kompromisy w zakresie danych, skoro jest to obecnie najważniejsza waluta używana w handlu. Musi też być na czas. Biorąc na przykład gotówkę w kasie, zespoły finansowo-księgowe muszą natychmiast uzgodnić saldo gotówki na koniec miesiąca, aby zgłosić wszelkie rozbieżności w swoich bankach, ponieważ mają tylko ograniczoną liczbę dni na złożenie reklamacji. Aby sprawy były bardziej skomplikowane, dane stale rosną wykładniczo, zwłaszcza w miarę skalowania firmy, co zwiększa złożoność i ogranicza produktywność. Marzenie wielu specjalistów, to to, żeby istniał lepszy sposób…
Nowy sposób na konsolidację finansową
Jeśli potrafisz odnieść się do któregokolwiek z punktów wymienionych powyżej, to może nadszedł czas, aby zastanowić się i zmienić przestarzałą konsolidację finansową i taktykę zamknięcia. Potrzebny jest nowoczesny mechanizm, który łączy ludzi, dane i procesy w całej organizacji.
Uwzględnienie właściwych osób umożliwi im większą responsywność i skuteczność w zarządzaniu procesem. Najlepszą praktyką jest mapowanie cykli, dokumentowanie procedur i wprowadzanie kontroli wewnętrznych, które mogą wpływać na odpowiedzialność, przepływy pracy i prowadzić do praktycznych wyników. Dane i procesy można wykorzystać za pomocą ujednolicających technologii, takich jak oprogramowanie do zarządzania wydajnością przedsiębiorstwa (CPM) firmy Prophix, które można zintegrować z różnymi systemami biznesowymi i planami kont. Rozwiązania CPM są wysoce konfigurowalne i mogą zautomatyzować raportowanie finansowe, konsolidacje i planowanie. W przypadku zamkniętego procesu oprogramowanie CPM może nie tylko zautomatyzować przeliczanie walut i eliminacje, ale może również przyspieszyć konsolidację finansową, dzięki solidnym funkcjom zapisów księgowych i audytów, zapewniając jasny wgląd w wyniki firmy.
Automatyzując ręczne procesy, zespoły finansowe mogą poświęcić więcej czasu na analizę danych, zamiast je gromadzić. Jeśli masz wiele podmiotów z różnymi systemami, łączenie tych danych jest często procesem ręcznym. Nawet po zebraniu wszystkich danych muszą one być integralne, oczyszczone, zaktualizowane i opakowane w zasady rachunkowości. Potrzebujesz rozwiązania, które łączy i ujednolica Twoje dane w jednym oknie.
Na przykład za pomocą funkcji, która umożliwia drążenie w poprzek tabel danych na poziomie transakcyjnym. Pod tym względem oprogramowanie CPM oferuje całościowe rozwiązanie, które pozwala skupić się na działaniach o wartości dodanej, takich jak przygotowywanie strategicznych zaleceń i generowanie spostrzeżeń. Inne korzyści, jakie CPM może zapewnić w odniesieniu do konsolidacji i zamknięcia, to oszczędność czasu, większa dokładność, zaufanie i mniejsze ryzyko finansowe. Osiąga się to poprzez uproszczone uzgadnianie kont, zautomatyzowane procesy, wpisy konsolidacji, analizy ad hoc oraz łatwe w użyciu funkcje zarządzania danymi i mapowania.
Wykrywanie anomalii oparte na sztucznej inteligencji i uczeniu maszynowym
Teraz jest czas, aby te procesy wypracować. Cloud computing i AI pozwala firmom analizować dane o wiele szybciej i bardziej precyzyjnie niż jakikolwiek ludzki umysł. Wielu dostawców CPM bada obecnie przetwarzanie języka naturalnego (NLP), aby wzbogacić swoją ofertę. Z punktu widzenia firmy Prophix, wirtualny analityk finansowy pozwala wykonywać rutynowe czynności, po prostu prosząc asystenta komunikacji głosowej. Można również uzyskać szczegółowe narracje dotyczące danych oraz kluczowych wskaźników czy też znaczących spostrzeżeń i trendów. W połączeniu z wykrywaniem anomalii, to już nie tylko zwiększona prędkość procesów, ale także zmniejszone ryzyko finansowe.
Jeśli nie znasz funkcji wykrywanie anomalii, to już tłumaczymy. Wykrywanie anomalii firmy Prophix wykorzystuje uczenie maszynowe (ML) do analizowania transakcji finansowych i uzyskiwania przydatnych informacji. Jest w stanie przetwarzać ogromne ilości danych w celu wykrycia nieprawidłowości.
Byłoby niepraktyczne lub prawie niemożliwe, aby ktoś z zespołu finansowego przeszukiwał wszystkie te dane w celu znalezienia ryzykownych transakcji.
Dlatego tak ogromną zaletą jest redukcja błędów, zmniejszenie strat oraz niższe koszty całkowite. Chodzi o to, aby bez względu na to, jak wydajne są Twoje zespoły FP&A, jeśli uzgodnienia są wykonywane ręcznie przy użyciu metodologii opartych na regułach, zawsze będziesz w niekorzystnej sytuacji konkurencyjnej w stosunku do konkurencji, która automatyzuje ich zamknięcie za pomocą sztucznej inteligencji.
Wykrywanie anomalii jest inne, ponieważ używa kombinacji opartych na regułach testowania statystycznego, modelowania i uczenia maszynowego w celu określenia ryzyka w obrębie swoich danych. Algorytmy wykorzystują 28 punktów kontrolnych opartych na wiedzy branżowej do kategoryzowania transakcji według poziomu ryzyka. Pozycje wysokiego ryzyka, takie jak wartości odstające, byłyby zwykle wybierane przy użyciu procesów opartych na regułach, ale to właśnie transakcje o średnim ryzyku często mogą wymknąć się spod kontroli. Wykrywanie anomalii skupia się na nich, więc bardziej przyspieszysz rozwiązanie niż skupiasz się na dochodzeniu.
Badanie przeprowadzone przez CFO.com w 2018 roku wykazało, że mediana czasu zamknięcia z próby 2300 organizacji wyniosła 6,4 dnia. To około półtora tygodnia w dniach kalendarzowych na zamknięcie ksiąg, a roczna analiza prowadzi do 18 tygodni w roku. Cztery i pół miesiąca to po prostu o wiele za dużo czasu, aby przeznaczać je na zamknięcie.
Źródło: https://www.cfo.com/financial-reporting-2/2018/03/metric-month-cycle-time-monthly-close/
Prawda jest taka, że każda organizacja jest wyjątkowa, a rozwiązania CPM niczym się nie różnią. Podobnie jak w przypadku zamkniętego procesu – nie ma jednego uniwersalnego podejścia. Szukając usprawnionej konsolidacji finansowej i bliskiego rozwiązania, zachęcamy do spojrzenia na problemy z perspektywy całościowej.
Chociaż sztuczna inteligencja w świecie FP&A jest wciąż w powijakach, nie zapomnij zbadać myślących przyszłościowo dostawców CPM, którzy są zaangażowani w wykorzystanie mocy obliczeń w chmurze i uczenia maszynowego, aby zapewnić Ci długoterminową wartość.
Źródło: https://blog.prophix.com/make-financial-consolidations-close-intelligent-with-artificial-intelligence-ai-and-automation/
