Uzasadnienie biznesowe dla oprogramowania CPM – zwiększ efektywność planowania, budżetowania i raportowania

Świadomość biznesowa rośnie z każdym dniem, a analizy finansowe i planowanie stają się coraz bardziej strategiczne. Niestety dla wielu firm planowanie wciąż jest czasochłonne, a procesy zamykania na koniec miesiąca i roku są żmudne.

Te wyzwania utrudniają finansom reagowanie na zmiany na rynku, stawiając Twoją firmę w niekorzystnej sytuacji.

Jeśli chcesz poprawić swoją sprawność organizacyjną, będziesz chciał posłuchać Aloka Ajmerę, dyrektora generalnego Prophix, o tym, jak oprogramowanie CPM może wspierać planowanie strategiczne, operacyjne i finansowe, prognozowanie oraz szeroki zakres analiz dla małych i średnich firm (MŚP).

Poniżej zamieściliśmy część rad Aloka, którymi podzielił się w podkaście WBSRocks, którego gospodarzem był Sam Gupta.

Możesz posłuchać pełnego odcinka na podcast WBSRocks w podcastach Google lub na ich stronie internetowej.

 

Sam: Hej, wszystkim. Witamy ponownie w kolejnym odcinku podcastu WBS. Jestem Sam Gupta, gospodarz i główny konsultant w firmie konsultingowej ds. transformacji cyfrowej, ElevatIQ.

W dzisiejszym odcinku mamy gościa, Aloka Ajmerę, który omawia oprogramowanie do zarządzania wydajnością firmy, znane również jako CPM, i dzieli procesy na taktyczne oszczędności i komponenty strategiczne. Wyjaśnia również rolę i interakcje oprogramowania CPM i oprogramowania do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) oraz wartość, jaką te narzędzia wnoszą do małych i średnich przedsiębiorstw (SMB). Misją firmy Alok jest zapewnienie każdemu klientowi, potencjalnemu klientowi, partnerowi i pracownikowi na całym świecie niezapomnianych i pozytywnych doświadczeń z firmą Prophix.

Więc Alok, najwyraźniej pasjonujesz się planowaniem. Moje pierwsze pytanie brzmi: ile planowania jest absolutnie niezbędne? Powiedzmy, że dla producentów, dystrybutorów i sprzedawców z sektora MŚP. Jak podszedłbyś do planowania dla tych organizacji?

Alok: Tak. Świetne pytanie. Szczerze mówiąc, z mojej perspektywy nie ma ograniczeń co do tego, ile planowania możesz zrobić dla organizacji. I za chwilę to zakwalifikuję. Ale zanim tam dotrę, cofnę się o krok. Wspomniałeś o oszczędnościach jako o jednym z bardzo ważnych elementów dobrego zarządzania finansami. Ale jest też druga strona, która jest często pomijana, a mianowicie: dobrze ustrukturyzowane, szczegółowe planowanie jest strategicznym czynnikiem, który może wnieść znaczną wartość do organizacji. I nie chodzi tylko o oszczędności. Porozmawiajmy więc o obu tych rzeczach.

Istnieją elementy taktyczne, które są bardziej związane z oszczędnością kosztów. Są też korzyści strategiczne, które mają więcej wspólnego z bardziej inteligentnym podejmowaniem decyzji i dużo bardziej wybiegającym w przyszłość spojrzeniem na organizację. Jeśli więc pomyślę o stronie taktycznej, twoje stwierdzenie jest w stu procentach poprawne. Jeśli patrzysz na zarządzanie wydajnością wyłącznie od strony taktycznej, tak naprawdę opiera się ono na oszczędnościach kosztów.

Jeśli myślisz o producencie, sprzedawcy lub dystrybutorze dla małych i średnich firm, to niestety oni często nadal prowadzą wiele procesów finansowych w bardzo niecyfrowy sposób. Nie oznacza to, że używają pióra i papieru w procesach finansowych. Chociaż, co zaskakujące, natknęliśmy się na organizacje, które nadal w dużym stopniu polegają na papierze. Często jednak ich procesy finansowe w dużej mierze opierają się na programie Excel. A Excel to tylko krok powyżej pióra i papieru w moim umyśle. Chociaż nie chcę martwić ludzi z finansów i księgowości. Nie sugeruję, że nie ma miejsca na arkusze kalkulacyjne. Jest absolutnie miejsce na arkusze kalkulacyjne. Istnieją jednak kroki, które możesz podjąć, aby usprawnić procesy.

Często poznajemy klientów, którzy nie robią spójnego lub ciągłego planowania, ponieważ zajmuje to zbyt dużo czasu i energii. Tak więc na początku roku robią jeden duży budżet, a przeprowadzenie tego procesu zajmuje dwa, trzy, cztery miesiące. A kiedy kończą, odkładają to, wyczerpani, a potem idą dalej i zapominają o tym, jak szybko wszystko się zmienia w naszym dzisiejszym świecie. I tak często, gdy kończą pierwszy kwartał, rezygnują z planu, bo to zbyt duży wysiłek, żeby go zmienić.

Tak więc jedną taktyczną korzyścią, jeśli spojrzysz na to z perspektywy oszczędności, jest inwestowanie w możliwości, technologie i usprawnienia procesów, aby ulepszyć te działania. Pod koniec miesiąca, jeśli zamykasz księgi, może minąć dzień lub dwa, aby szybko uzyskać dobre, solidne finanse.

To jest aspekt taktyczny. Jeśli posiadasz dobre praktyki zarządzania wydajnością korporacyjną w firmie, możesz obniżyć koszty związane z wydatkami na zatrudnienie, jeśli tak zdecydujesz. Jeśli coś zabiera Ci dwa tygodnie każdego miesiąca i możesz skrócić to do kilku dni, możesz ponownie zainwestować zaoszczędzony czas, aby robić bardziej znaczące rzeczy. Możesz zrozumieć posiadane metryki, zapewnić wgląd i wskazówki zespołom operacyjnym, aby można było podejmować mądrzejsze decyzje. Sam, zatrzymam się tutaj. Czy ma to sens z taktycznej strony zarządzania wydajnością?

Sam: Tak. Porozmawiajmy więc o niektórych funkcjach oprogramowania CPM. Pracowałem z dużymi firmami i, szczerze mówiąc, nawet nie wiem, czy stosują praktyki CPM właściwie, czy nie. Prawdopodobnie byli nadmiernie inżynierscy, OK? Tak więc w ich przypadku mieli bardzo duże zespoły programistów, ponieważ nie mogli znaleźć gotowego oprogramowania CPM. Mówię więc o logistyce branży CPM. W ich przypadku sposób rozpoznawania przychodów jest zupełnie inny i muszą znaleźć sposoby na jego optymalizację. Widziałem to w wielu różnych branżach, takich jak branża lotnicza. Tak więc, głównie widziałem bardzo rozdęte procesy z perspektywy CPM.

A zatem co wynika z Twojego doświadczenia ? W jaki sposób procesy i funkcje różnią się w różnych organizacjach i co jest optymalne dla większości organizacji?

Alok: Spójrz – podnosisz dobry temat do dyskusji. Wiele organizacji korporacyjnych ma bardzo duże organizacje finansowe i informatyczne. I tak, chociaż mają technologie i narzędzia, są niewiarygodnie nieefektywne, a więc niekoniecznie korzystają z elastyczności, jaką zapewniałoby dobre rozwiązanie CPM. Interesujące jest to, że w ciągu ostatniej dekady, gdy chmura stała się bardziej rozpowszechniona, wiele funkcji, które kiedyś były dostępne tylko dla organizacji korporacyjnych, stały się bardziej dostępne dla organizacji SMB w znacznie łatwiejszy w użyciu, intuicyjny i płynny sposób.

Nie musisz więc kupować technologii i mieć wsparcia gigantycznej organizacji IT. I nie musisz mieć zbyt skomplikowanych praktyk. Mogą być o wiele bardziej zwinne, co jest znacznie bardziej korzystne dla organizacji SMB. W rzeczywistości organizacje z sektora MSP, ze względu na swój rozmiar i dopasowanie do firmy, odnoszą większe korzyści z praktyk i rozwiązań CPM niż ich odpowiednicy w przedsiębiorstwach.

Sam, podam ci szybki przykład. W ciągu ostatnich dwunastu miesięcy mieliśmy do czynienia z niezwykle destrukcyjnym wydarzeniem związanym z pandemią. Pamiętam, jak wiosną ubiegłego roku myślałem: „OK, co się stanie?” Wchodziliśmy w ten niesamowicie niepewny czas, bez cienia pewności, kiedy z tego wyjdziemy. Tak więc to, co ostatecznie zrobiliśmy i co zrobiło wielu naszych klientów, to niezwykle szczegółowa i bardzo częsta analiza scenariuszy.

Jak więc będzie wyglądał świat przez następne trzy lata? Jakie są różne scenariusze, jeśli szybciej nastąpi powrót do zdrowia? A jeśli pandemia się przedłuży? Co się stanie, jeśli pojawi się problem z łańcuchem dostaw? Prognozy kroczące pozwalają realizować te scenariusze przez wiele lat, a następnie, co najważniejsze, przełożyć je na wszystkie sprawozdania finansowe. Często jesteśmy tak pochłonięci patrzeniem na rachunek zysków i strat, że zapominamy o bilansie, który w ostatecznym rozrachunku jest wyjątkowo ważny.

I wiem, że dyrektorzy finansowi rozumieją, co mówię. Jakie decyzje podejmujemy w ciągu najbliższych kilku lat w bardzo niepewnym czasie? A jak to analizujemy? I jak rozumiemy, w jaki sposób spływa ona do bilansu, a ostatecznie do przepływów pieniężnych. A potem robisz to niemal w czasie rzeczywistym z nowymi danymi, nowymi spostrzeżeniami i nowymi celami.

Sam: OK, niesamowite. Więc tak, zdecydowanie się zgadzam. Właściwie opowiem wam trochę historię z ostatniego odcinka. Mieliśmy w programie jednego dyrektora finansowego, który co miesiąc pracował z producentem, planując. I pewnego dnia dowiadują się, że pieniądze zostały im tylko na cztery miesiące. Możesz w to uwierzyć?

Przypomina mi to inną historię o moim księgowym. Kiedy pracuję z moim księgowym, on naprawdę mnie nienawidzi. A powodem tego jest to, że chcę zaoszczędzić czas, prawda? Tak więc, jeśli robię zestawienie finansowe, czy uchwycę kwotę ubezpieczenia w miesiącu pierwszym, czy w drugim, nie obchodzi mnie to. Dopóki jest to część tego samego rachunku zysków i strat, ponieważ tak naprawdę nie zamykamy ksiąg.

Alok: O mój Boże, Sam. Wszyscy członkowie Twojej publiczności CFO drżą. Zakrywają teraz uszy [śmiech].

Sam: Wiem! Mój dyrektor finansowy również mnie nienawidzi, ponieważ jakość danych ma ogromne znaczenie dla planowania i prognozowania gotówki. I to jest powód, dla którego są bardzo drobiazgowi w uchwyceniu wydatków i przychodów we właściwych miesiącach. Więc moje pytanie do Ciebie brzmi, czy widzisz jakieś możliwości w swojej przestrzeni, w których możesz być w stanie wykryć anomalie, takie jak sztuczna inteligencja? Nie wiem, jakie postępy poczyniono w zakresie technologii. Tak więc mogą naprawdę oznaczać ludzi takich jak ja, a mój księgowy nie musi na mnie krzyczeć [śmiech].

Alok: Tak Sam, przywołujesz dobry przykład. Pojawiają się technologie, które mają bardzo rozbudowane przypadki użycia, które mogą pomóc usprawnić, na przykład, wykrywanie anomalii. Zajmę się tym za chwilę. Ale pozwól mi zagłębić się w rozmowę o jakości danych.

Jest takie powiedzenie, które mówi „śmieci wchodzą, śmieci wychodzą”. Jeśli masz słabą strukturę danych, trudno jest na tym bazować, aby uzyskać lepsze dane wybiegające w przyszłość. Poprawa jakości danych może wydawać się zniechęcająca, prawda? Jeśli prowadzisz małe i średnie firmy, cała Twoja energia idzie na produkt, rozwój lub technologię obsługi klienta.

To są rzeczy, które będą napędzać biznes. I często niestety nie inwestujemy w podstawowe systemy finansowe, ponieważ są one funkcją „zaplecza”. Chodzi o to, że jeśli coś nie jest zepsute, to znaczy, że nie musisz tego naprawiać. Wystarczy, prawda? Ale to bardzo ważne. Istnieje wiele wspaniałych technologii, narzędzi i praktyk, których można użyć do szybszego czyszczenia danych. Nie musi to być koszmar, jeśli chodzi o uzyskanie lepszej struktury danych. Tak więc chciałem się tym zająć, ponieważ jest to uzasadnione wyzwanie, przed którym stoją organizacje z sektora SMB.

Druga część to wschodzący kawałek technologii. Pojawia się wiele niesamowitych technologii AI (sztucznej inteligencji). Myślę, że sztuczna inteligencja w księgowości i finansach może być naprawdę cenna. To dobre małżeństwo z kilku powodów. Kiedy myślisz o sztucznej inteligencji lub uczeniu maszynowym, wiesz, że dobrze radzą sobie w ustrukturyzowanych środowiskach z dużą ilością danych. Masz spójną logikę biznesową, reguły biznesowe i powtarzalność zadań. I tak sztuczna inteligencja i wykrywanie anomalii sprawdzają się w organizacjach typu finansowo-księgowego.

Jednym z pierwszych przypadków użycia, jakie zaobserwowaliśmy, gdy wprowadziliśmy na rynek nasze możliwości sztucznej inteligencji, jest wykrywanie anomalii. Na przykład, jeśli regularnie przeznaczasz swoje środki na wydatki związane z ubezpieczeniem i nie pojawiają się one nagle, jest to anomalia, którą można oflagować i możesz podjąć aktywne działania. Z drugiej strony może to też oznaczać nietypowe transakcje. Żyjemy w świecie, w którym cyber zagrożenia są bardzo realne. Można więc spojrzeć na Twoje dane, aby zidentyfikować, czy istnieją jakiekolwiek potencjalnie fałszywe transakcje.

I tak sztuczna inteligencja daje organizacjom wartość dodaną. Więc jedną rzeczą, którą chciałbym powiedzieć naszym słuchaczom, jest to, że siedzicie wygodnie i myślicie: „W tej chwili jest wystarczająco dobrze. Moja organizacja finansowa jest w porządku. Mamy X osób i pracujemy w Excelu. Działa OK.” Rzuciłbym ci wyzwanie w kilku sprawach. Nie inwestując w odpowiednie narzędzia dla swojego zespołu finansowego, prawdopodobnie tracisz znaczną szansę na oszczędności i strategiczne działania zwiększające wartość dodaną.

Istnieje również szersze ryzyko, które polega na tym, że postęp technologiczny rośnie w alarmującym tempie. Spodziewam się, że następne trzy do pięciu lat radykalnie zmienią sposób działania korporacyjnych grup finansowych w przyszłości. A jeśli nie jesteś gotowy i nie inwestujesz w odpowiednie narzędzia, nie będziesz w stanie nadążyć za tym, co nadejdzie w ciągu najbliższych kilku lat, a trzeba pamiętać, że to w żaden sposób nie spowalnia Twoich konkurentów.

Tak więc, ciekawie jest porozmawiać o dzisiejszej podróży, ale znowu jestem planistą. Lubię myśleć o przyszłości. Zmiana zachodząca w następnym pokoleniu jest tak dramatyczna, że ​​musisz być w stanie nadążyć.

 

Sam: OK, niesamowite, Alok. Więc to tyle na dzisiaj. Czy przychodzi Tobie coś jeszcze do głowy na zakończenie?

Alok: Powiedziałbym dyrektorom finansowym małych i średnich firm, że wiem, że myślenie o technologiach AI i danych oraz o tym, jak zamierzasz podejmować mądrzejsze decyzje, może wydawać się przytłaczające. Ale to, do czego zachęcam, to robienie tego krok po kroku. Pomyśl o procesach, które obecnie prowadzisz, i o tym, jak możesz dokonywać przyrostowych inwestycji w umiejętności i narzędzia oraz szkolenia, które usprawnią Twoją organizację. A następnie, w jaki sposób zamierzasz czerpać z tego wartość i reinwestować ją, aby iść naprzód w podróży cyfrowej transformacji.

Dziękuję Sam, świetna rozmowa.

Sam: Nigdy nie mogę wystarczająco podziękować naszym gościom za przybycie i  podzielenie się swoją wiedzą. Zawsze wyciągam wnioski od naszych gości i mam nadzieję, że nasi słuchacze również nauczyli się dzisiaj czegoś nowego.