Budżetowanie to kluczowy element pracy controllera. Odpowiadasz za utrzymanie porządku w finansach firmy, analizę danych, prognozowanie i tworzenie budżetów. Wiem, że korzystanie z Excela może być wyzwaniem, zwłaszcza przy dużych zbiorach danych i skomplikowanych arkuszach kalkulacyjnych. W tym artykule omówię, jak można znacznie ułatwić sobie życie automatyzując budżetowanie w Excelu za pomocą specjalnych zintegrowanych narzędzi do zarządzania finansami.
Problematyka
Zacznijmy od typowej sytuacji, z którą Controllerzy często mają do czynienia. Załóżmy, że jesteś odpowiedzialny za budżetowanie na nadchodzący rok finansowy. Tworzenie szablonów budżetowych w Excel, wprowadzanie danych i formuł ręcznie oraz analizowanie wielu scenariuszy może być czasochłonne i pełne ryzyka, że popełnisz błąd.
Automatyzacja w Excelu
A gdyby tak usprawnić zarządzanie arkuszami kalkulacyjnymi? Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci zautomatyzować ten proces.
Nie musisz rezygnować z arkuszy kalkulacyjnych, wystarczy odpowiednio nim zarządzać, aby osiągać lepsze rezultaty. Wyobraź sobie, że w Twojej firmie formatki budżetowe uzupełnia 30 osób. Wymaga to, duplikowania arkuszy i rozsyłania do poszczególnych osób. Następnie otrzymując je zwrotnie, weryfikujesz poprawność wprowadzonych danych i na tej podstawie tworzysz budżet całościowy.
W Prophix wykorzystując opcję Contributor, zyskujesz czas na podejmowanie najlepszych decyzji. Dzieje się tak, ponieważ system samodzielnie dystrybuuje formatki do uzupełnienia dla wybranych użytkowników a następnie po zwrotnym otrzymaniu wypełnionych danymi tworzy budżet całościowy. Zaoszczędzasz w ten sposób 65% czasu i aż o 99% redukujesz ryzyko popełnienia błędów.
Automatyzacja ulepszona w globalnym rozwiązaniu Prophix
- Skorzystaj z 1 szablonu budżetowego dla wszystkich osób odpowiedzialnych za proces budżetowania. W Excelu taka automatyzacja nie jest możliwa, musisz operować na wielu szablonach, które należy powielać dla każdego użytkownika
- Wykorzystaj model wielowymiarowy. Rozwiązanie zostało tak zaprojektowane, abyś w jednym miejscu mógł określić konta i wymiary, które chcesz budżetować.
- Dane są pobierane z Twoich systemów i automatycznie odświeżane w rozwiązaniu. Możesz wykorzystać gotowe integracje z Twoim systemem finansowo-księgowym, ERP czy CRM.
Zaawansowane narzędzia do budżetowania
Jeśli chcesz jeszcze bardziej zautomatyzować proces budżetowania, warto zainteresować się zaawansowanymi narzędziami do planowania i budżetowania. Na rynku dostępnych jest wiele opcji, jednak jako dostawcy globalnej platformy chmurowej Prophix z powodzeniem automatyzujemy działania finansowe w wielu organizacjach poprzez wdrożenia tego rozwiązania.
Jedną z kluczowych zalet oprogramowania do budżetowania jest jego zdolność do działania jako skuteczna centralna baza danych dla wszystkich informacji finansowych, szczególnie w porównaniu z korzystaniem z arkuszy kalkulacyjnych. Przechowując wszystkie najważniejsze dane w jednym miejscu, możesz zaoszczędzić czas i wysiłek, który możesz teraz poświęcić na realizację swoich planów strategicznych.
Ale to nie wszystko — oprogramowanie przenosi wydajność na wyższy poziom dzięki automatycznemu importowi i eksportowi danych. Koniec z ręcznym wprowadzaniem danych i uzgadnianiem liczb z różnych źródeł. Rozwiązanie wykonuje całą pracę za Ciebie, umożliwiając szybkie i dokładne podejmowanie świadomych decyzji. A dzięki możliwości zarządzania wieloma wersjami budżetu możesz bez problemu dostosowywać się do zmieniających się okoliczności.
Współpraca (workflow) to kolejny obszar, w którym błyszczy platforma finansowa. Zapewniając dostęp do danych w czasie rzeczywistym, promuje współpracę międzyfunkcyjną w Twojej organizacji. Zespoły mogą bezproblemowo współpracować, dostosowując swoje wysiłki do celów firmy. Sprzyja to kulturze przejrzystości i odpowiedzialności, co przekłada się na lepsze wyniki Twojej firmy.
Co zyskasz dzięki implementacji rozwiązania automatyzującego finanse?
- Skrócisz czas przygotowywania budżetów i zwiększysz precyzję tworzonych zestawień, przez co łatwiej będzie uzyskać realny obraz finansów.
- Zaoszczędzisz czas, który możesz przeznaczyć na bardziej strategiczne zadania, takie jak analiza danych i opracowywanie bardziej zaawansowanych strategii finansowych.
- Zminimalizujesz ryzyko popełnienia błędów, które mogą być kosztowne i czasochłonne w procesie scalania danych.
- Automatyzacja pozwoli Ci również na łatwiejszą współpracę z innymi osobami w organizacji, umożliwiając dostęp do wspólnych danych i ich aktualizacji w czasie rzeczywistym.
- Dzięki lepszej jakości analiz finansowych, będziesz w stanie podejmować bardziej świadome i trafne decyzje, co przyczyni się do wzrostu efektywności i rentowności firmy.
Podsumowanie
Automatyzacja budżetowania w Excelu to klucz do oszczędności czasu i uniknięcia błędów. Warto korzystać zarówno z wbudowanych funkcji Excela, jak i zaawansowanych narzędzi do planowania i budżetowania, które mogą znacząco ułatwić pracę controllera i finansisty. Dzięki temu będziesz mógł skoncentrować się na analizie danych i podejmowaniu strategicznych decyzji finansowych, zamiast tracić czas na monotonne, powtarzalne zadania.
Jeśli w procesie budżetowania napotykasz na trudności, masz problemy z dokładnością danych lub spędzasz zbyt dużo czasu na manipulowaniu arkuszami kalkulacyjnymi, czas rozważyć zastosowanie rozwiązania do budżetowania. Dzięki funkcjom takim jak przepływy pracy, automatyzacja, analiza ad hoc, dzienniki audytu i raportowanie, ma on na celu eliminację nieefektywności, redukcję błędów i zwiększenie zaufania do danych.
