Jeżeli w Twojej firmie coroczne budżetowanie zajmuje od 25 dni do prawie dwóch miesięcy, to oznacza, że obecne narzędzie do budżetowania nie nadąża za potrzebami rozwijającej się organizacji. Przedstawiamy 6 sygnałów, które wskazują, że warto rozważyć inwestycję w platformę do automatyzacji procesów finansowych.
Budżetowanie trwa miesiącami
Budżetowanie to proces wymagający czasu i zasobów, nawet dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) o prostych strukturach organizacyjnych. W przypadku bardziej złożonych struktur organizacji, gdzie w procesie budżetowania należy uwzględnić również oddziały, filie i spółki zależne, konsolidacja wszystkich potrzebnych informacji może zająć tygodnie. W tych okolicznościach finalizacja budżetu może łatwo się przeciągnąć na cały kwartał, co utrudnia dostosowanie się do dynamicznych zmian rynkowych.
Wskazówka biznesowa
Twoje rozwiązanie do budżetowania nie powinno wydłużać czasu zamknięcia rocznego budżetu. Ponadto powinno pozwolić wyjść poza sztywny, ustalony proces budżetowania rocznego. Korzystanie z platformy do zarządzania wynikami finansowymi, takiej jak Prophix, może dostarczyć wiarygodnych danych finansowych, niezbędnych do szybszego przygotowywania budżetów i dostosowywania do zmieniających się potrzeb firmy.
Twój budżet nie jest elastyczny
Jeśli pracujesz w dziale finansowym, prawdopodobnie znasz tę sytuację: właśnie zakończyłeś przygotowywanie rocznego budżetu firmy, gdy coś istotnego się zmienia, a Ty musisz nanieść poprawki. Jeśli korzystasz z arkuszy kalkulacyjnych, wprowadzanie tych poprawek ręcznie może być procesem czasochłonnym, podatnym na błędy ze względu na nieprawidłowe formuły i inne problemy związane z konsolidacją danych.
Firmy, które wykorzystują rozwiązania do budżetowania, mogą szybciej reagować na zmiany zarówno wewnątrzfirmowe, jak i zewnętrzne napływające z rynku, takie jak: zmiany w przepływach pieniężnych, zmiany cen, zmiany linii produktów, zmiany alokacji kapitału i zmiany organizacyjne.
Tworzenie elastycznych procesów budżetowania zmniejsza koszty i czas poświęcony na analizę, jednocześnie zwiększając jakość podejmowania decyzji.
Wskazówka biznesowa
Jedną z głównych przyczyn małej elastyczności budżetów są nieaktualne informacje. W miarę rozwoju firmy wyzwanie polegające na skonsolidowaniu wszystkich danych potrzebnych do budżetowania wzrasta wykładniczo. Konieczne jest wprowadzenie nowych procesów, uwzględnienie tworzących się źródeł danych a do tego rozwiązanie bieżących problemów. Wybrane przez Ciebie oprogramowanie do budżetowania firmy powinno umożliwiać tworzenie elastycznych budżetów.
Zbyt wiele działów przekracza ustalone budżety
To zjawisko jest bardzo powszechne, zwłaszcza jeśli używasz metod ręcznych do zbierania i przetwarzania danych. Gdy informacje płyną tylko w jednym kierunku – od tych, dla których planujesz budżet, do osób zajmujących się budżetowaniem – trudno jest budżetować realistycznie. W rezultacie? Działy, ciągle przekraczają budżet.
Chociaż można wprowadzić bardziej precyzyjne kontrole, aby temu zapobiegać, te działania są raczej sygnałem powstawania nierealistycznych budżetów niż elastycznego podejścia. Jeśli proces budżetowania nie uwzględnia żadnego zapasu czasu po jego zakończeniu, zespoły są skazane na dokonywanie trudnych wyborów: nie dostarczać informacji o nowych projektach lub przekraczać budżet.
Wskazówka biznesowa
Wiele przykładów dedykowanego oprogramowania do budżetowania daje możliwość pobierania informacji z wielu źródeł i centralizacji ich w jednej platformie. To jest kluczowe, aby zapobiec budżetowaniu w odcięciu od potrzeb wszystkich działów organizacji. Na przykład, platforma Prophix nie tylko pozwala na pobieranie danych z arkuszy kalkulacyjnych, ale także łatwo integruje się z systemami ERP, CRM i HRIS.
Twoja firma odnotowała znaczący rozwój
Okresy szybkiego wzrostu i inne zmiany są ogromnie korzystne dla Twojej firmy, ale mogą powodować wyzwania dla procesów budżetowania. Być może Twoja organizacja połączyła się z inną, otworzyła nowe oddziały lub po prostu odnotowała ogromny wzrost bazy klientów i przychodów. Nagle masz znacznie więcej danych finansowych do przetworzenia i zupełnie nowe kwestie finansowe do rozważenia, które sprawiają, że budżetowanie staje się o wiele bardziej skomplikowane.
Należy zauważyć, że nagłe zmiany, takie jak te, nie są jedynymi sygnałami, na które należy szczególnie uważać. Każdy nowy klient, transakcja lub dodatkowy pracownik zwiększa ilość danych finansowych, które musisz zbierać, analizować i przekładać na decyzje biznesowe. Nawet powolny i stabilny wzrost może stać się nie do ogarnięcia, gdy nie masz odpowiednich narzędzi.
Wskazówka biznesowa
Jeśli obecnie korzystasz z rozwiązania do budżetowania, upewnij się, jak skutecznie wspiera ono działania na różnych etapach wzrostu Twojej organizacji. Z pewnością dowiesz się, że potrzebujesz lepszego rozwiązania, gdy narzekania na nieefektywne procesy i nieelastyczne budżety wzrosną wraz z rozwojem firmy.
Twoja rentowność maleje
Jako lider finansowy wiesz, że jeśli każda złotówka przychodów generuje dwa złote wydatków, to niestety nie rośniesz.
Bez odpowiednich narzędzi do budżetowania, zbyt często organizacje tworzą nierealistyczne budżety, także z powodu danych słabej jakości. Prowadzi to w konsekwencji do przekraczania budżetu przez działy. Zdarzają się także sytuacje, w których cała organizacja może odczuć spadek rentowności.
Po dodaniu wydajnego oprogramowania do budżetowania do swojego zestawu narzędzi możesz szybko wygenerować wnioski potrzebne do utrzymania rentowności organizacji lub przynajmniej zgłosić wszelkie spadki rentowności, które mogą wystąpić.
Wskazówka biznesowa
Rozwiązania automatyzujące procesy finansowe dają CFO możliwość tworzenia pulpitów nawigacyjnych dla użytkowników biznesowych, dzięki czemu każdy może być bardziej świadomy tego, co wpływa na utrzymanie jak największej rentowności organizacji, bez konieczności poświęcania kluczowych projektów.
Rutynowe działania pomnażają pracę
Coroczne budżetowanie i podobne procesy często obejmują zdecentralizowane, rozproszone zespoły, które usiłują gromadzić dane i prognozować potrzeby dla różnych części organizacji. Jeśli te zespoły nie utrzymują stałego kontaktu lub nie korzystają z narzędzi pozwalających na współpracę między działową, są skłonne do podwajania pracy. Obejmuje to eksportowanie tych samych raportów wielokrotnie z niewielkimi zmianami, szukanie danych, które zostały już zebrane przez inny zespół, a nawet pracę nad budżetami dla tych samych działów.
To prowadzi do straty czasu z procesu trwającego znacznie dłużej niż jest to konieczne i frustracji zespołów próbujących skonsolidować potrzebne informacje. Gdy scentralizujesz swoje procesy budżetowania w jednej platformie, wszystkie zespoły wiedzą dokładnie, kto nad czym pracuje.
Wskazówka biznesowa
Jeśli aktualnie szukasz rozwiązania do budżetowania dla swojej firmy, weź pod uwagę jakie będą Twoje potrzeby w miarę wzrostu firmy. To zapobiegnie inwestowaniu w platformę, która nie będzie skalować się wraz z Tobą.
Od początku należy szukać rozwiązań, które są zintegrowane pod kątem procesów pracy grupowej. Arkusze kalkulacyjne, na przykład, nie umożliwiają tzw. workflow. To jest temat, który powinieneś poruszyć w trakcie rozmów handlowych w przypadku rozwiązania, które zamierzasz wdrożyć.
30% wzrost efektywności pracy w firmie farmaceutycznej
Chiesi Poland Sp. z o.o. to jeden z liczących się na świecie producentów nowoczesnych i innowacyjnych rozwiązań leczniczych, koncentrujących się na kilku obszarach terapeutycznych.
Potrzeby firmy były większe niż możliwości pliku Excel, na którym dotychczas pracowali przez co jego użytkowanie przestało być efektywne.
- Pliki nie były w stanie odzwierciedlić wszystkich funkcji alokacji, których dokonuje firma w programie SAP.
- Wygenerowanie i przetworzenie danych w Excelu było czasochłonne, co wiązało się z irytacją i chęcią zmian, sprawnego obsłużenia procesu budżetowania.
W obszarze zagadnień związanych z analizą i rejestracją danych stworzono modele:
- Koszty operacyjne (OPEX) – w modelu prowadzono mechanizm wielopoziomowego alokowania kosztów rejestrowanych IO (Zamówienia Wewnętrzne) na poszczególne CC (Centra kosztowe), jak również przeksięgowywania grup kosztów pomiędzy wskazanymi CC.
- Sprzedaż (SALES) – zbudowany na podstawie miar potrzebnych do tworzenia szczegółowych planów.
- Rachunek Wyniku (P&L) – dane w modelu stanowią wynik rejestracji i przekształceń danych zaewidencjonowanych w modelach OPEX i Sales. Nie odbywa się tu bezpośrednia rejestracja planów.
Dzięki wdrożeniu poszczególnych modeli wielowymiarowych firma zyskała:
- 30% wzrost efektywności pracy i sprawności przekazywania danych.
- Szybkie wykrywanie błędów – możliwość przeglądania również danych archiwalnych.
- Automatyzacja powtarzalnych zadań oraz spójność i precyzyjność danych.
- Dostęp do danych w czasie rzeczywistym, nie trzeba czekać na wykonanie ruchu i pracy przez innego pracownika.
Teraz firma ma pewność, że przygotowywane budżety są dokładne, aktualne i zautomatyzowane, co w konsekwencji pozwala zajmować się bardziej strategicznymi projektami.
Chcesz poznać więcej przykładów, jakie korzyści osiągnęły firmy dzięki wdrożeniu platformy finansowej? Odwiedź naszą stronę i dowiedz się więcej: http://www.solemis.com/klienci
Źródło: https://www.prophix.com/blog/6-signs-you-need-budgeting-software
