Wybór i wdrożenie odpowiedniego systemu CPM to ogromne wyzwanie zarówno dla firmy szukającej rozwiązania jak i dostawcy wdrażającego gotowy produkt.
Nie od dziś wiadomo, że system jest tak dobry jak osoby, które brały udział podczas jego wdrożenia. I mam tu na myśli zarówno osoby delegowane przez dostawcę rozwiązania jak i pracowników firmy, w której wdrożenie jest realizowane. Musimy wzajemnie się uzupełniać i wsłuchać w potrzeby jak i propozycje rozwiązań.
W tym poście chciałbym przedstawić kilka kluczowych elementów, z którymi spotykam się w trakcie wdrożeń. Spójrzcie na proces implementacji rozwiązania oczami konsultanta.
Wdrożyć od razu wszystko
„Skoro już zdecydowaliśmy się na zakup platformy CPM, to pokryjmy tym wdrożeniem wszystkie nasze potrzeby związanie z procesem planowania jak i raportowaniem. Najlepiej wszystkiego” 🙂
Jest to bardzo często występujący wątek – szczególnie w pierwszym etapie poszukiwania rozwiązania.
Ok. Ale czy zadałeś sobie pytanie czy stać Cię i Twoją firmę na to pod kątem finansowym? Czy stać Cię na to, aby analiza, realizacja wdrożenia trwała długie miesiące ?
Optymalnym pod względem kosztowym jaki i czasowym jest realizacje wdrożenia etapami. Ustalmy wspólnie, jakie elementy są kluczowe, które obszary chcemy pokryć pierwszym etapem wdrożenia. Zbudujmy wspólnie rozwiązanie.
Po zakończeniu i odbiorze etapu pierwszego poznasz już możliwości nowej platformy. Dzięki temu wdrożenie kolejnych etapów będzie o wiele tańsze, szybsze i łatwiejsze.
Żeby działało tak, jak w Excelu
Przez lata pracy na arkuszach kalkulacyjnych controlling obudował się całą masą rozbudowanych plików. Każdy zna możliwości i ograniczenia Excela. I większość procesów planowania opiera się właśnie na tej wiedzy. Owocem tego jest próba przeniesienia całego procesu dokładnie w tej samej formie do rozwiązania CPM. Zadaj sobie zatem pytanie – czy po to kupujesz nowe rozwiązanie aby było jak dawniej ?
Wspólnie z dostawcą ustalcie jaki cel chcecie osiągnąć. Dostawca znając produkt przedstawi Wam rozwiązanie, które w sposób optymalny pozwoli wykorzystać nowe narzędzie. Nie wykluczone, że będzie się to wiązało z koniecznością zmiany przyzwyczajeń – ale właśnie po to wdrażacie nową platformę. Nowy produkt ma być inny !!! Ma uwolnić Was od piekła arkuszy i zrobić z Was controllerów (którzy mają czas na analizę danych), a nie operatorów Excela (którzy większość czasu poświęcają na przygotowanie danych).
A może warsztat ?
Czy zastanawiałeś się nad tym, że wdrożenie systemu możesz połączyć z własnym rozwojem ? Przecież to Ty najlepiej znasz potrzeby analityczne firmy.
Jeśli tylko dysponujesz wolnym czasem… (wiem, że z tym jest największy problem – ale może warto zainwestować wewnętrzne zasoby). Poszukaj dostawcy, który w swojej ofercie proponuje wdrażanie rozwiązań metodą „warsztatową”.
W trakcie sesji, korzystasz z wiedzy eksperckiej firmy wdrożeniowej i sam stajesz się konsultantem. Kolejne obszary będziesz już w stanie wdrożyć samodzielnie znacząco obniżając koszty całego projektu.
Podsumowanie
Zróbmy wszystko aby przed przystąpieniem do wdrożenia określić główny cel. Uwolnijmy się od przyzwyczajeń. Wsłuchajmy się w to co ma dla Was do zaoferowania nowy produkt.
Starajmy się usprawnić proces budżetowania i raportowania nawet kosztem zmiany bądź uproszczenia pewnych procesów i ścieżek, które wydawały nam się wcześniej idealne (no idealne nie były skoro doszliście do wniosku, że potrzebujecie dedykowanego narzędzia) 🙂
I podstawowa, najważniejsza zasada. Dostawca rozwiązania jak i klient muszą zbudować Team. Drużynę, która gra do tej samej bramki (mój syn jest bramkarzem – stąd skojarzenia) 🙂
Musimy stać po tej samej stronie barykady 🙂
