Przedsiębiorstwa obecnie charakteryzują się szybkim tempem konsolidacji i rozwoju. Proces ten jest skutkiem ubocznym przyspieszonej transformacji cyfrowej, która wyeksponowała słabości tradycyjnych narzędzi planowania i budżetowania. Ogólne narzędzia, takie jak Excel, są podatne na błędy ludzkie i nie sprzyjają pracy grupowej, co uniemożliwia skuteczne modelowanie scenariuszy „co jeśli”. Niemniej jednak, dobre planowanie i budżetowanie opiera się na kreatywności, współpracy oraz jakości informacji. Odkryciem procesu transformacji cyfrowej jest fakt, że przedsiębiorstwa, które stosują najlepsze, oparte na danych podejście systemowe, są najbardziej elastyczne. Dzięki temu dyrektorzy finansowi i ich zespoły są w stanie szybko zidentyfikować i poinformować kierownictwo o pojawiających się okazjach.
Ten przewodnik dla Dyrektorów Finansowych zajmuje się następującymi zagadnieniami:
- Badaniem strategicznego znaczenia budżetowania i planowania, przedstawiając przykłady różnych typów strategicznego budżetowania.
- Analizą związku między budżetowaniem, planowaniem strategicznym i planowaniem operacyjnym.
- Zapewnieniem bardziej szczegółowego zrozumienia procesów i platform finansowych dostępnych na rynku.
- Udzielaniem wskazówek dotyczących poprawy procesów.
Jak budżetowanie może pomóc dyrektorom finansowym w poprawie strategii korporacyjnej?
Obecnie Zarząd oczekuje od dyrektorów finansowych, aby pełnili oni bardziej strategiczną rolę. Dyrektorzy finansowi, którzy polegają na programie Excel, ograniczają swoje zdolności strategiczne ze względu na ograniczoną skalę i dostępność Excela, co z kolei zmniejsza ich wartość i naraża na postrzeganie jako zwykłych analityków danych.
Mimo że Excel jest świetnym podstawowym narzędziem, które przeszło długi kawałek drogi, to w porównaniu z innymi opcjami dostępnymi dzisiaj wciąż pozostaje daleko w tyle. Platformy do oceny wydajności finansowej umożliwiają firmom lepsze zarządzanie finansami i szybsze podejmowanie decyzji, co przyspiesza ich sukces i transformację.
Budżet to niezbędne narzędzie do kierowania strategią. Ponieważ dyrektorzy finansowi dysponują danymi i wglądem w to, które inicjatywy tworzą wartość, mogą odgrywać bardziej prominentną rolę w kierowaniu strategią korporacyjną i przy wsparciu odpowiedniej technologii, mogą dokładnie prognozować dane i demonstrować potencjalny ROI dla niezliczonych projektów.
Analiza budżetu tylko w węższym kontekście może prowadzić do braku możliwości wzrostu i transformacji biznesowej. Dlatego dyrektorzy finansowi mają kluczową rolę w skutecznym opracowywaniu strategii, uwzględniającej wszelkie możliwości. Mogą oni prowadzić transformację procesu budżetowania i planowania, kwestionując utrwalone standardy, ustalając cele ciągłego doskonalenia, umieszczając cele wydajnościowe na czele budżetu, a także wykorzystując scenariusze do oszacowania czasu i skali potencjalnych zmian. Platformy do oceny wydajności finansowej umożliwiają firmom lepsze zarządzanie finansami i szybsze podejmowanie działań, co przyspiesza ich sukces i przemianę. W tym kontekście, Excel, choć wciąż przydatny, pozostaje w tyle w porównaniu z innymi opcjami dostępnymi dzisiaj.
Czym jest strategiczne budżetowanie?
W pewnym stopniu jest samo w sobie zrozumiałe, strategiczne budżetowanie uwzględnia długoterminowe cele i koszty. Proces ten obejmuje przygotowanie różnych budżetów i prognoz dla krótkoterminowych wydatków, które są zgodne z długoterminowym celem. Po ustanowieniu strategicznego budżetu, firma może przeznaczyć określone fundusze na różne działania. Długoterminowy plan strategiczny zwykle obejmuje pięć lat, podzielonych na cele jednoroczne. Strategiczne budżetowanie przypisuje wartości finansowe do każdego z działań wymienionych w długoterminowym planie strategicznym i dowodzi, że firma skupia się na wzroście w ramach swoich możliwości. Świadome budżetowanie jest kluczowe dla skutecznego korzystania z funduszy oraz realizacji projektów i celów. Dlaczego budżety są ważne dla planowania strategicznego? Chociaż nie jest konieczne uwzględnianie budżetu podczas tworzenia planu strategicznego, zrobienie tego daje realistyczny zakres finansowy dla tego, co firma może osiągnąć. Działania i wydatki muszą być zsynchronizowane, w przeciwnym razie cenne zasoby mogą zostać zmarnowane na krótkoterminowe projekty, które nie przyczyniają się do osiągnięcia długoterminowych celów. Integracja budżetu i planu strategicznego umożliwia również modyfikowanie obu jednocześnie.
Podsumowując, strategiczne budżetowanie:
- Pozwala firmie stworzyć mapę celów
- Uwiarygodnia podejmowanie decyzji
- Wpisuje się w formułowanie działań
Jaka jest zależność między budżetowaniem, planowaniem strategicznym i operacyjnym?
Planowanie jest często pierwszym krokiem, który podejmuje firma. Planowanie strategiczne dotyczy tego, co firma chce osiągnąć, a planowanie operacyjne dotyczy sposobu, w jaki firma to osiągnie. Firma określa swoje cele i wymyśla sposoby ich realizacji. Po wyznaczeniu planu, firma budżetuje projekty. Budżet przypisuje fundusze na projekty na miesięcznej lub kwartalnej podstawie i uwzględnia przyszłe dochody i wydatki. Firmy często ponownie przeglądają budżet co roku, aby upewnić się, że są na właściwej drodze i dokonywać zmian, gdy jest to konieczne.
Przykłady strategicznego budżetowania
Strategiczne budżetowanie dotyczące rozwoju produktu
Planowanie rozwoju i wprowadzenia na rynek konkretnego produktu często obejmuje badania, projektowanie oraz strategię wdrożenia. Włączenie długoterminowego budżetu strategicznego pozwala firmom dokładnie przypisać środki na ten produkt.
Strategiczne budżetowanie programów firmowych
Zazwyczaj strategiczne budżetowanie składa się z ustalenia określonej liczby krótkoterminowych wydarzeń, które przyczyniają się do osiągnięcia długoterminowego celu. Poprzez uwzględnienie strategii firmy i jej celów, strategiczne budżetowanie umożliwia przegląd, które programy potrzebują jakiego poziomu finansowania, co pozwala firmie uniknąć nadmiernego lub niewystarczającego wydatkowania oraz zapewnić skuteczne przyczynienie się do końcowego celu firmy.
Strategiczne budżetowanie infrastruktury
Przedsiębiorstwa działające w branży budowlanej, organizacji lub planowaniu miast muszą zaplanować budżet w celu skutecznego prowadzenia swoich działań. Projekty o dużej skali, takie jak budowa linii kolejowych, autostrad czy wieżowców, wymagają kilku lat na zaprojektowanie i zrealizowanie, a posiadanie odpowiedniego budżetu jest kluczowe dla dokładnego planowania i realizacji tych projektów. Planowanie budżetu zapewnia rzetelny przegląd potrzebnych zasobów, umożliwiając przedsiębiorstwom uniknięcie nadmiernych lub niewystarczających wydatków.
Strategiczne budżetowanie produktywności i zdolności produkcyjnych
Pięcioletni budżet i plan utworzony teraz może ulec drastycznym zmianom, jeśli w trzecim roku pojawi się rewolucyjny postęp technologiczny. Dzięki już ustalonego strategicznego budżetu, firma może łatwo dostosować lub przeprojektować swój plan na podstawie zebranych danych w ciągu pierwszych trzech lat pierwotnego planu.
Strategiczne metody budżetowania
Dyrektorzy finansowi powszechnie stosują jedną z czterech poniższych metod budżetowania:
Budżetowanie przyrostowe
Jest to jedna z najczęściej stosowanych metod budżetowania ze względu na swoją prostotę. Budżet przyrostowy uwzględnia faktyczne wyniki finansowe firmy z poprzedniego roku i oblicza budżet na bieżący rok poprzez dodanie lub odjęcie pewnego procentu od tych wyników. Metoda ta jest idealna dla firm, których główne koszty nie zmieniają się zbytnio z roku na rok. Jednakże metoda ta ma wiele wad. Po pierwsze, jest to metoda skoncentrowana na wewnętrznych wynikach firmy, która ignoruje zewnętrzne czynniki wpływające na działalność i wyniki, takie jak inflacja. Może to również sprzyjać nieefektywnościom i krótkowzrocznym rozwiązaniom, w szczególności niepotrzebnym wydatkom. Jeśli budżet zwiększa się o pewien procent co roku, to środki te zostaną po prostu wydane w celu utrzymania wzrostu rok po roku, niezależnie od tego, jak zostaną wykorzystane. Metoda przyrostowa jest zatem najlepsza tylko wtedy, gdy firma podejmuje strategiczne podejście do wykorzystania dodatkowych środków w budżecie.
Budżetowanie oparte na działaniach (activity based budgeting)
Jest to podejście odgórne, umożliwiające wpływanie strategicznych planów firmy na budżet poprzez obliczanie wymaganych środków finansowych dla osiągnięcia celu wyjściowego lub końcowego. Na przykład, jeśli firma określiła cel końcowy w wysokości 100 milionów złotych, zespół zarządzający dokonuje analizy potrzebnych kroków do osiągnięcia celu oraz szacuje koszt każdego działania. Przewidywany koszt działania stanowi budżet.
Budżetowania oparta na wartości dla firmy
Ta metoda zapewnia, że każdy koszt uwzględniony w budżecie ma przypisaną wartość dla firmy, poprzez zadawanie kluczowych pytań takich jak:
- Jakie jest uzasadnienie wykorzystania tej kwoty?
- Dla kogo ta wartość jest tworzona – dla klientów, pracowników czy interesariuszy?
- Czy wartość wygenerowana przez ten koszt przewyższa jego koszt? Jeśli nie, to czy istnieją uzasadnione powody utrzymania tego kosztów budżecie?
Głównym celem tej metody jest eliminacja niepotrzebnych wydatków oraz zwiększenie zwrotu z inwestycji firmy poprzez kierowanie uwagi na koszty, które rzeczywiście generują wartość dla przedsiębiorstwa. Wprowadzenie tej metody pozwala na świadome podejmowanie decyzji budżetowych, poprzez uzyskanie lepszego zrozumienia kosztów i korzyści związanych z poszczególnymi elementami budżetu.
Budżetowanie od zera (oparte na zerowej podstawie)
To podejście od dołu do góry, zakłada, że budżet resetuje się do zera każdego roku, co oznacza, że każdy koszt musi być uzasadniony na nowo. Tego typu budżety są bardzo restrykcyjne i nie pozwalają na dodatkowe wydatki. Jest to powszechna metoda, ponieważ pozwala uniknąć wszelkich wydatków, które nie są uważane za niezbędne do osiągnięcia zysków w firmie. Chociaż zespoły finansowe nie korzystają z budżetowania od zera z roku na rok, to może być to przydatne jako tymczasowe rozwiązanie, szczególnie w przypadku, gdy konieczne jest szybkie zaciskanie pasa, na przykład podczas restrukturyzacji finansowej lub powszechnej recesji gospodarczej. Budżetowanie od zera skupia się głównie na kosztach dyskrecjonalnych, a nie na podstawowych kosztach operacyjnych. Mimo, że proces jest czasochłonny i wymaga dokładnego przyjrzenia się szczegółom, to oferuje najlepszą opcję oszczędzania funduszy.
Proces budżetowania strategicznego
Proces budżetowania strategicznego składa się z czterech etapów:
Określanie celów
Proces ustalania zamierzonych wyników dla danego projektu, programu lub całej firmy. Firmy często tworzą ogólną listę celów, które są podzielone na mniejsze cele dla każdego działu. Cele powinny być sprecyzowane, zmierzone ilościowo oraz mierzalne, co pozwala firmie śledzić postępy i efektywność swojego planu. Zazwyczaj większość firm określa od pięciu do siedmiu celów.
Definiowanie strategii
Polega na opracowaniu planu osiągnięcia wyznaczonych celów, a także określeniu znaczenia każdej części strategii i zdefiniowaniu, kto jest odpowiedzialny za wykonanie określonych działań. W strategii należy również określić, jak często należy dokonywać pomiaru postępów, np. za pomocą miesięcznego wskaźnika konwersji w celu zwiększenia zaangażowania klientów. Należy również przewidzieć środki bezpieczeństwa dla nieprzewidywalnych zmiennych lub ryzyk. Po ukończeniu planu i przydzieleniu budżetów dla każdego projektu, powinny go przejrzeć wszystkie działy firmy. Gdy wszyscy są zadowoleni, można przystąpić do wdrażania strategii.
Wyznaczanie wskaźników
Wdrażanie strategii i śledzenie postępu. Odpowiednie działy gromadzą, porządkują i analizują wszelkie istotne dane w celu oceny skuteczności planu. Cztery wymiary mierzalnej wydajności obejmują wyniki finansowe, wewnętrzne procesy biznesowe, relacje z klientami oraz naukę i rozwój organizacyjny. Każda z kategorii ma swoją własną listę wskaźników, które obejmują zwrot z inwestycji, długość cyklu operacyjnego, skargi klientów oraz motywację pracowników.
Weryfikacja osiągnięcia celów
W celu dokonania oceny czy cele zostały osiągnięte na czas, analizowane są zebrane dane, które pozwalają na ocenę skuteczności poszczególnych aspektów planu oraz wskazują te elementy, które wymagają usprawnień. Przeprowadzenie rutynowej analizy planu pozwala na wprowadzanie zmian na przyszłość. Z kolei, po zakończeniu okresu budżetowego, dane mogą być wykorzystane do ustalenia nowych celów i opracowania nowego planu.
Proces strategicznego budżetowania
Obejmuje pięć kroków, które pozwalają firmom na stworzenie budżetu, który wspiera długoterminową strategię biznesową i pomaga w podejmowaniu lepszych decyzji biznesowych:
Zlikwidowanie izolacji pomiędzy budżetem a strategią
Połączenie procesów budżetowania i strategii, zamiast ich oddzielania, pozwala przedsiębiorstwom na uzyskanie szerszej perspektywy, zachęca do ostrożniejszego wydatkowania i przyspiesza proces podejmowania decyzji. Najskuteczniejszym sposobem integracji budżetowania i strategii jest automatyzacja procesów. Platforma, która integruje różne funkcje i jest dostępna dla każdego użytkownika, zapewnia dane w czasie rzeczywistym, co umożliwia bardziej dokładne podejmowanie decyzji.
Utworzenie klarownego procesu i przepływu pracy
Platformy automatyzacji lub technologie budżetowe tworzą przejrzystość w procesach i przepływach pracy, zapewniając, że każdy łatwo rozumie swoje obowiązki i terminy. Zapewniają również dyrektorom finansowym i nadzorcom budżetowym widoczność na to, ilu uczestników pracuje, ile z nich przesłało swoje dane i kto potrzebuje pomocy. System umożliwia również akceptowanie lub odrzucanie zgłoszeń lub dokonywanie edycji. Firmy posiadające wiele lokalizacji lub filii potrzebują rozwiązania opartego na chmurze lub hybrydowego, które automatycznie integruje dane od współpracowników, niezależnie od ich położenia.
Przygotowanie budżetu
Jako pierwszy krok, zgodnie z przyjętą strategią, firma powinna rozpocząć proces tworzenia budżetu. W tym celu, warto wykorzystać metryki oparte na czynnikach sterujących oraz poprzednich danych finansowych. Metryki oparte na czynnikach sterujących pozwalają skupić się na tych obszarach, które najbardziej wpłyną na wydajność biznesową firmy. Choć istnieją różne metody budżetowania, to kluczowe jest dopasowanie wartości do celów, jakie firma przed sobą postawiła. Podczas tworzenia budżetu, ważne jest, aby dyrektor finansowy lub nadzorca budżetowy wzięli pod uwagę opinie i uwagi swojego zespołu, aby każdemu elementowi budżetu przypisać narrację. Warto jednocześnie pamiętać o znalezieniu równowagi między istotnymi szczegółami a ich przesadnym obciążeniem. Dodatkowo, korzystne może być uwzględnienie danych niefinansowych, takich jak np. metryki efektywności, wskaźniki retencji i konwersji klientów, wskaźniki wydajności pracowników, liczba zgłoszeń od klientów, średni czas rekrutacji, a także wiele innych. Wprowadzenie takich elementów pozwoli na tworzenie bardziej konstruktywnych budżetów.
Testowanie scenariuszy i symulacje
Po ustaleniu liczb, firma może użyć swojej platformy finansowej do przeprowadzenia testów, aby zobaczyć, jak jej budżet będzie działał w różnych scenariuszach. W zależności od wyników menedżerowie mogą dokonać korekt lub opracować plany awaryjne.
Aktualizacja prognoz w ciągu roku
Mimo że firmy tworzą swój budżet na rok, platforma finansowa może pomóc zespołom w analizie prognoz i dokonywaniu miesięcznych korekt budżetowych, jeśli to konieczne. Pod koniec roku platforma finansowa automatycznie kompiluje dane z poprzedniego roku, więc proces może rozpocząć się od początku.
Platformy i narzędzia
Platformy i narzędzia służące budżetowaniu, planowaniu i prognozowaniu umożliwiają konsolidację oraz centralizację informacji finansowych przedsiębiorstwa, co przyczynia się do poprawy jakości zarządzania finansami w firmie. Wykorzystanie takich narzędzi może umożliwić zespołom finansowym zautomatyzowanie procesu budżetowania lub dostarczyć bardziej szczegółowe informacje pozwalające na lepsze planowanie i prognozowanie przyszłych wyników finansowych. Strategiczne platformy budżetowania i planowania mogą być zakupione niezależnie lub jako część zintegrowanego systemu zarządzania wynikami finansowymi. Decyzja o wyborze odpowiedniego rozwiązania zależy od potrzeb przedsiębiorstwa i jego specyfiki. W każdym przypadku, wykorzystanie platform i narzędzi finansowych może przyczynić się do lepszej kontroli nad finansami przedsiębiorstwa, co pozwala na podejmowanie lepszych decyzji biznesowych oraz osiągnięcie celów finansowych.
Jak technologia może pomóc w procesie budżetowania?
Zastosowanie technologii może przyczynić się do usprawnienia procesu budżetowania poprzez stworzenie centralnej bazy danych, w której gromadzone są wszystkie niezbędne informacje. Dzięki zastosowaniu narzędzi informatycznych, możliwe jest oszczędzanie czasu i wysiłku, które można przeznaczyć na skuteczną realizację planu budżetowego.
Korzystanie z technologii umożliwia również automatyczny import i przetwarzanie informacji z centralnej bazy danych, co z kolei ułatwia zarządzanie wieloma wersjami budżetu oraz podejmowanie natychmiastowych decyzji, które są zgodne z długoterminową strategią firmy. Dzięki temu, proces budżetowania staje się bardziej efektywny i sprawniejszy.
Dodatkowo, zastosowanie technologii w procesie budżetowania może wpłynąć na optymalizację przepływu pracy w firmie poprzez zwiększenie współpracy między różnymi działami oraz umożliwienie wielu możliwych interakcji między użytkownikami. Wszyscy pracownicy mają dostęp do tych samych danych w czasie rzeczywistym, co przyczynia się do promowania współpracy między działowej.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze platformy do budżetowania i planowania?
Przy wyborze platformy do budżetowania i planowania warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów. Jednym z najważniejszych jest wybór takiej platformy, która wykracza poza proste budżetowanie i planowanie. Inwestując w platformę, należy rozważyć jej zdolność do usprawniania całych procesów, co może znacznie przyczynić się do sprawnego funkcjonowania firmy.
Współczesne platformy do budżetowania i planowania oferują różnorodne narzędzia, które pozwalają na efektywne zarządzanie zasobami, kontrolowanie kosztów, monitorowanie wydatków oraz planowanie przyszłych działań. Ważne jest, aby wybrać platformę, która pozwoli na kompleksowe zarządzanie finansami firmy, włączając w to zarządzanie zobowiązaniami, aktywami oraz finansowymi wynikami działalności.
Dodatkowo, przy wyborze platformy warto zwrócić uwagę na jej łatwość w użyciu oraz zdolność do integracji z innymi systemami informatycznymi, które już są w użyciu w firmie. Platforma powinna umożliwiać dostęp do danych w czasie rzeczywistym oraz oferować możliwość generowania raportów i analiz finansowych na potrzeby zarządu.
Kilka kluczowych pytań, które pozwolą na dokonanie świadomego wyboru platformy finansowej
Szybkość
Czy platforma przyspieszy proces budżetowania, eliminując komplikacje? Czy zapewnia dostęp do danych w czasie rzeczywistym, co umożliwia skuteczne śledzenie celów strategicznych? Czy umożliwia przeprowadzanie symulacji, obliczenia scenariuszowe z uwzględnieniem kursów wymiany walut, tworzenie różnych wersji planu oraz definiowanie kryteriów pomiaru skuteczności strategii?
Centralizacja
Czy platforma zapewnia spójne i zintegrowane dane operacyjne i finansowe w jednym miejscu? Czy jest w stanie standaryzować formaty importu i agregacji danych, automatycznie raportować przesyłanie i alokować kryteria, a także prezentować szybkie obliczenia prognozy oparte na rzeczywistych i budżetowych liczbach?
Wielotorowość
Czy platforma oferuje kilka podejść do tworzenia budżetu, opartych na konkretnych potrzebach i profilach firmy? Czy umożliwia tworzenie budżetów z wykorzystaniem podejść odgórnych/od dołu/w oparciu o aktywności?
Chmura vs lokalnie vs hybryda
Czy platforma jest ściśle oparta na chmurze lub lokalnie? Czy oferuje model hybrydowy z centralnym dyskiem umiejscowionym w siedzibie firmy oraz w chmurze, dzięki czemu dane są dostępne dla pracowników w dowolnym miejscu?
Transwersalność
Czy platforma może w pełni zintegrować wszystkie dane firmy, pozostając jednocześnie łatwa w obsłudze i zrozumiała? Czy oferuje wielowymiarowe i szczegółowe spojrzenie na działalność firmy oraz kilka opcji wyświetlania na podstawie kryteriów alokacji? Czy zapewnia łatwe funkcje dashboardu, aby ułatwić interpretację danych i automatyczne przekazywanie spersonalizowanych raportów na podstawie profili użytkowników? Czy pozwala na zarządzanie kilkoma projektami, w tym założeniami, implikacjami, rentownością, analizą zarządzania i raportowaniem dla każdego projektu?
