Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) staje się coraz bardziej istotna dla przedsiębiorców w Polsce. System KSEF, wprowadzony przez Ministerstwo Finansów, ma na celu usprawnienie i zautomatyzowanie procesów związanych z wystawianiem, odbieraniem i przechowywaniem faktur.
Kluczowe informacje o KSeF
Czym jest krajowy system KSEF?
KSEF, czyli Krajowy System e-Faktur, to ogólnopolski system teleinformatyczny przeznaczony do wystawiania, przechowywania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur). Jest to odpowiedź na rosnące zapotrzebowanie na coraz bardziej efektywne i przyjazne środowisku rozwiązania w dziedzinie finansów. Każdy przedsiębiorca będzie mógł w ramach KSeF wystawiać faktury sprzedaży w ustrukturyzowanej formie. Aby zrozumieć, jak działa Krajowy System e-Faktur, ważne jest zrozumienie momentu, w którym faktura staje się oficjalnym dokumentem. Po wprowadzeniu danych do systemu, każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikujący i jest weryfikowana pod kątem zgodności ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura ustrukturyzowana zostaje uznana za wystawioną i doręczoną w momencie przydzielenia jej numeru identyfikującego.
Obowiązek dotyczący integracji z krajowym systemem e-faktur
KSeF stanie się obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla dużych podmiotów gospodarczych. Dotyczy to przedsiębiorstw, które w poprzednim roku obrotowym osiągnęły przychody przekraczające 200 milionów złotych. Dla tych firm, integracja z KSeF będzie konieczna, aby spełnić nowe wymogi prawne i podatkowe.
Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wdrożenia KSeF obejmie również wszystkie pozostałe przedsiębiorstwa, niezależnie od ich wielkości i osiąganych przychodów. Oznacza to, że każda firma działająca na terenie Polski będzie musiała przeprowadzić integrację z systemem e-Faktur, aby zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami podatkowymi.
Integracja z KSeF stanie się niezbędna dla zapewnienia zgodności z przepisami podatkowymi. Firmy będą musiały dostosować swoje systemy księgowe i fakturowania do wymogów KSeF, co wiąże się z koniecznością przeprowadzenia szeregu działań przygotowawczych. Wdrożenie systemu e-Faktur umożliwi automatyzację procesów związanych z wystawianiem, przesyłaniem i przechowywaniem faktur, co przyczyni się do zwiększenia efektywności operacyjnej i zmniejszenia ryzyka błędów.
Korzyści z integracji z systemem KSeF
Automatyzacja procesów. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) znacząco redukuje ilość pracy manualnej związanej z wystawianiem i przetwarzaniem faktur. Dzięki automatyzacji, wiele czynności, które wcześniej wymagały ręcznego wprowadzania danych, może teraz odbywać się w sposób zautomatyzowany. To nie tylko oszczędza czas, ale także minimalizuje ryzyko błędów ludzkich, poprawiając dokładność i efektywność operacyjną przedsiębiorstwa.
Udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Elektroniczne faktury w KSeF mogą być natychmiast przesyłane i odbierane, co znacznie przyspiesza obieg dokumentów w firmie. Tradycyjne metody przesyłania faktur papierowych, takie jak poczta czy kurier, wymagają czasu i mogą powodować opóźnienia. Dzięki KSeF, faktury są dostępne w czasie rzeczywistym, co umożliwia szybsze podejmowanie decyzji biznesowych i sprawniejsze zarządzanie finansami.
Bezpieczeństwo. Korzystanie z KSeF zwiększa bezpieczeństwo przechowywania faktur. System centralny eliminuje ryzyko zgubienia, zniszczenia lub nieautoryzowanego dostępu do dokumentów. Wszystkie faktury są bezpiecznie przechowywane w jednym miejscu, co ułatwia ich odnalezienie i kontrolę. Ponadto, elektroniczne przechowywanie dokumentów redukuje koszty i potrzebę przestrzeni na archiwa papierowe.
Zgodność z przepisami. Korzystanie z KSeF zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami podatkowymi. System został zaprojektowany w taki sposób, aby spełniać wszystkie wymogi prawne dotyczące wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą być pewni, że ich dokumentacja finansowa jest prowadzona zgodnie z aktualnymi regulacjami, co zmniejsza ryzyko problemów prawnych i podatkowych.
Wprowadzenie KSeF przynosi wiele korzyści, które wspierają przedsiębiorstwa w efektywnym zarządzaniu procesami finansowymi. Automatyzacja, szybki obieg dokumentów, zwiększone bezpieczeństwo i zgodność z przepisami to kluczowe elementy, które przyczyniają się do usprawnienia działalności biznesowej i zwiększenia konkurencyjności na rynku.
Praktyczne wskazówki dotyczące wdrożenia integracji z KSeF
Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur wymaga starannego przygotowania i zaplanowania działań. Poniżej przedstawiono kluczowe kroki, które pomogą przedsiębiorcom skutecznie wdrożyć ten system w swoich firmach.
Ocena gotowości przedsiębiorstwa do wystawiana faktur ustrukturyzowanych
- Przeprowadź audyt obecnych procesów fakturowania i zidentyfikuj obszary wymagające dostosowania do KSeF.
- Określ, jakie zmiany techniczne i organizacyjne będą potrzebne, aby zintegrować się z systemem.
Wybór odpowiedniego oprogramowania księgowego
- Wybierz oprogramowanie księgowe i fakturujące, które jest zgodne z wymaganiami KSeF. Wiele popularnych programów już oferuje wsparcie dla tego systemu.
- Upewnij się, że wybrane rozwiązanie jest łatwe do zintegrowania z istniejącymi systemami w przedsiębiorstwie.
Szkolenie pracowników
- Zorganizuj szkolenia dla pracowników odpowiedzialnych za wystawianie i przetwarzanie faktur. Zapewni to płynne przejście do nowych procedur.
- Upewnij się, że wszyscy pracownicy rozumieją korzyści płynące z KSeF oraz zasady jego działania.
Testowanie integracji
- Przeprowadź testy integracji programu księgowego z KSeF, aby upewnić się, że wszystkie procesy działają prawidłowo.
- Wykryj i rozwiąż wszelkie potencjalne problemy przed oficjalnym wprowadzeniem systemu.
Monitorowanie i wsparcie techniczne
- Regularnie monitoruj działanie systemu po jego wdrożeniu, aby upewnić się, że wszystko działa sprawnie.
- Zabezpiecz wsparcie techniczne od dostawcy oprogramowania, aby szybko reagować na wszelkie problemy.
Proces wysyłki faktury do KSeF
- Inicjacja sesji w kontekście podmiotu.
- Wysyłka faktury w formacie XML.
- Weryfikacja pliku i nadanie unikalnego KSeF ID.
- Zakończenie sesji.
- Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) dla zakończonej sesji.
- Uaktualnienie KSeF ID w księgach.
Wyzwania w związku z wprowadzeniem KSEF?
1. Adaptacja Technologiczna
Wymagane jest dostosowanie do nowego systemu technologicznego. Firmy muszą zainwestować w odpowiednie oprogramowanie i przeszkolić personel w zakresie korzystania z tej platformy.
2. Zgodność z Przepisami Prawa
Organizacje muszą dokładnie przestrzegać przepisów i regulacji związanych z fakturami elektronicznymi, aby uniknąć konsekwencji prawnych i podatkowych.
3. Szkolenie Personelu
Szkolenie pracowników w zakresie obsługi KSEF jest kluczowe, aby zapewnić prawidłowy proces rozliczeń i uniknąć błędów. Istotne jest także, aby posiadać odpowiednie narzędzia automatyzacji do realizacji tego procesu.
4. Bezpieczeństwo Danych
Wprowadzenie faktur elektronicznych wiąże się z koniecznością zabezpieczenia danych przed potencjalnymi zagrożeniami związanymi z cyberprzestępczością. W związku z elektronicznym obiegiem faktur, należy odpowiednio zabezpieczyć dane.
Jeśli zastanawiasz się, jak przygotować swoją firmę do KSEF, to jednym z kluczowych kroków może być posiadanie rozwiązań, takich jak Microsoft 365 Business Central. Wdrożenie do codziennych zadań przesyłania dokumentów elektronicznie może być zadaniem wymagającym czasu i zaangażowania, ale posiadanie już skompletowanego i zintegrowanego systemu ERP pomoże uniknąć stresu i zaoszczędzić cenny czas.
Korzyści z wprowadzenia KSeF dla przedsiębiorców
Krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku VAT
- Skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 do 45 dni to znacząca korzyść, która poprawi płynność finansową przedsiębiorstw.
Uproszczony obieg dokumentów
- Możliwość pobierania dokumentów bezpośrednio z bazy Ministerstwa Finansów eliminuje potrzebę ręcznego przekazywania faktur, co przyspiesza i upraszcza procesy administracyjne.
Koniec opłat za archiwum dokumentacji papierowej
- Przedsiębiorcy nie będą musieli już ponosić kosztów związanych z przechowywaniem papierowych dokumentów, co przyniesie oszczędności finansowe i przestrzenne.
Zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur
- Faktury przechowywane w KSeF będą archiwizowane przez 10 lat, co zwalnia przedsiębiorców z obowiązku ich przechowywania i późniejszej archiwizacji.
Mniej danych do wysyłania
- Podatnicy nie muszą już wysyłać struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_FA) na żądanie organów podatkowych, co zmniejsza obciążenia administracyjne.
Brak ryzyka zniszczenia lub zgubienia faktury
- Elektroniczne faktury eliminują ryzyko ich zniszczenia lub zgubienia, co zwiększa bezpieczeństwo dokumentacji.
Standaryzacja e-Faktur
- Standaryzacja e-Faktur ułatwi i przyspieszy wzajemne rozliczenia oraz księgowanie, co poprawi efektywność operacyjną przedsiębiorstw.
Pewność dostarczenia faktury
- Dzięki KSeF przedsiębiorcy mogą być pewni, że faktura zawsze dotrze do odbiorcy, eliminując problemy związane z niedoręczeniem dokumentów.
Mniejsza podatność na błędy
- Automatyzacja procesów fakturowania zmniejsza podatność na błędy przy wystawianiu faktur, co poprawia dokładność i zgodność dokumentacji.
Automatyzacja procesów
- KSeF umożliwia automatyzację procesów fakturowania, co przyspiesza i usprawnia cały cykl życia faktury.
Brak konieczności oznaczenia DUPLIKAT
- Przy ponownym wystawieniu faktury nie ma potrzeby dodawania oznaczenia DUPLIKAT, co upraszcza proces administracyjny.
Brak konieczności oznaczenia FAKTURA KORYGUJĄCA lub KOREKTA
- Wystawianie faktur korygujących nie wymaga dodawania oznaczeń FAKTURA KORYGUJĄCA lub KOREKTA, co upraszcza i przyspiesza procesy korekcyjne.
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur przynosi liczne korzyści przedsiębiorcom, od zwiększenia efektywności operacyjnej po znaczące oszczędności czasowe i finansowe. Automatyzacja, standaryzacja i uproszczenie procesów fakturowania przyczyniają się do poprawy płynności finansowej oraz zwiększenia bezpieczeństwa i zgodności dokumentacji.
Integracja z KSEF- jak przygotować się do tych zmian?
KSEF to inicjatywa, która wnosi rewolucję do obszaru rozliczeń. Pomimo pewnych wyzwań, które niesie ze sobą wprowadzenie tego systemu, korzyści, takie jak oszczędność czasu i pieniędzy, automatyzacja procesów oraz pozytywny wpływ na środowisko, sprawiają, że jest to krok w kierunku bardziej cyfrowej i efektywnej przyszłości biznesu. Dlatego z wyprzedzeniem warto zastanowić się nad wdrożeniem lub rozwojem rozwiązania wykorzystywanego do elektronicznego przetwarzania faktur. Jednym z takich rozwiązań jest Microsoft 365 Business Central, który jest dostosowany do aktualnych wymagań związanych z KSEF. Decydując się na wdrożenie tego rozwiązania zyskasz pewność, że realizowane procesy będą odbywały się efektywnie, zgodnie z regulacjami prawnymi oraz wymogami bezpieczeństwa. Wdrożenie to nie jedyna możliwość, być może posiadasz już rozwiązanie i potrzebujesz je zaktualizować. W tym obszarze możesz również uzyskać nasze wsparcie. Od niemal 40 lat wspieramy organizacje w wykorzystywaniu najnowocześniejszych rozwiązań usprawniających i automatyzujących procesy finansowe. Napisz do nas i dowiedz się jak możemy wesprzeć Cię w tym procesie.
Najczęściej zadawane pytania
Integracja z KSEF jest dostępna w wielu nowoczesnych systemach ERP i programach do faktur, w tym w Microsoft Dynamics 365 Business Central. Dzięki temu użytkownicy mogą automatycznie wysyłać i odbierać faktury elektroniczne bez ręcznego wprowadzania danych.
Większość nowoczesnych systemów ERP i programów do faktur oferuje moduł integracji z KSEF. Warto sprawdzić w dokumentacji systemu lub u dostawcy oprogramowania, czy funkcja wysyłki e-faktur do KSEF jest dostępna.
Na ten moment integracja z KSEF nie jest obowiązkowa, ustawa ma wejść w życie w lutym 2026r. Nie mniej, jednak stanowi to duże ułatwienie i eliminuje manualną pracę, dlatego warto rozważyć integrację już teraz, aby uniknąć niepotrzebnych problemów w przyszłości.
Automatyczna integracja z KSEF zmniejsza ryzyko błędów w fakturach, przyspiesza obieg dokumentów i ułatwia archiwizację e-faktur. Dodatkowo pozwala na szybkie raportowanie i pełną zgodność z wymogami podatkowymi.
